Beschrijving beheers- en Controlesysteem OP Noord ... - SNN

BESCHRIJVING BEHEERS- EN CONTROLESYSTEEM
OP NOORD-NEDERLAND 2007 – 2013

Inhoudsopgave
1 ALGEMEEN ________________________________________________________________ 4
1.1 Informatie verstrekt door: _______________________________________________ 4
1.2 Datum verstrekte informatie _________________________________________________ 4
1.3 Systeemstructuur _________________________________________________________ 4
1.3.1 Nationaal _____________________________________________________________________ 4
1.3.2 Operationeel Programma Noord-Nederland ___________________________________________ 6
1.3.3 Bemiddelende Instanties _________________________________________________________ 6
1.4 Aanwijzingen voor de management en certificeringsautoriteiten en bemiddelende instanties
om een degelijk financieel beheer van de structuurfondsen te waarborgen. ________________ 7
2 MANAGEMENTAUTORITEIT ___________________________________________________ 8
2.1 De managementautoriteit en haar belangrijkste functies ________________________ 8
2.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de managementautoriteit gemachtigd is haar
functie uit te oefenen ________________________________________________________________ 8
2.1.2 Opgave van de rechtstreeks door de managementautoriteit uitgeoefende functies en taken______ 8
2.1.3 Officieel door de managementautoriteit gedelegeerde functies ____________________________ 9
2.2 Organisatie van de managementautoriteit ___________________________________ 9
2.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden (met indicatief aantal aangewezen
posten ____________________________________________________________________________ 9
2.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de managementautoriteit
/bemiddelende instanties ____________________________________________________________ 14
2.2.3 Beschrijving van de procedures voor de selectie en goedkeuring van concrete acties en om er op
toe te zien dat zij gedurende de hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de geldende
communautaire en nationale voorschriften (artikel 60, onder a) van Verordening (EG) nr. 1083/2006). 19
2.2.4 Verificatie van concrete acties (artikel 60, b) van Vo. 1083/2006 _______________________ 33
2.2.5 Verwerking van verzoeken tot terugbetaling _______________________________________ 65
2.2.6 Beschrijving van de wijze waarop informatie door de managementautoriteit aan de
certificeringsautoriteit wordt doorgegeven _______________________________________________ 74
2.2.7. Door de lidstaat vastgestelde regels inzake subsidiabiliteit die op het operationeel programma
van toepassing zijn _________________________________________________________________ 86
2.3 Wanneer dezelfde instantie als beheers- en certificeringsautoriteit is aangewezen,
beschrijf dan hoe de functiescheiding gewaarborgd is _______________________________ 86
2.4 Overheidsopdrachten, staatssteun, gelijke kansen en milieuvoorschriften __________ 86
2.4.1 Voorlichting en aanwijzingen over de toepasselijke regels (datum en referentie) ___________ 86
2.4.2 Maatregelen om ervoor te zorgen dat de geldende voorschriften worden nageleefd _________ 86
2.5 Controlespoor ___________________________________________________________ 86
2.5.1 Beschrijving van de wijze waarop de voorschriften van artikel 15 (van verordening 1828/2006
zullen worden toegepast voor het programma en/of afzonderlijke prioriteiten ____________________ 86
2.5.2 Instructies in verband met het bewaren van bewijsstukken door begunstigden (datum en
referentie) ________________________________________________________________________ 86
2.5.3 Lijst met namen en adressen __________________________________________________ 87
2.5.4 Authenticiteit van de bewaarde documenten _______________________________________ 87
2.6.1. Melding en correctie van onregelmatigheden, registratie van schulden, en
terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen ___________________________________ 87
2.6.2 Correcties en terugvorderingen ___________________________________________________ 88
3 BEMIDDELENDE INSTANTIES ________________________________________________ 93
4 CERTIFICERINGSAUTORITEIT ________________________________________________ 93
4.1. Certificeringsautoriteit en haar belangrijkste functies _________________________ 93
4.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de certificeringsautoriteit gemachtigd is haar
functies uit te oefenen _______________________________________________________________ 93
4.1.2 Opgave van de door de certificeringsautoriteit uitgeoefende functies ____________________ 93
4.1.3 Officieel door de certificeringsautoriteit gedelegeerde functies (functies, bemiddelende instanties,
delegatievorm) ____________________________________________________________________ 93
4.2 Organisatie van de certificeringsautoriteit __________________________________ 93
4.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden _______________________ 93
4.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de certificeringsautoriteit ______ 94
4.3 Certificering van uitgavenstaten __________________________________________ 94
4.3.1 Beschrijving van de procedure volgens welke uitgavenstaten worden opgesteld, gecertificeerd en
bij de Commissie worden ingediend ____________________________________________________ 94
2

4.3.2 Beschrijving van de door de certificeringsautoriteit uitgevoerde stappen om ervoor te zorgen dat
aan de eisen van de Raad wordt voldaan ________________________________________________ 98
4.3.3 Regelingen om de certificeringsautoriteit toegang te geven tot de gedetailleerde informatie over
concrete acties en verificaties en audits door de managementautoriteit, de bemiddelende instanties en
(indien van toepassing) de auditautoriteit _______________________________________________ 102
4.4 Boekhoudsysteem _____________________________________________________103
4.4.1 Beschrijving van het boekhoudsysteem dat zal worden opgezet en gebruikt als basis voor de
certificering van de uitgaven aan de Commissie __________________________________________ 103
4.4.2 Gedetailleerdheid van het boekhoudsysteem _____________________________________ 103
4.5 Terugvorderingen _____________________________________________________104
4.5.1 Beschrijving van het systeem om terugvordering van bijstand van de Gemeenschap te
garanderen ______________________________________________________________________ 104
4.5.2 Regelingen om een debiteurenadministratie bij te houden en teruggevorderde bedragen in
mindering te brengen op de te declareren uitgaven _______________________________________ 104
5 Auditautoriteit en auditinstanties _____________________________________________105
5.1 Beschrijving van de voornaamste taken en de onderlinge betrekkingen van de
auditautoriteit en de auditinstanties onder verantwoordelijkheid van de auditautoriteit _____105
5.2 Organisatie van de auditautoriteit en auditinstanties die onder haar verantwoordelijkheid
vallen 106
5.2.1 Organisatieschema’s ________________________________________________________ 106
5.2.1.1 Auditautoriteit ________________________________________________________ 106
5.2.1.2 Overige auditinstanties _________________________________________________ 107
5.2.2 Regelingen om de onafhankelijkheid te waarborgen ________________________________ 107
5.2.2.1 Auditautoriteit ________________________________________________________ 107
5.2.2.2 Overige auditinstanties _________________________________________________ 108
5.2.3 Vereiste kwalificaties en ervaring ______________________________________________ 108
5.2.4 Audithandboek ____________________________________________________________ 108
5.2.5 Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de uitvoering van aanbevelingen en
corrigerende maatregelen naar aanleiding van auditverslagen _______________________________ 109
5.2.6 Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de werkzaamheden van andere
auditinstanties die onder de verantwoordelijkheid van de auditautoriteit vallen __________________ 109
5.3 Auditprocessen en producten Verordening nr. 1083/2006 ______________________109
5.3.1 Beschrijving van de procedure voor de totstandkoming van de auditstrategie ____________ 109
5.3.2 Beschrijving van de procedure voor de beoordeling ex artikel 71 lid 2 __________________ 110
5.3.3 Beschrijving van de procedures voor de opstelling van het jaarlijkse controleverslag en de
jaarlijkse verklaring/advies, de verklaring van afsluiting en de gedeeltelijke verklaring van afsluiting _ 111
5.3.3.1 Jaarlijks controleverslag en verklaring ______________________________________ 111
5.3.3.2 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting ______________________________________ 112
5.3.3.3 Verklaring van afsluiting_________________________________________________ 113
6. Informatiesysteem (artikel 60, onder c), van de verordening (EG) 1083/2006 _____________113
6.1 Nationale Monitor Structuurfondsen __________________________________________113
6.2 Informatiesysteem managementautoriteit _____________________________________113
6.2.1 Beschrijving van de Monitor Structuurfondsen (MSF) ____________________________114
6.2.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord-Nederland ___ 114
6.3 Moment van ingebruikname ________________________________________________115
6.3.1 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit ____________________________ 115
6.3.2 Moment van ingebruikname van MSF ______________________________________________ 115
6.4 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie _______________________________115
6.5 Informatiesysteem managementautoriteit OP Noord _____________________________116
6.5.1 Beschrijving van de centrale MSF _________________________________________________ 116
6.5.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord ____________ 117
6.6 Moment van ingebruikname ________________________________________________117
6.6.1 Moment van ingebruikname van MSF ______________________________________________ 117
6.6.2 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit ____________________________ 117
6.7 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie ___________________________118
3

1 ALGEMEEN
1.1 Informatie verstrekt door:
Lidstaat: Nederland
Titel van het programma en CCI-nr: Operationeel programma Noord-Nederland 2007-2013, CCI-nr.:
2007NL162PO001
Contact:
Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie
Coördinatiepunt Structuurfondsen
Postbus 20101
2500 EC Den Haag
Tel: 0031(0)70-3796082
Fax: 0031 (0)70-3796095
www.structuurfondsen.ez.nl
1.2 Datum verstrekte informatie
De verstrekte informatie beschrijft de situatie op 10 oktober 2011 en is een wijziging van de beschrijving van
16 juni 2009.
1.3 Systeemstructuur
1.3.1 Nationaal
In Nederland valt de verantwoordelijkheid voor de Structuurfondsen toe aan de Minister van Economische
Zaken Landbouw en Innovatie.
Binnen deze verantwoordelijkheid heeft zij:
1. Een regelgevende bevoegdheid voor de aanwijzingen van partijen op grond van de Verordeningen (in het
bijzonder artikel 59 tot en met 62 van Verordening 1083/ 2006.)
2. Een regelgevende bevoegdheid voor de subsidiabiliteitsregels zoals nationaal bepaald in artikel 56 lid 4 van
Verordening 1083/2006.
3. Een verantwoordingsplicht richting het nationaal parlement voor een adequate uitvoering van de
structuurfondsen.
4. Een coördinerende bevoegdheid om samenwerking, uniformering en uitwisseling te optimaliseren met
betrekking tot de EFRO programma’s.
5. Een taak om interpretatieduidelijkheid te verschaffen voor alle uitvoerders van de structuurfondsen in
Nederland over de toepassing en interpretatie van regelgeving.
6. Zorg te dragen voor een goede ontsluiting van alle voor de uitvoering van de fondsen relevante informatie
en documenten.
7. Een opdrachtgeverrol voor de certificerings- en auditautoriteit voor dit en andere EFRO programma’s
binnen doelstelling 2 in Nederland.
Om invulling aan deze verantwoordelijkheden te geven heeft de Minister van Economische Zaken Landbouw en
Innovatie (EL&I):
1. De aanwijzing van de autoriteiten voor dit programma vastgelegd in het Besluit van 3 oktober 2007
(Besluit EFRO programmaperiode 2007–2013).
2. De regels voor het geven van bijdragen en de subsidiabiliteit van de kosten in het kader van dit
programma vastgelegd in Regeling EFRO doelstelling 2 programmaperiode 2007-2013 van november 2007
(bijlage 1).
3. De verantwoordelijkheden tussen de Minister van EL&I en de drie bij dit programma betrokken autoriteiten
vastgelegd in een convenant.
4. Een coördinatie-eenheid ingericht op haar Ministerie.
5. Een Monitor Structuurfondsen ontwikkeld, waarmee optimale communicatie en informatie-uitwisseling
mogelijk is.
6. Een overlegstructuur opgezet (zie onderstaand schema).
Binnen het Ministerie van EL&I is een coördinatie-unit structuurfondsen opgericht. De activiteiten van deze unit
zijn gericht op een verbetering van de communicatie naar de Europese Commissie, betere
informatieverstrekking naar derden (potentiële begunstigden, parlement, publiek) en afstemming tussen de
verantwoordelijke departementen, en de management-, certificerings- en auditautoriteit.
4

Organisatie Structuurfondsen D2 EFRO Nederland
MA West
College B&W
Rotterdam
Overleg andere
departementen
binnen Rijk
over o.a.
cofinanciering
Overlegstructuur
Expertcommissie aanbesteden
- EZ, VROM, BZK, SZE, MA ’ s ,
Europa decentraal
- peer review op aanbestedings -
constructies bij structuurfonds -
projecten
Gebruikersraad MSF
- EZ, MA, CA, AA
- ontwikkeling en gebruik MSF en SFC
- gebruikerswensen en problemen
MA Zuid
GS
Noord Brabant
PMO ( Programmamanagersoverleg )
- MA, EZ, CA, AA
- algemene programma -
overstijgende onderwerpen
MA Noord
SNN
Ministerie van Economische Zaken
Coördinatiepunt Structuurfondsen
regelgeving nationaal
coördinatie programma’s
NSR
Ministerie van Financiën
Audit Autoriteit (AA)
5
MA Oost
GS
Gelderland
Aanwijzing bij Koninklijk besluit
Financi ë le werkgroep
- MA, EZ, CA, AA
- financi ë le aspecten +
interpretatiekwesties
Werkgroep communicatie
- EZ, MA ’ s
- zichtbaarheid Europa
- uitwisseling kennis en
ervaringen
- INFORM
Dienst Regelingen
Ministerie LNV
Certificering
Autoriteit (CA)
Op nationaal niveau bestaat een Monitor Structuurfondsen met daarin een centraal projectregister, deze wordt
verder beschreven in hoofdstuk 6.
Per Operationeel Programma wordt een decentraal programmabeheersysteem ontwikkeld. Vanuit het
beheersysteem wordt het centrale projectregister gevuld met informatie over het programma en de projecten.
Alle informatie over projecten is te vinden in dit beheersysteem.
In het kader van de inrichting van het beheer van de nieuwe structuurfondsenperiode worden naast de
managementautoriteit een tweetal andere autoriteiten onderscheiden, namelijk de certificeringsautoriteit en de
auditautoriteit.

De managementautoriteit maakt in het centrale projectregister de betalingsaanvragen ten behoeve van de
certificeringsautoriteit aan.
De certificeringsautoriteit en de auditautoriteit maken rechtstreeks gebruik van de informatie in het centrale
projectregister.
De certificeringsautoriteit is belast met de controle op de uitgavendeclaraties en de certificering van de bij de
Europese Commissie in te dienen betaalaanvragen. Deze certificering zal voor alle programma’s centraal
worden uitgevoerd door de Dienst Regelingen van het Ministerie van EL&I. De Dienst Regelingen is tevens de
instantie die de verrichte betalingen ontvangt en vervolgens doorbetaalt aan de managementautoriteiten.
De auditautoriteit is verantwoordelijk voor het verifiëren van de goede werking van het beheer- en
controlesysteem en de wettigheid en regelmatigheid inzake de uitvoering van het Operationeel Programma.
Als auditautoriteit is aangewezen de Auditdienst van het Ministerie van Financiën.
1.3.2 Operationeel Programma Noord-Nederland
Het Dagelijks Bestuur van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland is aangewezen als
managementautoriteit voor het Op Noord.
NAW gegevens
Managementautoriteit (MA)
Managementautoriteit
Samenwerkingsverband Noord-Nederland
Laan Corpus Den Hoorn 200
Postbus 779
9700 AT Groningen
contactpersoon: R.A. Engelsman tel. +31 50 5224900. e-mail: engelsman@snn.eu
Certificeringsautoriteit (CA)
Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (EL&I)
Dienst Regelingen
Afdeling projectorganisatie certificeringsautoriteit.
Laan van Nieuw Oost-Indië 131-133
Postbus 20401
2500 EK Den Haag
contactpersoon: Ir. E.J. van der Linden, tel. + 31703784840. e-mail e.van.der.linden@minlnv.nl
Auditautoriteit (AA)
Auditdienst van het Ministerie van Financiën
Ministerie van Financiën
Auditdienst Financiën
Prinses Beatrixlaan 512
Postbus 20201
2500EE Den Haag
contactpersoon: W. Schieving RA, tel. +31618304570, e-mail w.schieving@minfin.nl
1.3.3 Bemiddelende Instanties
Er zijn geen bemiddelende instanties.
6

Artikel 71 Vo 1083/2006
beschrijving
Jaarlijkse voortgangsrapportages
Managementautoriteit:
Gedeputeerde Staten Provincie
Gelderland
Europese Commissie
Gecertificeerde uitgavenstaten
en betaalaanvragen
Overzichten geschrapte en
geëinde bedragen
Certificeringsautoriteit:
Dienst Regelingen, Ministerie van
Economische Zaken Landbouw
en Innovatie
7
Auditstrategie
Jaarlijkse controleverslagen en
adviezen
Afsluitingsverklaring
Auditautoriteit:
Auditdienst van het Ministerie
van Financiën
1.4 Aanwijzingen voor de management en certificeringsautoriteiten en bemiddelende instanties om
een degelijk financieel beheer van de structuurfondsen te waarborgen.
Binnen de Provinciale overheid bestaan richtlijnen voor een verantwoorde bedrijfsvoering.
Er is sprake van de volgende regelgeving ten behoeve van een degelijk beheer:
- BBV (Besluit Begroting Verantwoording)
Besluit van 17 januari 2003, houdende de voorschriften voor de begrotings- en
verantwoordingsdocumenten, uitvoeringsinformatie en informatie voor derden van provincies en
gemeenten (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten)
Besluit van 4 juli 2006, houdende wijziging van het Besluit financiële verhouding 2001 en enkele
andere besluiten in verband met invoering van single-information en single-audit voor specifieke
uitkeringen
Besluit van 10 juli 2007 tot wijziging van het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten
- Specifiek voor de certificeringsautoriteit:
Comptabiliteitswet 2001
Regeling departementale begrotingsadminstratie 2007
Rijksbegrotings- en verantwoordingsvoorschriften 2007
Regeling Baten- lastendiensten 2007
Baseline financieel en materieel beheer, versie 17 juli 2003
Handboek Financiële Informatie en Adminstratie Rijksoverheid (HAFIR)
Tevens wordt verwezen naar paragraaf 1.3.1

2 MANAGEMENTAUTORITEIT
2.1 De managementautoriteit en haar belangrijkste functies
2.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de managementautoriteit gemachtigd is
haar functie uit te oefenen
In het Koninklijk Besluit gepubliceerd in de Staatscourant van 3 oktober 2007, houdende regels inzake
bestuurlijke organisatie en cofinanciering door het Rijk van projecten uit het Europese Fonds voor Regionale
Ontwikkeling voor de programmaperiode 2007-2013 (Besluit EFRO programmaperiode 2007-2013) is bepaald
dat het Dagelijks Bestuur van het SNN de managementautoriteit is voor het EFRO programma dat zich richt op
het grondgebied van de provincies Groningen, Fryslân en Drenthe.
2.1.2 Opgave van de rechtstreeks door de managementautoriteit uitgeoefende functies en taken
De managementautoriteit is ervoor verantwoordelijk dat het operationele programma overeenkomstig het
beginsel van goed financieel beheer wordt beheerd en uitgevoerd, en moet met
Name, conform art. 60 Verordening (EG)nr 1083/2006:
a) erop toezien dat de concrete acties voor financiering worden geselecteerd met inachtneming van de voor het
operationele programma geldende criteria en gedurende de
hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale voorschriften;
b) verifiëren of de medegefinancierde producten en diensten zijn geleverd en of de voor de concrete acties door
de begunstigden gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan en met de communautaire en nationale
voorschriften in overeenstemming zijn; controles ter plaatse van afzonderlijke concrete acties kunnen aan de
hand van een steekproef worden verricht overeenkomstig de nadere voorschriften die volgens de in artikel 103,
lid 3, bedoelde procedure door de Commissie worden vastgesteld;
c) ervoor zorgen dat er een systeem is om boekhoudkundige gegevens over elke concrete actie in het kader
van het operationele programma in geïnformatiseerde vorm te registreren en te bewaren, en dat de gegevens
over de uitvoering die nodig zijn voor het financiële beheer, het toezicht, de verificaties, de audits en de
evaluatie worden verzameld;
d) ervoor zorgen dat de begunstigden en de andere bij de uitvoering van concrete acties betrokken instanties
voor alle transacties betreffende de concrete acties hetzij een afzonderlijk
boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken, zonder afbreuk te doen aan
nationale boekhoudregels;
e) erop toezien dat de in artikel 48, lid 3, bedoelde evaluaties van de operationele programma's
overeenkomstig artikel 47 plaatsvinden;
f) procedures instellen om te garanderen dat alle documenten met betrekking tot uitgaven en audits die nodig
zijn om voor een toereikend controlespoor te zorgen, worden bijgehouden
overeenkomstig artikel 90; L 210/54 NL Publicatieblad van de Europese Unie 31.7.2006
g) erop toezien dat de certificeringsautoriteit met het oog op de certificering alle nodige informatie ontvangt
over de in verband met de uitgaven gevolgde procedures en verificaties;
h) sturing geven aan de werkzaamheden van het Comité van toezicht, en het de documenten bezorgen die het
nodig heeft om op de kwaliteit van de uitvoering van het operationele
programma toezicht te kunnen houden in het licht van de specifieke doelstellingen daarvan;
i) de jaarverslagen en het eindverslag over de uitvoering opstellen en, na goedkeuring ervan door het Comité
van toezicht, indienen bij de Commissie;
j) erop toezien dat de voorschriften inzake voorlichting en publiciteit van artikel 69 worden nagekomen;
k) de Commissie informatie verstrekken aan de hand waarvan zij grote projecten kan beoordelen.
Daarnaast is het volgende conform artikel 13. verordening (EG) 1828/2006 van toepassing:
1. Voor de selectie en goedkeuring van concrete acties uit hoofde van artikel 60, onder a), van Verordening
(EG) nr. 1083/2006 draagt de managementautoriteit er zorg voor dat de begunstigden worden geïnformeerd
over de specifieke voorwaarden betreffende de in het kader van de concrete actie te leveren producten of
diensten, het financieringsplan, de uitvoeringstermijn en de financiële en andere informatie die moet worden
bewaard en medegedeeld.
Zij vergewist zich ervan dat de begunstigde in staat is aan deze voorwaarden te
voldoen, voordat de goedkeuringsbeschikking wordt vastgesteld.
2. De door de managementautoriteit uit hoofde van artikel 60, onder b), van Verordening (EG) nr. 1083/2006
te verrichten verificaties hebben betrekking op de administratieve, financiële, technische en materiële aspecten
van concrete acties, voor zover van toepassing.
Bij de verificaties wordt nagegaan of de gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan, of de producten of
diensten conform de goedkeuringsbeschikking zijn geleverd, of de verzoeken tot terugbetaling van de
begunstigde correct zijn en of de concrete acties en uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire
en nationale voorschriften. De verificaties omvatten procedures om een dubbele financiering van uitgaven
8

waarbij ook in het kader van andere communautaire of nationale regelingen of andere programmeringsperioden
een financiering wordt verkregen, te voorkomen.
De verificaties omvatten de volgende procedures:
a) administratieve verificaties met betrekking tot elk verzoek tot terugbetaling van
begunstigden;
b) controles ter plaatse van afzonderlijke concrete acties.
3. Indien voor een operationeel programma controles ter plaatse uit hoofde van lid 2, onder b), aan de hand
van een steekproef worden verricht, houdt de managementautoriteit documenten bij waarin de
steekproefmethode wordt beschreven en gemotiveerd, en waarin de voor verificatie geselecteerde concrete
acties of verrichtingen worden vermeld. De managementautoriteit stelt de steekproefomvang zodanig vast dat
een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen omtrent de wettigheid en regelmatigheid van de
onderliggende verrichtingen, gelet op het door de managementautoriteit voor het soort begunstigden en
concrete acties in kwestie vastgestelde risiconiveau. Zij beziet de steekproefmethode elk jaar opnieuw.
4. De managementautoriteit stelt schriftelijke normen en procedures voor de krachtens lid 2 te verrichten
verificaties vast en houdt voor elke verificatie de uitgevoerde werkzaamheden bij, de datum en resultaten van
de verificatie, en de maatregelen die ten aanzien van aan het licht gekomen onregelmatigheden zijn genomen.
5. Indien de managementautoriteit in het kader van het operationele programma tevens begunstigde is,
moeten de regelingen voor de in de leden 2, 3 en 4 bedoelde verificaties overeenkomstig artikel 58, onder b),
van Verordening (EG) nr. 1083/2006 een adequate functiescheiding waarborgen.
Het Samenwerkingsverband Noord-Nederland (SNN) is de Managementautoriteit van het OP Noord-Nederland.
Het SNN heeft juridisch de vorm van een gemeenschappelijke regeling naar Nederlands recht en wordt
gevormd door de provincies Drenthe, Fryslân en Groningen.
Voor het “Koers Noord”-programma is geen Managementautoriteit aangewezen. In de praktijk vertoont de rol
die SNN speelt voor dit programma echter grote gelijkenissen met het hierboven beschrevene.
2.1.3 Officieel door de managementautoriteit gedelegeerde functies
Van de hierboven beschreven functies heeft het SNN geen taken gedelegeerd.
2.2 Organisatie van de managementautoriteit
2.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden (met indicatief aantal
aangewezen posten
Behalve de interne organisatie van de managementautoriteit is het relevant om hier een aantal andere
elementen te benoemen die een relevante rol hebben binnen de gezamenlijk te managen programma’s OP
EFRO, Koers Noord Op weg naar Pieken, het transitieprogramma en het cofinancieiringsprogramma. Het betreft
het Comité van Toezicht, de Programmacommissie, de Stuurgroep, het Programmasecretariaat, de
Programmasecretarissen en de Werkgroep Programmabeheer.
€ 169 miljoen
OP EFRO
Operationeel
Programma
EFRO
Cofinanciering
OP EFRO
Uitvoering in projecten
9
€ 40
miljoen
SNN
€ 80
miljoen
EL&I
Koers Noord
Op weg naar Pieken

Organisatie
Comité van toezicht
Het Comité van Toezicht houdt toezicht op de uitvoering van het OP en geeft sturing aan de algemene
strategie. In de Kaderverordening voor de inzet van de Structuurfondsen zijn de taken van het Comité specifiek
vastgelegd.
Het Comité van Toezicht van het OP Noord-Nederland wordt voorgezeten door de voorzitter van het Dagelijks
Bestuur van de Managementautoriteit en wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de belangrijkste
partnerorganisaties. Het Comité van Toezicht voor het OP Noord-Nederland bestaat uit vertegenwoordigers van
de volgende partners:
Dagelijks Bestuur SNN (voorzitter)
De vier grote steden (Assen, Emmen, Groningen, Leeuwarden; 1 lid)
De drie provincies (Drenthe, Fryslân, Groningen; 1 lid)
Rijksoverheid, ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (1 lid + 1 adviserend lid)
Kennisinstellingen (3 leden)
Bedrijfsleven, vertegenwoordiging ondernemers (2 leden)
Bedrijfsleven, vertegenwoordiging werknemers (1 lid)
Vertegenwoordiger van een maatschappelijke organisatie (1 lid)
Europese Commissie (1 lid, adviserend)
De secretariële ondersteuning geschiedt door een EL&I- en een SNN-programmasecretaris, die daarmee
adviserend lid van het Comité van Toezicht zijn.
Programmacommissie
De leden van het Comité van Toezicht vormen tevens de Programmacommissie voor het “Koers Noord, Op weg
naar Pieken”-programma. De programmacommissie geeft haar zienswijze over de toekenning van subsidies aan
majeure projecten, ten behoeve van de minister van EL&I en het DB SNN. Daarnaast draagt de
Programmacommissie bij aan het uitdragen van de doelstellingen van het programma “Koers Noord, Op weg
naar Pieken” en bevordert het de initiatieven die kunnen leiden tot projecten die worden gesubsidieerd vanuit
het programma.
Stuurgroep
Binnen het OP wordt tevens een Stuurgroep aangewezen, met als voornaamste taak de beoordeling van
subsidieaanvragen die binnen het OP worden ingediend. De Stuurgroep adviseert over de toekenning van nietmajeure
subsidies. Het SNN (Dagelijks Bestuur) besluit en geeft de beschikkingen af. Deze bevoegdheid kan
het Dagelijks Bestuur delegeren aan de Bestuurscommissie Economische Zaken. De Stuurgroep opereert onder
verantwoordelijkheid van de managementautoriteit en het Comité van Toezicht.
De Stuurgroep in Noord-Nederland bestaat uit vertegenwoordigers van de volgende partners:
SNN (voorzitter)
Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie
De vier grote steden; Assen, Emmen, Groningen, Leeuwarden. (Samen 1 stem)
De drie provincies (Drenthe, Fryslân, Groningen)
Op afroep: andere deskundigen als adviseur
Programmasecretariaat
Het programmasecretariaat wordt gezamenlijk gevoerd door het Samenwerkingsverband Noord-Nederland en
het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Het bestaat uit de programmasecretarissen (zie
2.1.8) met ondersteuning vanuit de UO SNN. Het programmasecretariaat ondersteunt het Comité van Toezicht,
de Programmacommissie, de Stuurgroep en de managementautoriteit.
Het programmasecretariaat besteedt – in nauwe samenwerking met vertegenwoordigers van de drie provincies
en de grote steden – specifiek aandacht aan de selectiecriteria en voorwaarden die worden vastgelegd in het
toetsingskader. Onder aansturing van de programmasecretarissen bereidt de Uitvoeringsorganisatie van het
SNN de adviezen van de Stuurgroep, de Programmacommissie en het Comité van Toezicht voor.
Het programmasecretariaat streeft naar een zo uniform mogelijke afhandeling van zowel het programma Koers
Noord: op weg naar Pieken als het programma OP EFRO Noord-Nederland. Het dagelijks beheer van beide
programma’s ligt in handen van de UO SNN.
Programmasecretarissen
Zowel het Samenwerkingsverband Noord-Nederland als het Ministerie van Economische Zaken levert een
programmasecretaris, waarbij het beide organisaties vrij staat deze taak over twee medewerkers te spreiden.
Taken en verantwoordelijkheden:
Voorzitten stuurgroep (SNN- programmasecretaris)
Het voeren van het secretariaat voor het Comité van Toezicht (CvT)
10

Bepalen wat majeure en niet-majeure projecten zijn
Voorbereiden vergaderingen stuurgroep, programmacommissie en Comité van Toezicht
Laten opstellen adviezen door UO
Verkrijgen akkoord van EL&I centraal met advies vóór behandeling in programmacommissie (EL&I-
programmasecretaris)
Voeren van het secretariaat van de Programmacommissie/ Het Comité van Toezicht (SNN-
programmasecretaris)
Werkgroep programmabeheer
Taken en verantwoordelijkheden:
Coördineert en stuurt de totale uitvoering van de programma’s;
Bereidt de vergaderingen van het DB inhoudelijk voor op het gebied van het programmabeheer;
Bewaakt de voortgang en de uitputting van de programmagelden
De interne organisatie van het voor deze AO relevante deel van het Samenwerkingsverband Noord-Nederland
laat zich als volgt weergeven:
Interne Organisatie Managementautoriteit
Om aan de taken en verantwoordelijkheden van een Managementautoriteit te kunnen voldoen is de UO SNN als
volgt ingericht. Voor de onderstaande functies wordt hieronder tevens een nadere omschrijving gegeven van de
taken die zij hebben binnen het proces van het verlenen en beheren van subsidies.
EZ programma-
Secretaris (1 fte)
Concern
Controller (1 fte)
Cluster Financiën
(6 fte)
Hoofd Programma’s
(1 fte) Tevens
programma secretaris
Afdeling programma’s:
Behandelaars (4 fte)
Beheerders (9 fte)
Administratie (1 fte)
Dagelijks bestuur SNN
Directeur SNN
SNN programma-
Secretaris (1 fte)
Directeur UO SNN
Taken en verantwoordelijkheden:
Is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van UO SNN
Hoofd afdeling Programma’s
Taken en verantwoordelijkheden:
Coördineert en geeft inhoudelijk richting aan de dagelijkse gang van zaken van de afdeling Programma's
Faciliteert de uitvoering van de programma’s
Is verantwoordelijk voor een effectief en efficiënt proces voor het verlenen en beheer van subsidies binnen
de programma’s
11
Hoofd Regelingen
(1 fte)
SNN programma-
Secretaris (1 fte)
Juridische zaken
(2 fte)

