pdf (233,19 kb) - Regionaal Archief Zutphen

5001 Gemeente Gorssel, 18 1-1936 blz. 9
gemeente van de wegen en waterleidingen in de opgeheven marken" bevatten stukken
die zijn opgemaakt of ontvangen door de secretarie en bijgevolg zijn zij ook in de
inventaris van het secretariearchief beschreven. Het archief van de ambtenaar van de
Burgerlijke Stand is als een zelfstandig archiefonderdeel beschreven. Deze ambtenaar
legt voor zijn werkzaamheden immers verantwoording af aan de officier van justitie en niet
aan de gemeentesecretaris. Het bestand "stukken van vertrouwelijke aard, ingekomen bij
of uitgaande van de burgemeester" is niet gevormd door de gemeentesecretarie en dient
daarom als een zelfstandig te beschrijven archiefonderdeel worden beschouwd.
Het volgens het alfabetisch registratuurplan geordende archiefdeel 1926-1936 is te
beschouwen als een serie stukken van algemene aard en is dientengevolge ook onder
deze rubriek in de inventaris opgenomen. Zoals hierboven beschreven, was voor elk
nummer in het registratuurplan een map aangelegd in het archief. Tijdens de inventarisatie
zijn enkele lege mappen aangetroffen. Over de betreffende onderwerpen zijn aldus nooit
stukken in het archief terechtgekomen. Deze mappen zijn verwijderd en het bijbehorende
nummer en (deel)onderwerp zijn niet in de inventaris opgenomen, omdat er geen stukken
over dit onderwerp aanwezig zijn. Exemplaren van het alfabetisch registratuurplan zijn
aangetroffen in inventarisnummer 373. Hierin is het volledige registratuurplan dus nog
terug te vinden.
Enkele stukken zijn uit het archief verwijderd en vernietigd. Het betreft krantenknipsels,
circulaires en voorschriften van hogere overheden die geen betrekking hebben op de
gemeente Gorssel.
- Handleiding voor de gebruiker
In onderstaande inventaris is een onderscheid aangebracht tussen stukken en series van
algemene aard en stukken en series betreffende bijzondere onderwerpen. Onder de
eerste categorie zijn die stukken opgenomen die niet aan een specifiek onderwerp zijn toe
te delen, zoals: de notulen van de gemeenteraad en het college van burgemeester en
wethouders, publicaties, de series van ingekomen en minuten van uitgaande brieven met
bijbehorende agenda's, indicateurs en klappers, de serie overeenkomsten en
jaarverslagen. Onder de stukken en series betreffende bijzondere onderwerpen zijn aldus
die stukken te vinden die wel aan een specifiek onderwerp zijn toe te delen.
De series van ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken vormen het grootste
deel van het archief van de gemeente Gorssel 1811-1936. Zij zijn echter grotendeels niet
goed toegankelijk op onderwerp in het oudste deel van deze series. Hieronder is
beschreven hoe deze series zijn ingericht en hoe er in gezocht kan worden.
De ingekomen stukken en minuten van uitgaande stukken zijn in het archief van de
gemeente Gorssel 1811-1936 geordend volgens het zogenaamde agendastelsel. Dit is
een seriestelsel waarbij men de stukken rangschikt volgens de volgnummers waaronder
zij in de agenda zijn geboekt. De toegang op de zo gevormde series ingekomen en
uitgaande stukken vormt de agenda: een register waarin op chronologische volgorde met
behulp van een doorlopende nummering, gegevens betreffende het inkomen, afdoen en
uitgaan van de stukken worden vastgelegd. Dit stelsel was gedurende de negentiende en
het begin van de twintigste eeuw algemeen in gebruik bij de overheid. In het archief van
de gemeente Gorssel zijn drie verschillende vormen van het agendastelsel gehanteerd in
de periode 1811-1936.