pdf (233,19 kb) - Regionaal Archief Zutphen

5001 Gemeente Gorssel, 18 1-1936 blz. 7
Archiefvorming
Archiefvorming
Geschiedenis van de archiefvormer
GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER
Een geschiedenis van de archiefvormer is niet beschikbaar.
Geschiedenis van het archiefbeheer
GESCHIEDENIS VAN HET ARCHIEFBEHEER
- Geschiedenis van het archief
Over de lotgevallen van het archief zijn geen gegevens te vinden in het archief. De
wijzigingen van de ordening van het archief in de loop der tijd zijn wel goed herkenbaar in
de overgeleverde stukken.
De ingekomen stukken en de minuten van uitgaande stukken waren vanaf 1811 geordend
volgens het zogenaamde agendastelsel. Aanvankelijk was een serie aangelegd waarin
zowel de ingekomen stukken als de minuten van uitgaande stukken werden geborgen. In
1835 werd dit gewijzigd en werden aparte series voor de ingekomen stukken en de
minuten van de uitgaande stukken gevormd. Het zoeken van stukken middels de agenda's
kon zeer tijdrovend zijn en een belangrijke verbetering was daarom de invoering van het
"alfabetisch registratuurplan" in 1926. Dit plan beoogde het bijeenhouden van alle stukken
betreffende een onderwerp. Daartoe was een genummerde alfabetisch geordende lijst van
onderwerpen met deelonderwerpen opgesteld. De ingekomen stukken en de minuten van
de uitgaande stukken werden per (deel)onderwerp verzameld in mappen onder het
nummer van de lijst. Deze mappen waren op volgorde van nummer in het archief
geborgen. Via het nummer in het registratuurplan kon men zo zeer snel alle stukken
betreffende een bepaald onderwerp vinden. Het bijhouden van het inkomen, afdoen en
uitgaan van stukken werd bijgehouden in indicateurs. Aldus was dit stelsel in wezen nog
een agendastelsel, maar gaf het een belangrijke verbetering van de toegankelijkheid van
het archief. Echter, het bundelen van stukken per onderwerp had tot gevolg dat
onderwerpen waarover veel correspondentie plaatsvond op den duur toch slecht
toegankelijk werden. Per 1 oktober 1936 werd daarom de decimale archiefcode van de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten ingevoerd. In dit ordeningssysteem worden alle
stukken betreffende één zaak bij elkaar gehouden en gerangschikt volgens een decimaal
genummerde systematische lijst van onderwerpen.
- Verantwoording van de inventarisatie
In 2004 stelde J. Eefting een voorlopige inventaris op van het archief van de gemeente
Gorssel uit de periode 1811-1936. De begintermijn van deze inventaris werd logischerwijs
bepaald door het ontstaan van de gemeente Gorssel in 1811. De eindtermijn van het
bestand legde hij bij de invoering van de archiefcode van de Vereniging van Nederlandse
Gemeenten per 1 oktober 1936. Deze voorlopige inventaris heeft enkele jaren als toegang
gediend en mogelijk zijn publicaties verschenen waarin naar de nummering van deze
inventaris wordt verwezen. Daarom is bij onderstaande inventaris als bijlage een
concordans opgenomen.
In deze voorlopige inventaris was reeds een begin van een rubriekenstructuur
aangebracht. De inventaris kende een hoofdindeling in "Stukken en series van algemene
aard" en "Stukken en series van bijzondere aard". Onder de eerste categorie waren de