Verzorgt de afstemming tussen UO SNN, provincies en derden
Adviseert ten aanzien van (de uitvoering van) de programma’s
Beheert de programma’s
Vertegenwoordiging namens de bestuurscommissie SNN en G.S. in beroepsprocedure
Functioneert als programmasecretaris.
Concerncontroller
Taken en verantwoordelijkheden:
Opstellen van jaarrekening en begroting
Opstellen van periodieke rapportages over de voortgang van het programma en de ontwikkeling van de
uitvoeringskosten
Geautomatiseerd gegevensbeheer
Uitvoeren van interne controlewerkzaamheden
Voorbereiden van betaalaanvragen voor de Certificeringsautoriteit (CA).
Tezamen met beheerders uitvoeren van artikel 13-controles bij eindbegunstigden
Fiatteren van alle betaalopdrachten aan de provincie Groningen als kassier voor het SNN
Voeren van de vorderingenadministratie;
Tijdig incasso van de middelen van het Rijk, de Europese Commissie, provincies, gemeenten en overige
financiers van de programma’s.
Is verantwoordelijk voor het beheer van het subsidieregistratie- en monitoringssysteem
Is verantwoordelijk voor het beheer van de AO
Jurist
Taken en verantwoordelijkheden:
Het behandelen van bezwaar- en beroepsprocedures
Houdt de organisatie op de hoogte van relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en zorgt voor
adequate verwerking daarvan in SNN- regels en werkwijzen
Adviseert ten aanzien van complexe vraagstukken zoals staatssteun en aanbestedingsproblematiek
Behandelaar
Taken en verantwoordelijkheden:
het voeren van vooroverleg met provincies voor het verkrijgen van nadere informatie dan wel het
inventariseren en afstemmen van knelpunten
het informeren van (potentiële)subsidieontvangers over de voorwaarden en mogelijkheden voor subsidie en
de voortgang van de behandeling
het voeren van overleg met subsidieaanvragers om informatie te verzamelen ten behoeve van de toetsing
en de voortgangsbewaking
het toetsen van subsidieaanvragen aan beide programma’s
het opmaken van beschikkingen
het toetsen of is voldaan aan de in de beschikking gestelde regels en het treffen van maatregelen bij
afwijkingen
het opstellen van adviezen over de beschikking ten behoeve van stuurgroep of programmacommissie
op aanwijzing van het management kan de behandelaar taken van het hoofd tijdelijk overnemen.
Beheerder
Taken en verantwoordelijkheden:
het toetsen of aan in de beschikking gestelde regels is voldaan en het treffen van maatregelen bij
afwijkingen;
het voeren van overleg met subsidieaanvragers om zowel informatie te verzamelen als informatie te
verstrekken.
het bijhouden en bewaken van de voortgangstermijnen van de behandeling van projecten;
Het controleren van de voortgang van een project door controles ter plaatse uit te voeren.
het opstellen van rapportages, zowel inhoudelijk als financieel, met betrekking tot de uitvoering van
projecten binnen regioprogramma’s.
het betaalbaar stellen van uit te keren voorschotten en vaststellingen;
het verzorgen van de eindafrekening en het betaalbaar stellen van het restant subsidiebedrag.
Relaties met de omgeving
UO SNN heeft, in de uitvoering van haar werk, diverse relaties met haar omgeving. Aangezien UO SNN zowel
nationale als internationale programma’s uitvoert, hebben deze relaties vaak verschillende rollen, afhankelijk
van het programma. In het hierna weergegeven schema zijn deze relaties/rollen aangegeven. Vervolgens is
iedere relatie/rol kort getypeerd.
12

Europese Commissie (EC)
De Europese unie heeft zich ten doel gesteld de meest welvarende en competitieve regio ter wereld te worden.
Om deze visie te verwezenlijken is een strategie vormgegeven die zich richt op hervorming van Europese
economieën tot dynamische en concurrerende kenniseconomieën.
De EC ondersteunt deze strategie door gebruik te maken van structuurfondsen. Om te kunnen monitoren hoe
het geld uit deze fondsen besteed wordt, is een aantal sturingsmaatregelen ingesteld.
Ten eerste dienen de lidstaten via strategische programma’s aan te geven op welke wijze men toegezegd geld
wil gaan besteden. Daarom is de EC ook nauw betrokken bij de totstandkoming van het Operationeel
Programma EFRO Noord Nederland (2007-2013).
Vervolgens dient via diverse rapportages te worden teruggekoppeld of én hoe het geld daadwerkelijk is
besteed. Om die reden heeft de EC regelmatige ontmoetingen met de managementautoriteit. Dagelijkse
contacten worden rechtstreeks met de UO SNN onderhouden, indien sprake is van meer formele trajecten vindt
de voorbereiding plaats via UO SNN en afhandeling door het vereiste gremium.
Ministerie van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (EL&I)
Voor de uitvoering van dit programma heeft EL&I middelen ter beschikking gesteld. Als financier of co-financier
van projecten neemt EL&I een prominente plaats in. De minister van EL&I is coördinerend voor gemaakte
afspraken met het kabinet.
De prominente plaats van EL&I komt mede tot uiting in het co-secretariaat dat het Ministerie samen met de
Managementautoriteit voert voor het programma.
Ook voor de Europese middelen speelt dit departement een rol. Gezien de bestuursrechtelijke constructie van
de Europese Unie kan de EC formeel alleen aan een lidstaat middelen toewijzen en beschikkingen afgeven.
Hierdoor is de lidstaat ook formeel betrokken bij het OP. De betrokkenheid van EL&I komt ook tot uiting in het
lidmaatschap van het CvT. Dagelijkse contacten worden rechtstreeks met de UO onderhouden, indien sprake is
van meer formele trajecten vindt de voorbereiding plaats via UO en afhandeling door het vereiste gremium.
Provincies
De provincies Groningen, Drenthe en Fryslân hebben een rol als loket waar subsidieaanvragen kunnen worden
ingediend. Vanuit deze rol zijn zij, ieder afzonderlijk, belast met het verwerven en besluitvormingsgereed
maken van projecten. Daarnaast hebben zij een rol in diverse besluit- en beheersorganen.
Het SNN heeft de volgende taken uitbesteed aan de provincie Groningen:
Het bijhouden van de financiële administratie;
De kassiersfunctie;
De salarisadministratie
Het treasurybeheer.
Gemeenten
De vier grote gemeenten binnen de provincies Groningen, Friesland en Drenthe; Assen, Emmen, Groningen en
Leeuwarden hebben binnen de nieuwe programma’s een grotere rol gekregen. Zo hebben zij een rol in diverse
besluit- en beheersorganen.
Aanvrager/ Begunstigde
De projectaanvrager is degene die subsidie aanvraagt en aan wie de subsidie eventueel toegekend wordt. De
aanvrager kan een Nederlandse (semi) overheidsorganisatie zijn, dan wel een Nederlands publiekrechtelijke of
privaatrechtelijke rechtspersoon. Als de aanvraag is gehonoreerd wordt de aanvrager de begunstigde. De
begunstigde is verantwoordelijk voor de uitvoering van het project.
Accountants
Voorgeschreven is dat de UO-SNN de begunstigde kan verplichten om bij het verzoek tot eindafrekening of in
bepaalde gevallen bij bevoorschotting een controleverklaring, conform het daarvoor voorgeschreven model te
overleggen. Dergelijke declaraties met verklaring van de huisaccountant geven veelal wel een adequate
groepering van gemaakte en betaalde kosten, maar vergen vaak nadere verificatie van het subsidiabel karakter
ervan. Daartoe brengt een accountant in opdracht van het SNN in aangewezen gevallen een controlebezoek,
leidend tot een afrekeningsadvies.
Daarnaast benoemt het SNN periodiek een accountant die wordt belast met:
13

De controle van de jaarrekening inclusief het afgeven van een verklaring en het uitbrengen van een
rapport inzake de controle van de jaarrekening;
Het afgeven van controleverklaringen bij diverse financiële verantwoordingen;
Het uitbrengen van een managementletter inzake de uitkomsten van de systeemtesten.
Bestuurscommissies/DB
Het Dagelijks Bestuur van het SNN fungeert als managementautoriteit voor de programma’s. Het geeft de
beschikkingen af (voor het programma Koers Noord) na daartoe instemming te hebben gekregen van de
minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Deze bevoegdheid kan het DB mandateren aan de
voorzitter van de Bestuurscommissie Economische Zaken. Ook de besluitvorming over wijziging van projecten
vindt plaats in het DB of, gemandateerd, in de Bestuurscommissie.
Afstemming
Afstemming tussen het SNN en de drie provincies over het beheer van het subsidieprogramma, inclusief zaken
als (bijstelling van) het toetsingskader, subsidievoorwaarden enzovoorts vindt plaats in de Werkgroep
Programmabeheer. Daarnaast organiseert het SNN jaarlijks een zogenaamde projectverwerversdag voor
medewerkers van het SNN, de drie provincies, het ministerie van EL&I en de vier SNN-gemeenten. Deze dagen
vormen een belangrijk instrument in de afstemming en voorlichting ten behoeve van diegenen die zich buiten
de UO bezig houden met projectverwerving en –beoordeling.
2.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de managementautoriteit
/bemiddelende instanties
Voor de taken van de managementautoriteit zijn procesbeschrijvingen opgesteld. Deze procesbeschrijvingen
zijn dusdanig gedetailleerd beschreven dat zij tevens dienen als handleiding voor personeelsleden. Elke
procesbeschrijving begint met een voorblad waarop een omschrijving van het proces, het doel van het proces,
de proceseigenaar, versie en datum staan vermeld. De complete set van procesbeschrijvingen maakt integraal
onderdeel uit van deze beschrijving van de beheers- en controlesystemen. Er is een aparte procesbeschrijving
opgesteld voor het actueel houden van de opgestelde procesbeschrijvingen. Het betreft hier AO17 Onderhoud.
14

Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
AO17- Onderhoud AO
Concern controller
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven ervoor moeten zorgen dat de opgestelde procesbeschrijvingen
ten behoeve van zowel het Operationeel Programma als Koers Noord actueel blijven
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar
n.v.t. N.v.t. N.v.t.
Risico’s en maatregelen
Risico’s Controle maatregelen
n.v.t. n.v.t.
Stuurinformatie
Prestatie-indicator Norm
N.v.t. n.v.t.
Documenten/checklisten
Geen
15

Proces vaststellen jaarrapportage EZ
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
1 Inventariseren benodigde Financieel
Fin Handboek AO De financieel manager inventariseert jaarlijks Lijst met
aanpassingen
Manager
door middel van gesprekken met de Directeur
en de hoofden de veranderingen binnen de
Administratieve Organisatie en verzamelt de
noodzakelijke aanpassingen op een lijst.
aanpassingen
2 Verwerken aanpassingen Financieel
Manager
3 Beoordelen concept- gewijzigd
handboek
Concern
controller
Lijst met aanpassingen
Handboek AO
4 Vaststellen Handboek AO Dagelijks Bestuur Beoordeeld concept-gewijzigd
Handboek AO
5 Verwerken aanpassingen Financieel
Manager
6 Updaten Handboek AO Eigenaren
Handboek
16
Verwerkt de aanpassingen in een conceptgewijzigd
Handboek AO.
Concept gewijzigd handboek AO Beoordeelt de aanpassingen en geeft eventuele
correcties door aan de Financieel Manager (zie
verder activiteit 2).
Concept-gewijzigd
handboek AO
Beoordeeld
concept-gewijzigd
Handboek AO
Beoordeelt ook of de wijzigingen goedgekeurd
moeten worden door het Dagelijks Bestuur. Dit
is met name het geval wanneer de wijzigingen
consequenties hebben voor partijen buiten de
UO SNN.
Stelt het Handboek AO vast. Gewijzigd Handboek
AO
Gewijzigd Handboek AO De Financieel Manager zorgt dat de digitale
versie van de AO beschikbaar is, en wijzigt de
papieren versie.
Set met gewijzigde pagina’s
Handboek AO
Indien externe partijen de AO in bezit hebben,
stelt de medewerker setjes met gewijzigde
pagina’s op en verzendt deze conform
verzendlijst naar de eigenaren van het
Handboek.
De pagina’s uit het Handboek AO worden
vervangen door de nieuwe (gewijzigde)
pagina’s.
Set met gewijzigde
pagina’s
Handboek AO

TBV-matrix
Nr.
Activiteit
Financieel manager
1 Inventariseren benodigde
aanpassingen
Uitvoeren
2 Verwerken aanpassingen Uitvoeren
3 Beoordelen concept- gewijzigd
Controleren/
handboek
beschikken
4 Vaststellen Handboek AO Beschikken
5 Digitaal actualiseren AO en
verzenden wijzigingen
Uitvoeren
6 Updaten Handboek AO Uitvoeren
Concern controller
DB
Eigenaren Handboek AO

Niveau: Algemeen
Proces: AO17-Onderhoud AO
Financieel
manager
Inventariseren
benodigde
aanpassingen
en
verwerken aan
passingen in
conceptvorm
Concern
controller
Beoordelen
concept
gewijzigd
handboek
DB
Vaststellen
handboek AO
Financieel
manager
Digitaal
actualiseren
AO en
verzenden
wijzigingen
Eigenaren
handboek AO
Updaten AO
Einde proces
18

2.2.3 Beschrijving van de procedures voor de selectie en goedkeuring van concrete acties en om
er op toe te zien dat zij gedurende de hele uitvoeringsperiode in overeenstemming zijn met de
geldende communautaire en nationale voorschriften (artikel 60, onder a) van Verordening (EG) nr.
1083/2006).
Om uitvoering te geven aan de taak beschreven in artikel 60, lid a, van Verordening 1083/2006 is het proces
‘beschikken aanvragen’ opgesteld. De hierin beschreven stappen geven zorgvuldig de wijze weer waarop
projecten worden geselecteerd.
Om uitvoering te geven aan de taak beschreven in artikel 13, lid 1, van Verordening 1828/2006, hanteert SNN
algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008). Hierin staan de plichten en verantwoordelijkheden die aangegaan
worden bij het aanvragen van subsidie. Deze:
- zijn op de website te raadplegen;
- worden in het proces ‘beschikken aanvragen’ met de eindbegunstigde doorgenomen,
- worden tenslotte tijdens het afgeven van de beschikking nogmaals doorgenomen en meegegeven.
Zie hiervoor tevens het proces ‘beschikken aanvragen’, zoals hieronder weergegeven.
In het proces ‘beschikken aanvragen’ wordt van standaarden en formulieren gebruik gemaakt, i.c. het
toetsingskader -zoals door EL&I opgesteld-, een standaard aanvraagformulier en standaardvoorwaarden.
19

Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum
AO1-Beschikken aanvragen
Hoofd Progamma's
definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de afhandeling van een
subsidieaanvraag in het kader van het OP Noord (EFRO) en Pieken in de Delta (EL&I). Het resultaat van dit
proces is het afgeven van een beschikking op een aanvraag.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar
Initiële fase subsidieaanvraag
Rappelleren
Hoofd
Vervolgfase subsidieaanvraag
Bezwaarschrift
Programma's
Beoordelingsfase subsidieaanvraag
Beoordeling majeure / niet-majeure projecten
Subsidietechnische beoordeling en opstellen
concept advies
Beoordelen conceptadvies
Besluitvorming niet majeur project
Besluitvorming majeur project
Opstellen en ondertekenen beschikking
Risico’s en maatregelen
Risico’s Controle maatregelen
Het moment van registratie van de datum van Bepalen moment van registratie
ontvangstbevestiging verschilt per provincie.
Hierdoor verschilt het moment waarop de kosten
subsidiabel zijn per provincie
ontvangstbevestiging
Doorlooptijd van de beoordeling van de aanvraag
varieert per provincie en is onduidelijk
Bepalen en uniformeren doorlooptijd bij provincies
Op noordelijk niveau is onvoldoende kennis over
de projecten die “op de plank liggen”
Registratie projecten door provincies
Doorlooptijd bij UO SNN onnodig langer vanwege
niet behandelbare aanvragen
Alleen volledige aanvragen worden naar UO SNN
doorgesluisd
Stuurinformatie
Prestatie-indicator Norm
Afhandelingstermijn AWB De wettelijke norm van AWB
Standaard documenten/checklisten in dit proces
Aanvraagformulier
Niet ontvankelijk verklaring
Projectplan
Verslag overleg UO SNN, initiatiefnemer en provincie
Ontvangstbevestiging
Checklist aanvraag subsidie
Mail “in behandeling overname”
Advies stuurgroep
Checklist subsidieverlening EFRO
Toekennings- en afwijzingsbeschikking
20

Proces: Beschikken aanvragen
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
Initiële fase subsidie aanvraag
1 Ontvangst ideeën Provincie /
Ministerie
EL&I/ UO
SNN/
gemeente
Project idee
2 Beoordeling aanvraag Provincie Ingekomen
projectidee
Quickscan EL&I
3 Ondersteuning project Provincie/EL&I
UO SNN
4 gemeenten
Begunstigde
Vervolgfase subsidie aanvraag
4 Versturen ontvangstbevestiging
Beleidsmatig
beoordeeld
projectidee
Format aanvraagformulier
Standaard
voorwaarden project
Provincie Concept projectplan
Ingevuld aanvraagformulier
21
Op basis van het Operationeel Programma EFRO Noord-
Nederland 2007-2013 en het programma Koers Noord: op weg
naar pieken kan subsidie voor een project worden aangevraagd.
De weg die een aanvrager bewandelt kan hierbij divers zijn. In
veel gevallen zal de provincie het eerste aanspreekpunt zijn, dit
kan echter ook MEL&I of UO SNN of zelfs een gemeente zijn.
De provincie speelt de centrale rol bij de intake &
ondersteuning van projecten in het traject van beslisrijp maken.
NB: Indien een idee bij UO SNN, de gemeente of EL&I wordt
aangedragen, zal men de aanvrager (afhankelijk van de
subsidiewens) doorverwijzen naar de provincie: de provincie is
de partij die in deze fase de regie heeft in de begeleiding van
de aanvrager.
De provincie beoordeelt het idee aan het OP, het toetsingskader
van de programma’s en aan de algemene voorwaarden.
NB: De provincie kan de quickscan EL&I gebruiken als
hulpmiddel voor PID projecten.
Bij goedkeuring begeleidt de provincie de initiatiefnemer in het
traject van beslisrijp maken van het project en het opstellen
van een projectplan.
Indien de aanvrager in aanmerking komt voor PID subsidie,
wordt EL&I betrokken.
Bij afkeuring wordt een niet-ontvankelijk verklaring gestuurd.
Indien het project wordt afgekeurd wordt er geen melding van
het project in het navision systeem gemaakt. M.a.w. alleen
goedgekeurde projecten worden in het Navision systeem
gemaakt.
Op initiatief van de provincie vindt intensief overleg plaats met
de begunstigde, EL&I, UO SNN en, indien van toepassing, de
gemeente om het project een zo goed mogelijke start te geven
en vanuit ieders expertise toegevoegde waarde in te brengen.
Als de provincie van mening is dat een project ver genoeg is
gevorderd om als ‘kansrijk’ te worden bestempeld, dan
verstuurt de provincie, met behulp van Navision, een
‘ontvangstbevestiging’ namens SNN. (Hiervoor heeft de
Ingekomen projectidee
Beleidsmatig beoordeeld
projectidee
Niet ontvankelijk
verklaring
Ingevuld
aanvraagformulier
Concept projectplan
Verslag overleg
Projectplan
Ontvangst-bevestiging
provincie

5 Versturen definitieve
aanvraag
Beoordelingsfase subsidie aanvraag
6 Registratie definitieve
aanvraag
7 Beoordeling door
programma-secretariaat
op volledigheid
8 Versturen beoordelingsbevestiging
Provincie Definitieve aanvraag
Programma
secretariaat
Programmasecretariaat
Programma
secretariaat
Projectplan
Verstuurde
subsidieaanvraag +
bijbehorende
documenten
Verstuurde
subsidieaanvraag +
bijbehorende
documenten
Beoordeelde
subsidieaanvraag
Majeur/ niet-majeur
project
22
provincie specifieke rechten in Navision gekregen). Deze
ontvangstbevestiging kan uitsluitend door een SNN-provincie
worden verzonden. De provincie doet dit niet voordat is
vastgesteld dat het project als kansrijk voor een subsidie wordt
ingeschat. Het versturen van de ontvangstbevestiging wordt
door de provincie geregistreerd in het Navision systeem van UO
SNN. Dit is tevens de overgang van gros 0 naar gros 1.
Dit is een formele stap, aangezien hiermee bevestigd wordt dat
voorbereidingskosten vanaf het moment van ontvangst van de
aanvraag subsidiabel zijn ten laste van het EFRO gedeelte van
de subsidie, indien het project later gecommitteerd wordt. De
provincie heeft nu zes maanden om het project gereed te
maken voor indiening bij de UO SNN.
Als de provincie van mening is dat het project ‘beslisrijp’ is, dan
wordt het project ter beoordeling neergelegd bij het
programmasecretariaat. Dit gebeurt door middel van het
doorzenden van de aanvraag naar de UO SNN.
De definitieve aanvraag bestaat uit het
subsidieaanvraagformulier, het projectplan en de in het
vooroverleg afgesproken documenten
Het programmasecretariaat (i.c. de UO SNN) ontvangt de
definitieve aanvraag, legt de ontvangstdatum vast in Navision.
Het programmasecretariaat beoordeelt de aanvraag op
volledigheid, voor PID op basis van de ministeriële regeling en
voor EFRO op basis van het toetsingskader.
Indien de aanvraag niet volledig is, wordt de eindbegunstigde
om aanvullende informatie gevraagd.
Indien het EFRO-geld betreft, is hier geen termijn aan
verbonden, en gaat het traject van rappelleren lopen
Indien het PID-geld betreft, heeft de begunstigde een termijn
van drie weken. Als binnen die termijn de aanvraag niet
volledig wordt gemaakt dan verstuurt de UO een nietontvankelijk
verklaring.
Op het moment dat wordt vastgesteld dat de aanvraag volledig
is, verzendt het programmasecretariaat (i.c. de UO SNN) ,via
het Navision, bericht dat UO SNN de behandeling formeel heeft
overgenomen. Dat bericht bevat, indien relevant, tevens de
formele ontvangstbevestiging voor PiD. Deze formele
Verstuurde
subsidieaanvraag +
bijbehorende
documenten
Vastgelegde
subsidieaanvraag +
bijbehorende
documenten
Beoordeelde volledige
subsidieaanvraag
Beoordeelde niet
volledige aanvraag
Herinnering
Niet ontvankelijk
verklaring
Definitieve
subsidieaanvraag
Beoordelingsbevestiging
SNN
Ontvangstbevestiging

Beoordeling majeure / niet majeure projecten
9 Beoordeling majeure &
niet-majeure projecten
10 Plaatsen project op
agenda stuurgroep of
programma-commissie
11 Versturen mail
initiatiefnemer
Programmasecretariaat
Hoofd
programma’s
Behandelaar
Definitieve
subsidieaanvraag
RP Definitieve
subsidieaanvraag
RP Aanvraag op agenda
stuurgroep of
programmacommissie
Jaarlijks vergaderschema
Subsidietechnische beoordeling en opstellen concept advies
12 Beoordelen aanvraag Behandelaar RP Definitieve
subsidieaanvraag
Checklist aanvraag
subsidie
13 Opstellen concept advies
resp. zienswijze
Behandelaar RP Checklist volledig
ingevuld
Advies format
23
ontvangstbevestiging voor PiD kan uitsluitend door de
Uitvoeringsorganisatie SNN worden verstuurd.
Dit is een formele stap, aangezien vanaf dat moment alle
kosten ook subsidiabel zijn voor het PID gedeelte, indien het
project later gecommitteerd wordt
De programmasecretarissen maken vervolgens een selectie
naar majeur of niet majeur project. Dit onderscheid heeft te
maken met het besluitvormingstraject en heeft daarmee
consequenties voor de doorlooptijd van de aanvraag. De EZprogrammasecretaris
start het proces dat ertoe leidt dat er
geen fundamenteel EL&I-commentaar meer resteert na de
eventuele behandeling in de programmacommissie.
Het hoofd programma’s ontvangt de aanvraag. Het hoofd
plaatst de aanvraag op de agenda van de stuurgroep of de
programmacommissie (majeur of niet majeur project).
Tevens voert het hoofd de datum van behandeling in
stuurgroep of programmacommissie in en wijst in Navision een
behandelaar toe aan dit project. Navision genereert
automatisch een signaal twee weken voorafgaande aan de
vergadering.
Na beoordeling op volledigheid verstuurt de behandelaar een
mail naar de initiatiefnemer. In deze mail staat aangegeven in
welke vergadering van de stuurgroep of programmacommissie
de aanvraag behandeld wordt, gebaseerd op het jaarlijkse
vergaderschema van de stuurgroep en de
programmacommissie. De indienende provincie ontvangt kopie
van deze brief.
De behandelaar beoordeelt in Navision de subsidieaanvraag
a.d.h.v. de checklist “aanvraag subsidie” (en eventuele
aanvullende checklists)
Indien noodzakelijk wordt aanvullende informatie opgevraagd
en wordt, indien noodzakelijk, de behandeltermijn opgeschort.
De behandelaar stelt a.d.h.v. een advies format een positief of
negatief concept advies stuurgroep of zienswijze
programmacommissie op in Navision.
Dit concept advies/zienswijze dient minimaal 14 dagen
voorafgaande aan de vergaderdatum voor de stuurgroep/
programmacommissie af te zijn.
In dit concept advies staan tenminste de volgende gegevens:
PiD
Selectie majeur / niet-
majeur project
Aanvraag op agenda
stuurgroep of
programma-commissie
In behandeling
overname
Verzoek om aanvullende
informatie (opschorting
termijn)
Checklist volledig
ingevuld
Checklist niet volledig
ingevuld
Concept advies
stuurgroep of
programma-commissie
Gegevens in het
Navision systeem.

14 Versturen
subsidieaanvraag +
bijlagen
Beoordelen concept advies
15 Beoordelen concept
advies
16 Versturen concept advies
stuurgroep resp.
programmacommissie
Besluitvorming niet majeur project
17 Opstellen advies
stuurgroep
Programmasecretariaat
Hoofd programma
Programmasecret
arissen
Hoofd
Programma
RP Jaarlijks vergaderschema
Twee weken voor
aanvang van de
vergadering
RP Concept advies
stuurgroep of
programmacommissie
RP Geparafeerd concept
advies stuurgroep of
programmacommissie
Minimaal 1 week
voorafgaand aan de
stuurgroep- of
programmacommissie
vergadering
Hoofd programma RP Overleg stuurgroep
Binnen 1 week
Concept advies
24
doel
inhoud
kosten
indicatoren
beleidsmatige, subsidietechnische en duurzaamheidstoets
projectperiode
subsidiabiliteit van kosten
Staatssteunanalyse
Deze gegevens worden tevens in het Navision systeem
vastgelegd.
Als de benodigde documenten aanwezig zijn kopieert het
programmasecretariaat de subsidieaanvraag en bijlagen voor
de stuurgroep of programmacommissie.
Twee weken voor aanvang van de vergadering van de
stuurgroep of programmacommissie worden de stukken
(projectbeschrijving, aanvraagformulier en eventuele bijlagen)
naar de leden gezonden.
Het hoofd programma's beoordeelt in Navision het concept
advies stuurgroep of programmacommissie. Indien het hoofd
het eens is met het oordeel parafeert hij het advies.
Conceptzienswijzen voor de programmacommissie worden ter
instemming langs de relevante programmasecretarissen geleid.
Het hoofd programma's draagt zorg voor verzending van het
concept advies aan de leden van de stuurgroep of
programmacommissie ter voorbereiding van de vergadering.
De stuurgroepleden of de leden van de programmacommissie
ontvangen het advies minimaal 1 week voorafgaand aan de
vergadering.
De stuurgroep vergadert maandelijks, tenminste twee weken
vóór de bestuurscommissie.
Al naar gelang de opmerkingen van de stuurgroep wijzigt het
hoofd, als programmasecretaris, het advies. Op deze wijze
maakt het hoofd van het concept advies van de stuurgroep een
definitief advies van de stuurgroep.
Het hoofd programma's stuurt het advies naar de
Originelen bij
programma-secretariaat
Kopieën bij leden
Geparafeerd concept
advies stuurgroep of
programmacommissie
Beoordeeld advies
stuurgroep/
programmacommissie
Concept advies naar
leden
Advies stuurgroep
5 weken verlenging
Opschorting termijn

18 Besluiten door
bestuurscommissie
Besluitvorming majeur project
19 Opstellen zienswijze
programma-commissie
Hoofd programma RP Advies stuurgroep
Jaarlijks
vergaderschema
Binnen 2 weken
Hoofd programma RP Overleg programmacommissie
Binnen 2 weken
25
bestuurscommissie.
Als de stuurgroep een gewijzigd concept advies nogmaals wenst
te behandelen, of aangeeft onvoldoende informatie te hebben
om het advies te kunnen behandelen dan komt de aanvraag
uiterlijk in de eerst volgende vergadering van de stuurgroep.
Indien noodzakelijk wordt de behandeltermijn opgeschort (bij
het niet ontvangen van aanvullende informatie van de
initiatiefnemer).
De leden van de bestuurscommissie besluiten aan de hand van
het advies van de stuurgroep over de aanvraag.
Het hoofd voert het besluit, als de programmasecretaris, uit.
Als de bestuurscommissie besluit tot het opnieuw in
behandeling nemen van de aanvraag door UO SNN komt de
aanvraag in de eerst volgende bestuurscommissie vergadering.
Indien noodzakelijk wordt de behandeltermijn opgeschort (bij
het niet ontvangen van aanvullende informatie van de
initiatiefnemer).
De besluiten worden op een besluitenlijst vermeld. Deze
besluitenlijst wordt ontvangen door het hoofd. Het hoofd stuurt
de besluitenlijst naar de behandelaar en naar het
bedrijfsbureau ter archivering.
De programmacommissie vergadert per kwartaal. Na de
vergadering van de programmacommissie maakt het hoofd, als
programmasecretaris, van de concept zienswijze van de
programmacommissie een definitieve zienswijze. Het hoofd
stuurt het advies naar de bestuurscommissie en/of de minister
van Economische Zaken Landbouw en Innovatie (afhankelijk
van de financieringsbron).
Als de programmacommissie een gewijzigde concept zienswijze
nogmaals wenst te behandelen, of aangeeft onvoldoende
informatie te hebben om de zienswijze te kunnen behandelen
dan komt de aanvraag in de eerst volgende vergadering van de
programmacommissie.
Indien noodzakelijk wordt de behandeltermijn opgeschort (bij
het niet ontvangen van aanvullende informatie van de
initiatiefnemer).
Besluitenlijst
bestuurscommissie
Opschorting termijn
Zienswijze programmacommissie

20 Besluiten door
bestuurscommissie en/of
Minister EL&I
Opstellen en ondertekenen beschikking
21 Opstellen concept
beschikking
22 Beoordelen concept
beschikking
23 Ondertekening
beschikking
24 Versturen ondertekende
beschikking
Hoofd programma RP Zienswijze
programmacommissie
Jaarlijks vergaderschema
Binnen 2 weken
Behandelaar RP Advies stuurgroep/
programmacommissie
Besluit bestuurscommissie
en/of
minister EL&I
Checklist
subsidieverlening
EFRO
Hoofd programma RP Concept beschikking
Ingevulde checklist
opstellen beschikking
Voorzitter
bestuurscommissie
Bedrijfsbureau
UO SNN
26
De leden van de bestuurscommissie en/of de Minister van EL&I
besluit(en) aan de hand van het advies van de
programmacommissie over de aanvraag.
Het hoofd voert het besluit, als programmasecretaris, uit.
Indien noodzakelijk wordt de behandeltermijn opgeschort (bij
het niet ontvangen van aanvullende informatie van de
initiatiefnemer).
De besluiten worden op een besluitenlijst vermeld. Deze
besluitenlijst wordt ontvangen door de coördinator. Het hoofd
stuurt de besluitenlijst naar de behandelaar en naar het
bedrijfsbureau
De behandelaar stelt aan de hand van het advies een concept
beschikking op.
Dit kan een subsidiebeschikking of een afwijzingsbeschikking
zijn. Op basis van het besluit van de bestuurscommissie en/of
de Minister van EL&I past het bedrijfsbureau de beschikking
eventueel aan.
De behandelaar gebruikt hierbij de checklist subsidieverlening
op aanvragen
Het hoofd programma controleert de concept beschikking.
Hiermee is tevens automatisch de ingevulde checklist akkoord.
Concept beschikking Binnen 1 week na besluitvorming door de bestuurscommissie,
wordt de EFRO beschikking door het bedrijfsbureau ter
ondertekening naar de voorzitter en secretaris van de
bestuurscommissie gezonden.
RP Ondertekende
beschikking
Een PID beschikking wordt pas door de bestuurscommissie
ondertekend nadat mandatering van de Minister van
Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is ontvangen.
Het bedrijfsbureau verstuurt de originele ondertekende
beschikking met door behandelaar geselecteerde bijlagen (o.a.
voorwaarden) naar de begunstigde en noteert datum uitgaande
post in het Navision systeem.
Een kopie gaat naar de afdeling financiën en control van de
provincie Groningen voor het boeken van het krediet.
Besluitenlijst
bestuurscommissie
Opschorting termijn
Concept beschikking
Ingevulde checklist
Gefiatteerde concept
beschikking
Ondertekende
beschikking
Verzonden beschikking
Dossier(s)

Nr.
Activiteit
Provincie
Initiële fase subsidieaanvraag (provincies)
1 Ontvangst ideeën Uitvoeren Uitvoeren
2 Beoordeling aanvraag Controleren
3 Ondersteuning project Uitvoeren Uitvoeren
Vervolgfase subsidie aanvraag
4 Versturen ontvangstbevestiging Uitvoeren
5 Versturen definitieve aanvraag Uitvoeren
Beoordelingsfase subsidie aanvraag
6 Registratie definitieve aanvraag Registreren
MEL&I
Behandelaar
7 Beoordeling door programmasecretariaat op
volledigheid
Controleren
8 Versturen beoordelingsbevestiging Uitvoeren
Beoordeling majeure / niet majeure projecten
9 Beoordeling majeure & niet-majeure projecten Controleren
10 Plaatsen project op agenda stuurgroep of
programmacommissie
Uitvoeren
11 Versturen mail initiatiefnemer Uitvoeren
Subsidietechnische beoordeling en opstellen concept advies
12 Beoordelen aanvraag Controleren
13 Opstellen concept advies Uitvoeren
14 Versturen subsidieaanvraag + bijlagen Uitvoeren
Beoordelen concept advies
15 Beoordelen concept advies Controleren
16 Versturen concept advies stuurgroep resp.
programmacommissie
Uitvoeren
Besluitvorming niet majeur project
17 Opstellen advies stuurgroep Uitvoeren
18 Besluiten door bestuurscommissie Uitvoeren Beschikken
Besluitvorming majeur project
19 Opstellen zienswijze programmacommissie Uitvoeren
Hoofd Programma's
Programmasecretariaat
Stuurgroep
Bestuurs-commissie
Programmacommissie
Programma
secretaris

20 Besluiten door bestuurscommissie en/of Minister
EL&I
Uitvoeren Beschikken
Opstellen en ondertekenen beschikking
21 Opstellen concept beschikking Uitvoeren
22 Beoordelen concept beschikking Controleren
23 Ondertekening beschikking Uitvoeren
24 Versturen ondertekende beschikking Uitvoeren
28

Niveau: Project
Proces: AO1-Beschikken aanvragen
Standaard
aanvraagformulier
Provincie/
ML&I
Ontvangen
ideeën
Provincie
Beoordeling
aanvraag
Provincie/
MEL&I
Ondersteuning
project
Provincie
Versturen
ontvangstbevestiging
Provincie
Versturen
definitieve
aanvraag
Zie volgende
pagina
29

Checklist
Format
Nee
Programmasecretariaat
Versturen
overname
aanvraag
Behandelaar
Beoordelen
aanvraag
Behandelaar
Opstellen
conceptadvies
Programmasecretariaat
Versturen
subsidie
aanvraag
Zie vorige
pagina
Programmasecretariaat
Registratie
definitieve
aanvraag
Programma
secretariaat
Beoordeling op
volledigheid
PID
Subsidie?
Zie volgende
pagina
30
Ja
Programmasecretariaat
Versturen
beoordelingsbevestiging
Programmasecretaris
Beoordelen
majeur nietmajeur
Hoofd
programma
Plaatsen
project op
agenda
Behandelaar
Versturen mail
intiatief-nemer

Niet majeure
projecten
Hoofd
programma
Opstellen
advies
stuurgroep
Hoofd
programma
Besluiten door
bestuurscommissie
Zie volgende
pagina
Zie vorige
pagina
Hoofd
programma
Beoordelen
concept advies
stuurgroep
Programma
secretaris
Beoordelen
concept advies
stuurgroep
Programmasecretariaat
Versturen
concept advies
stuurgroep
31
Majeure
projecten
Hoofd
programma
Opstellen
zienswijze
programmacommissie
Hoofd
programma
Besluiten door
bestuurscommissie/
minister EL&I
Zie volgende
pagina

Zie vorige
pagina
Behandelaar
Opstellen
concept
beschikking
Hoofd
programma' s
Beoordelen
concept
beschikking
Bestuurscommissie
Ondertekening
beschikking
Programmase
cretariaat
Versturen
ondertekende
beschikking
Einde proces
32
Zie vorige
pagina

2.2.4 Verificatie van concrete acties (artikel 60, b) van Verordening 1083/2006
Om te voldoen aan de taak tot verificatie van projecten conform artikel 60, lid b, van Verordening 1083/2006
en artikel 13, leden 2 tot en met 5, van Verordening 1828/2006, zijn 4 processen beschreven die deze
verificatie tot doel hebben. Deze processen zijn: ‘bevoorschotting projecten’, ‘financiële en inhoudelijke
voortgang projecten’, ‘controle ter plaatse’ en ‘eindafrekening project’. Ze zijn weergegeven aan het einde van
deze paragraaf. Aan elk van deze processen is een flowchart gekoppeld.
In hierboven beschreven projecten worden de verificaties door daarvoor opgeleide beheerders van SNN, in
samenwerking met de concerncontroller uitgevoerd. Daarnaast kan tijdens de eindafrekening verificatie
plaatsvinden door een accountant. De wijze van verificatie staat in bovengenoemde processen beschreven.
Deze verificaties hebben betrekking op de administratieve en financiële aspecten van een project, alsmede de
voortgang ervan. Deze aspecten komen terug in zaken als: controle op naleving van administratieve vereisten,
controle van gemaakte kosten en controle van plan van aanpak en controle op planning van project.
SNN maakt gebruik van voorschotten gedurende een project. Om een voorschot te ontvangen dient het project
aan te tonen voldoende kosten te hebben gemaakt. Deze bewijzen worden door SNN geverifieerd. Zie hiervoor
proces ‘bevoorschotting projecten’. Aan het einde van het project kan geen voorschot worden aangevraagd, en
dient een begunstigde gemaakte kosten achteraf vergoed te krijgen. Ook hier ligt de bewijslast bij de
begunstigde. De verificatie van deze bewijzen vindt plaats met behulp van proces ‘eindafrekening project’.
Voor controles ter plaatse is een afzonderlijk proces opgesteld, waarin op locatie projecten worden bezocht en
geverifieerd. De controles ter plaatse vinden plaats aan de hand van een deelwaarneming die in samenspraak
met de concerncontroller wordt opgesteld. De wijze van de deelwaarneming wordt gemotiveerd beschreven en
gedocumenteerd. Zie hiervoor tevens de stappen 1 en 2 van het proces controle ter plaatse.
Bij de verificatietaken zoals in de hierboven beschreven 4 processen wordt uitgevoerd, wordt gebruik gemaakt
van checklisten. Op deze checklisten wordt gemotiveerd de beoordeling van de bewijsstukken verwoord. Deze
beoordeling wordt vervolgens gedocumenteerd. De acties die uit de beoordeling naar voren komen worden aan
de begunstigde gecommuniceerd en hierover worden nadere afspraken gemaakt. De gemaakte afspraken
worden ook vastgelegd. Indien de verificatie leidt tot een onregelmatigheid, dan wordt een
onregelmatigheidsmelding gedaan.
Het gaat hierbij om checklisten:
A. Aanvragen subsidie
B. Vaststelling subsidie
C. Subsidieverlening EFRO 2007-2013
D. Aanbesteding overheidsopdrachten Structuurfondsen 2007-2013
E. Administratieve controle voortgangsrapportage
F. Controle ter plaatse
G. Staatssteun structuurfondsen 2007-2013
H. Milieu en ruimtelijke ordening Structuurfondsen 2007-2013
I. Publiciteit Structuurfondsen 2007-2013
J. Subsidiabiliteit
K. Gelijke kansen.
M Kennismakingsgesprek
(Deze checklisten zijn als bijlage 3 bijgevoegd).
Zoals in de diverse procesbeschrijvingen staat verwoord, wordt gebruik gemaakt van de lijsten van het
ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Deze zijn al beschikbaar en worden gebruikt. De
procesbeschrijvingen zoals meegeleverd, zijn op 10 juni 2008 door het DB SNN vastgesteld en op 24 juni 2008
door het Comité van Toezicht geleid. Standaardchecklisten worden landelijk afgestemd. Wijzigingen in de
checklisten worden door middel van versie beheer bijgehouden door de afdeling Programma's van de UO-SNN.
Bij een wijzigingsvoorstel van de AO worden tevens de nieuwste versie van de checklisten meegenomen.
Binnen de managementautoriteit wordt, naast het verstrekken van subsidies voor regioprogramma’s tevens
subsidie verstrekt voor individuele ondernemers. SNN is begunstigde voor de uitvoering van deze
subsidieregelingen voor ondernemers. Deze regelingen zijn tezamen gevat in één regelingenprogramma.
Om functiescheiding te waarborgen worden deze regelingen door een aparte afdeling, met andere
medewerkers, met andere taken en verantwoordelijkheden uitgevoerd.
33

Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
AO2-Bevoorschotting projecten
Hoofd Programma's
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de betaling van voorschotten. Het
resultaat van dit proces is een juiste en tijdige betaling van de voorschotten.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces
Verbonden processen Proceseigenaar
Nvt Rappelleren
Bewaken financiële en
inhoudelijke voortgang
projecten
Bezwaarschriften
Risico’s en maatregelen
Betaalopdracht
Risico’s Controle maatregelen
Wettelijke norm (AWB) voor afhandelen
subsidieaanvraag & voorschotverzoek is 8
weken
Vergoeding kosten vindt tijdens project plaats
tot 90% van subsidiabele kosten
Door uitbetalen van veel voorschotten komt
liquiditeit UO SNN in gevaar (rente en
overcommittering)
Stuurinformatie
34
Hoofd Progamma's
Hoofd Programma's
Hoofd Programma's
Hoofd Programma's
Instellen norm van 6 weken voor afhandeling
voorschotverzoek
Bevoorschotting wordt tot 80% gefinancierd.
Laatste 10% wordt enkel vergoed als die kosten
aantoonbaar zijn gemaakt
Voorschotten enkel op eigen verzoek uitbetalen
Prestatie-indicator Norm
De afhandelingstermijn voor het afhandelen van
een voorschotverzoek is 6 weken
6 weken
Documenten/checklisten
Voorschotverzoek
Voorschotbeschikking
Afwijzingsbrief
Checklist administratieve controle voortgangsrapportage en eventuele andere van toepassing zijnde
checklisten.

Proces: Bevoorschotting projecten
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
Ontvangen en beoordelen voorschotverzoek
1 Ontvangen
voorschotverzoek
2 Beoordelen
voorschotverzoek
Beheerder RP Na beschikking
Gelijktijdig met VR
Beheerder RP Voorschotverzoek
Binnen 6 weken
Checklist
administratieve controle
voortgangsrapportage
Dossier
Bijlagen
35
Een begunstigde kan na het afgeven van de
beschikking een voorschot aanvragen (SNN
bepaalt hierbij de hoogte van het voorschot,
tot een maximum van 30% van de
subsidiabele kosten). Deze aanvraag kan
gelijktijdig met de voortgangsrapportage (ieder
half jaar) en indien wenselijk los plaatsvinden.
(eventueel gelijktijdig met controle ter
plaatse).
De beheerder ontvangt een geautomatiseerd
signaal op het moment dat er een
elektronische voortgangsrapportage is ingevuld
door ‘zijn’ begunstigde of dat er een
voorschotverzoek is binnen gekomen.
Bij het gelijktijdig indienen van de VR en
voorschotverzoek vult de eindbegunstigde via
het web één format in.
Het aanvragen van een voorschot dient
vergezeld te gaan van de volgende
documenten:
Factuurlijst/urenoverzicht
Eventueel aanvullende voorwaarden
Beschikking financiering zeker gesteld
Eventueel oprichtingsakte/statuten
Eventueel kopie bankafschrift
Eventueel voorbeelden publiciteitsuitingen
Aanbestedingsprotocol
Als er een voorschot wordt aangevraagd kan
gevraagd worden deze van een
controleverklaring vergezeld te laten gaan,
indien SNN dit nodig acht. De accountant
beoordeelt vooral de administratieve inrichting
van het project.
De beheerder beoordeelt de gegevens aan de
hand van de gecombineerd checklist VR en
bevoorschotting (geïntegreerd in Navision). Na
beoordeling parafeert de beheerder het
verzoek.
Benodigde bijlagen worden via de post of
Voorschotverzoek
Start afhandelingstermijn
6 weken
Goedgekeurd
voorschotverzoek in
Navision
Afgekeurd
voorschotverzoek in
Navision
Ingevulde checklist(en)
in Navision

3 Opstellen voorschotbrief
of opstellen
afwijzingsbrief
4 Autorisatie door hoofd
programma's
Beheerder RP Goedgekeurd
voorschotverzoek in
Navision
Afgekeurd
voorschotverzoek in
Navision
Hoofd
Programma
RP Dossier
Concept voorschotbeschikking
Goedgekeurd
voorschotverzoek in
Navision
Afgekeurd
voorschotverzoek in
Navision
36
gescand aangeleverd.
Bij een goedgekeurd voorschotverzoek stelt de
beheerder een voorschotbeschikking in
Navision op.
Het minimale voorschot dat wordt uitgekeerd
is 10%. Een eindbegunstigde krijgt nooit meer
dan 30% voorschot boven op reeds gemaakte
kosten, tot een maximum van 80%. SNN
bepaalt de hoogte van het eerste voorschot.
Op basis van aantoonbaar gemaakte kosten
kan worden overgegaan tot een vergoeding
van 90% tijdens looptijd project.
Bij een afgekeurd voorschotverzoek wordt in
Navision een afwijzingsbrief opgesteld. Hiervan
is sprake als niet is voldaan aan standaard-
en/of aanvullende voorwaarden of het niveau
van subsidiabel kosten niet toereikend is voor
een voorschotverzoek.
Begunstigde kan hierop bezwaar indienen. (zie
proces bezwaar & beroep, AO9).
N.B. Voor wijzigingen in subsidiabele kosten
moet boven het normbedrag een
onregelmatigheidsmelding worden opgesteld.
Wijzigingen onder het normbedrag worden
enkel in Navision gewijzigd. (Zie proces
vaststellen kwartaalrapportage programma,
AO12)
Het hoofd accordeert in Navision de concept
voorschotbeschikking voor verzending
(beschikking wordt verstuurd).
Het accorderen van de beschikking is de
aanleiding voor de start van het proces
betaalopdracht (AO7)
5 Versturen brief Bedrijfsbureau BB Geaccordeerde brief Het bedrijfsbureau print de brief uit en
verstuurt deze aan de eindbegunstigde, datum
uitgaande post wordt in het Navision systeem
genoteerd.
Concept-voorschotbeschikking
Afwijzingsbrief
Eventueel
onregelmatigheidsmelding
Geaccordeerde -
beschikking
Geaccordeerde
afwijzingsbrief
Verzoek geautoriseerd
door hoofd
Dossier
Opdracht
bedrijfsbureau
Brief verzonden

TBV-matrix
Nr.
Activiteit
Bedrijfsbureau
Ontvangen en beoordelen voorschotverzoek
1 Ontvangen voorschotverzoek Registeren
2 Beoordelen voorschotverzoek Controleren
3 Opstellen voorschotbeschikking
of opstellen afwijzingsbrief
Uitvoeren
4 Beoordelen door hoofd programma's Beschikken
5 Versturen beschikking Uitvoeren
38
Beheerder
Hoofd
Programma'
s

Niveau: Project
Proces: AO2-Bevoorschotting projecten
Checklist
Beheerder
Ontvangen en
registreren
voorschotverzoek
Beheerder
Beoordelen
voorschotverzoek
Beheerder
Opstellen
voorschotbeschikking/
afwijzingsbrief
Hoofd
programma's
Beoordelen en
beschikken
door hoofd
programma's
Bedrijfsburo
Versturen
beschikking
Einde proces
39
eventueel:
onregelmatigheidsmelding

Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie
Datum:
AO3-Financiële en inhoudelijke voortgang projecten
Hoofd Programma's
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op het beheren en bewaken van de
financiële en inhoudelijke voortgang van de projecten. De voortgangsrapportages hebben tot doel om
(jaarlijks) een getrouw beeld te geven van de realisatie van subsidiabele kosten richting de EU (N + 2) en
EL&I.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar
Versturen verzoek voortgangsrapportage
Beoordelen voortgangsrapportage
Controleren beoordeling
40
Controle ter plaatse
Wijziging project
Rappelleren
Hoofd
programma's
Hoofd
programma's
Hoofd
programma's
Risico’s en maatregelen
Risico’s Controle maatregelen
Langere doorlooptijd door onvolledigheid
Communicatie en voorlichting in het voortraject
voortgangsrapportages
over procedure, voorwaarden en benodigde
informatie (relatie met provincie).
Minder actueel beeld van de realisatie van
Voortgangsrapportages kunnen nauwkeuriger
subsidiabele kosten door half jaarlijkse VR in ritme behandeld worden door gespreide binnenkomst
van project
Mogelijkheid in oktober een extra financiële
voortgangsrapportage op te vragen
Niet halen van N+2
Stuurinformatie
Prestatie-indicator Norm
Binnen 4 weken na verzending van het verzoek SNN wil bereiken dat 90 % van de
moet de voortgangsrapportage zijn ontvangen. binnengekomen VR binnen 6 weken is
Binnen 6 weken na binnenkomst moet de VR zijn
afgehandeld.
afgehandeld.
Binnen 3 weken na versturen verzoek om
aanvullende gegevens aan eindbegunstigde wordt
gerappelleerd (zie proces rappelleren).
Documenten/checklisten
Verzoek tot opstellen VR
Automatische ontvangstbevestiging (bij (elektronisch) ontvangen ingevulde VR)
Checklist administratieve controle voortgangsrapportage plus, indien van toepassing, één of meerdere
andere checklisten.

Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
Versturen verzoek voortgangsrapportage
1 Extra verzoek
Concern
Financiën Onvoldoende
De concern controller kan besluiten tot een extra Extra verzoek tot
voortgangsrapportage Controller
bestedingsniveau (N+2 financiële VR in oktober indien er twijfel bestaat of het opstellen financiële
criteria)
vereiste bestedingsniveau wordt gehaald (zie proces
bevoorschotting op programmaniveau).
VR
2 Opstellen verzoek
begunstigde
Beheerder
RP Verzoek controller tot
extra VR
Half jaar
Beoordelen voortgangsrapportage
3 Ontvangst VR Beheerder RP Ontvangen elektronische
VR
Eventuele bijlagen
Binnen 4 weken
41
Regels EU verplichten UO SNN, na verlenen van de
beschikking, twee jaar later een bepaald
bestedingsniveau te hebben bereikt (N+2).
Na elk verstreken half jaar van de looptijd van een
project wordt de begunstigde gevraagd een
voortgangsrapportage (VR) op te stellen, met zowel
financiële als inhoudelijke aspecten. De 1e VR moet
worden opgesteld een half jaar na het afgeven van de
beschikking.
Navision verstuurt (op een ingestelde datum) een
geautomatiseerd standaard verzoek tot het opstellen
van een VR richting de begunstigde. De beheerder
ontvangt een afschrift van dit verzoek.
Daarnaast kan de concern controller een verzoek doen
tot een extra financiële VR.
De eindbegunstigde heeft 4 weken de tijd, na
verzending van het verzoek, om een rapportage in te
dienen.
De beheerder ontvangt een geautomatiseerd signaal
op het moment dat er een elektronische
voortgangsrapportage is ingevuld door ‘zijn’
begunstigde.
De begunstigde ontvangt een automatische
bevestigingsmail van de beheerder.
Bijlagen zoals aanbestedingsbestekken, offertes,
taxatierapporten, publicatie-uitingen worden per post
of gescand aangeleverd door de begunstigde.
(Standaard) verzoek
tot opstellen VR
Automatische
ontvangst-bevestiging
4 Beoordelen VR Beheerder RP Elektronische
Op het moment dat de VR is ontvangen start de
afhandelingstermijn van 6 weken.
De beheerder controleert in navision in elk geval de Goedgekeurde VR

voortgangsrapportage
Dossier
Checklist
administratieve controle
voortgangsrapportage
42
volgende gegevens a.d.h.v. de gecombineerde
checklist VR en bevoorschotting :
Volledigheid (bewijs aanbestedingen, uren- en
facturenlijst)
Subsidiabiliteit van de kosten
Of het project binnen de projectperiode valt
Of de aanbestedingsprocedure is gevolgd
Of de gegevens uit de beschikking juist zijn
overgenomen in de rapportage
Of het kostenniveau aannemelijk is
Of de uitputting conform begroting is. Als de
uitputting is bereikt, worden er geen kosten meer
opgevoerd en wordt hiervan een aantekening
gemaakt. Subsidiabele kosten boven de begroting
worden aan het eind verrekend.
Of blijkt dat alleen betaalde voorschotten zijn
opgevoerd
Na controle is de VR geheel of gedeeltelijk
goedgekeurd.
Het naar aanleiding van de verrichte controle delen van
bijzondere controle bevindingen in het
beheerdersoverleg
N.B. Voor wijzigingen in subsidiabele kosten moet
boven het normbedrag een onregelmatigheidsmelding
worden opgesteld. Wijzigingen onder het normbedrag
worden enkel in Navision gewijzigd. (Zie proces
vaststellen kwartaalrapportage programma)
5 Verwerking beoordeling VR Beheerder RP Goedgekeurde VR De beheerder legt de beoordeling vast in Navision en
noteert in Navision de nieuwe gegevens.
6 Corrigeren gegevens VR Beheerder RP Gedeeltelijk
Wanneer er correcties plaats moeten vinden of er
goedgekeurde VR
aanvullende informatie moet worden opgevraagd,
neemt de beheerder contact op met de begunstigde
teneinde op basis van dit contact acties te
ondernemen. Hierbij wordt waar nodig de
afhandelingstermijn van 6 weken opgeschort.
N.B. Hierbij kan het gaan om acties van zowel
begunstigde als beheerder.
De beheerder verwerkt de acties in Navision en zet er
een termijn van max. 4 weken op. Navision geeft een
aandachtsvestiging op moment dat de termijn is
Gedeeltelijk
goedgekeurde VR
Eventueel
onregelmatigheidsmelding
VR in Navision
vastgelegd
Voorlopige invoer
goedgekeurde kosten
in Navision
Contact begunstigde

Controleren beoordeling
7 Controleren van de
beoordeling van de VR
door de beheerder
8 Versturen reactie
begunstigde
Hoofd
Programma
RP Dossier bijlagen
VR in systeem KD
vastgelegd
Bedrijfsburo RP Autorisatie VR door
hoofd
43
verstreken.
De beheerder meldt bijzonderheden in het
beheerdersoverleg.
Input voor activiteit: rappelleren, controle ter plaatse,
wijzigen project.
De beheerder is zelf verantwoordelijk voor de
bewaking van de acties. Vooralsnog vindt correctie
plaats en worden alvast de goedgekeurde kosten
ingevoerd.
Het hoofd controleert de beoordeling van de beheerder
en autoriseert de VR in Navision.
Na goedkeuring ontvangt de begunstigde, met behulp
van Navision, een reactie over de goedkeuring van de
VR (met de vermelding “onder voorbehoud van
subsidiabiliteit van de kosten”).
9 Archiveren VR Beheerder RP Dossier bijlagen Bedrijfsbureau archiveert de voortgangsdocumenten
(digitaal beschikbaar).
TBV-matrix
Nr.
Activiteit
Medewerker
Bedrijfsbureau
Beheerder
Hoofd
Progamma's
Autorisatie VR door
hoofd
Reactie naar
begunstigde
Versturen verzoek VR
1 Extra verzoek voortgangsrapportage Controleren
2 Opstellen verzoek begunstigde Uitvoeren
Beoordelen VR
Concern
Controller
Digitaal dossier

3 Ontvangst voortgangsrapportage Bewaren
4 Beoordelen VR Controleren
5 Verwerking beoordeling VR Bewaren
6 Corrigeren gegevens VR Uitvoeren
Controleren beoordeling
7 Controleren beoordeling beheerder Beschikken
8 Versturen reactie begunstigde Uitvoeren
9 Archiveren voortgangsrapportage Bewaren
44

Niveau: Project
Proces: AO3-Financiële en inhoudelijke voortgang projecten
Checklist plus
opstellen risico
analyse
Concern
Controller
Extra verzoek
voortgangsrapportage
Beheerder
Verzoek
opstellen
voortgangsrapportage
Beheerder
Ontvangst
voortgangsrapportage
Beheerder
Beoordelen
voortgangsrapportage
Beheerder
Verwerken
beoordeling
voortgangsrapportage
Beheerder
Corrigeren
gegevens
voortgangsrapportage
Zie volgende
pagina
45

Zie vorige
pagina
Hoofd
Controleren
beoordeling
beheerder
Inhoud
akkoord?
Hoofd
Ja:
Beschikken
Bedrijfsburo
Versturen
reactie
begunstigde
Beheerder
Archiveren
voortgangsrapportage
Einde proces
46
nee
Beheerder
Verwerken
opmerkingen
hoofd
Eventueel:
onregelmatigheidsmelding

Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
AO4-Controle ter plaatse
Hoofd Programma's
Definitief
10 oktober 2010
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op het controleren van diverse
operationele en financiële elementen in een project. Het resultaat van dit proces is een uitgevoerde controle op
basis van diverse checklisten.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces
Verbonden processen Proceseigenaar
Opstellen planning controles ter plaatse voor het
komende jaar
Aanschrijven begunstigde
Voorbereiden controle ter plaatse
Uitvoeren controle ter plaatse
Uitwerken bevindingen controle
Verwerken aanvullende informatie
Afronden controle
47
Wijziging project
Hoofd
programma's
Risico’s en maatregelen
Risico’s Controle maatregelen
Bezwaren naar aanleiding van bevindingen Nauwkeurige juridische formulering in brief
Goede communicatie met eindbegunstigde
voorafgaand aan brief
Stuurinformatie
Prestatie-indicator Norm
4 weken doorlooptijd bij verzoek om aanvullende
stukken.
4 weken
Acties voor de gewenste situatie
Documenten/formulieren
Checklist controle ter plaatse
Checklist staatssteun structuurfondsen 2007-2013
Checklist aanbesteding overheidsopdrachten structuurfondsen 2007-2013
Checklist publiciteit structuurfondsen 2007-2013
Checklist milieu en ruimtelijke ordening structuurfondsen 2007-2013
Checklist Subsidieverlening EFRO 2007-2013
Brief bevestigen afspraak
Risico Analyse en Rapport van Bevindingen
Brief bevindingen

Proces: Controle ter plaatse
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
Opstellen planning controles ter plaatse voor het komende jaar
1 Opstellen analyse en
selectiemethodiek
2 Planning maken voor de
controle ter plaatse.
Aanschrijven eindbegunstigde
3 Op basis van de planning
wordt een project
aangeschreven
4 Project op programmalijst
controle ter plaatse zetten
Concern
controller
Voorbereiden controle ter plaatse
5 Voorbereiding controle Beheerder en
Financiën Lijst van uitgevoerde
controles, bevindingen
voorgaand jaar en
subsidieverlenings
beschikking.
Beheerder RP Vervolgcontrole
Lijst van te controleren
projecten
48
Alle projecten komen in aanmerking voor een
controle ter plaatse. De projectbeheerder kan
hier van afwijken in overleg met de concern
controller. De overwegingen worden vastgelegd.
De beheerder maakt aan het begin van het jaar
een planning voor het uitvoeren van een controle
ter plaatse voor ‘zijn’ projecten die op de lijst
voorkomen.
Daarbij zal elk project dat een subsidie heeft
gekregen in elk geval een fysieke controle
krijgen na ontvangst van de eerste
voortgangsrapportage (uiterlijk een half jaar na
aanvang).
Beheerder RP Planning De beheerder stuurt een mail aan de
begunstigde met daarin het voornemen een
controle ter plaatse uit te voeren. Hierin staat
het doel van de controle vermeld en de
medewerkers die hierbij aanwezig moeten zijn.
Dit is een beheerder en een medewerker
financiën. In overleg met de concerncontroller
kan hiervan afgeweken worden. De
overwegingen worden vastgelegd.
Beheerder RP Planning
Tevens verzoekt de beheerder enkele data door
te geven wanneer deze controle zou kunnen
worden uitgevoerd.
De beheerder zet het project op de
programmalijst, zodat duidelijk is welke
projecten gedurende het jaar een controle
hebben gehad. Deze lijst is input voor de
selectiemethodiek (stap 1) voor het volgende
jaar.
Medewerker
financiën.
RP
Financiën
Laatste
voortgangsrapportage
Dossier
Checklist controle ter plaatse
Checklist staatssteun
De beheerder en de medewerker financiën kijken
naar de laatste voortgangsrapportage en naar
het dossier en haalt hieruit punten die in de
controle terug moeten komen. Zij komen samen
tot een risicoanalyse inclusief kostenselectie van
Analyse
Planning
Mail met
voornemen tot
controle
Aangevulde
programmalijst
controle ter
plaatse
Deels ingevulde
checklisten
Risico- analyse

Concern
controller
structuurfondsen 2007-2013
Checklist aanbesteding
overheidsopdrachten
structuurfondsen 2007-2013
Checklist subsidieverlening
EFRO 2007-2013
Checklist publiciteit
structuurfondsen 2007-2013
Checklist milieu en
ruimtelijke ordening
structuurfondsen 2007-2013
6 Opstellen brief Beheerder RP Mail van begunstigde
Standaard brief bevestigen
afspraak
7 Vooroverleg Beheerder
Medewerker
financiën
8 Controle brief Hoofd
Programma
RP
Financiën
Dossier
Concept brief bevestigen
afspraak
RP Besproken concept brief
bevestigen afspraak
9 Versturen brief Bedrijfsbureau RP Getekende brief bevestigen
afspraak
Uitvoeren controle ter plaatse
49
uren en facturen.
De risico analyse wordt besproken met en
ondertekend door de concerncontroller.
Tevens vult de beheerder, voor zover mogelijk,
de checklisten in. Een deel van de vragen gaat
namelijk over UO SNN.
Deze antwoorden worden tijdens controle nog
gecheckt.
De beheerder stelt een standaardbrief in
Navision op waarin de definitieve datum van de
controle wordt aangekondigd (inclusief
kostenselectie) en waarin wordt aangegeven
welke stukken voor de controle beschikbaar
moeten zijn.
Deze stukken zijn in ieder geval:
geselecteerde facturen
verklaring geboekte uren
stukken m.b.t. de aanbesteding
(ontvangen offertes en wijze van
aanbesteden)
Voor het kiezen van facturen wordt van de
volgende vuistregel gebruik gemaakt: 80% van
de kosten moeten kunnen worden afgedekt, door
20 % van de facturen te controleren. Indien dit
als gevolg van het hoge aantal facturen niet
werkbaar is worden minimaal 25 facturen
geselecteerd.
Er vindt vooroverleg plaats tussen de beheerder
en de medewerker cluster financiën. De
opgestelde concept brief is hiervoor input.
Concept brief
bevestigen
afspraak
Besproken concept
brief bevestigen
afspraak
Hierdoor worden te controleren elementen op
elkaar afgestemd.
Brief wordt gelezen en getekend door hoofd. Getekende brief
bevestigen
afspraak
Het bedrijfsbureau dateert brief en verstuurt
deze en registreert de datum in Navision.
Verzonden brief
bevestigen
afspraak.

10 Controle ter plaatse Beheerder
Medewerker
financiën
Uitwerken bevindingen controle
11 Terugkoppelen bevindingen Beheerder
12 Opstellen brief voor
begunstigde
13 Beoordelen concept brief
bevindingen
RP
Financiën
RP
Verzonden brief bevestigen
afspraak
Checklist controle ter plaatse
Checklist staatssteun
structuurfondsen 2007-2013
Checklist aanbesteding
overheidsopdrachten
structuurfondsen 2007-2013
Checklist subsidieverlening
EFRO 2007-2013
Checklist publiciteit
structuurfondsen 2007-2013
Checklist milieu en
ruimtelijke ordening
structuurfondsen 2007-2013
(Deels) ingevulde checklisten
Bevindingen controle
Medewerker
financiën
Financiën
Beheerder RP Standaardbrief bevindingen
(Deels) ingevulde checklisten
Gedeelde bevindingen
Medewerker
financiën
14 Controle brief Hoofd
Programma
Financiën Concept brief met
bevindingen & verzoek om
aanvullende informatie
RP Concept brief met
bevindingen & verzoek om
aanvullende informatie
50
De beheerder legt uit wat het doel van de
controle is, de begunstigde legt uit hoe het
project verloopt.
De beheerder vult op basis van een interview de
checklisten in. Hierbij wordt van de in de brief
aangevraagde stukken gebruik gemaakt.
De medewerker financiën kijkt naar de facturen
en urenadministratie.
Er wordt hierbij gelet op aspecten als:
Deugdelijkheid factuur
Kosten binnen projectperiode
Gemaakte vs. betaalde kosten van facturen
Tarief gedeclareerde kosten conform
voorwaarden SNN
Vergelijk gemaakte uren met loonstaten
medewerkers
Tevens geven de medewerker cluster financiën
en de beheerder aanwijzingen over de wijze van
administratie, de bewaartermijnen voor de
facturen e.d. Er vindt een afsluitend gesprek
plaats en de beheerder maakt in samenwerking
met de medewerker financiën een verslag van
het proces.
De bevindingen van de beheerder en de
medewerker financiën worden aan elkaar
teruggekoppeld.
Beheerder stelt een brief met daarin de
bevindingen op. Hierin kan nog gevraagd worden
om aanvullende stukken. De begunstigde dient
(in principe) binnen 4 weken te reageren.
De medewerker voert nog een check uit of de
opgestelde brief alle punten bevat.
Brief wordt gelezen en getekend door
coördinator.
(Deels) Ingevulde
checklisten
Gedeelde
bevindingen
Concept brief met
bevindingen &
verzoek om
aanvullende
informatie
Beoordeelde
concept brief met
bevindingen &
verzoek om
aanvullende
informatie
Getekende brief
met bevindingen &
verzoek om

15 Versturen brief Bedrijfsbureau RP Getekende brief met
bevindingen & verzoek om
aanvullende informatie
16 Bespreken opgestelde brief
met bevindingen
Verwerken aanvullende informatie
17 Verwerken aanvullende
informatie
Beheerder
Medewerker
financiën
18 Bevindingen vastleggen Beheerder
Beheerder RP Brief met bevindingen &
verzoek om aanvullende
informatie
Medewerker
Financiën
Concern
controller
Afronden controle
19 Opstellen eindbrief Beheerder
20 Controle eindbrief Hoofd
Programma
RP
Financiën
Aanvullende informatie
(Deels) ingevulde checklisten
RP Standaard format
bevindingen
RP Volledig ingevulde
checklisten
RP Concept eindbrief afloop
controle
21 Versturen brief Bedrijfsbureau RP Getekende eindbrief afloop
controle
51
Het bedrijfsbureau dateert brief en verstuurt
deze en registreert de datum in Navision.
De beheerder kan de brief voor het werkoverleg
agenderen om bevindingen tijdens de controle te
bespreken en terug te koppelen.
De beheerder en de medewerker financiën
gebruiken de ontvangen informatie om de
checklist volledig te maken. Deze informatie
wordt vastgelegd in Navision.
De beheerder stelt samen met de medewerker
financiën het Rapport van Bevindingen op zodat
gemaakte afspraken, uit te voeren acties en
bevindingen zijn vastgelegd en bij een volgende
controle kunnen worden gecheckt. Bijzondere
controle bevindingen worden vermeld in het
evaluatie overleg.
Het rapport van bevindingen wordt ondertekend
door de beheerder en de concern controller.
Het Rapport van Bevindingen wordt ondertekend
door de concerncontroller.
N.B. Voor wijzigingen in subsidiabele kosten
moet boven het normbedrag een
onregelmatigheidsmelding worden opgesteld.
Wijzigingen onder het normbedrag worden enkel
in het systeem gewijzigd. (Zie proces vaststellen
kwartaalrapportage programma)
De beheerder stelt een eindbrief op over de
afloop van de controle en de conclusies en
eventuele gevolgen.
Brief wordt door coördinator gecontroleerd, en
getekend.
Het bedrijfsbureau dateert brief en verstuurt
deze en registreert de datum in Navision.
aanvullende
informatie
Verzonden brief
met bevindingen &
verzoek om
aanvullende
informatie
Besproken brief
tijdens
werkoverleg
Volledig ingevulde
checklisten
Rapport van
Bevindingen
Eventueel
onregelmatigheidsmelding
Concept eindbrief
afloop controle
Getekende
eindbrief afloop
controle
Verzonden
eindbrief afloop

22 Archiveren stukken Bedrijfsbureau RP Gebruikte checklisten
Opgestelde brieven
Dossier
52
De brieven en de checklisten worden digitaal
opgeslagen, eventuele bijlagen worden in het
dossier ingebonden.
controle
Gearchiveerde
stukken

TBV-matrix
Nr.
Activiteit
Beheerder
Opstellen planning controles ter plaatse voor het komende jaar
1 Opstellen analyse en selectiemethodiek Uitvoeren
2 Planning maken voor de controle ter plaatse. Uitvoeren
Aanschrijven eindbegunstigde
3 Op basis van de planning wordt een project aangeschreven Uitvoeren
4 Project op programmalijst controle ter plaatse zetten Uitvoeren
Voorbereiden controle ter plaatse
5 Voorbereiding controle Uitvoeren Controleren Uitvoeren
6 Opstellen brief Uitvoeren
7 Vooroverleg Uitvoeren Uitvoeren
8 Controle brief Controleren
9 Versturen brief Uitvoeren
Uitvoeren controle ter plaatse
10 Controle ter plaatse Uitvoeren Uitvoeren
Uitwerken bevindingen controle
11 Terugkoppelen bevindingen Uitvoeren Uitvoeren
12 Opstellen brief voor eindbegunstigde Uitvoeren
13 Beoordelen concept brief bevindingen Controleren
14 Controle brief Beschikken
15 Versturen brief Uitvoeren
16 Bespreken opgestelde brief met bevindingen Uitvoeren
Verwerken aanvullende informatie
17 Verwerken aanvullende informatie Uitvoeren Uitvoeren
18 Bevindingen vastleggen Registeren Controleren Uitvoeren
Afronden controle
19 Opstellen eindbrief Uitvoeren
20 Controle eindbrief Beschikken
21 Versturen brief Uitvoeren
22 Archiveren stukken Bewaren
53
Concern
controller
Hoofd
Programma's
Bedrijfsbureau
Medewerker
financiën

Niveau: Project
Proces: AO4-Controle ter plaatse
Checklisten
Standaard brief
Concern
Controller
Opstellen analyse
& selectiemethodiek
Beheerder
Planning
maken voor
controle ter
plaatse
Beheerder
Aanschrijven
begunstigde
Beheerder
Project op
programma-lijst
zetten
Beheerder
Voorbereiden
controle
Beheerder
Opstellen brief
Beheerder/
medewerker
financiën
Vooroverleg +
opstellen Risico
Analyse
Zie volgende
pagina
54

Standaard brief
Zie vorige
pagina
Concern
controller
Controle brief incl.
Risico Analyse
Bedrijfsburo
Versturen brief
Beheerder/
medewerker
financiën
Uitvoeren
controle ter
plaatse
Beheerder/
medewerker
financiën
Terugkoppelen
bevindingen
Beheerder /
medewerker financiën
Opstellen brief
incl. Rapport van
Bevindingen
Concern
controller
Beoordelen concept
brief en Rapport van
Bevindingen
Coördinator
programma
Controle brief
Zie volgende
pagina
55
Eventueel:
onregelmatigheidsmelding

Standaard
format
Zie vorige
pagina
Bedrijfsburo
Versturen brief
Beheerder
Bespreken brief
met
bevindingen
Beheerder/
medewerker
financiën
Verwerken
aanvullende
informatie
Beheerder
Bevindingen
vastleggen
Beheerder
Opstellen
eindbrief
Coördinator
programma
Controle en
beschikken
eindbrief
Bedrijfsburo
Versturen
eindbrief
Bedrijfsburo
Archiveren
eindbrief
Einde proces
56

Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
AO6-Eindafrekening project
Hoofd UO SNN
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de eindafrekening van een project.
Het resultaat van dit proces is een vastgestelde eindafrekening waarna betaling of terugvordering kan
plaatsvinden.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces
Versturen verzoek eindafrekening
Beoordelen eindafrekening
Beoordeling door huisaccountant UO SNN
Opstellen en ondertekenen vaststellingsbeschikking
57
Verbonden processen Proceseigenaar
Rappelleren
Sancties
Risico’s en maatregelen
Risico’s Controle maatregelen
Dossier langdurig bij verificatie accountant
Binnen twee weken retour SNN
Te lange doorlooptijd
Foutieve eindafrekening
Hoofd Programma's
Hoofd Programma's
Stuurinformatie
Prestatie-indicator Norm
Binnen drie maanden na afronding
vaststellingsverzoek indienen door
eindbegunstigde
Binnen 3 maanden
Afhandelingstermijn verificatieaccountant
Binnen 8 weken met mogelijkheid tot verlenging
van 8 weken
Documenten/checklisten
Verzoek opstellen eindafrekening
Automatische ontvangstbevestiging
Checklist vaststelling subsidie
Verzoek aanvullende informatie
Brief ontvangst eindafrekening
Brief verzoek controle accountant
Vaststellingsbeschikking

Proces: eindafrekening
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
Versturen verzoek eindafrekening
1 Herinneren aan verstrijken
einddatum project
Beheerder RP Een maand voor
verstrijken einddatum
project
2 Ontvangst eindafrekening Beheerder RP Ontvangen
elektronische
eindafrekening
Eventuele bijlagen
Binnen 3 maanden na
verzoek
Beoordelen eindafrekening
3 Beoordelen stukken bij
eindafrekening
4 Verzoek om aanvullende
informatie
5 Ontvangen aanvullende
informatie
Beheerder RP Formulier
eindafrekening
Inhoudelijk
eindverslag
Checklist vaststelling
subsidie
Beheerder RP Niet volledige
eindafrekening
58
De begunstigde dient eindstukken bij UO SNN in te
leveren op het moment dat het project is afgerond
(zoals aangegeven in de subsidieverleningsbeschikking).
De begunstigde heeft, na
afronding, 3 maanden de tijd om een
vaststellingsverzoek in te dienen.
Eén maand voor het verstrijken van de einddatum van
het project, herinnert de beheerder de begunstigde aan
de verplichting een eindafrekening aan te leveren.
Beheerder bewaakt de termijn. Navision genereert een
automatische aandachtsvestiging.
Indien de termijn wordt verstreken wordt gehandeld
volgens het proces rappelleren
De beheerder ontvangt een geautomatiseerd signaal op
het moment dat er een elektronische eindafrekening is
ingevuld door ‘zijn’ eindbegunstigde.
De eindbegunstigde ontvangt een automatische
bevestigingsmail van de beheerder.
Benodigde bijlagen worden via de post aangeleverd.
De beheerder beoordeelt in Navision m.b.v. checklist
vaststelling subsidie alle documenten bij de
eindafrekening.
De beheerder legt de beoordeling van de stukken vast
in Navision.
Indien niet alle stukken aanwezig zijn of als er
discrepanties zijn vraagt de beheerder binnen 1 week
aanvullende informatie op.
Beheerder RP Aanvullende stukken
Start van proces rappelleren, tenzij er zwaarwegende
argumenten zijn.
De beheerder ontvangt een geautomatiseerd signaal op
het moment dat de elektronische eindafrekening is
aangevuld door ‘zijn’ begunstigde of de beheerder
Verzoek opstellen
eindafrekening
Start
afhandelingstermijn
van 1 week
Automatische
ontvangst-bevestiging
Beoordeelde stukken
eindafrekening
Deels ingevulde
checklist
Via mail verzoek om
aanvullende
informatie/ stukken
Beoordeelde
aanvullende informatie

6 Opstellen brieven Beheerder RP Beoordeelde stukken
eindafrekening
Beoordeling door accountant UO SNN
7 Inhoudelijk beoordelen alle
stukken project
Verificatie
accountant
Brief verzoek controle
accountant
Dossier
59
ontvangt de ontbrekende stukken via de post.
Beheerder beoordeelt of de ontvangen informatie
voldoende is voor het in behandeling nemen van de
eindafrekening op basis van stap 3. Indien dit het geval
is, zie stap 6. Indien de aanvullende informatie niet
voldoende is, zie stap 4.
Alle projecten kunnen ter verificatie naar de accountant
gaan. Dit gebeurt wanneer de UO niet zelfstandig in
staat is om een eindafrekening op alle relevante
aspecten naar behoren te verifiëren. Indien hiervoor
wordt gekozen, wordt er een brief geschreven, gericht
aan de accountant, met het verzoek de subsidiabele
kosten van de begunstigde te beoordelen.
Als er nog onduidelijkheden/opmerkingen bestaan dan
wordt de accountant verzocht deze in de beoordeling
mee te nemen.
De brief wordt inclusief het dossier opgestuurd of de
accountant krijgt toegang tot Navision.
Indien het dossier wordt opgestuurd, wordt de groene
kaart ingevuld, zodat duidelijk is waar het dossier zich
bevindt.
Indien de accountant wordt ingeschakeld ontvangt de
begunstigde een brief waarin staat vermeld dat zijn
verzoek tot eindafrekening is ontvangen en dat de
accountant van SNN binnen 1 week contact zal
opnemen voor het maken van een afspraak.
De accountant dient binnen 1 week contact met de
begunstigde op te nemen voor het maken van een
afspraak. Deze afspraak dient aan UO SNN te worden
gecommuniceerd.
De verificatieaccountant dient binnen twee weken de
stukken die hij voor het verificatieonderzoek nodig heeft
uit het dossier te kopiëren, en het dossier vervolgens
aan UO SNN terug te sturen.
De verificatieaccountant beoordeelt de stukken aan de
bij de beschikking afgegeven voorwaarden. De
eindafrekening vindt plaats op basis van de
Brief ontvangst
eindafrekening t.b.v.
begunstigde
Brief verzoek controle
accountant tbv
huisaccountant SNN
incl stukken en dossier
Afhandelingstermijn
accountant is 8 weken,
mogelijkheid tot
verlenging 16 weken
Adviesrapport
accountant
Dossier retour

Opstellen en ondertekenen vaststellingsbeschikking
8 Opstellen concept
vaststellingsbeschikking
Beheerder
9 Controleren concept
vaststellingsbeschikking
10 Ondertekenen
vaststellingsbeschikking
11 Versturen
vaststellingsbeschikking
Hoofd
Programma
Directeur UO
SNN
RP Checklist (zie stap 3)
Adviesrapport
accountant
Dossier
RP Concept vaststellingsbeschikking
D Gecontroleerde
concept vaststelling
Accountantsadviesrapport
Mandaatbesluit
Bedrijfs-bureau BB Ondertekende
vaststellings-
60
daadwerkelijk gemaakte subsidiabele kosten. De
definitieve bijdrage kan daarbij niet hoger zijn dan in de
beschikking is aangegeven. Indien de subsidiabele
kosten lager zijn uitgevallen dan wordt de bijdrage
evenredig aangepast.
De accountant stelt een adviesrapport op met
bevindingen.
De beheerder beoordeelt het adviesrapport van de
verificatieaccountant.
Op basis van de beoordeling van de
verificatieaccountant en de eigen bevindingen stelt de
beheerder een concept vaststellingsbeschikking op. De
beheerder gebruikt hierbij de checklist. De beheerder
parafeert de checklist in Navision.
Beheerder voert in Navision in: indicatoren, totale
kosten, subsidiabele kosten, totale financiering door
SNN & andere partijen, concept vaststelling. (brief
gegevens).
N.B. Voor wijzigingen in subsidiabele kosten moet
boven het normbedrag een onregelmatigheidsmelding
worden opgesteld. Wijzigingen onder het normbedrag
worden enkel in Navision gewijzigd. (Zie proces
vaststellen kwartaalrapportage programma)
Het hoofd controleert de concept
vaststellingsbeschikking, controleert & parafeert de
checklist in Navision. Bij onduidelijkheden/ opmerkingen
wordt met de beheerder overlegd.
De directeur tekent de vaststellingsbeschikking op basis
van zijn bevoegdheid zoals omschreven in het
mandaatbesluit en accordeert in Navision.
De fysieke stukken gaan naar het bedrijfsbureau.
Het accorderen van de beschikking in het systeem is de
aanleiding voor de start van het proces betaalopdracht
dan wel invorderen van gedane betalingen
Bedrijfsbureau verstuurt de vaststellings-beschikking
naar begunstigde en legt de datum vast in Navision.
Volledig ingevulde
checklist
Concept
vaststellingsbeschikkin
g
Adviesrapport
accountant
Dossier
Eventueel
onregelmatigheidsmelding
Gecontroleerde
checklist
Gecontroleerde
concept vaststellingsbeschikking
Ondertekende
vaststellingsbeschikking
Opdracht
bedrijfsbureau
Verstuurde
vaststellings-

Nr.
TBV-matrix
Activiteit
Beheerder
Accountant
beschikking
61
Een kopie gaat naar de afdeling financiën en control van
de provincie Groningen.
Hoofd
Programma'
s
Versturen verzoek eindafrekening
1 Herinneren aan verstrijken einddatum project Uitvoeren
2 Ontvangst eindafrekening Registeren
Beoordelen eindafrekening
3 Beoordelen stukken bij eindafrekening Controleren
4 Verzoek om aanvullende informatie Uitvoeren
5 Ontvangen aanvullende informatie Registeren
6 Opstellen brieven Uitvoeren
Beoordeling door accountant UO SNN
7 Inhoudelijk beoordelen alle stukken project Controleren
Opstellen en ondertekenen vaststellingsbeschikking
8 Opstellen concept vaststelling/eindafrekening Uitvoeren
9 Controleren concept vaststelling Controleren
10 Ondertekenen vaststelling Beschikken
Directeur
Bedrijfsbureau
beschikking

11 Versturen vaststellingsbeschikking Uitvoeren
62

Niveau: Project
Proces: AO6-Eindafrekening project
Checklist
Beheerder
Herinneren aan
verstrijken
einddatum
Beheerder
Ontvangst eindafrekening
Beheerder
Beoordelen
stukken eindafrekening
Beheerder
Opstellen
brieven
Accountant
Inhoudelijke
beoordeling
accountant UO
SNN
Beheerder
Opstellen
concept
vaststellingsbeschikking
Zie volgende
pagina
63
Proces
Rappelleren
Beheerder
Verzoek
aanvullende
informatie
Eventueel:
onregelmatigheidsmelding

Zie vorige
pagina
Hoofd
Controleren
concept
vaststellingsbeschikking
Directeur
Ondertekenen
vaststellings-
beschikking
Bedrijfsburo
Versturen
vaststellingsbeschikking
Einde proces
64

2.2.5 Verwerking van verzoeken tot terugbetaling
De procedures voor het verwerken van verzoeken tot terugbetaling en betalingen aan begunstigden (artikel 22,
lid d, van Verordening 1828/2006 staan beschreven in de processen “Bevoorschotting projecten” (zie 2.2.4) en
“Invordering gedane betalingen”, dat hieronder wordt weergegeven. De procedures voor de ontvangt,
verificatie en validatie van verzoeken tot terugbetaling staan naast deze twee processen nog beschreven in het
proces “Eindafrekening projecten” (zie 2.2.4).
Dezelfde procesbeschrijvingen geven inzicht in de procedure voor toestemming, uitvoering en verantwoording
van betalingen aan begunstigden, alsmede welke instantie elke stap van de procedure uitvoert. De
daadwerkelijke betaling wordt uitgevoerd door de provincie Groningen. De procesbeschrijving staat hieronder
vermeld.
Bij het opstellen van elk proces is rekening gehouden met een gedegen functiescheiding. Zie hiervoor ook de
matrix die achter elk proces is gevoegd.
Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
AO10-Invorderen van gedane betalingen
Concern controller
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben het terugvorderen van gedane
betalingen ten behoeve van het OP. Het resultaat van dit proces is een teruggevorderd geldbedrag.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces
65
Verbonden processen Proceseigenaar
n.v.t. Eindafrekening project Concern controller

Proces: Invorderen gedane betalingen
Nr. Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
1 Verzenden brief
vordering
2 Ontvangen kopie brief
vordering
3 Ontvangen kopie brief
vordering
4 Na zes weken
voortgang vordering
controleren
5 Tekenen brief
herinnering
6 Brief herinnering
verzenden
7 Na vier weken
voortgang vordering
Bedrijfsbureau BB Projectdossier
Brief van beheerder
regioprogramma’s
Medewerker
beheer en
financiën
Provincie
Groningen
Medewerker
beheer en
financiën
Concern
controller
Medewerker
beheer en
financiën
Medewerker
beheer en
Fin Kopie brief vordering
66
Na accorderen van beschikking door bevoegde
(Directeur en/of Hoofd Programma's) ontvangt het
bedrijfsbureau de opdracht tot het aanmaken van een
vordering (proces eindafrekening project).
Het bedrijfsbureau maakt in Navision een brief aan,
maakt een kopie voor de medewerker financiën en
een kopie voor provincie Groningen en verzendt de
brief vorderingen aan de eindbegunstigde.
Kopie brief van de vordering vastleggen in
vorderingenbestand en de vordering beheren.
Kopie brief vordering De vordering wordt door de crediteurenadministratie
bij de provincie Groningen verwerkt (proces
Betaalopdracht AO7).
Fin 6 weken
Vorderingen bestand
Kopie brief vordering
Controleren of de vordering is ontvangen.
Indien dit het geval is betaaldatum toevoegen aan
vorderingenbestand. Indien dit niet het geval is
bekijken of er een bezwaarschrift is ingediend. Bij
indiening bezwaarschrift vordering laten liggen tot
bezwaar is behandeld.
Na behandeling bezwaar (eventueel)
vorderingsprocedure verder volgen.
Wanneer er geen bezwaar is ingediend en niet
betaald is een herinneringsbrief opstellen.
Brief vordering
verzonden
Kopiebrief in
projectdossier
Kopie brief naar cluster
financiën
Vordering in
vorderingen-bestand.
Kopie brief in dossier
Vordering in grootboek
verwerkt
Concept herinnering
brief.
Bijgewerkt vorderingen
bestand.
Fin Concept herinnering brief
NB:
Bij indienen bezwaar krijgt de vordering géén
opschortende werking
Begunstigde heeft de keus wel of niet te betalen
Bij niet betalen wordt de wettelijke rente vanaf
moment vordering in rekening gebracht
Tekenen herinneringbrief. Getekende
herinneringsbrief
Fin Getekende herinneringsbrief Verzenden herinneringsbrief naar eindbegunstigde.
Verzending vastleggen in vordering bestand.
Fin Vorderingen bestand.
Kopie brief herinnering.
De medewerker controleert of vordering is ontvangen.
Indien dit het geval betaaldatum toevoegen aan
Verzonden
herinneringsbrief
Vorderingen bestand
bijgewerkt
Concept
aanmaningsbrief.

controleren financiën vorderingenbestand.
Bijgewerkt
Indien dit niet het geval is een aanmaningsbrief
vorderingen
opstellen.
bestand.
8 Tekenen brief
Concern
Fin Concept aanmaningsbrief De concern controller tekent de aanmaningsbrief. Getekende
aanmaning
controller
aanmaningsbrief.
9 Brief aanmaning
verzenden
10 Na vier weken
voortgang controleren
11 Tekenen brief aan
deurwaarder
12 Brief deurwaarder
verzenden
Bedrijfsbureau BB Getekende aanmaningsbrief Bedrijfsbureau verzendt de aanmaningsbrief naar
begunstigde.
Medewerker
beheer en
financiën
Concern
controller
13 Contact deurwaarder Medewerker
beheer en
financiën
14 Vordering afhandelen Provincie
Groningen
Fin Vorderingen bestand
Verzending vastleggen in vorderingenbestand
De medewerker controleert of de vordering is
Kopie brief aanmaning
ontvangen. Indien dit het geval is betaaldatum
toevoegen aan vorderingenbestand.
Indien dit niet het geval is de vordering uit handen
geven. Concept opdrachtbrief voor deurwaarder
opstellen.
Fin Concept brief deurwaarder De concern controller tekent de brief opdracht
deurwaarder.
Bedrijfsbureau BB Getekende brief deurwaarder. Verzenden incasso-opdracht naar deurwaarder.
Verzending vastleggen in vorderingenbestand
Fin Vorderingenbestand
Kopie brief deurwaarder
betaling begunstigde
brief concern controller
67
Contact houden over de stand van zaken. Voortgang
rapporteren aan concerncontroller.
Proces heeft drie mogelijke uitkomsten:
betaling begunstigde
betalingsregeling door concern controller met
begunstigde afgesproken
Juridische stappen tegen eindbegunstigde. In
afstemming met afdeling juridische zaken
overdragen naar externe huisadvocaat.
Indien de begunstigde de vordering heeft betaald, of
de concern controller besluit de vordering te laten
vervallen, wordt dit door de crediteurenadministratie
van de provincie Groningen verwerkt
Verzonden
aanmaningsbrief
Vorderingen bestand
bijgewerkt
Concept brief
deurwaarder
Bijgewerkt
vorderingen
bestand.
Getekende brief
opdracht
deurwaarder
Verzonden brief
deurwaarder.
Vorderingen bestand
bijgewerkt
Bijhouden
vorderingen bestand
Vordering verwerkt

TBV-matrix
Nr.
Activiteit
1 Verzenden brief vordering
Medewerker
Bedrijfs
bureau
Uitvoeren
2 Ontvangen kopie brief vordering Registreren
3 Ontvangen kopie brief vordering Uitvoeren
4 Na zes weken voortgang vordering
controleren
Controleren
5 Tekenen brief herinnering Beschikken
6 Brief herinnering verzenden Uitvoeren
7 Na vier weken voortgang vordering
controleren
Controleren
8 Tekenen brief
aanmaning
Beschikken
9 Brief aanmaning verzenden Uitvoeren
10 Na vier weken voortgang controleren Controleren
11 Tekenen brief aan deurwaarder Beschikken
12 Brief deurwaarder verzenden Uitvoeren
13 Contact deurwaarder Controleren
14 Vordering afhandelen Uitvoeren
Proces betaalopdracht (definitief) 68 van 118
Medewerker
financiën
Concern
controller
Provincie
Groningen

Niveau: Project
Proces: AO10-Invorderen van gedane betalingen
Medewerker
bedrijfsbureau
Brief vordering
verzenden
Medewerker
Financiën
Ontvangen
vorderingsbrief
rehgistreren
Provincie
Groningen
verwerken van
de vordering
Medewerker
Financiën
Voortgang
vordering
controleren
Concern
Controller
Tekenen
herinnerings-
Proces betaalopdracht (definitief) brief
69 van 118

Niveau: Project
Proces: Invordering gedane betalingen
Zie vorige
pagina
Medewerker
Financiën
Opstellen
concept
aanmaningsbrief
Concern
Controller
Tekenen
aanmaningsbrief
Medewerker
Bedrijfsbureau
Aanmaniongsbrief
verzenden
Medewerker
Financiën
Voortgang
controleren
Medewerker
Financiën
Opstellen
Proces betaalopdracht (definitief) concept brief
deurwaarder
70 van 118

Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
Auteur:
AO7-Betaalopdracht
Hoofd UO SNN
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de betaling . Het resultaat van dit
proces is een juiste en tijdige betaling.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces
Verbonden processen Proceseigenaar
n.v.t. Bevoorschotting project
Eindafrekening project
Bewaken financiële en
inhoudelijke voortgang
projecten
Documenten/checklisten
Betaalopdracht
Concern
controller
Concern
controller
Concern
controller
Proces betaalopdracht (definitief) 71 van 118

Proces: Betaalopdracht
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
1 Opstellen betaalopdracht
2 Beoordelen betaalopdracht
Bedrijfsbureau
Concern
controller
BB Voorschotbeschikking
Bijlagen
Fin Verwerkte
Betaalopdracht
3 Versturen betaalopdracht Bedrijfsbureau BB Getekende
betaalopdracht
4 Versturen betaalbestand Medewerker
financiën
Fin Geaccordeerde
betaalopdracht
5 Betalen Provincie Verstuurd
betaalbestand
Verstuurde
betaalopdracht
72
Na accorderen van beschikking door bevoegde
(Hoofd programma's en/of Directeur) ontvangt het
bedrijfsbureau de opdracht tot het aanmaken van
een betaalopdracht.
Het bedrijfsbureau maakt een digitale
betaalopdracht aan en vult hierop boekstuknummer
en grootboeknummer in.
De concern controller ontvangt digitaal een verzoek
tot beoordeling van een betaalopdracht.
De concern controller beoordeelt de digitale
betaalopdracht en controleert het
bankrekeningnummer en accordeert in Navision de
betaalopdracht.
De concerncontroller print betaalopdracht uit en
tekent deze.
Het bedrijfsbureau verstuurt de betaalopdracht naar
de Provincie Groningen en noteert de datum in
Navision.
De medewerker financiën maakt van de
betaalopdrachten een betaalbestand en verstuurt dit
wekelijks naar afdeling financiën en control van
provincie Groningen
De provincie leest het betaalbestand in haar systeem
en vergelijkt dit met de ondertekende brief van de
concerncontroller.
Indien dit overeenstemt wordt er betaald.
6 Versturen betaaloverzicht Provincie Betaling verricht De provincie maakt een bestand aan met een
overzicht van gedane betalingen en stuurt dit naar
SNN
7 Inlezen bestand Medewerker
financiën
8 Behandelen foutmelding Medewerker
financiën
Kwartaalbericht
Fin Bestand gedane
betalingen
De medewerker financiën leest het bestand in
Navision in. Indien de bedragen niet
overeenstemmen met het verstuurde betaalbestand,
geeft Navision een foutmelding.
Fin Foutmelding De medewerker financiën behandelt de foutmelding
en kijkt waar de fout ligt. Fout wordt
dienovereenkomstig opgelost
Aangemaakte
betaalopdracht
Getekende
betaalopdracht
Verstuurde
betaalopdracht.
Verstuurd
betaalbestand
Betaling verricht
Bestand gedane
betalingen
Bestand OK
Bestand met
foutmelding
Fout opgelost

9 Controle kwartaalbericht Medewerker
financiën
10 Beoordelen controle Concern
controller
11 Archiveren documenten Medewerker Fin Geaccordeerd
kwartaalbericht
TBV-matrix
Fin Kwartaalbericht De medewerker financiën ontvangt elk kwartaal van
de provincie Groningen een bericht waarin alle
gedane betalingen staan vermeld. Deze betalingen
worden nogmaals gecontroleerd.
Fin Gecontroleerd
De Concerncontroller accordeert het gecontroleerde
kwartaalbericht kwartaalbericht .
73
De medewerker financiën archiveert het
kwartaalbericht.
Gecontroleerd
kwartaalbericht
Geaccordeerd
kwartaalbericht
Gearchiveerde
stukken

Nr.
Activiteit
Bedrijfsbureau
1 Opstellen betaalopdracht Uitvoeren
2 Beoordelen betaalopdracht Beschikken
3 Versturen betaalopdracht Uitvoeren
4 Verzenden betaalbestand Uitvoeren
5 Betalen Controleren
6 Versturen betaaloverzicht Uitvoeren
7 Controleren betaaloverzicht Controleren/ Uitvoeren
8 Behandelen foutmelding Controleren/ Uitvoeren
Kwartaalbericht
9 Controle kwartaalbericht Controleren
10 Accorderen kwartaalbericht Beschikken
11 Archiveren kwartaalbericht Uitvoeren
2.2.6 Beschrijving van de wijze waarop informatie door de managementautoriteit aan de certificeringsautoriteit wordt doorgegeven
Medewerker
financiën
In de processen “Bevoorschotting programma” en “eindafrekening programma” wordt beschreven op welke wijze informatie over het programma wordt opgesteld en wordt
doorgegeven aan de certificeringsautoriteit.
Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
AO11-Bevoorschotting Operationeel Programma / Koers Noord
Hoofd Programma's
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de betaling van tussentijdse
betaalaanvragen ten behoeve van het OP. Het resultaat van dit proces is een juiste en tijdige betaling van de
tussentijdse betaalaanvragen.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar
74
Concern
controller
Provincie
Groningen

Opstellen prognose van te verwachten
betaalaanvraag
Bevoorschotten en tussentijdse betaalaanvragen
Risico’s en maatregelen
Risico’s Controle maatregelen
Te laat aanvragen voorschot kan leiden tot (fors)
renteverlies
Bewaken voortgang
Documenten/ Checklisten
Checklist administratieve controle voortgangsrapportage
Hoofd Programma's
75

Proces: Bevoorschotting programma
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
Opstellen prognose van te verwachten betaalaanvraag
1 Opstellen prognose Financieel
manager
2 Autorisatie voorlopige
raming
3 Versturen voorlopige
raming naar EC
Hoofd
Programma's
Concern
controller
Financieel
manager
Bevoorschotten en tussentijdse betaalaanvragen
4 Controleren
uitgavenstaat
afkomstig uit Navision
Financieel
manager
Financiën Jaarlijks voor 30 april Jaarlijks stelt de financieel manager uiterlijk voor 30
april een voorlopige raming van vermoedelijke
betaalaanvraag op.
RP
Concept voorlopige raming De coördinator programma en concern controller
autoriseren de voorlopige raming.
Financiën
Financiën Geautoriseerde voorlopige
raming
Financiën Twee- of driemaal per jaar
Artikel 60 verordening 1083-
2006
Voortgangsrapportages
projectniveau
Onregelmatigheidsmelding
Controleverslag
Auditautoriteit
Voorgaande tussentijdse
betaalaanvraag
Managementrapportages
Externe auditverslagen
Checklist administratieve
controle
voortgangsrapportage
76
De financieel manager verstuurt na autorisatie de
voorlopige raming naar de EC.
Het CvT ontvangt een afschrift van de voorlopige
raming.
De betaalverplichting voor het programma wordt
door de EC aangegaan op het moment dat het
programma is goedgekeurd.
Na goedkeuring van het programma wordt 2% in
2007 en 3% in 2008 als voorfinanciering uitbetaald.
In 2009 is een extra werkvoorschot ontvangen van
2,5%.
De verdere tussentijdse betaalaanvraag worden
door de EC betaald op basis van de werkelijk
betaalde en gecertificeerde uitgaven.
Conform de verordening genereert de
managementautoriteit twee- of driemaal per jaar
(MA) een uitgavenstaat uit het systeem. Op deze
staat worden de subsidiabele projectbestedingen
geaggregeerd per prioritaire as. De frequentie is
afhankelijk van het totaal niveau van bestedingen.
De financieel manager controleert de concept
uitgavenstaat op rechtmatigheid. Na controle
berekent de financieel manager het tussentijdse
betalingsbedrag en stelt de bij de aanvraag
behorende borgingsverklaring op.
Concept voorlopige
raming
Geautoriseerde
voorlopige raming
Voorlopige raming bij
EC
Afschrift naar CvT
Concept
uitgavenstaat
Ondertekende
checklist
administratieve
controle voortgangsrapportage
Concept
borgingsverklaring

5 Autoriseren concept
uitgavenstaat
6 Certificeren
uitgavenstaat
7 Ontvangen notificatie
van CA
8 Ontvangst
tussentijdse betaling
TBV-matrix
Hoofd
Programma
Concern
controller
Financieel
manager
RP
Financiën
Concept uitgavenstaat
Ondertekende checklist
tussentijdse betaalaanvraag
Concept aanvraag
tussentijdse betaalaanvraag
CA Uitgavenstaat in het MSF
borgingsverklaring in het MSF
Hoofd
programma
Afdeling
financiën en
control
Groningen
77
N.B.: naar aanleiding van gedane bevindingen
wordt een eventueel teveel aan eerder ontvangen
bedragen van EC gecorrigeerd in de uitgavenstaat.
Het hoofd programma's en de concern controller
autoriseren de concept uitgavenstaat. De concern
controller parafeert de checklist en ondertekent de
bijbehorende borgingsverklaring.
Het CvT ontvangt een afschrift van de
uitgavenstaat.
Na indienen van de betaalaanvraag in het MSF
verzend de financieel manager de gescande status
van de aanvraag (uitgavenstaat te beoordelen door
CA) naar het hoofd programma's de
concerncontroller en de provincie Groningen.
CA toetst de uitgavenstaat.
RP Notificatie Van de CA ontvangt de MA een notificatie.
Gelden
Bij goedkeuring gaat EC over tot tussentijdse
betaling. Bij afkeuring wordt de MA via de CA
verzocht de uitgavenstaat en bijbehorende
borgingsverklaring na correctie opnieuw aan te
leveren of aanvullende informatie te verschaffen.
Wanneer EC de uitgavenstaat heeft goedgekeurd
ontvangt de CA de gelden. CA stuurt de gelden
binnen 48 uur door naar de provincie Groningen.
Indien gelden ontvangen worden bij de provincie
Groningen, verwerkt afdeling financiën & control
deze in de administratie en stuurt een kopie van het
bankafschrift (EFRO fonds) naar UO SNN.
Uitgavenstaat
Geparafeerde
checklist
Ondertekende
borgingsverklaring
Ontvangstbevestiging
(status ter
beoordeling door CA
in MSF)
Gecertificeerde
uitgavenstaat
Ondertekende
borgingsverklaring
Tussentijdse
uitbetaling
Bankafschrift

Nr.
Activiteit
Financieel
manager
Hoofd
programma
Concern
controller
78
CA
EC
Financiën &
control
Provincie
Groningen
Opstellen prognose van te verwachten betalingsaanvragen
1 Opstellen prognose Uitvoeren
2 Autorisatie voorlopige raming Controleren Controleren
3 Versturen voorlopige raming naar CA Uitvoeren
Bevoorschotten
4 Controleren uitgavenstaat Controleren
5 Autoriseren concept uitgavenstaat en
borgingsverklaring
Controleren Controleren
6 Certificeren uitgavenstaat Controleren
7 Ontvangen notificatie van CA Uitvoeren Beschikken
8 Ontvangst tussentijdse betaling Uitvoeren

Niveau: Programma
Proces: AO11-Bevoorschotting programma
Checklist
Financieel
manager
Opstellen
prognose
betaalaanvraag
Hoofd
programma
/Concern
Controller
Autorisatie
voorlopige
raming
Financieel
manager
Versturen
voorlopige
raming aan EC
Financieel manager
Opstellen & controleren
uitgavenstaat en
borgingsverklaring
Hoofd
programma
/Concern
Controller
Autorisatie concept
uitgavenstaat en
borgringsverklaring
CA
Certificeren
uitgavenstaat
Hoofd
programma
Ontvangst
notificatie CA
Provincie
Groningen
Ontvangst
tussentijdse
betaling
Einde proces
79

Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
Auteur:
AO14-Eindafrekening Operationeel Programma/ KoersNoord
Hoofd Programma's
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op de eindafrekening van het
Operationeel Programma. Het resultaat van dit proces is een vastgestelde eindafrekening.
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar
N.v.t. Vaststellen jaarverslag Hoofd
Operationeel Programma Programma's
Vaststellen algemeen
jaarverslag SNN
Hoofd
Programma's
80

Proces: eindafrekening programma
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
1 Opstellen eindverslag Hoofd
RP Jaarverslag EFRO Het hoofd programma's verantwoordt de
Concept eindverslag
programma
werkzaamheden binnen het programma in een Accountants-
eindverslag. Dit is het laatste jaarverslag EFRO (zie verklaring
proces opstellen jaarverslag).
De huisaccountant resp. de Audit Autoriteit
beoordeelt het concept eindverslag en geeft de
bijbehorende accountantsverklaring af.
Verklaring Audit
autoriteit
2 Opstellen aanvraag Hoofd
RP Concept eindverslag + Nadat alle projecten die onderdeel uitmaken van het Concept aanvraag om
eindbetaling
programma
accountantsverklaring programma financieel en inhoudelijk zijn afgerond eindbetaling
Aanvraag tot betaling van kan de aanvraag om eindbetaling worden opgemaakt
het eindsaldo en een
Concept uitgavenstaat
ten behoeve van EC.
(proces bevoorschotten) De aanvraag om eindbetaling dient voor 31-3-2017
ingediend te worden.
3 Opstellen advies UO SNN Concept aanvraag om
eindbetaling
UO SNN stelt een advies op t.b.v. het DB Advies t.b.v. DB
4 Beoordelen advies Werkgroep
Advies t.b.v. DB
De werkgroep programmabeheer beoordeelt het Concept aanvraag om
programma-
Concept aanvraag om advies en stemt hiermee in.
eindbetaling
beheer
eindbetaling
Advies t.b.v. DB
5 Vaststellen rapportages CvT
Concept eindverslag + Het DB biedt het verslag en de concept-aanvraag Eindverslag +
accountantsverklaring aan het CvT aan.
accountants-
DB SNN
Concept aanvraag om
verklaring
betaling van het
Het CvT stelt de rapportages formeel vast.
Uitgavenstaat en een
eindsaldo en een Concept
aanvraag om
uitgavenstaat. (proces
eindsaldo(proces
bevoorschotting)
bevoorschotten)
6 Ondertekenen aanvraag
om eindbetaling
Voorzitter DB
Secretaris DB
Aanvraag om
eindbetaling
De voorzitter DB en secretaris DB van het SNN
ondertekenen de aanvraag om betaling.
Ondertekende
aanvraag om
eindbetaling
7 Versturen aanvraag om
betaling
Bedrijfsbureau
UO SNN
BB Ondertekende aanvraag
om betaling
Eindverslag +
accountantsverklaring
Uitgavenstaat (proces
bevoorschotten)
Aanvraag om
eindbetaling
81
Bedrijfsbureau UO SNN verzendt de digitale
rapportages en de ondertekende aanvraag om
betaling naar de certificeringsautoriteit (CA) ter
certificering. Dit gebeurt vanuit Navision naar de MSF
Monitor.
Na ontvangst van de rapportages ontvangt de
coördinator een ontvangstbevestiging van de CA.
Ontvangstbevestiging
8 Certificeren CA Ondertekende aanvraag De CA toetst de ontvangen rapportages. Rapportages

apportages om betaling
Eindverslag +
accountantsverklaring
Uitgavenstaat (proces
bevoorschotten)
Aanvraag om
eindbetaling
9 Ontvangen notificatie
van CA
Hoofd
programma
10 Ontvangst betaling Afdeling
financiën en
control provincie
TBV-matrix
Nr.
Activiteit
Hoofd
programma
UO SNN
RP Notificatie Van de CA ontvangt de MA een notificatie.
Werkgroep
programmabeheer
82
Bij goedkeuring gaat EC over tot slotbetaling. Bij
afkeuring wordt de MA via de CA verzocht de
rapportage(s) na correctie opnieuw aan te leveren of
aanvullende informatie te verschaffen.
Gelden
EC kan besluiten om het programma te auditen.
Wanneer EC de vereiste rapportages heeft
goedgekeurd ontvangt de CA de gelden. CA stuurt de
gelden door naar de provincie Groningen.
CA
Indien gelden ontvangen worden bij de provincie
Groningen, verwerkt afdeling financiën en control
deze in de administratie en stuurt een kopie van het
bankafschrift (EFRO fonds) naar UO SNN.
Accountant
CvT/
DB SNN
Voorzitter
Secretaris
gecertificeerd naar EC
Verzoek om correctie
rapportage(s)
Goedkeuring
rapportages en
afwikkelen aanvraag
betaling
Kopie bankafschrift
financiën en
control
provincie
groningen
1 Opstellen
eindverslag
Uitvoeren Controleren Controleren
2 Opstellen
aanvraag
eindbetaling
Uitvoeren
3 Opstellen advies Uitvoeren
4 Beoordelen
advies
Controleren
5 Vaststellen
rapportages
Beschikken
6 Ondertekenen
aanvraag om
Uitvoeren
AA

eindbetaling
7 Versturen
aanvraag om
betaling
8 Certificeren
rapportages
9 Ontvangen
notificatie van CA
10 Ontvangst
betaling
Uitvoeren
Uitvoeren
Beschikken
83
Bewaren

Niveau: Programma
Proces: AO14-Eindafrekening programma
Hoofd
programma
Opstellen
eindverslag
Hoofd
programma
Opstellen
aanvraag
eindbetaling
UO SNN
Opstellen
advies
Werkgroep
programmabe
heer
Beoordelen
advies
CvT/DB
Vaststellen
rapportages
Voorzitter &
secretaris
SNN
Ondertekenen
aanvraag
eindbetaling
Zie volgende
pagina
84

Zie vorige
pagina
Hoofd
Programma’s
Versturen
aanvraag
eindbetaling
CA
Certificeren
rapportages
Hoofd
programma
Ontvangst
notificatie van
CA
Prov. Gron.
Ontvangst
betaling
Einde proces
85

2.2.7. Door de lidstaat vastgestelde regels inzake subsidiabiliteit die op het operationeel
programma van toepassing zijn
Door middel van de Regeling van de Minister van Economische Zaken Landbouw en Innovatie van 12 november
2007 artikel 10, evenals de toelichting daarop, zijn de door de lidstaat vastgestelde regels inzake subsidiabiliteit
vastgelegd (zie bijlage 2, H, blz. 78)
2.3 Wanneer dezelfde instantie als beheers- en certificeringsautoriteit is aangewezen, beschrijf
dan hoe de functiescheiding gewaarborgd is
Het Samenwerkingsverband Noord-Nederland is aangewezen als managementautoriteit. De Dienst Regelingen
van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie is aangewezen als certificeringautoriteit.
Hierdoor is een optimale functiescheiding gewaarborgd.
2.4 Overheidsopdrachten, staatssteun, gelijke kansen en milieuvoorschriften
2.4.1 Voorlichting en aanwijzingen over de toepasselijke regels (datum en referentie)
Het SNN gebruikt voor het beoordelen en controleren op de toepasselijke regels de checklists zoals deze door
het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie zijn opgesteld. Deze zijn als bijlage 3 bij deze
AO gevoegd.
Deze checklists maken onderdeel uit van het toetsingskader dat de managementautoriteit hanteert bij de
beoordeling van projecten. Dit toetsingskader is ook geplaatst op de website van het Samenwerkingsverband
Noord-Nederland (www.snn.eu).
De algemene voorwaarden van het SNN zijn op de website te raadplegen, worden in het proces beschikken
aanvragen met de begunstigde doorgenomen, en worden tenslotte tijdens het afgeven van de beschikking
nogmaals doorgenomen en meegegeven
2.4.2 Maatregelen om ervoor te zorgen dat de geldende voorschriften worden nageleefd
Voorschriften omtrent aanbestedingen en staatssteun worden gedurende het proces, bij elke verificatiestap
getoetst met behulp van standaard hiervoor beschikbare checklists (zie 2.4.1.). Voorschriften omtrent milieu en
gelijke kansen worden gedurende het proces van beschikken aanvragen getoetst. Zie hiervoor het proces zoals
beschreven in paragraaf 2.2.3.
2.5 Controlespoor
2.5.1 Beschrijving van de wijze waarop de voorschriften van artikel 15 (van verordening
1828/2006 zullen worden toegepast voor het programma en/of afzonderlijke prioriteiten
De procesbeschrijvingen zijn zodanig ingericht dat een controlespoor te volgen is. Het ICT systeem Navision
dat hierbij gebouwd is volgt de procesbeschrijvingen tot in detail. Alle handelingen in het systeem worden in
logbestanden opgeslagen. Daarnaast is er een projectdossier waarin alle relevante documenten zijn
gearchiveerd. Het ICT systeem Navision werkt met een ingebouwde workflow waarin taken na fiattering door
geautoriseerden aan de juiste medewerkers worden toebedeeld.
Deze verankering van de werkprocessen in het Navision- systeem maakt het mogelijk om de aan de Commissie
medegedeelde gecertificeerde totale bedragen in overeenstemming te brengen met de gedetailleerde
boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de certificeringsautoriteit, de managementautoriteit en de
begunstigden met betrekking tot in het kader van het operationele programma medegefinancierde projecten.
De betaling van de overheidsbijdrage aan de begunstigde kan worden geverifiëerd, evenals de toepassing van
de door het Comité van Toezicht vastgestelde selectieciteria. Gecombineerd met het projectdossier bevat het
Navision-systeem voor elk project, voor zover van toepassing, de technische specificaties, het
financieringsplan, documenten betreffende de procedures voor overheidsopdrachten, voortgangsverslagen,
artikel 13 risico analyses en rapporten van bevindingen en verslagen over de uitgevoerde verificaties en audits.
2.5.2 Instructies in verband met het bewaren van bewijsstukken door begunstigden (datum en
referentie)
In de algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008)., zoals door SNN opgesteld, staan de plichten en
verantwoordelijkheden die aangegaan worden bij het aanvragen van subsidie. Hierin staat tevens de termijn en
86

de wijze waarop bewijsstukken gedocumenteerd moeten blijven voor controles. SNN baseert zich hierbij op de
termijn zoals door EG aangegeven (art. 90 Verordening 1083/2006). De algemene voorwaarden zijn ten eerste
op de website te raadplegen, worden in het proces beschikken aanvragen met de eindbegunstigde
doorgenomen, en worden tenslotte tijdens het afgeven van de beschikking nogmaals doorgenomen en
meegegeven. Zie hiervoor tevens het proces beschikken aanvragen (paragraaf 2.2.3.).
2.5.3 Lijst met namen en adressen
In de algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008) is tevens aangegeven op welke wijze de bewijsstukken dienen
te worden aangeleverd voor verificatie. Deze bewijsstukken worden in een dossier gearchiveerd en op deze
wijze tot één document waarin alle bewijsstukken en relevante bescheiden staan. Ook zijn via
systeeminformatie digitale lijsten van elk project beschikbaar.
2.5.4 Authenticiteit van de bewaarde documenten
In de algemene voorwaarden (versie 1 juli 2008)., zoals door SNN opgesteld, staan de plichten en
verantwoordelijkheden die aangegaan worden bij het aanvragen van subsidie. Hierin staat tevens de wijze
waarop bewijsstukken aangeleverd en gedocumenteerd moeten worden voor controles. SNN baseert zich hierbij
op de voorschriften zoals door EG aangegeven (art.90 Verordening 1083/2006).
De nationale wettelijke vereisten zijn lichter dan de Europese eisen.
2.6. Onregelmatigheden en terugvorderingen
2.6.1. Melding en correctie van onregelmatigheden, registratie van schulden, en terugvordering
van ten onrechte betaalde bedragen
Conform artikel 28 van verordening (EG) nr. 1828/2006 moet de Europese Commissie door de lidstaten binnen
twee maanden na afloop van elk kwartaal worden ingelicht over onregelmatigheden waarmee EUR 10.000 of
meer is gemoeid en waarvoor een eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling is opgemaakt.
Anderzijds bepaalt artikel 36 van dezelfde verordening dat onregelmatigheden die betrekking hebben op ten
laste van de communautaire begroting komende bedragen van minder dan EUR 10.000, aan de management-
en de certificeringsautoriteit worden meegedeeld om in de boekhouding te worden opgenomen zoals bedoeld in
artikel 61, punt f), van verordening (EG) nr. 1083/2006.
Het convenant die tussen de MA, CA, AA en het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie als
verantwoordelijke vanuit de lidstaat bepaalt:
1. De Minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie stelt een instructie op over de melding van
onregelmatigheden.
2. De bij dit convenant betrokken partijen voeren de instructie uit.
3. Op uitnodiging van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie voeren de bij dit
convenant betrokken partijen ten minste één maal per jaar overleg over de toepassing van EU-regelgeving
en de instructies van het Europees Bureau voor Fraudebestrijding (Office Europeenne de Lutte Anti-Fraude
of OLAF) in relatie tot het constateren van onregelmatigheden. De partijen verlenen elkaar hiertoe inzage
in ter zake gevoerde correspondentie met de Europese Commissie.
Hiertoe wordt volgende procedure toegepast :
Conform de regelingen in het controlespoor (vgl. hoofdstuk 2.5) melden de bij het programma betrokken
organisaties de onregelmatigheden direct bij de managementautoriteit.
De managementautoriteit toetst of het gaat om een onregelmatigheid in de zin van de EU voorschriften en
meldt bij een positieve uitkomst van de toetsing deze onregelmatigheid in de kwartaalsmeldingen aan het
ministerie van EL&I, conform de bepalingen gesteld in het draaiboek onregelmatigheden uitgegeven door het
ministerie van EL&I.
De exacte procedure rond de melding ziet er als volgt uit:
1. Melding van alle ongebruikelijke voorvallen door de diverse programma-instanties aan de
managementautoriteit (eventueel via een systeem). Deze voert dit in in het monitoringsysteem zodat
dit kan opgevolgd worden
2. Tijdstip van de melding: De melding dient plaats te vinden wanneer een verdenking zich duidelijker
aftekent. Dit kan bijvoorbeeld reeds in de fase van de ontdekking van de onregelmatigheid het geval
zijn wanneer de interne inschatting een voldoende mate van verdenking biedt. De inschakeling van het
87

openbaar ministerie hoeft in dit geval niet afgewacht te worden. Twijfelgevallen dienen met de
managementautoriteit besproken te worden.
3. De voor de afhandeling verantwoordelijke instantie vult het meldingsformulier (conform document
draaiboek onregelmatigheden) in en doet dit de managementautoriteit per E-mail toe komen.
4. De managementautoriteit beoordeelt de melding en besluit of een onregelmatigheidsmelding aan de
Europese Commissie dient plaats te vinden.
5. De managementautoriteit zendt de melding aan het ministerie van EL&I zaken in Nederland.
6. Het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (in casu: het coördinatiepunt
structuurfondsen) controleert de melding op compleetheid en noodzaak en voert deze in het digitale
systeem AFIS in en verzend deze naar OLAF.
7. Het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie draagt zoals vastgelegd in het
afsprakenkader Monitor Structuurfondsen zorg voor een kopie van de melding in het betreffende vak in
het projectregister van de Monitor Structuur Fondsen (MSF).
8. Elk jaar uiterlijk op 1 februari meldt de managementautoriteit een totaaloverzicht van alle
onregelmatigheden (ook onder de 10.000), terugvorderingen, hangende terugvorderingen en
geschrapte bedragen aan het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie conform de
tabelvoorschriften van de Annual Summary (circulaire 1 Ministerie van Economische Zaken van 2008).
2.6.2 Correcties en terugvorderingen
Bij de afhandeling van onregelmatigheden zijn de volgende situaties mogelijk.
Situatie 1:
De onregelmatigheid wordt ontdekt bij bijvoorbeeld de administratieve controle van de voortgangsrapportage.
Het betreffende bedrag, waarop de onregelmatigheid betrekking heeft wordt verwijderd uit de declaratie van de
begunstigde aan de managementautoriteit en niet opgenomen in gecertificeerde uitgavenstaat aan de Europese
Commissie.
Als er in deze situatie nog geen subsidie is betaald aan de begunstigde voor het onderhavige bedrag door de
managementautoriteit en het bedrag is ook niet opgenomen in de uitgavenstaat aan de Europese Commissie
hoeft de onregelmatigheid niet gemeld te worden.
In deze situatie is ook geen opname in de boekhouding van de certificeringsautoriteit over de geschrapte en
geïnde bedragen van toepassing.
Situatie 2:
De onregelmatigheid wordt ontdekt verderop in het traject als al er al een deel van de kosten, waarop de
onregelmatigheid betrekking heeft, is gedeclareerd bij de Europese Commissie en betaald is aan de
begunstigde. Voorbeeld grondkosten worden niet subsidiabel gevonden. Er zijn cumulatief € 50.000 aan
grondkosten gedeclareerd door de begunstigde aan de managementautoriteit, waarvan € 20.000 bij de eerste
betaalaanvraag en € 30.000 bij de voorliggende betaalaanvraag. De € 30.000 kan afgehandeld worden zoals in
situatie 1, de € 20.000 was echter al betaald in een eerder stadium aan de begunstigde en opgenomen in een
betaalaanvraag aan de Europese Commissie.
Dat betekent dat deze € 20.000 gemeld moet worden als een onregelmatigheid via het Ministerie van EL&I aan
OLAF en dat er € 20.000 geïnd moet worden door terugvordering.
De bijdrage aan de begunstigde wordt in dit geval verlaagd met € 20.000
De € 20.000 kan in dit geval opgenomen worden in de boekhouding van de certificeringsautoriteit als geschrapt
bedrag.
Indien een procedure wordt gestart omdat er een vordering wordt ingesteld op de begunstigde dan is uiteraard
sprake van een vordering. In die status vallen de middelen nog niet vrij aan het programma, maar blijven in
het project tot de terugbetaling.
Situatie 3
De onregelmatigheid wordt ontdekt bij de eindafrekening van het project en er zijn geen toe te kennen andere
projecten meer om te verrekenen. Het volledige bedrag was al betaald aan de begunstigde en gedeclareerd aan
de Europese Commissie. In dit geval wordt de bijdrage aan de begunstigde naar beneden bijgesteld met het
bedrag dat correspondeert met de onregelmatigheid en wordt in de boekhouding van de certificeringsautoriteit
opgenomen als geschrapt bedrag dan wel als te innen bedrag (afhankelijk van de situatie en
toerekenbaarheid). Het verschil met situatie 2 is dat het geschrapte bedrag niet meer vrijvalt aan het
programma. Uiteraard moeten deze onregelmatigheden ook gemeld worden aan OLAF.
88

Stroomschema onregelmatigheden
< 10.000 EUR
(EFRO deel)
Nee
Slechts faillissement
eindbegunstigde
Nee
Door eindbegunstigde
zelf aangegeven
Nee
Vergissing mbt voldoen aan
voorwaarden subsidieregeling
Nee
Nee
Melding opstellen Geen melding opstellen
11/6/08 Draaiboek Onregelmatigheden 9
Ja
Ja
Ja
Ja Hersteld voor Ja
betaling
De handelingen die in een het geval van onregelmatigheden door de medewerkers van SNN dienen te worden
uitgevoerd, staan ook vermeld in de processen gericht op verificatie. Zie hiervoor het proces eindafrekening
(paragraaf 2.2.4.), bevoorschotting project (paragraaf 2.2.4.), financiële en inhoudelijke voortgang project
(paragraaf 2.2.4.) en controle ter plaatse (paragraaf 2.2.4.). Zie tevens het proces vaststellen
kwartaalrapportage dat hieronder wordt beschreven.
Procesomschrijving:
Proceseigenaar:
Versie:
Datum:
Vaststellen kwartaalrapportage AO12
Hoofd Programma's
Definitief
10 oktober 2011
Doel van het proces
In dit proces worden de activiteiten beschreven die betrekking hebben op het opstellen en vaststellen van een
kwartaalrapportage. Doel van het kwartaalrapportage is het afleggen van verantwoording van UO SNN aan DB
SNN over de financiële voortgang van het programma
Subprocessen en verbonden processen
Subprocessen hoofdproces Verbonden processen Proceseigenaar
n.v.t. Vaststellen jaarverslag
Operationeel Programma
Documenten/checklisten
Vaststellen algemeen
jaarverslag SNN
Kwartaalverslag
89
Hoofd Programma's
Hoofd Programma's

Proces: vaststellen kwartaalrapportage
Nr Activiteit Functionaris Afd. Input Omschrijving Output
1 Opstellen
Medewerker financiën Financiën Voortgangsverslagen per De medewerker financiën stelt de
Concept kwartaal
kwartaalrapportage
project
concept kwartaalrapportage samen
verslag
Uitputtingsoverzichten
conform het vastgestelde model. Hierbij
Bestedingsoverzichten
maakt de medewerker gebruik van
Gegevens uit individuele
voortgangsverslagen per project,
dossiers
uitputtings- en bestedingsoverzichten en
Standaard format
kwartaalrapportage
de dossiers van projecten.
2 Beoordelen concept
Programma
Financiën Concept kwartaalrapportage De programmabeheerder beoordeelt de Beoordeelde
kwartaalrapportage
beheerder
concept kwartaalrapportage op
concept kwartaal
inconsistenties en onduidelijkheden en
vult het concept desgewenst aan.
rapportage
3 Goedkeuren concept
kwartaalrapportage
4 Voorbereiden
vaststelling DB
5 Vaststellen
kwartaalrapportage
Concerncontroller Financiën Beoordeeld concept kwartaal
verslag
Werkgroep
programmabeheer
Goedgekeurd concept
kwartaalrapportage
DB Kwartaalrapportage
Advies bij kwartaalrapportage
90
De concerncontroller voert een laatste
inhoudelijke check uit voordat het
concept naar de werkgroep
programmabeheer gaat.
De werkgroep programmabeheer stelt,
op basis van de inhoud van
kwartaalrapportage, een advies op aan
DB.
Het DB stelt kwartaalrapportage vast en
besluit op basis van de inhoud van het
verslag of bijsturingsacties nodig zijn en
zet deze in gang.
Het DB biedt de rapportage ter
informatie aan het AB aan.
Goedgekeurd
concept kwartaal
rapportage
Goedgekeurd
concept kwartaal
rapportage
Advies bij
kwartaalrapportage
Vastgesteld
kwartaalrapportage

TBV-matrix
Nr.
Activiteit
Medewerker
financiën
1 Opstellen
kwartaalrapportage
Uitvoeren
2 Beoordelen concept kwartaalrapportage Controleren
3 Goedkeuren concept kwartaalrapportage Controleren
4 Voorbereiden
vaststelling DB
Controleren
5 Vaststellen kwartaalrapportage Beschikken
Programmabeheerder
91
Concern
controller
werkgroep
programmabeheer
DB

Niveau: Programma
Proces: AO12-Vaststellen kwartaalrapportage
Format
Medewerker
Financiën
Opstellen
kwartaal
rapportage
Programmabe
heerder
Beoordelen
concept
kwartaal
rapportage
Concern
controller
Goedkeuren
concept
kwartaalrapportage
WG prog.
beheer
Voor-bereiden
vaststelling DB
DB
Vaststellen
kwartaalrapportage
92

3 BEMIDDELENDE INSTANTIES
Het SNN werkt, in het kader van het OP EFRO Noord-Nederland 2007-2013, niet met bemiddelende instanties.
4 CERTIFICERINGSAUTORITEIT
De beschrijving van het beheers- en controlesysteem van de certificeringsautoriteit (CA) is bestemd voor
meerdere operationele programma’s. Indien bepaalde regelgeving in deze beschrijving niet voor elk
operationeel programma van toepassing is dan wordt dit expliciet vermeld.
4.1. Certificeringsautoriteit en haar belangrijkste functies
4.1.1 Datum en vorm van de officiële aanwijzing waarbij de certificeringsautoriteit gemachtigd is
haar functies uit te oefenen
De ministerraad heeft op 21 april 2006 besloten dat de Dienst Regelingen van het Ministerie van Economische
Zaken Landbouw en Innovatie (DR) voor de programmaperiode 2007-2013 de certificeringsautoriteit is voor het
Europees Sociaal Fond (ESF) en het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO). Nadere aanwijzing
van de directeur Dienst Regelingen als certificeringsautoriteit is voor het EFRO vastgelegd in het Besluit EFRO
programmaperiode 2007-2013, artikel 8 lid 1 en voor het ESF in de Subsidieregeling ESF 2007-2013, art. 1.6.
Ten aanzien van het Europees Visserijfonds (EVF) is in het operationeel programma 2007-2013 opgenomen dat
de certificeringsautoriteit wordt ondergebracht bij de Dienst Regelingen van het Ministerie van Landbouw,
Natuur en Voedselkwaliteit.
4.1.2 Opgave van de door de certificeringsautoriteit uitgeoefende functies
Zoals aangegeven in verordening (EG) nr. 1083/2006 artikel 61 (ESF, EFRO) en verordening (EG) nr.
1198/2006 artikel 60 (EVF) is de certificeringsautoriteit in het bijzonder verantwoordelijk voor het beoordelen
en certificeren van uitgavenstaten op basis van de regels in de betrokken Europese verordeningen. De
certificeringsautoriteit verzendt na certificering de declaraties aan de Europese Commissie (Cie). Eveneens
houdt de certificeringsautoriteit een boekhouding bij van de geschrapte en geïnde bedragen en verstrekt de Cie
jaarlijks een opgave van de geschrapte en geïnde bedragen.
4.1.3 Officieel door de certificeringsautoriteit gedelegeerde functies (functies, bemiddelende
instanties, delegatievorm)
Door de certificeringsautoriteit zijn, en worden, geen taken gedelegeerd.
4.2 Organisatie van de certificeringsautoriteit
4.2.1 Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden
De Dienst Regelingen heeft de activiteiten van de certificeringsautoriteit ondergebracht in een afzonderlijk
organisatieonderdeel (zie figuur 1).
Certificeringsautoriteit
Staf & Ondersteuning
Kwaliteitszorg Personeel & Organisatie
Interne Audit dienst Dienstcontrol
Recht & Rechtsbescherming Facility Management
Partner in Beleid Communicatie
Directie Dienst Regelingen
Projecten
Team Projecten
Figuur 1. Organisatie certificeringsautoriteit binnen Dienst Regelingen
De certificeringsautoriteit wordt, onafhankelijk van de andere units en afdelingen van de Dienst Regelingen,
direct aangestuurd door de algemeen directeur. De certificeringsautoriteit legt ook rechtstreeks aan de
algemeen directeur verantwoording af over de uitgevoerde activiteiten.
93
Backoffice Assen Frontoffice
Backoffice Deventer Backoffice West
Backoffice Roermond
Uitvoering

De inrichting van de organisatie van de certificeringsautoriteit is weergegeven in figuur 2.
beoordelaars (4)
manager CA (1)
94
Figuur 2. Inrichting organisatie
certificeringsautoriteit
Tot 1 januari 2009 is de
certificeringsautoriteit binnen de Dienst Regelingen projectmatig georganiseerd. De inzet van medewerkers is
geborgd door interne overeenkomsten tussen de certificeringsautoriteit en de betrokken medewerkers. Vanaf 1
januari 2009 is de CA een zelfstandige afdeling binnen de organisatie van Dienst Regelingen.
De totale omvang van de organisatie van de certificeringsautoriteit is afhankelijk van het werkaanbod. Minimaal
zijn 7 verschillende medewerkers voor de certificeringsautoriteit werkzaam namelijk een manager, vier
beoordelaars, een medewerker financiën en interne controle (financiën-IC) en een medewerker administratie.
Onder de vier beoordelaars zijn in ieder geval de specialismen auditing, administratieve organisatie en financial
controlling vertegenwoordigd. De certificeringsautoriteit gebruikt voor alle medewerkers vastgestelde
functiebeschrijvingen waarin de functie-eisen zijn vermeld.
Voor een aantal werkzaamheden waarbij bijzondere expertise van belang is, zoals voor juridische
werkzaamheden (Recht en Rechtsbescherming), auditing (Interne Auditdienst) en financiële werkzaamheden
(Dienstcontrol), kunnen medewerkers van andere afdelingen binnen de Dienst Regelingen worden ingezet.
De functiescheiding is geborgd doordat in de administratieve organisatie (AO) van de certificeringautoriteit is
beschreven welke werkzaamheden door welke medewerkers van de certificeringsautoriteit worden uitgevoerd.
De certificeringsautoriteit voert haar belangrijkste werkzaamheden daarbij uit volgens een vast stramien:
a. Registratie (door administratief medewerker of medewerker financiën-IC);
b. Beoordelen in twee fasen (beoordeling door eerste beoordelaar en vervolgens review/ herbeoordeling door
tweede beoordelaar);
c. Accorderen (door manager CA).
De uitvoering van de monitoring, systeemgerichte controle en het certificeren van uitgavenstaten vindt altijd
plaats door vier verschillende medewerkers van de certificeringsautoriteit waarbij per managementautoriteit is
vastgelegd door wie de eerste beoordeling en door wie de tweede beoordeling kan worden uitgevoerd.
4.2.2 Schriftelijke procedures voor gebruik door het personeel van de certificeringsautoriteit
De volgende procedures en werkinstructies zijn opgesteld voor gebruik door de medewerkers van de
certificeringsautoriteit:
de AO Certificeringsautoriteit, versie D 2.0.0, d.d. 30-05-2008;
werkinstructie Certificering, versie D 1.0.0, d.d. 30-05-2008;
werkinstructie Geschrapte bedragen en vorderingen, versie D 1.0.0, 30-05-2008;
werkinstructie Financiële administratie CA, versie D 2.0.0, 30-05-2008.
De certificeringsautoriteit gaat na of wijziging van wet- en regelgeving aanleiding geeft om de AO en de
werkinstructies te wijzigen. Daarbij worden de wijzigingen in regelgeving en richtsnoeren volgens een vaste en
in de AO beschreven procedure beoordeeld door een juridisch medewerker en door een medewerker van de
certificeringsautoriteit. Minimaal één maal per jaar evalueert de certificeringsautoriteit de toepassing van AO en
werkinstructies en stelt de AO en werkinstructies zo nodig bij.
4.3 Certificering van uitgavenstaten
adminstratief
medewerker (1)
medewerker financiën/
IC (1)
4.3.1 Beschrijving van de procedure volgens welke uitgavenstaten worden opgesteld,
gecertificeerd en bij de Commissie worden ingediend
In deze paragraaf is het bedrijfsproces van de certificeringsautoriteit op hoofdlijnen beschreven. De
beschrijving volgt figuur 3 ‘Bedrijfsproces Certificeringsautoriteit’. In figuur 3 zijn de belangrijkste activiteiten
van de certificeringsautoriteit opgenomen en is de procedure volgens welke uitgavenstaten worden opgesteld,
gecertificeerd en bij de Cie worden ingediend weergegeven.
In paragraaf 4.3.2. wordt specifiek beschreven hoe de certificeringsautoriteit de opzet, het bestaan en de
werking van de interne controle (IC) van de managementautoriteiten en de uitgavenstaten beoordeelt. Deze
activiteiten zijn in figuur 3 als volgt benoemd:

A. Uitvoeren monitoring opzet IC MA
B. Uitvoeren systeemgerichte controle bestaan en werking IC MA
C. Certificeren uitgavenstaat
95

Figuur 3. Bedrijfsproces certificeringsautoriteit
Registreren Inwinnen Besturen
Registreren
Uitvoeren Dienstcontrol Uitvoeren
Dienstcontrol
Ramen
uitvoeringskosten
1. VOORBEREIDEN UITVOERING CA
4. BEHANDELEN (WIJZIGING) BESCHIKKING OP 7. CERTIFICEREN
8. AANVRAGEN Cie- GELDEN 9. ONTVANGEN Cie- GELDEN EN BETALEN MA
Ontvangen
beschikking OP
voorfinanciering of
wijzigingen
Registreren
beschikking
voorfinanciering of
wijzigingen
Opstellen
betaalopdracht
MA
Opstellen
jaarplanning
5. MONITORING
OPZET IC MA
A. Uitvoeren
monitoring opzet
IC MA
Inrichten financiële
administratie
6. SYSTEEMGERICHTE
CONTROLE MA
B. Uitvoeren
systeemgerichte
controle bestaan
en werking IC MA
Ontvangen
uitgavenstaat
Registreren
uitgavenstaat/
tussentijdse
betaling
Beheren wet- en
regelgeving
C. Certificeren
uitgavenstaat
96
Beheren
bedrijfsvoering CA
Ontvangen
beschikking Cie
uitgavenstaat/
eindafrekening
Registreren
betalingsaanvraag
Indienen
betalingsaanvraag
Cie
Controleren
vastlegging in
boekhouding
Registreren
beschikking Cie
uitgavenstaat/
eindafrekening
Opstellen
betaalopdracht
MA
Vastleggen
vordering Cie
2. BEHEREN EN VERANTWOORDEN UITVOERING CA
Verantwoorden
uitvoering CA
Boeken ontvangst
Cie gelden en
melden ontvangst
aan CA
Autoriseren
betaalopdracht
MA
Betalen MA en
boeken betaling
MA
Ontvangen
opgave
geschrapte en
geïnde bedragen
Beoordelen
rapportage
geschrapte en
geïnde bedragen
3. EVALUEREN UITVOERING CA
Evalueren en
aanpassen opzet
uitvoering
10. VERANTWOORDEN VORDERINGEN MA
Registreren
geschrapte geïnde
bedragen
Verantwoorden
Cie geschrapte en
geïnde gelden
Vastleggen
geschrapte geïnde
bedragen

De onderstaande nummering van deelprocessen verwijst naar figuur 3.
1. Voorbereiden uitvoering CA
De jaarlijkse voorbereiding van de uitvoering bestaat uit de volgende activiteiten:
Het overeenkomen van de uitvoeringskosten met de opdrachtgever;
Het opstellen van de planning van op te leveren producten;
Nagaan of wijziging van de inrichting van de financiële administratie noodzakelijk is.
2. Beheren en verantwoorden uitvoering CA
In het kader van het beheer van de uitvoering:
Volgt de certificeringsautoriteit doorlopend de wijzigingen van wet- en regelgeving en toetst of de
wijziging van belang is voor de door de certificeringsautoriteit gehanteerde werkwijze en uit te voeren
beoordelingen;
Beoordeelt de certificeringsautoriteit haar eigen prestaties, vooral ten aanzien van het nakomen van de
met de managementautoriteiten gemaakte afspraken en de opvolging van bevindingen van de
auditautoriteit die betrekking hebben op de uitvoering van taken door de certificeringsautoriteit;
Vindt periodieke controle plaats op de vastlegging van gegevens in de financiële administratie van de
certificeringsautoriteit;
Legt de certificeringsautoriteit verantwoording af aan de opdrachtgevers (EFRO: ministerie van
Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I); ESF: ministerie van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid (SZW); en EVF: ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie (EL&I) en
de Managementautoriteiten (MA’s) over de door de certificeringsautoriteit geleverde prestaties.
3. Evalueren uitvoering CA
De certificeringsautoriteit evalueert ieder jaar de uitvoering van taken en stelt de uitvoering zo nodig bij.
Deze evaluatie vindt plaats op basis van de eigen interne bevindingen van de certificeringsautoriteit, de
bevindingen van de Interne Auditdienst van de Dienst Regelingen (DR/ IAD) en de resultaten van de door
de auditautoriteit (AA) uitgevoerde audits bij de certificeringsautoriteit. De manager certificeringsautoriteit
is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarlijkse evaluatie, de certificeringsautoriteit rapporteert de
resultaten aan de algemeen directeur van de Dienst Regelingen.
4. Behandelen (wijziging) beschikking operationeel programma (OP)
De operationele programma's worden rechtstreeks door de managementautoriteit ingediend bij de Cie. Bij
goedkeuring wordt door de Cie een beschikking opgesteld. Door de certificeringsautoriteit worden de door
de Cie vastgestelde operationele programma’s en wijzigingen van het operationeel programma vastgelegd
in een eigen registratie.
5. Monitoring opzet IC managementautoriteit
Periodiek, maar minimaal één maal per jaar, vindt monitoring van de managementautoriteit plaats. Hierbij
beoordeelt de certificeringsautoriteit de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) van de
managementautoriteit. Tekortkomingen die de certificeringsautoriteit daarbij constateert die leiden tot
extra risico’s ten aanzien van de juistheid van de uitgavenstaat, zijn aandachtspunten voor de
systeemgerichte controle door de certificeringsautoriteit en hebben extra werkzaamheden bij het
certificeren van de uitgavenstaat tot gevolg. De monitoring wordt uitgevoerd door een beoordelaar van de
certificeringsautoriteit. Een tweede beoordelaar van de certificeringsautoriteit voert een review uit op de
bevindingen en de beoordeling. De manager van de certificeringsautoriteit accordeert de beoordeling. De
monitoring opzet IC van de managementautoriteit is verder beschreven in paragraaf 4.3.2.
6. Systeemgerichte controle bestaan en werking IC managementautoriteit
De certificeringsautoriteit dient gedurende de uitvoering van het programma voldoende zekerheid te
hebben over de opzet, het bestaan en de werking van de interne controle door de managementautoriteit.
De certificeringsautoriteit voert daartoe iedere jaar systeemgerichte controles uit. Bevindingen, veelal
afwijkingen in de werking van de IC ten opzichte van de opzet, leiden tot een andere inschatting van de
extra risico’s en daarmee tot andere (naar aard en kwaliteit) additionele werkzaamheden bij het
certificeren van de uitgavenstaat. De systeemgerichte controle wordt uitgevoerd door een beoordelaar van
de certificeringsautoriteit. Een tweede beoordelaar van de certificeringsautoriteit voert een review uit op de
bevindingen en de beoordeling. De manager van de certificeringsautoriteit accordeert de beoordeling. De
systeemgerichte controle bestaan en werking IC van de managementautoriteit is verder beschreven in
paragraaf 4.3.2.
7. Certificeren uitgavenstaat
De managementautoriteit verzoekt de certificeringsautoriteit om een betalingsaanvraag bij de Cie te doen
door een cumulatieve uitgavenstaat en de bijbehorende documenten aan te leveren voor certificering. Het
certificeren betreft feitelijk de beoordeling van de uitgavenstaat. Beoordeling vindt plaats in samenhang
met de resultaten van het monitoren van de managementautoriteit en de systeemgerichte controle en
wordt uitgevoerd door een beoordelaar. Een tweede beoordelaar van de certificeringsautoriteit voert een
review uit op de bevindingen en de beoordeling en de manager van de certificeringsautoriteit accordeert de
uitgavenstaat door het ondertekenen van het certificaat. In het geval de uitgavenstaat niet kan worden
gecertificeerd verzoekt de certificeringsautoriteit aan de managementautoriteit een gecorrigeerde
uitgavenstaat in te dienen. De certificering uitgavenstaat is verder beschreven in paragraaf 4.3.2.
97

8. Aanvragen Cie- gelden (betalingsaanvraag)
Na de certificering van de uitgavenstaat stelt een beoordelaar de betalingsaanvraag op. De beoordelaar
verwerkt de betalingsaanvraag en de gegevens van de uitgavenstaat in het SFC2007. De
betalingsaanvraag en de verwerking in het SFC2007 worden gecontroleerd door een tweede beoordelaar.
De manager van de certificeringsautoriteit autoriseert vervolgens de verzending van de betalingsaanvraag,
de uitgavenstaat en het certificaat naar de Cie.
9. Ontvangen Cie- gelden en betalen managementautoriteit
De certificeringsautoriteit verricht uitsluitend betalingen aan de managementautoriteit op basis van de van
de Cie ontvangen gelden. De Cie betaalt naar aanleiding van een beschikking operationeel programma een
voorschot voor goedgekeurde operationele programma’s (voorfinanciering) en op basis van een ingediende
en goedgekeurde betalingsaanvraag. Na ontvangst van de Cie- gelden stelt de certificeringsautoriteit de
gelden betaalbaar aan de betrokken managementautoriteit en informeert de certificeringsautoriteit de
managementautoriteit schriftelijk over de betaling.
10. Verantwoorden geschrapte bedragen en vorderingen
De certificeringsautoriteit heeft tot taak een administratie bij te houden van geschrapte bedragen en te
innen en geïnde vorderingen. De certificeringsautoriteit ontvangt daartoe van de managementautoriteit, in
overeenstemming met het model uit bijlage XI (EG) nr. 1828/2006 (EFRO, ESF) of bijlage IX (EG) nr.
498/2007 (EVF), bij elke uitgavenstaat een cumulatief overzicht van de geschrapte en geïnde bedragen die
op de uitgavenstaat in mindering zijn gebracht en per 1 maart een jaarlijks overzicht van de geschrapte
bedragen en vorderingen per 31 december van het voorgaande jaar. De certificeringsautoriteit legt de
geschrapte bedragen en de geïnde en te innen vorderingen bedragen vast in haar boekhouding. Jaarlijks
rapporteert de certificeringsautoriteit aan de Cie de geschrapte bedragen en de geïnde en te innen
vorderingen per 31 december.
4.3.2 Beschrijving van de door de certificeringsautoriteit uitgevoerde stappen om ervoor te
zorgen dat aan de eisen van de Raad wordt voldaan
In overeenstemming met verordening (EG) nr. 1083/2006 artikel 61 (EFRO, ESF) en verordening (EG) nr.
1198/2006 artikel 60 (EVF) wordt door de certificeringsautoriteit de uitgavenstaat gecertificeerd als is
vastgesteld dat:
1. De uitgavenstaat juist is, afkomstig is van een betrouwbaar boekhoudsysteem en gebaseerd is op
controleerbare bewijsstukken;
2. De gedeclareerde uitgaven in overeenstemming zijn met de geldende communautaire en nationale
voorschriften en zijn gedaan voor concrete acties die aan de hand van de voor het programma geldende
criteria zijn geselecteerd voor financiering en in overeenstemming zijn met de communautaire en de
nationale voorschriften.
De belangrijkste en altijd te hanteren controlemiddelen door de certificeringsautoriteit zijn:
A. Monitoring van de opzet IC van de managementautoriteit:
Kennisname van de uitkomsten van audits van de auditautoriteit (o.a. de art. 71 beoordeling) en andere
voor de opzet relevante informatie;
B. Systeemgerichte controle van het bestaan en de werking van de IC van de managementautoriteit:
Een jaarlijkse systeemgerichte controle van het bestaan en de werking van de IC, te verifiëren op basis van
eigen informatie en/ of informatie van anderen, zoals relevante audits en uitkomsten van de interne
controles bij de managementautoriteit;
C. Certificeren van de uitgavenstaat: Het controleren van de uitgavenstaat.
In samenhang met het controleprogramma van de auditautoriteit verloopt het controleprogramma van de
certificeringsautoriteit als volgt:
AA
CA
98
2007- 2008: initieel uitvoeren 2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren
Art. 71 beoordeling
systeembeschrijving (opzet)
2007- 2009: initieel uitvoeren 2008 - 2015: jaarlijks uit te voeren
1. Analyseren AO- beoordeling
(art. 71) door AA (opzet)
2. Eigen waarneming AO MA's
t.a.v. certificering (opzet)
Systeemaudits (bestaan en
werking)
3. Systeemaudits AA analyseren
t.a.v. certificering (opzet
bestaan, werking)
4. Systeemgerichte controle
IC MA's (bestaan en werking)
Audits van
concrete
acties
Controleverslag
en
verklaring
5. Aanvullendecontrole
op basis
uitgavenstaat
(werking)
Certificeren
uitgavenstaat
2008 - 2015:
gedeeltelijke verklaring van
afsluiting
Gedeeltelijke verklaring van
afsluiting
2008 - 2015:
gedeeltelijke verklaring van
afsluiting
Certificeren gedeeltelijke
afsluiting/ afrekening
2017: verklaring van
afsluiting
Verklaring van
afsluiting en
laatste controleverslag
2017: verklaring van
afsluiting
Certificeren
afsluiting/
eindafrekening

Figuur 4. Controleprogramma CA
In het controleprogramma (figuur 4. Controleprogramma certificeringsautoriteit) zijn de volgende activiteiten
opgenomen:
1. 2007 - 2008: Een initiële analyse van de opzet van de AO/IC van de managementautoriteit, gebaseerd op
de bevindingen van de AA (monitoring);
2. 2008 - 2009: Een initiële analyse van de opzet van de AO/IC van de managementautoriteit op basis van
eigen onderzoek door de certificeringsautoriteit (monitoring);
3. 2008- 2015: Regelmatige herbeoordeling van de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IC van de
managementautoriteit door de certificeringsautoriteit. Herbeoordeling is gericht op de door de
managementautoriteit uitgevoerde controles en vindt voornamelijk plaats op basis van de
controleverslagen en verklaringen van de auditautoriteit, verslagen van controles ter plaatse door de
managementautoriteit, uitgevoerde administratieve controles door de managementautoriteit, rapportages
van de Cie over de door de Cie uitgevoerde audits en eigen waarneming door de certificeringsautoriteit
(monitoring en systeemgerichte controle).
4. 2008- 2015: Afhankelijk van de resultaten van de activiteiten 1. tot en met 3. voert de
certificeringsautoriteit zelf aanvullende controles uit die zijn gericht op bestaan en werking van de AO/IC
van de managementautoriteit. Deze controles richten zich op de voor certificering relevante
controleaspecten (systeemgerichte controle);
5. 2008- 2015: Specifieke aan de uitgavenstaat gerelateerde controles door de certificeringsautoriteit
(certificeren).
Uitwerking controleprogramma certificeringsautoriteit
Het controleprogramma van de certificeringsautoriteit is in eerste instantie gericht op het verkrijgen van
zekerheid over de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)
van de managementautoriteit. In tabel 1 zijn de onderwerpen opgenomen die het uitgangspunt zijn voor
controle door de certificeringsautoriteit en de beoordelingsaspecten die bij beoordeling van de AO/IC van de
managementautoriteit worden gehanteerd.
Onderwerpen controle certificeringsautoriteit Aspecten beoordeling
1. Algemeen proces/ organisatie MA AO MA; betrouwbaar systeem
2. Subsidie verlenen conformiteit regelgeving
3. Beoordelen voortgangsrapportage acties, vastleggen AO MA; voortgang acties; betrouwbaar systeem;
resultaten per concrete actie/ project en de door de conformiteit regelgeving; juistheid
MA uitgevoerde administratieve controles
4. Beoordelen door de MA uitgevoerde controles ter
plaatse
AO MA; conformiteit regelgeving
5. Betaling voorschotten/ projectadministratie AO MA; betrouwbaar systeem
6. Opstellen uitgavenstaat/ rapportage aan CA AO MA; betrouwbaar systeem; juistheid
7. Opstellen overzicht vorderingen administratie vorderingen; juistheid; tijdigheid
8. Vaststellen subsidie/ afrekening conformiteit regelgeving; juistheid; administratie
vorderingen
Tabel 1.Onderwerpen en aspecten van controle van de AO/IC door de certificeringsautoriteit
De onderwerpen voor controle en de aspecten voor beoordeling zijn door de certificeringsautoriteit
gespecificeerd door het benoemen van key controls. Deze key controls zijn de door de certificeringsautoriteit als
essentieel aangemerkte controles die de managementautoriteit dient uit te voeren en andere eisen waaraan de
AO/IC van de managementautoriteit moet voldoen. Op ieder moment heeft de certificeringsautoriteit, in overleg
met de managementautoriteit, het recht om controles ter plaatse uit te voeren bij de managementautoriteit,
dan wel bij de subsidieontvangers.
Zoals vermeld gebruikt de certificeringsautoriteit de volgende controlemiddelen:
A. Monitoring van de opzet IC van de managementautoriteit
B. Systeemgerichte controle van het bestaan en de werking IC van de managementautoriteit
C. Certificeren van de uitgavenstaat
ad A. Monitoring van de opzet IC van de managementautoriteit
Bij de aanvang van de programmaperiode is de art. 71 beoordeling en de rapportage van de auditautoriteit
daarover leidend voor de uitvoering van monitoring. Vervolgens vindt periodiek, maar minimaal één maal per
jaar, monitoring plaats op basis van eigen waarneming en eigen beoordeling door de certificeringsautoriteit van
rapportages, verslagen en dergelijke van anderen. De certificeringsautoriteit voert de beoordeling uit door het
invullen van het betreffende onderdeel van de checklisten ‘Key controls risicoanalyse’ en ‘Werkzaamheden
certificering’ en gaat daarbij na of de belangrijkste key controls en een aantal andere eisen in opzet worden
afgedekt door de managementautoriteit. Niet afgedekte key controls of eisen waaraan niet wordt voldaan
impliceren additionele werkzaamheden door de certificeringsautoriteit bij de systeemgerichte controle en het
certificeren. Monitoring wordt uitgevoerd door twee beoordelaars volgens de werkwijze die in de werkinstructie
Certificering (inclusief de checklisten ‘Key controls risicoanalyse’ en ‘Werkzaamheden certificering’) is
vastgelegd. De betrokken beoordelaars en de manager van de certificeringsautoriteit bepalen welke additionele
werkzaamheden noodzakelijk zijn om de geconstateerde risico’s, die zijn opgetreden door niet uitgevoerde key
controls, af te dekken. De beoordelaars leggen dit besluit en de bevindingen vast in genoemde checklisten. De
certificeringsautoriteit actualiseert de monitoring bij wezenlijke wijzigingen in de administratieve organisatie
99

van de managementautoriteit, het operationeel programma, het toetsingskader of wijziging van andere
relevante regelgeving. Voor de monitoring gebruikt de certificeringsautoriteit de informatie die is vermeld in
tabel 2.
Deelproces: Monitoring opzet IC managementautoriteit
Document model EVF Model
ESF/EFRO
van aan
Operationeel programma 1198/2006, art 1083/2006, art MA Cie
17
37
Beschikking Cie operationeel programma - - Cie MA
Beschrijving beheers- en controlesysteem
operationeel programma en wijzigingen in de AO
en/ of het beheers- en controlesysteem (inclusief
informatiesystemen)
AA verklaring over de conformiteit van de
beheers- en controlesystemen
100
498/2007,
bijlage XII
1828/2006,
bijlage XII
MA, CA,
AA
498/2007, 1828/2006, AA Cie
bijlage XII bijlage XIII
Jaarlijks controleverslag en verklaring AA 498/2007, 1828/2006, AA Cie
bijlagen VI bijlagen VI
Melding onregelmatigheden 1198/2006 1083/2006 MA Cie
artikel 70, lid 1, artikel 70, lid 1,
onder b)
onder h)
Jaarverslagen en eindverslagen van de
498/2007, 1828/2006, MA Cie
managementautoriteit over de uitvoering
bijlage XIV bijlage XVIII
Prognose van te verwachten betalingsaanvragen 498/2007, 1828/2006, MA Cie
bijlagen XIII bijlagen XVII
De rapportages van de Cie over de door de Cie
uitgevoerde audits
n.v.t. n.v.t. Cie MA
Interne rapportages van de MA, waar onder en
voor zover relevant: Het controleplan, interne
risicoanalyse MA, de rapportages over de
controles ter plekke, rapportages over IC
werkzaamheden, rapportages van betrokken audit
diensten, accountants-rapporten en overige
rapportages.
n.v.t. n.v.t. MA CA
Tabel 2. Gebruikte actuele informatie bij monitoring.
ad B. Systeemgerichte controle van het bestaan en de werking IC van de managementautoriteit
In eerste instantie, en voorafgaand aan het certificeren van de eerste uitgavenstaat, beoordeelt de
certificeringsautoriteit door eigen werkzaamheden het bestaan en de werking van de AO/IC van de
managementautoriteit. De werkzaamheden en de beoordeling worden vastgelegd in de checklisten ‘Key controls
risico-analyse’ en ‘Werkzaamheden certificering’. Nadat de certificeringsautoriteit een eerste oordeel over
bestaan en werking heeft verkregen actualiseert de certificeringsautoriteit de beoordeling continu op basis van
werkzaamheden van de auditautoriteit, andere betrokken accountants en de eigen waarnemingen bij de
managementautoriteit en eventueel de subsidieontvangers. Op grond van kwantiteit en kwaliteit van de
uitgevoerde werkzaamheden en het eerder verkregen oordeel over bestaan en werking van de AO/IC bij de
managementautoriteit kan de certificeringsautoriteit besluiten voor één of meer uitgavenstaten, behoudens een
aantal minimaal uit te voeren certificeringswerkzaamheden, te vertrouwen op de uitkomsten van het totaal van
genoemde werkzaamheden. Dat zijn dan eerder door de certificeringsautoriteit uitgevoerde werkzaamheden
gecombineerd met recentere werkzaamheden van de eerder genoemde betrokkenen. Uiteraard kunnen andere
constateringen of omstandigheden voor de certificeringsautoriteit aanleiding zijn eigen systeemgerichte
werkzaamheden uit te voeren. Ook nieuwe bevindingen kunnen leiden tot een andere inschatting van de risico’s
en daarmee tot andere, naar aard en kwantiteit, additionele werkzaamheden bij het certificeren van de
uitgavenstaat.
Systeemgerichte controle vindt jaarlijks plaats en wordt uitgevoerd door twee beoordelaars. De uit te voeren
werkzaamheden zijn beschreven in de werkinstructie Certificering waarin ook de te gebruiken checklisten ‘Key
controls risicoanalyse’ en ‘Werkzaamheden certificering’ zijn opgenomen. Naar aanleiding van de uitgevoerde
controle bepalen de betrokken beoordelaars en de manager van de certificeringsautoriteit welke additionele
werkzaamheden bij het certificeren van de uitgavenstaat noodzakelijk zijn om de geconstateerde risico’s af te
dekken. Dit besluit en de bevindingen worden vastgelegd in genoemde checklisten.
Voor de systeemgerichte controles zijn de meest actuele rapportages van belang zoals die ook gebruikt worden
voor monitoring (tabel 2) samen met alle eerdere rapportages en conclusies van de certificeringsautoriteit. De
certificeringsautoriteit vraagt van de managementautoriteit en eventueel de subsidieontvangers, tevens inzage
in het boekhoudsysteem en de projectadministratie. De informatie voor beoordeling van de gegevens in het
boekhoudsysteem en de projectadministratie die door de certificeringsautoriteit wordt gebruikt is de informatie
die ook op verzoek aan de auditautoriteit en de Cie moeten worden verstrekt met het oog op de
documentencontroles en controles ter plaatse. Als referentie gebruikt de certificeringsautoriteit verordening
(EG) Nr.1828/2006 van de commissie, bijlage III.
ad C. Certificeren van de uitgavenstaat
Cie

De controle van de uitgavenstaat (certificering) omvat de in de uitgavenstaat opgenomen mutaties waarvoor
nog niet eerder bij de Europese Commissie (Cie) een betalingsaanvraag is ingediend. De certificeringsautoriteit
betrekt in de controles zowel de gedeclareerde kosten voor concrete acties als voor de gedeclareerde kosten
voor technische bijstand.
In alle gevallen wordt door de certificeringsautoriteit bij elke uitgavenstaat een borgingsverklaring gevraagd
(zie kader) waarmee door de managementautoriteit wordt verklaard dat de uitgavenstaat zorgvuldig, en in
overeenstemming met het aan de certificeringsautoriteit bekend gemaakte systeem van interne controle, tot
stand is gekomen.
Model Borgingsverklaring bij Uitgavenstaat
Ondergetekende in zijn functie van ….. van managementautoriteit …… verklaart naar zijn/haar beste weten, en
met redelijke zekerheid, met betrekking tot de uitgavenstaat van het programma EFRO 2007-2013/ ESF/ EVF
van de periode ……. tot en met ……. het volgende:
deze verklaring betreft de uitgavenstaat gedateerd …… welke een cumulatief bedrag aan totale subsidiabele
kosten aangeeft van € …., hetgeen resulteert in een bij de Europese Commissie te claimen bedrag van €
….;
de in deze uitgavenstaat opgenomen projecten voldoen aan de Europese en relevante nationale eisen en
voorwaarden;
de voor deze uitgavenstaat in aanmerking genomen totale kosten conform Europese en nationale regels
subsidiabel zijn;
het systeem van interne controle binnen onze managementautoriteit heeft gedurende de onderhavige
periode gewerkt zoals dit is vastgelegd en gecommuniceerd met de certificeringsautoriteit;
deze uitgavenstaat juist is, afkomstig is uit een betrouwbaar administratief systeem en gebaseerd is op
controleerbare bewijsstukken;
hem/ haar zijn geen zaken bekend die voor de certificeringsautoriteit relevant zijn of kunnen zijn in het
kader van het certificeren van betreffende uitgavenstaat en aan de certificeringsautoriteit alle relevante
informatie beschikbaar is gesteld.
Datum:
Naam ondertekenaar:
Handtekening:
Het certificeringsproces bestaat uit de volgende werkzaamheden:
Identificatie van de uitgavenstaat en bijgevoegde documentatie door de eerste beoordelaar;
Registratie van de uitgavenstaat in het Financieel Administratie Pakket (FAP) door de medewerker
financiën-IC;
Controle op volledigheid van de ontvangen informatie door de eerste beoordelaar;
De controlewerkzaamheden die in de checklist ‘Werkzaamheden certificering’ zijn benoemd voor de eerste
beoordelaar;
De controlewerkzaamheden die in de checklist ‘Werkzaamheden certificering’ zijn benoemd voor de tweede
beoordelaar;
Opstellen bevindingen en conclusies door de eerste beoordelaar;
Accorderen van bevindingen en conclusies en het ondertekenen van het certificaat door de manager.
De controle van de uitgavenstaat omvat ten minste de volgende controlewerkzaamheden:
a. Controleren rekenkundige juistheid uitgavenstaat;
b. Uitgavenstaat beoordelen op naleven EU voorschriften;
c. Uitgavenstaat doorlopen op integriteit/schijnbaar onlogische informatie;
d. Cijferanalyse op mutaties per project sinds vorige staat;
e. Beoordeling borgingsverklaring managementautoriteit;
f. Controleren opgave managementautoriteit en aansluiting primaire administratie managementautoriteit met
uitgavenstaat.
Daarnaast kunnen op grond van risicoanalyse extra werkzaamheden worden uitgevoerd zoals het ter plaatse
beoordelen van de projectdossiers van de managementautoriteit.
Toetsing aan de criteria voor certificering bereikt de certificeringsautoriteit als volgt:
Het bepalen van de juistheid van de uitgavenstaat door inzet van de controlemiddelen monitoring,
systeemgerichte controle en alle hierboven vermelde werkzaamheden bij controle van de uitgavenstaat;
Het vaststellen dat de uitgavenstaat afkomstig is van een betrouwbaar boekhoudsysteem door inzet van de
controlemiddelen monitoring, systeemgerichte controle en de werkzaamheden bij controle van de
uitgavenstaat onder e, f en aanvullende werkzaamheden op grond van risicoanalyse;
Het vaststellen dat de uitgavenstaat is gebaseerd op controleerbare bewijsstukken door inzet van de
controlemiddelen monitoring, systeemgerichte controle, de werkzaamheden bij controle van de
uitgavenstaat onder e en aanvullende werkzaamheden op grond van risicoanalyse.
101

De beoordelaars leggen de afhandeling van het controleprogramma vast in de checklist ‘Werkzaamheden
certificering’. In de checklist wordt aangegeven of certificering mogelijk is of dat correcties noodzakelijk zijn. Als
correcties noodzakelijk zijn dan zal de managementautoriteit verzocht worden de uitgavenstaat te corrigeren en
de uitgavenstaat opnieuw in te dienen bij de certificeringsautoriteit.
Bij certificering van de uitgavenstaat en het opstellen van de betalingsaanvraag gebruikt de
certificeringsautoriteit de informatie die is vermeld in tabel 3.
Deelproces: Certificeren uitgavenstaat
Document model EVF model
ESF/EFRO
van aan
Uitgavenstaat (tussentijdse betaling of
498/2007, 1828/2006, MA CA
saldobetaling)
bijlage IX bijlage X
Uitgavenstaat (gedeeltelijke afsluiting) 498/2007, 1828/2006, MA CA
bijlage XI bijlage XIV
Borgingsverklaring bij uitgavenstaat CA – intern CA – intern MA CA
Overzicht van geschrapte en geïnde bedragen en Opzet gelijk aan Opzet gelijk aan MA CA
hangende terugvorderingen m.b.t. de in de 498/2007, 1828/2006,
uitgavenstaat opgenomen projecten
bijlage X
bijlage XI
Verklaring van (eind)afsluiting 498/2007, 1828/2006, AA Cie
bijlage VII bijlage XVIII
Verklaring van gedeeltelijke afsluiting 498/2007, 1828/2006, AA Cie
bijlage VIII bijlage IX
Informatie over de projecten die in de
uitgavenstaat zijn opgenomen
- - MA CA
Overzicht van de door de MA uitgevoerde
administratieve controles en de door de MA
uitgevoerde controles ter plaatse en het aantal en
type van de geconstateerde fouten.
- - MA CA
Documentatie op grond waarvan de totaal
aansluiting tussen de administratie van de MA en
de uitgavenstaat kan worden vastgesteld.
- - MA CA
Handtekeningen/ autorisatielijst MA - - MA CA
Deelproces: Betalingsaanvraag
Document model EVF model
ESF/EFRO
Uitgavenstaat (tussentijdse betaling of
498/2007, 1828/2006,
saldobetaling)
aanhangsel aanhangsel
bijlage IX bijlage X
Certificaat bij uitgavenstaat 498/2007, 1828/2006,
bijlage IX bijlage X
Betalingsaanvraag 498/2007, 1828/2006,
bijlage IX bijlage X
Tabel 3. Gebruikte informatie bij certificering
102
van aan
CA Cie
CA Cie
CA Cie
Vastlegging controlesporen/ audittrail
De certificeringsautoriteit maakt gebruik van vastgestelde checklisten voor de uitvoering van de
controlewerkzaamheden en verslaglegging van bevindingen. Alle door de certificeringsautoriteit uitgevoerde
controles worden door een tweede beoordelaar van de certificeringsautoriteit beoordeeld. Ook voor deze
beoordeling gebruikt de tweede beoordelaar de door de eerste beoordelaar reeds ingevulde checklisten. Een
door de eerste beoordelaar opgestelde betalingsaanvraag wordt alleen bij de Cie ingediend als het certificaat en
de checklisten door de manager certificeringsautoriteit zijn ondertekend. De eerste beoordelaar stelt de
aansluiting vast tussen de gecertificeerde uitgavenstaat en de uiteindelijke invoer in het SFC2007 en
documenteert de aansluiting tussen uitgavenstaat en het SFC2007.
4.3.3 Regelingen om de certificeringsautoriteit toegang te geven tot de gedetailleerde informatie
over concrete acties en verificaties en audits door de managementautoriteit, de bemiddelende
instanties en (indien van toepassing) de auditautoriteit
Per managementautoriteit worden, in overeenstemming met deze beschrijving, werkafspraken gemaakt die
borgen dat relevante informatie zo spoedig mogelijk door de managementautoriteit aan de
certificeringsautoriteit bekend wordt gemaakt en dat aan de certificeringsautoriteit, indien noodzakelijk,
toegang tot bestanden en gegevens wordt verleend.

4.4 Boekhoudsysteem
4.4.1 Beschrijving van het boekhoudsysteem dat zal worden opgezet en gebruikt als basis voor de
certificering van de uitgaven aan de Commissie
Er is onderscheid gemaakt tussen externe systemen (systemen die door derden worden beheerd en aan de
certificeringsautoriteit ter beschikking worden gesteld) en interne systemen van de certificeringsautoriteit.
De volgende externe systemen worden gebruikt door de certificeringsautoriteit:
SFC2007: EU applicatie voor elektronische communicatie met de Cie. De Certificeringsautoriteit dient met
behulp van de applicatie onder meer de betalingsaanvraag, het certificaat, de uitgavenstaat en
vorderingenoverzichten in. Het betreft een centraal systeem dat wordt beheerd door de Cie.
MSF (Monitor StructuurFondsen): Systeem dat voor het structuurfonds EFRO voorziet in een goede digitale
communicatiestructuur tussen Management autoriteit, Certificeringsautoriteit en het Ministerie van
Economische Zaken (EZ). Het bevat een centraal projectenregister, waarin de belangrijkste gegevens voor
de uitvoerders worden verzameld en een monitor waarin de gegevens van alle programma's nationaal
worden opgeteld en verzameld. Het betreft een centraal systeem dat wordt beheerd door het Ministerie van
EZ.
BONES: Systeem dat voor het structuurfonds ESF voorziet in de informatie van de projecten,
systeemeigenaar en enige gebruiker is het ministerie van SZW. Invoer vanuit BONES in SFC2007 vindt
handmatig plaats. De certificeringsautoriteit heeft geen directe toegang tot BONES maar zal wel gebruik
maken van de informatie zoals in BONES is vastgelegd.
Alle informatiesystemen zijn centrale systemen. De samenhang tussen de systemen is weergegeven in figuur 5.
De koppeling/ informatieoverdracht tussen de systemen vindt voorlopig handmatig plaats. De aansluiting
tussen de systemen is een specifiek aandachtspunt bij de systeemgerichte controle van de
managementautoriteit en de eigen interne controle van de certificeringsautoriteit. De informatieoverdracht met
betrekking tot de uitvoering van het EVF vindt handmatig plaats. De certificeringsautoriteit controleert hier de
aansluiting tussen de verschillende systemen per uitgavenstaat.
103
Projectadministratie
MA
Projectadministratie
Financiële administratie
Bones (ESF)
Figuur 5. Samenhang informatiesystemen
Registratie programma/
uitgavenstaat MA
MSF (EFRO) SFC2007
Handmatige administratie
(EVF)
Rapportage aan Cie/
betalingsaanvraag CA
Registratie geldstroom/
betalingen CA
FAP
Telebanking
De certificeringsautoriteit gebruikt zelf de volgende interne systemen:
FAP: Financieel Administratie Pakket (FAP) is het administratiesysteem van Dienst Regelingen voor de
Europese regelingen voor financiële processen/ business processen en kent de volgende modulen:
debiteuren, crediteuren, inkoop, verkoop, grootboek, voorraad, vaste activa, bankmodule, projecten
(centraal systeem).
Telebanking: Applicatie waarmee communicatie plaats vindt met het systeem van de bankinstelling
(centraal systeem).
Database bevindingen per managementautoriteit: Applicatie waarin alle bevindingen, aanbevelingen en
maatregelen uit de auditrapportages van de auditautoriteit en Cie door de Dienst Regelingen en de eigen
bevindingen van de certificeringsautoriteit worden geregistreerd en waarmee de voortgang van de
opvolging wordt bewaakt (registratie DR, decentraal systeem).
Alle door de certificeringsautoriteit gebruikte systemen zijn operationeel.
4.4.2 Gedetailleerdheid van het boekhoudsysteem
De certificeringsautoriteit heeft een eigen financiële administratie binnen de totale financiële administratie van
Dienst Regelingen. De certificeringsautoriteit legt na ontvangst van de uitgavenstaat, de totale uitgaven per
programma en per fonds vast in het FAP. Daarbij is de volgende registratie voorzien:
Het vastleggen van de ontvangst van de uitgavenstaat;
Het vastleggen van een vordering bij het verzenden van een betalingsaanvraag;
De registratie van ontvangst van betalingen door de Cie;
De registratie van betalingen aan de managementautoriteit;
De registratie van geschrapte bedragen
De registratie van vorderingen (te innen en geïnde bedragen).

In de werkinstructie financiële administratie CA is de boekingsgang vastgelegd en zijn gedetailleerde instructies
opgenomen die waarborgen dat de uitgaven per prioriteit en per fonds juist, tijdig en volledig worden
vastgelegd.
Bankafschriften worden gearchiveerd zodat de toewijzing en de overmakingen van de beschikbare openbare
middelen kan worden geverifieerd. Betalingen worden per jaarschijf en per managementautoriteit geregistreerd
en kunnen ook als zodanig worden verantwoord.
4.5 Terugvorderingen
4.5.1 Beschrijving van het systeem om terugvordering van bijstand van de Gemeenschap te
garanderen
De managementautoriteit is verantwoordelijk voor eventuele terugvordering van de subsidieontvanger. In
overeenstemming met artikel 61 van Verordening (EG) nr. 1083/2006 (ESF/ EFRO) en artikel 60 van
Verordening (EG) nr. 1198/2006 (EVF) heeft de certificeringsautoriteit tot taak een boekhouding bij te houden
van de te innen bedragen en van de bedragen die worden geschrapt naar aanleiding van de volledige of
gedeeltelijke intrekking van de bijdrage voor een concrete actie. Jaarlijks, uiterlijk op 31 maart, verstrekt de
certificeringsautoriteit de Cie een overzicht van de geschrapte bedragen en vorderingen met de stand van
zaken per 31 december van het voorgaande jaar door middel van het SFC2007.
Het vorderingenbeheer betreft de voortgangsbewaking van incasso van geschrapte bedragen. De vorderingen
die niet zijn verrekend of anderszins zijn geïncasseerd worden door de medewerker financiën-IC van de
certificeringsautoriteit geregistreerd als “te innen bedragen”. Als incasso heeft plaatsgevonden (door
verrekening of restitutie) dan worden deze bedragen door de medewerker financiën-IC van de
certificeringsautoriteit geregistreerd als “geïnde bedragen”. Geïnde bedragen worden vóór de afsluiting van het
operationele programma teruggestort in de algemene begroting van de Cie door ze in mindering te brengen op
de volgende uitgavenstaat.
4.5.2 Regelingen om een debiteurenadministratie bij te houden en teruggevorderde bedragen in
mindering te brengen op de te declareren uitgaven
De MA verstrekt de certificeringsautoriteit twee verschillende opgaven:
1. Bij elke door de managementautoriteit ingediende uitgavenstaat ontvangt de certificeringsautoriteit van de
managementautoriteit een opgave waarin per concrete actie (project) inzichtelijk is gemaakt welke
bedragen zijn geschrapt, welke bedragen zijn geïnd en welke bedragen in mindering zijn gebracht op de
uitgavenstaat.
2. Uiterlijk in februari verstrekt de managementautoriteit een rapportage van de geschrapte bedragen met de
stand van zaken per 31 december van het voorgaande jaar per concrete actie/ project, waarin is
gespecificeerd welke bedragen zijn geïnd en welke bedragen nog moeten worden geïnd.
Registratie van de geschrapte bedragen, de te innen bedragen en de geïnde bedragen door de
certificeringsautoriteit vindt plaats in het Financieel Administratie Pakket (FAP) volgens het proces en de
boekingsgang die zijn vastgelegd in de werkinstructie Financiële administratie CA. De te hanteren werkwijze en
de te gebruiken checklisten voor controle en beoordeling zijn beschreven en opgenomen in de werkinstructie
Geschrapte bedragen en vorderingen.
104

5 Auditautoriteit en auditinstanties
5.1 Beschrijving van de voornaamste taken en de onderlinge betrekkingen van de
auditautoriteit en de auditinstanties onder verantwoordelijkheid van de auditautoriteit
De ministerraad in Nederland heeft op 17 november 2006 de Auditdienst van het ministerie van Financiën
(Auditdienst Financiën) benoemd tot auditautoriteit voor de structuurfondsgelden in de periode 2007 – 2013.
De Auditdienst Financiën is direct onder de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal, de hoogste ambtenaar van
het ministerie van Financiën, gepositioneerd.
De auditautoriteit is (eind)verantwoordelijk voor de taken, zoals genoemd in artikel 62 van de Verordening nr.
1083/2006. Dit betreft de inrichting van de organisatie, de ontwikkeling van de auditstrategie, de artikel 71
beoordeling, de afstemming met andere betrokken organisaties, zoals de managementautoriteit,
certificeringsautoriteit, de Europese Commissie en de overige auditinstanties, alsmede de jaarlijkse
auditactiviteiten, inclusief de totstandkoming van de rapportages en oordelen. De uit te voeren processen en te
leveren producten zijn in het volgende schema opgenomen:
2007/2008:
initiël
uitvoeren
uitvoeren
Auditstrategie
Inrichting
organisatie
Art. 71
beoordeling
systeembeschrijvi
ng (opzet)
(opzet)
Binnen de Auditdienst Financiën is een separaat cluster (cluster Europese Middelen) opgezet, dat invulling geeft
aan de verantwoordelijkheden van de auditautoriteit. De in dit cluster werkzame auditors van de auditautoriteit
worden aangestuurd vanuit het projectmanagementteam, dat op centraal niveau binnen dit cluster is
gepositioneerd. Daarnaast vindt periodiek overleg plaats met alle betrokken auditors van de auditautoriteit,
worden (interne en externe) trainingen georganiseerd, en vindt informatievoorziening plaats om een uniforme
aanpak te bereiken. Tenslotte zullen werkprogramma’s en checklisten worden ontwikkeld die een eenduidige
benadering en uitvoering bevorderen.
De jaarlijkse audits ex artikel 62, lid 1b (audits van concrete acties), zullen – onverlet de
eindverantwoordelijkheid van de auditautoriteit – worden uitgevoerd door gemengde auditteams, bestaande uit
auditors van de auditautoriteit en ingehuurde externe auditmedewerkers.
105
2008 - 2015: jaarlijks uit te
voeren herbeoordeli Audits
ngg Auditstrategie van
concrete
acties
Inrichting
organisatie
Systeemaudits
(bestaan en werking)
Controle-
verslag en
verklaring
2008-2015
Gedeeltelijke
verklaring
van
afsluiting
Gedeeltelijk
e
verklaring
van
afsluiting
2017:
afsluiting
Verklaring
van afsluiting
en laatste
controleversla
g

5.2 Organisatie van de auditautoriteit en auditinstanties die onder haar verantwoordelijkheid
vallen
5.2.1 Organisatieschema’s
5.2.1.1 Auditautoriteit
2007/2008:
initiël
uitvoeren
uitvoeren
Auditstrategie
Inrichting
organisatie
Art. 71
beoordeling
systeembeschrijvi
ng
(opzet)
De Auditdienst Financiën is de departementale auditdienst van het ministerie van Financiën in Nederland. De
Auditdienst Financiën is direct onder de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal gepositioneerd. Het ministerie
van Financiën omvat onder meer het kerndepartement, de Belastingdienst, inclusief de Douane, en Domeinen.
Er wordt een veelheid aan auditactiviteiten uitgevoerd, zoals financial, operational en ICT audits. Binnen de
Auditdienst Financiën zijn 152 FTE’s werkzaam, waaronder 50 geregistreerde auditors (stand 1 januari 2008).
De Auditdienst Financiën verricht zowel assurance als consulting activiteiten. Hiermee wordt een bijdrage
geleverd aan de verbetering van de bedrijfsvoering en zekerheid toegevoegd aan de verantwoordingen ten
behoeve van de Minister en andere (interne en externe) gebruikers. De auditors van de Auditdienst Financiën
hebben gezamenlijk een ruime ervaring op het gebied van onderzoek naar rechtmatigheid (wettigheid en
regelmatigheid), als ook op het gebied van systeemaudits.
De Auditdienst Financiën voert in relatie tot de Europese geldstromen – naast de controle van de
structuurfondsgelden EFRO en ESF en het Visserijfonds (EVF) – ook controles uit op de afdrachten Eigen
Middelen van de lidstaat Nederland aan de Europese Commissie, alsmede overige onderzoeken ten behoeve
van de Europese Commissie in opdracht van andere ministeries.
De Auditdienst Financiën is een platte organisatie met een managementteam van drie personen en een pool
van auditdeskundigen. Afhankelijk van de auditvraag worden werkverbanden c.q. clusters ingesteld voor de
uitvoering met daarin personeel dat – als cluster als geheel – de noodzakelijke kennis, ervaring en
competenties bezit. Voorts is sprake van ondersteunende clusters voor ondersteunende processen, zoals
Planning, Relatiebeheer, Deskundigheidsbevordering en Kwaliteit.
Binnen de Auditdienst Financiën is een separaat cluster Europese Middelen, dat invulling geeft aan de
werkzaamheden voor de auditautoriteit van de structuurfondsgelden EFRO en ESF, het EVF en de Eigen
Middelen. Dit cluster kan als volgt op het algemene organisatieschema van de Auditdienst Financiën worden
geprojecteerd:
106
2008 - 2015: jaarlijks uit te
voeren herbeoordeli Audits
ngg Auditstrategie van
concrete
acties
Inrichting
organisatie
Systeemaudits
(bestaan en werking)
Controle-
verslag en
verklaring
2008-2015
Gedeeltelijke
verklaring
van
afsluiting
Gedeeltelijk
e
verklaring
van
afsluiting
2017:
afsluiting
Verklaring
van afsluiting
en laatste
controleversla
g

107
MTleden
HRM
Medewerkers
Auditpool
deskundigheden
OA IT FA
ADF
Processen in clusters:
Primaire clusters
Clusters Controle
Financieel jaarverslag
Min. van Financiën
Cluster Europese
Middelen
Clusters Vraaggestuurde
Opdrachten
Ondersteunende clusters
Klant
MT-lid
Klantcontactpersoon
Trekker cluster
Medewerker
Opdrachten AdF
Wettelijke taken
Comptabiliteitswet
EU-Regelgeving
Vraaggestuurde
opdrachten
• ontwikkeling proc./syst.
• bedrijfsvoeringsonderz.
• risico-management
• ICT-componenten
• manangementcontrol
• et cetera
Het cluster Europese Middelen is eindverantwoordelijk voor alle werkzaamheden, waarvoor de auditautoriteit –
conform artikel 62 van de Verordening nr. 1083/2006 – verantwoordelijk is. Dit betreft in het bijzonder de
inrichting van de organisatie, de invulling van de randvoorwaarden, de afstemming met andere betrokken
organisaties, zoals de managementautoriteit, certificeringsautoriteit, de Europese Commissie, en de coördinatie,
aansturing en uitvoering van de auditactiviteiten, inclusief de totstandkoming van de rapportages en oordelen.
Doordat de auditautoriteit onderdeel uitmaakt van een grotere organisatie, kan de capaciteit hiervan flexibel,
dat wil zeggen naar behoefte, worden ingezet en aangepast. In het cluster zit tevens een lid van het
managementteam van de Auditdienst Financiën. Dit lid van het managementteam geeft leiding aan het
projectmanagementteam, dat sturing geeft aan alle activiteiten van het cluster Europese Middelen. In dit
projectmanagementteam zijn vier personen voor een deel van hun tijd werkzaam. Het projectmanagementteam
bestaat uit het lid van het van het managementteam, twee registeraccountants en een IT auditor die tevens
juriste is. Minimaal één keer per jaar wordt de inrichting van het cluster Europese Middelen geëvalueerd vanuit
het projectmanagementteam.
Binnen de Auditdienst Financiën is sprake van een kwaliteitsbeheersingssysteem, inclusief gedragslijnen en
procedures, dat waarborgen biedt voor de kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden en de hieruit
voortvloeiende producten.
Het kwaliteitsbeheersingssysteem heeft onder meer betrekking op de gehele kantoororganisatie. Voor het
andere deel vindt uitsplitsing plaats naar audittype, namelijk de wettelijke controletaken, waaronder de audit
van de Europese fondsen, en de vraaggestuurde opdrachten. De werking van het kwaliteitsbeheersingssysteem
wordt bewaakt door voortdurende monitoring en periodieke (interne en externe) evaluaties.
5.2.1.2 Overige auditinstanties
De jaarlijkse audits ex artikel 62, lid 1b (audits van concrete acties), zullen – onverlet de
eindverantwoordelijkheid van de auditautoriteit – worden uitgevoerd door gemengde auditteams, bestaande uit
auditors van de auditautoriteit en ingehuurde externe auditmedewerkers. De keuze voor gemengde auditteams,
onder coördinatie en aansturing van auditors van de auditautoriteit, bevordert een uniforme benadering en
werkwijze door de auditteams. Door deze werkwijze is het mogelijk ‘on the job’ toezicht op de uitvoering uit te
oefenen en waar nodig direct bij te sturen.
In de af te sluiten contracten zullen voorts waarborgen worden getroffen dat de ingehuurde auditmedewerkers
zullen werken volgens de auditstrategie, het jaarlijkse auditplan en overige relevante instructies en
voorschriften. De auditautoriteit voert – als eindverantwoordelijke voor alle auditactiviteiten – een
eindbeoordeling op de auditdossiers uit, hetgeen tevens tot uniformiteit in de weging leidt.
5.2.2 Regelingen om de onafhankelijkheid te waarborgen
5.2.2.1 Auditautoriteit

De Auditdienst Financiën is direct onder de (plaatsvervangend) Secretaris-Generaal van het ministerie van
Financiën, gepositioneerd. Zij is onafhankelijk ten opzichte van de managementautoriteit en de
certificeringsautoriteit (Dienst Regelingen, onderdeel van het ministerie van Landbouw, Natuur en
Voedselkwaliteit), alsmede van andere bij de uitvoering van de Verordeningen betrokken instanties.
Naast de onafhankelijke positionering ten opzichte van de andere bij de uitvoering van de Verordeningen
betrokken autoriteiten en overige instanties is een specifiek aantal maatregelen getroffen ter waarborging van
de onafhankelijkheid.
De onafhankelijkheid van alle departementale auditdiensten c.q. accountantsdiensten van de Rijksoverheid in
Nederland, waaronder de Auditdienst Financiën, is geregeld in het Besluit Taak DAD.
De geregistreerde accountants van de Auditdienst Financiën ondertekenen jaarlijks een zogenaamde
onafhankelijkheidsverklaring. Voorts worden bij de uitvoering van de auditwerkzaamheden de voorschriften van
de beroepsorganisaties voor accountants en overige auditors in acht genomen. Ook zijn de geregistreerde
auditors gebonden aan de overige regels van de betreffende beroepsorganisaties, inclusief gedrags- en
beroepsregels.
Het kwaliteitsbeheersingssysteem van de Auditdienst Financiën bevat specifieke procedures en gedragslijnen
die waarborgen bieden voor de handhaving van de onafhankelijkheid van het personeel. Het systeem bevat o.a.
collegiale reviews, een onafhankelijkheidstoets, het treffen van maatregelen indien sprake is van een
overtreding van de onafhankelijkheidsvoorschriften en het nagaan of er belemmeringen zijn bij het plaatsen
van auditors in specifieke clusters c.q. werkverbanden.
5.2.2.2 Overige auditinstanties
De auditautoriteit is verantwoordelijk voor het inhuren (en bekostigen) van de in te schakelen externe
auditmedewerkers en zal in het programma van eisen ten behoeve van het
aanbestedingstraject en in de contracten met betrekking tot de in te huren auditmedewerkers vergelijkbare
eisen stellen met betrekking tot de onafhankelijkheid als die gelden voor de auditors van de auditautoriteit. De
audits van concrete acties worden, zoals eerder vermeld, uitgevoerd in gemengde auditteams, waarbij de
auditautoriteit tevens ‘on the job’ toezicht uitoefent en een eindbeoordeling op de auditdossiers uitvoert. Deze
werkwijze, inclusief de eindbeoordeling door de auditautoriteit geeft tevens waarborgen voor een
onafhankelijke uitvoering van de werkzaamheden. De in te huren auditmedewerkers zijn onafhankelijk ten
opzichte van de managementautoriteit, certificeringsautoriteit en de door hen te controleren begunstigden. Zij
zijn – evenals de auditors van de auditautoriteit – op geen enkele andere wijze betrokken bij de in de vorige zin
vermelde instanties c.q. controleobjecten.
5.2.3 Vereiste kwalificaties en ervaring
Het cluster Europese Middelen bestaat uit een vaste capaciteit van zes FTE’s. Het projectmanagementteam
binnen dit cluster, waar vier personen deel van uitmaken, is verantwoordelijk voor de coördinatie en aansturing
van alle auditactiviteiten met betrekking tot de Europese fondsen en middelen.
De samenstelling van het cluster Europese Middelen wordt voortdurend afgestemd op de behoeften van dat
moment. Aangezien de auditautoriteit deel uitmaakt van een grote organisatie (Auditdienst Financiën) met een
auditpool met een veelheid aan specialisten, kan hier flexibel invulling aan worden gegeven.
De Auditdienst Financiën heeft specifieke procedures en gedragslijnen met betrekking tot aspecten van het
personeelsbeleid, zoals werving, beoordeling, samenstelling van clusters c.q. werkverbanden, ontwikkeling van
capaciteiten, loopbaanontwikkeling, promotie, salariëring en inschatting van de personeelsbehoefte.
Capaciteiten en bekwaamheden worden ontwikkeld door (vaktechnische) opleidingen en voortdurende
vaktechnische ontwikkeling gecombineerd met het opdoen van werkervaring waarbij begeleiding door meer
ervaren collega’s plaats vindt.
Het cluster Europese Middelen bevat in ieder geval de volgende basis ervaringsgebieden:
- voldoende kennis op het gebied van accountantscontrole;
- voldoende kennis op het gebied van ICT/EDP auditing;
- voldoende kennis op het gebied van operational – en system auditing;
- voldoende juridische kennis;
- voldoende internationale ervaring.
Vorenstaande kennis en ervaring wordt noodzakelijk geacht om de taken op een kwalitatief goede wijze te
kunnen uitvoeren. Via documentatie, websites, (interne en externe) trainingen en andere bronnen wordt de
kennis toegesneden en up to date gehouden ten behoeve van de audits van de Europese fondsen, waaronder
de audit van het EFRO programma.
De auditautoriteit stelt in de nog op te stellen contracten eisen aan de beschikbaarheid en het kennis- en
ervaringsniveau van de in te huren auditmedewerkers, waardoor een voldoende kwantitatieve én kwalitatieve
inzet ten behoeve van het uitvoeren van de auditwerkzaamheden is gewaarborgd.
5.2.4 Audithandboek
108

Bij de werkzaamheden worden de Nadere voorschriften Controle- en Overige Standaarden (NV COS) van het
Koninklijk NIVRA gehanteerd. Deze zijn gebaseerd op de International Standards on Auditing van de
International Federation of Accountants (IFAC).
Ten behoeve van de uitvoering is het audit handboek beschikbaar, dat – met de NV COS van het Koninklijke
NIVRA als uitgangspunt – specifiek nader is uitgewerkt voor de accountantscontrole door de departementale
auditdiensten van de Rijksoverheid in Nederland (HARo: Handboek Auditing Rijksoverheid, laatstelijk aangepast
in augustus 2007). Dit handboek gaat in op diverse onderdelen van de controle, zoals risicoanalyse,
auditplanning, uitvoering, dossiervorming, kwaliteitsbewaking en rapportering. Het audit handboek zal worden
gebruikt ten behoeve van de ontwikkeling van werkprogramma’s, checklisten en eventuele overige instructies
voor de audit van Europese fondsen en middelen.
5.2.5 Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de uitvoering van aanbevelingen en
corrigerende maatregelen naar aanleiding van auditverslagen
De Auditdienst Financiën zal – conform artikel 62 lid 1d – jaarlijks een controleverslag uitbrengen, waarin zij
melding maakt van de geconstateerde tekortkomingen en hiermee samenhangend de aanbevelingen. Het
controleverslag wordt - via en met een aanbiedingsbrief van de Minister van Economische Zaken - uitgebracht
aan de Europese Commissie. Afschriften worden verstrekt aan de managementautoriteit en de
certificeringsautoriteit. Met de managementautoriteit en certificeringsautoriteit worden jaarlijks afspraken
gemaakt over de rapportering van de follow up van geconstateerde tekortkomingen en aanbevelingen.
De tekortkomingen en aanbevelingen, alsmede de door de managementautoriteit en certificeringsautoriteit
aangegeven (corrigerende) maatregelen, worden separaat geregistreerd om de follow up te kunnen monitoren.
De opzet, het bestaan en de werking van de (corrigerende) maatregelen wordt jaarlijks getoetst teneinde vast
te kunnen stellen of de tekortkomingen daadwerkelijk zijn opgeheven c.q. aan de aanbevelingen daadwerkelijk
invulling is gegeven.
5.2.6 Beschrijving van de procedures voor het toezicht op de werkzaamheden van andere
auditinstanties die onder de verantwoordelijkheid van de auditautoriteit vallen
Kwaliteit van de auditwerkzaamheden wordt in de eerste plaats gewaarborgd door heldere afspraken vooraf. In
het programma van eisen dat wordt opgesteld ten behoeve van de in te huren auditmedewerkers, alsmede in
de af te sluiten contracten, zal expliciet op een aantal aspecten worden ingegaan, waaronder de kwaliteit van
de uitvoering van de auditwerkzaamheden, inclusief het voldoen aan de auditstrategie, waaronder
internationaal aanvaarde auditnormen, auditplannen, werkprogramma’s en overige richtlijnen vanuit de
auditautoriteit. Tevens zullen deskundigheidseisen worden geformuleerd met betrekking tot de in te huren
auditmedewerkers. Deze auditmedewerkers zullen voldoende kennis en ervaring dienen te hebben met
betrekking tot de controle van structuurfondsgelden.
Ten behoeve van de onafhankelijkheid worden voorts eisen gesteld ter voorkoming van gelijktijdige uitvoering
van auditing– en consulting werkzaamheden.
Kwaliteit wordt ook bevorderd door het werken met gemengde auditteams, waarbij de aansturing en
coördinatie plaats vindt door auditors van de auditautoriteit. De aanpak met gemengde auditteams leidt tot een
eenduidige auditaanpak.
Gedurende de uitvoering vindt doorlopend toezicht plaats (‘toezicht on the job door de auditors van de
auditautoriteit ’). Indien nodig worden direct corrigerende maatregelen getroffen door de auditors van de
auditautoriteit. Ten behoeve van een effectieve en efficiënte uitvoering wordt tevens gekozen voor het creëren
van een gezamenlijk platform voor alle betrokken auditors, waardoor de gemengde teams hun werkzaamheden
en bevindingen kunnen vastleggen in gezamenlijke dossiers.
De auditautoriteit is verantwoordelijk voor de eindbeoordeling van de auditwerkzaamheden en
auditbevindingen, zoals deze vastliggen in de auditdossiers. Bij de eindbeoordeling van de auditdossiers en op
basis van gesprekken met de verantwoordelijke auditors van de auditautoriteit en de externe ingehuurde
auditmedewerkers, wordt mede de kwaliteit van het door de ingehuurde auditmedewerkers, verrichte werk
geëvalueerd. De evaluatieresultaten worden op centraal niveau binnen de auditautoriteit verzameld en
geanalyseerd. De uitkomsten van de analyse worden periodiek besproken met de ingehuurde
auditmedewerkers. Zonodig zal de auditautoriteit maatregelen treffen om de kwaliteit te verbeteren.
5.3 Auditprocessen en producten Verordening nr. 1083/2006
5.3.1 Beschrijving van de procedure voor de totstandkoming van de auditstrategie
109

2007/2008:
initiël
uitvoeren
uitvoeren
Auditstrategie
Inrichting
organisatie
Art. 71
beoordeling
systeembeschrijvi
ng
(opzet)
De auditstrategie is opgesteld conform bijlage V van Verordening 1828/2006. Ten behoeve van de opstelling
van de auditstrategie is informatie verkregen bij de managementautoriteit, certificeringsautoriteit en de
Auditdienst van het ministerie van Economische Zaken. Voorts heeft een analyse plaatsgevonden van de
relevante documenten. Dit betreft onder meer het Nationaal Strategisch Referentiekader, operationeel
programma, wet- en regelgeving, richtsnoeren en rapportages met betrekking tot de voorgaande
programmaperiode.
De concept auditstrategie is opgesteld door een lid van het projectmanagementteam, die tevens
Registeraccountant en Certified Internal Auditor is. Het concept is vervolgens besproken – en naar aanleiding
daarvan op onderdelen aangepast – met het projectmanagementteam van het cluster Europese Middelen en
het Managementteam van de Auditdienst Financiën. Het Managementteam van de Auditdienst Financiën heeft
de auditstrategieën van de EFRO programma’s binnen negen maanden na goedkeuring van de Operationele
Programma’s aangeboden aan de Europese Commissie.
Eventuele bijstelling van de auditstrategie vindt plaats op basis van opmerkingen van de Europese Commissie.
De definitieve auditstrategie wordt tevens aangeboden aan de managementautoriteit, de certificeringsautoriteit
en het Comité van Toezicht.
De auditstrategie is opgesteld voor de programmaperiode 2007 – 2013. Minimaal jaarlijks vindt voor zover
nodig bijstelling plaats op basis van voortschrijdende inzichten. Hiertoe worden geconstateerde knelpunten bij
de uitvoering van de auditstrategie, veranderende omstandigheden en overige relevante gebeurtenissen
separaat door de auditautoriteit geregistreerd. Vorenstaande wordt onderkend door middel van periodieke
monitoring (één keer per half jaar) van de uitvoering van de auditstrategie. Deze monitoring vindt plaats door
een lid van het projectmanagementteam van het cluster Europese Middelen. Hiertoe vindt mede overleg plaats
met de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit zonder dat dit afbreuk doet aan de
eindverantwoordelijkheid en onafhankelijkheid van de auditautoriteit.
De waar nodig aangepaste auditstrategie wordt vervolgens vastgesteld volgens dezelfde procedure als de
oorspronkelijke auditstrategie en voorts aangeboden aan de Europese Commissie.
5.3.2 Beschrijving van de procedure voor de beoordeling ex artikel 71 lid 2
2007/2008:
initiël
uitvoeren
uitvoeren
Auditstrategie
Inrichting
organisatie
Art. 71
beoordeling
systeembeschrijvi
ng
(opzet)
In 2007 en de eerste helft van 2008 verricht de Auditdienst Financiën een beoordeling van de beschrijvingen
van de opzet van de systemen. Resultaat is een evaluatieverslag dat samen met de beschrijving van de
systemen door de lidstaat wordt aangeboden aan de Europese Commissie.
110
2008 - 2015: jaarlijks uit te
voeren herbeoordeli Audits
ngg Auditstrategie van
concrete
acties
Inrichting
organisatie
Systeemaudits
(bestaan en werking)
2008 - 2015: jaarlijks uit te
voeren herbeoordeli Audits
ngg Auditstrategie van
concrete
acties
Inrichting
organisatie
Systeemaudits
(bestaan en werking)
Controle-
verslag en
verklaring
Controle-
verslag en
verklaring
2008-2015
Gedeeltelijke
verklaring
van
afsluiting
Gedeeltelijk
e
verklaring
van
afsluiting
2008-2015
Gedeeltelijke
verklaring
van
afsluiting
Gedeeltelijk
e
verklaring
van
afsluiting
2017:
afsluiting
Verklaring
van afsluiting
en laatste
controleversla
g
2017:
afsluiting
Verklaring
van afsluiting
en laatste
controleversla
g

De beschrijving van de systemen bevat mede een onderdeel dat betrekking heeft op de auditautoriteit zelf. Het
cluster Europese Middelen is verantwoordelijk voor de beschrijving van dit onderdeel. De beoordeling is
uitgevoerd door een registeraccountant van de Auditdienst Financiën, die geen onderdeel uitmaakt van het
cluster Europese Middelen. Op deze wijze is functiescheiding gewaarborgd.
5.3.3 Beschrijving van de procedures voor de opstelling van het jaarlijkse controleverslag en de
jaarlijkse verklaring/advies, de verklaring van afsluiting en de gedeeltelijke verklaring van
afsluiting
5.3.3.1 Jaarlijks controleverslag en verklaring
2007/2008:
initiël
uitvoeren
uitvoeren
Auditstrategie
Inrichting
organisatie
Art. 71
beoordeling
systeembeschrijvi
ng
(opzet)
Inleiding
Het jaarlijks controleverslag (artikel 62 lid 1d i) en de jaarlijkse verklaring (artikel 62 lid 1d ii) hebben
betrekking op de auditperiode vanaf 1 juli van jaar n-1 t/m 30 juni van jaar n. Deze stukken dienen jaarlijks
uiterlijk 31 december van jaar n aan de Europese Commissie te worden verstrekt. De steekproef, die in de
auditperiode vanaf 1 juli jaar n-1 tot 30 juni jaar n moet worden uitgevoerd, heeft betrekking op de concrete
acties (projecten) waarvoor bij de Europese Commissie in het voorafgaande kalenderjaar (dus 1 januari n-1 t/m
31 december n-1) uitgaven zijn gedeclareerd.
Uitvoering
De stukken zijn gebaseerd op resultaten van de systeemaudits en de audits van concrete acties (artikel 62 lid
1a en 1b). Uitgangspunt voor de uitvoering van de jaarlijkse audits vormt de door de Europese Commissie
goedgekeurde en jaarlijks geactualiseerde auditstrategie. In de auditstrategie wordt onder meer ingegaan op
de uitkomsten van de risicobeoordeling en de op basis van deze beoordeling geformuleerde prioriteiten en
horizontale kwesties voor het komende jaar, de komende drie jaar en de jaren daarna.
Bij de systeemaudits wordt het bestaan en de werking van de beheersingsystemen bij de
managementautoriteit, hiermee samenhangende overige instanties en groepen, en de certificeringsautoriteit
getoetst. De systeemaudits worden uitgevoerd door auditors van de auditautoriteit. Op grond van de
systeemaudits wordt geconcludeerd hoeveel zekerheid aan de systemen kan worden ontleend. Deze conclusie,
alsmede de onderbouwing hiervan, wordt in het auditdossier vastgelegd.
De audits van concrete acties vinden plaats op basis van een steekproef, die mede is gebaseerd op de
uitkomsten van de systeemaudits (zie hiervoor). Rekening wordt gehouden met de voorschriften in de artikelen
16 en 17 van de Verordening nr. 1828/2006 en de separaat door de Europese Commissie voor steekproeven
uitgebrachte Sampling Guide Working Document. De exacte invulling van de steekproef zal jaarlijks worden
bepaald aan de hand van de actuele situatie (onder meer het aantal en de omvang van de projecten en
gedeclareerde uitgaven). De selectie van de steekproefposten voor de audits van concrete acties vindt plaats
door de auditautoriteit. De audits van concrete acties worden – onder eindverantwoordelijkheid van de
auditautoriteit – uitgevoerd door gemengde auditteams, bestaande uit auditors van de auditautoriteit en
ingehuurde externe auditmedewerkers. Bij de audits van concrete acties wordt de wettigheid en regelmatigheid
van de uitgaven getoetst. Om haar eindverantwoordelijkheid te kunnen dragen voert de auditautoriteit
eindbeoordelingen uit op de auditdossiers (werkzaamheden en uitkomsten).
Ten behoeve van zowel de uitvoering van systeemaudits als audits van concrete acties worden door de
auditautoriteit werkprogramma’s en checklisten samengesteld.
Rapportering
Na afronding van de auditwerkzaamheden wordt een concept auditverslag opgesteld door het betreffende
auditteam. Alvorens het concept auditverslag voor hoor-wederhoor naar buiten wordt gebracht vindt een
beoordeling van het dossier, inclusief een beoordeling van het concept auditverslag, plaats door de
auditautoriteit.
111
2008 - 2015: jaarlijks uit te
voeren herbeoordeli Audits
ngg Auditstrategie van
concrete
acties
Inrichting
organisatie
Systeemaudits
(bestaan en werking)
Controle-
verslag en
verklaring
2008-2015
Gedeeltelijke
verklaring
van
afsluiting
Gedeeltelijk
e
verklaring
van
afsluiting
2017:
afsluiting
Verklaring
van afsluiting
en laatste
controleversla
g

De concept auditverslagen naar aanleiding van de systeemaudits worden vervolgens door de auditteams, met
inachtneming van de onafhankelijke positie van de auditteams, voor hoor-wederhoor ten behoeve van de
toetsing op feitelijke onjuistheden, voorgelegd aan de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit. De
managementautoriteit en certificeringsautoriteit krijgen drie weken de tijd om te reageren op de concept
auditverslagen.
Na de hoor-wederhoor procedure worden de betreffende auditverslagen naar aanleiding van de systeemaudits
definitief vastgesteld en vastgelegd in het auditdossier.
De concept auditverslagen naar aanleiding van de audits van concrete acties worden door de auditteams, met
inachtneming van de onafhankelijke positie van de auditteams, voor hoor-wederhoor ten behoeve van de
toetsing op feitelijke onjuistheden, voorgelegd aan de begunstigden. De begunstigden krijgen twee weken de
tijd om te reageren op de concept auditverslagen. Na de hoor-wederhoor procedure worden de betreffende
auditverslagen definitief vastgesteld en vastgelegd in het auditdossier.
De status van de (concept) auditverslagen wordt door de auditautoriteit centraal geregistreerd en bewaakt.
De auditautoriteit cumuleert jaarlijks de geconstateerde fouten en onzekerheden en verwerkt dit in een tabel
conform tabel 9 van bijlage VI van Verordening nr. 1828/2006. Voorts stelt de auditautoriteit – met
inachtneming van de rapporteringstoleranties en de goedkeuringstolerantie – concepten van het jaarlijkse
controleverslag en de jaarlijkse verklaring op conform de bijlagen VI en VII van Verordening nr. 1828/2006.
Bij het opstellen van het concept jaarlijkse controleverslag en de concept jaarlijkse verklaring gelden de
toleranties en overige criteria, die zijn genoemd in de auditstrategie, mede gebaseerd op de Verordeningen nr.
1083/2006 en nr. 1828/2006, en – ten behoeve van de werking van de systemen – de (concept) Nota met
richtsnoeren voor de beoordeling van de management- en controlsystemen.
Het concept jaarlijkse controleverslag en de concept jaarlijkse verklaring worden binnen de Auditdienst
Financiën onderworpen aan een objectieve evaluatie c.q. kwaliteitsbeoordeling door minimaal één
Registeraccountant, die geen deel uitmaakt van het cluster Europese Middelen. De uitkomsten van deze
evaluatie worden separaat in het dossier vastgelegd.
Daarna stelt de auditautoriteit het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring definitief vast en
verstrekt deze vervolgens – via en met een aanbiedingsbrief van de minister van Economische Zaken– aan de
Europese Commissie. Afschriften van de definitieve jaarstukken worden verstrekt aan de ministers van
Financiën en Economische Zaken, de managementautoriteit, de certificeringsautoriteit, de Algemene
Rekenkamer in Nederland en het Audit Comité van het ministerie van Financiën.
Het proces van totstandkoming van de jaarstukken vanuit de individuele auditverslagen wordt door het cluster
Europese Middelen zodanig vastgelegd in de (jaarlijkse) auditdossiers, dat het controlespoor goed en eenduidig
te volgen is en wordt zodanig georganiseerd, dat ook tijdig, dat wil zeggen uiterlijk 31 december, aan de
Europese Commissie kan worden gerapporteerd.
5.3.3.2 Gedeeltelijke verklaring van afsluiting
Inrichting
organisatie
Art. 71
beoordeling
systeembeschrijvi
ng
(opzet)
Operationele programma’s mogen volgens artikel 88 van de Verordening nr. 1083/2006 gedeeltelijk worden
afgesloten volgens een door de lidstaat te bepalen periodiciteit. In dat geval dient de Europese Commissie
uiterlijk op 31 december van een gegeven jaar een uitgavenstaat en – van de Auditdienst Financiën – een
verklaring van gedeeltelijke afsluiting te ontvangen overeenkomstig artikel 62, lid 1d iii.
Er is sprake van een vergelijkbare procedure als voor het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring,
zoals hiervoor opgenomen. Dit resulteert in de verstrekking van een gedeeltelijke verklaring van afsluiting aan
de Europese Commissie conform bijlage IX van
Verordening nr. 1828/2006.
112
2007/2008:
initiëel
uitvoeren
Auditstrategie
2008 - 2015: jaarlijks uit te
voeren
herbeoordeling
Auditstrategie
Inrichting
organisatie
Systeemaudits
(bestaan en werking)
Audits
van
concrete
acties
Controle-
verslag en
verklaring
2008-2015
Gedeeltelijke
verklaring
van
afsluiting
Gedeeltelijke
verklaring
van afsluiting
2017:
afsluiting
Verklaring
van afsluiting
en laatste
controleversla
g

5.3.3.3 Verklaring van afsluiting
2007/2008:
initiëel
uitvoeren
Inrichting
organisatie
Art. 71
beoordeling
systeembeschrijvi
ng
(opzet)
Uiterlijk op 31 maart 2017 verstrekt de Auditdienst Financiën aan de Europese Commissie een verklaring van
afsluiting, die vergezeld gaat met het laatste controleverslag. De informatie over de na 1 juli 2015 verrichte
audits wordt ook opgenomen in het laatste controleverslag.
Er is sprake van een vergelijkbare procedure als voor het jaarlijkse controleverslag en de jaarlijkse verklaring,
zoals hiervoor opgenomen. Dit resulteert uiteindelijk in de verstrekking van het laatste controleverslag en de
verklaring van afsluiting conform bijlage VIII van Verordening nr. 1828/2006.
6. Informatiesysteem (artikel 60, onder c), van de verordening (EG) 1083/2006
6.1 Nationale Monitor Structuurfondsen
De lidstaat heeft een centraal systeem, de Monitor Structuur Fondsen (MSF) geïmplementeerd, dat aansluit op
het SFC2007. Deze applicatie is ontwikkeld in opdracht van en eigendom van de Coördinatie-unit
Structuurfondsen van het Ministerie van Economische Zaken. De applicatie is ontwikkeld door SOGETI in nauw
overleg met een door de opdrachtgever samengesteld team waarin de betrokken Nederlandse autoriteiten
vertegenwoordigd waren. De verantwoordelijkheden en taken van de deelnemende partijen zijn in een
afsprakenkader vastgelegd.
Navision
6.2 Informatiesysteem managementautoriteit
De afzonderlijke autoriteiten (MA, CA, AA) hebben decentrale systemen. Dat wil zeggen dat de gegevens op
verschillende lokale systemen worden bewaard die niet in een netwerk verbonden zijn. Periodiek worden
gegevens ge-upload vanuit de MA naar het centrale systeem van de lidstaat om gegevens aan te leveren aan
de EC (SFC). Hierbij maakt SNN gebruik van een ERP monitoringsysteem (Navision).
113
Auditstrategie
2008 - 2015: jaarlijks uit te
voeren herbeoordeling
Auditstrategie
Inrichting
organisatie
Systeemaudits
(bestaan en werking)
Audits
van
concrete
acties
Controle-
verslag en
verklaring
MSF SFC
2008-2015
Gedeeltelijke
verklaring
van
afsluiting
Gedeeltelijke
verklaring
van afsluiting
2017:
afsluiting
Verklaring
van afsluiting
en laatste
controleversla
g

Op het netwerksysteem is Navision geïnstalleerd waar het financieel beheer van het programma in wordt
gemonitord.
6.2.1 Beschrijving van de Monitor Structuurfondsen (MSF)
De MSF bestaat uit vier modules:
114
1. Een centraal projectregister.
In dit register zijn geaggregeerde gegevens van de projecten van Nederlandse EFRO programma’s
opgenomen. Via een interface met de systemen van de managementautoriteiten wordt het
projectregister actueel gehouden. De projectgegevens kunnen door alle betrokken partijen worden
online worden geraadpleegd.
2. Een module voor de afhandeling en certificering van tussentijdse betalingen.
In deze module zijn drie functionaliteiten ondergebracht. De managementautoriteiten genereren de
uitgavenstaat en dienen deze in bij de certificeringsautoriteit. De certificeringsautoriteit certificeert de
uitgavenstaat en stelt de betaalaanvraag op. Het certificaat wordt na goedkeuring door de
certificeringsautoriteit ondertekend. Nadat de aanvraag voor tussentijdse betaling in de SFC2007 is
ingevoerd, ondertekend en ingediend bij de Commissie, wordt de beslissing van de Commissie in de
MSF geregistreerd en wordt de aanvraag voor tussentijdse betaling (digitaal) gearchiveerd in de MSF.
3. Een module voor het ophalen van de programmagegevens van de SFC2007.
In deze module kunnen wijzigingen die in het OP zijn goedgekeurd worden overgenomen in de MSF.
4. Een rapportagemodule voor de monitoring van de structuurfondsen en het Nationaal Strategisch
Referentiekader.
In deze module worden overzichten van alle programma’s, waarin de belangrijkste resultaten opgeteld
worden en ten behoeve van de monitoring beschikbaar gesteld.
De beveiliging voor het gebruik van de MSF applicatie is gewaarborgd. Personen kunnen toegang aanvragen bij
de functioneel beheerder van de MSF. Zij krijgen na goedkeuring een gebruikersnaam/wachtwoord en een
token waarmee zij toegang krijgen tot de ICT omgeving van het Ministerie van Economische Zaken. Daarnaast
krijgen zij een gebruikersnaam/wachtwoord waarmee zij in een bepaalde rol rechten krijgen in de MSF
applicatie.
De communicatie van de projectgegevens tussen de MA systemen en de MSF wordt over een beveiligde
verbinding verstuurd (encrypted). Deze verbinding is voorzien van een certificaat met een
gebruikersnaam/wachtoord combinatie waarmee is gewaarborgd dat alleen geautoriseerde systemen met de
MSF kunnen communiceren.
In onderstaande tabel staan de systeemfuncties van de MSF en is de rol aangegeven die geautoriseerd is voor
deze functies. Voor de certificeringsautoriteit zijn 2 rollen aanwezig binnen het systeem, een producerende (1)
en controlerende (2) rol ten aanzien van de verificatie van de uitgavenstaten.
MA Certificeringsautoriteit
1
Certificeringsautoriteit
2
Programmabeheer
Notificaties x x X
Algemene documenten x x X x
Operationeel programma x x X x
Projectregister
Project x x X x
Betaalaanvraag tussentijdse
betaling
Genereer uitgavenstaat x
Beoordelen uitgavenstaat x
Vastleggen beslissing Commissie X
Applicatiebeheer
Verversen programmagegevens x
Beheer gebruikers x
Het functioneel beheer is een taak van de Coördinatie-unit (CSF) belegd bij het Ministerie van Economische
Zaken, Landbouw en Innovatie. De gebruikersondersteuning is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het
Ministerie en de certificeringsautoriteit en ligt vast in het afsprakenkader. Het Ministerie van EL&I is eigenaar
van de MSF applicatie en heeft een beheer- en onderhoudscontract met de leverancier afgesloten.
6.2.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord-Nederland
SNN gebruikt de volgende systemen:
1) Een ERP systeem Navision
EL&I

2) SFC2007 voor gegevensuitwisseling met de EC
In Navision worden alle projectgegevens alsmede programmagegevens geregistreerd. Tevens is er een directe
koppeling met de financiële administratie wat inhoudt dat er door mutaties in de projectadministratie
automatische journaalposten worden gegenereerd die leiden tot verplichtingen, vorderingen, uitgaven en
ontvangsten. Via Navision worden gegevens ge-upload naar de MSF voor indiening van een betaalaanvraag aan
de EC.
Tevens vind in Navision relatiebeheer en postregistratie plaats.
Navision is een standaard ERP pakket van microsoft dat geheel is aangepast aan de wensen en eisen van SNN.
Het gehele proces van aanvraag, verzoeken tot terugbetaling, controles ter plaatse, vaststelling en uitbetaling
van subsidies, registratie van correcties en onregelmatigheden wordt in Navision geregistreerd en gemonitord.
De procesbeschrijvingen zijn zodanig ingericht dat een controlespoor te volgen is. Het ICT systeem Navision
dat hierbij gebouwd is volgt de procesbeschrijvingen tot in detail. Alle handelingen in het systeem worden in
logbestanden opgeslagen. Daarnaast is er een projectdossier waarin alle relevante documenten zijn
gearchiveerd. Het ICT systeem Navision werkt met een ingebouwde workflow waarin taken na fiattering door
geautoriseerden aan de juiste medewerkers worden toebedeeld.
Toezicht en evaluatie
Op elk gewenst moment kan er een vergelijking gemaakt worden per project, prioriteit, stuurgroep, gebied
alsmede totaalniveau van:
115
Het budget met de beschikte bedragen
Het budget met gecertificeerde bedragen
Beschikte bedragen t.o.v. gecertificeerde bedragen
De te verwachten uitgavenprognoses
De te verwachten vrijval
De correcties
De onregelmatigheden
Verificaties en audits
In Navision worden er na het verrichtingen van handelingen en/of het veranderen van status en/of het afsluiten
van perioden, die leiden tot vorderingen - verplichtingen - ontvangsten - uitbetalingen, automatische
journaalposten aangemaakt op projectniveau in de financiële administratie. Deze worden periodiek
gecontroleerd met de projectadministratie.
De projectadministratie wordt periodiek door de concern controller afgesloten t.b.v. de in te dienen
uitgavenstaat.
Zowel intern als extern wordt er via Navision gerapporteerd over de voortgang van het programma, prioriteit,
stuurgroep of gebied. Tevens worden bevindingen van de interne controlefunctie dan wel externe audits
gerapporteerd en vind zo nodig bijsturing plaats.
Gedane aanbevelingen c.q. correcties uit audits worden systematisch vastgelegd in Navision en gecategoriseerd
per bevinding. Tevens zijn er procedures als aanbevelingen niet worden opgevolgd c.q. correcties niet worden
uitgevoerd door subsidieontvangers.
6.3 Moment van ingebruikname
6.3.1 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit
Het systeem is per 10 juni 2009 operationeel.
6.3.2 Moment van ingebruikname van MSF
Medio 2007 is gestart met de ontwikkeling van de MSF. Versie 1.4 van de MSF is in december 2008
geaccepteerd en op 20 januari 2009 operationeel en in productie genomen. Vanaf 20 januari 2009 is digitale
communicatie van projecten tussen de MA systemen en de MSF mogelijk in de productieomgeving van de MSF.
6.4 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie
De gegevensuitwisseling met SFC 2007 vindt als volgt plaats:
1. Het coördinatiepunt Structuurfondsen van het Ministerie van Economische Zaken is de Member State
Liaison voor SFC. Dat betekent dat deze unit de autorisaties voor Nederland in de juiste rollen toekent.
Verder functioneert de unit als aanspreekpunt voor problemen met SFC en voert zij documenten in als
dit decentraal niet lukt.

116
2. In het projectregister van de MSF wordt van de projecten van de MA een geaggregeerde set gegevens
bijgehouden. Het projectregister van de MSF wordt door de MA’s onderhouden op momenten dat in de
administratie van de managementautoriteit wijzigingen op projecten door een besluit van de MA zijn
goedgekeurd.
3. De managementautoriteit genereert de uitgavenstaat voor een aanvraag tussentijdse betaling en dient
deze in bij de certificeringsautoriteit. De certificeringsautoriteit certificeert de uitgaven en stelt een
betaalaanvraag op. Het certificaat wordt na goedkeuring door de certificeringsautoriteit ondertekend.
De aanvraag voor tussentijdse betaling wordt door de certificeringsautoriteit in de SFC2007 ingevoerd,
ondertekend en ingediend bij de Commissie. Na de beslissing van de Commissie wordt deze beslissing
in de MSF geregistreerd.
4. Alle gegevens en documenten die niet door de MSF ondersteund worden, worden door de
managementautoriteit, de certificeringsautoriteit en auditautoriteit direct ingevoerd in de SFC.
De lidstaat heeft een centraal systeem, de Monitor Structuur Fondsen (MSF) die gekoppeld is aan SFC,
ontwikkeld. Deze applicatie is ontwikkeld in opdracht van en eigendom van de Coördinatie-unit
Structuurfondsen van het Ministerie van EZ. De applicatie is in 2007 ontwikkeld door SOGETI in nauw overleg
met een door de opdrachtgever samengesteld team waarin alle Nederlandse autoriteiten vertegenwoordigd
waren. De verantwoordelijkheden en taken van de deelnemende partijen (EZ en de management- en
certificeringautoriteit) zijn in een afsprakenkader vastgelegd.
Navision
6.5 Informatiesysteem managementautoriteit OP Noord
6.5.1 Beschrijving van de centrale MSF
De MSF bestaat uit vier modules:
MSF SFC
2007
1. Een centraal projectregister.In dit register zijn de belangrijkste kenmerken en documenten per project van
alle vier de Nederlandse EFRO programma’s opgenomen. Via een interface met de systemen van de
managementautoriteiten is het projectregister altijd actueel. Naast een fors aantal gegevens (vastgelegd in
het functioneel ontwerp) per project is er ook een ruimte per project voor de opslag voor projectgebonden
documenten. Dat is verdeeld in vier afdelingen, voor de drie autoriteiten en voor de door het Ministerie van
EZ ingevoerde onregelmatigheidsmeldingen.
2. Een module voor de afhandeling en certificering van betaalaanvragen. In deze module zijn drie
functionaliteiten ondergebracht. De managementautoriteiten genereren de uitgavenstaat, zoals zij die
willen voorleggen aan de certificeringsautoriteit. De certificeringsautoriteit draagt zorg voor de certificering
van deze uitgavenstaat. Op basis van deze uitgavenstaat wordt er door de certificeringsautoriteit een
betaalaanvraag opgesteld en in de SFC2007 en verzonden naar de Commissie. Na de beslissing van de
Commissie wordt deze beslissing in de MSF geregistreerd en wordt de uitgavenstaat gearchiveerd in de
MSF.
3. Een module voor de opslag van documentatie. Hierbij moet u denken aan de opslag van algemene
programma overstijgende documenten, zoals verordeningen, nationale regelgeving, richtlijnen en
interpretatiefiches. Om te voorkomen dat wildgroei of vervuiling plaatsvindt is de Coördinatie-unit
Structuurfondsen van het Ministerie verantwoordelijk voor het plaatsen en actueel houden van de
documenten.
4. Een module voor de monitoring van de programma’s en het Nationaal Strategisch Referentiekader. In deze
module worden van alle programma’s de belangrijkste resultaten opgeteld en gemonitord. Gegevens zijn
afkomstig uit het projectregister en via een interface uit SFC, zodat aparte invoer wordt voorkomen. De
modellen van de rapportages zijn geheel ingericht volgens de formats uit de bijlagen bij Verordening 1828
van 2006. Dit onderdeel draait op Business Objects en is daarmee flexibel.
Aan de eisen van identificatie, authenticiteit en autorisatie is voldaan. Beveiliging is gewaarborgd via
persoonlijke toegangstokens, die persoonlijk worden verstrekt en afgegeven. Verder is de gebruikelijke
autorisatietabel voorzien, waarbij elke participant een rol heeft. Om gebruik te kunnen maken van het MSF
dient een persoonsgebonden wachtwoord te worden ingevoegd en geldt een specifieke gebruikersnaam, die
wordt toegekend. Elke persoon heeft tevens een bepaalde autorisatie voor het doen van wijzigingen en
toevoegingen voor zijn rol (met uitzondering van de auditautoriteit die alleen een raadpleegfunctie heeft). Deze
autorisatie is persoon- en functiegebonden. Voor alle overige functies bestaat alleen een functie om in te zien.
De projectgegevens worden automatisch van het MA systeem over een beveiligde verbinding verstuurd
(encrypted) en deze verbinding is ook voorzien van certificaten waarmee is gewaarborgd dat alleen
geautoriseerde personen (en systemen) informatie kunnen versturen naar de MSF.

In onderstaande tabel staan de systeemfuncties en is de rol aangegeven die geautoriseerd is voor deze
functies. Functies zijn gescheiden. Voor de certificeringsautoriteit zijn bovendien 2 rollen aangebracht binnen
het systeem, een producerende (1) en controlerende (2) rol ten aanzien van de certificatie van uitgavenstaten.
117
MA Certificeringsautoriteit
1
Certificeringsautoriteit
2
Programmabeheer
Notificaties x x x
Algemene documenten x x x x
Operationeel programma x x x x
Projectregister
Project x x x x
Betaalaanvraag tussentijdse
betaling
Genereer uitgavenstaat x
Beoordelen uitgavenstaat x
Vastleggen beslissing Commissie x
Applicatiebeheer
Verversen programmagegevens x
Beheer gebruikers x
Het functioneel beheer is een taak van de Coördinatie-unit (CSF) van EL&I. De gebruikersondersteuning is een
gezamenlijke verantwoordelijkheid van EL&I en de certificeringsautoriteit en ligt vast in het afsprakenkader.
EL&I is eigenaar van de applicatie en heeft een beheer- en onderhoudscontract met de leverancier, evenals een
strippenkaart voor extra ontwikkelingen.
6.5.2 Beschrijving van de informatiesystemen van de managementautoriteit OP Noord
SNN gebruikt de volgende systemen:
1. Een ERP systeem Navision
2. SFC2007 voor gegevensuitwisseling met de EC
In Navision worden alle projectgegevens alsmede programmagegevens geregistreerd. Tevens is er een directe
koppeling met de financiële administratie, wat inhoudt dat er door mutaties in de projectadministratie
automatische journaalposten worden gegenereerd die leiden tot verplichtingen, vorderingen, uitgaven en
ontvangsten. Via Navision worden gegevens ge-upload naar de MSF voor indiening van een betaalaanvraag aan
de EC.
Tevens vindt in Navision relatiebeheer en postregistratie plaats.
Navision is een standaard ERP pakket van microsoft dat geheel is aangepast aan de wensen en eisen van SNN.
Het gehele proces van aanvraag, verzoeken tot terugbetaling, controles ter plaatse, vaststelling en uitbetaling
van subsidies, registratie van correcties en onregelmatigheden wordt in Navision geregistreerd en gemonitord.
6.6 Moment van ingebruikname
6.6.1 Moment van ingebruikname van MSF
De MSF is in 2007 ontwikkeld, na uitgebreide testen is de applicatie eind 2007 opgeleverd. De MSF is op 20
januari 2009 operationeel en in productie genomen. Er is een gebruikershandleiding beschikbaar die in nauwe
samenwerking met de certificeringsautoriteit en een managementautoriteit is samengesteld.
De koppeling van Navision op de MSF is op 9 juni 2009 operationeel en in productie genomen.
6.6.2 Moment van ingebruikname systeem managementautoriteit
Het systeem is in januari 2009 deels in gebruik genomen, is per 1 juli 2009 volledig operationeel en wordt
vanaf diezelfde datum geheel gebruikt.
Toezicht en evaluatie
Op elk gewenst moment kan er een vergelijking gemaakt worden per project, prioriteit, stuurgroep, gebied
alsmede totaalniveau van:
Het budget met de beschikte bedragen
Het budget met gecertificeerde bedragen
Beschikte bedragen t.o.v. gecertificeerde bedragen
De te verwachten uitgavenprognoses
De te verwachten vrijval
De correcties
EL&I

118
De onregelmatigheden
Verificaties en audits
In Navision worden er na het verrichtingen van handelingen en/of het veranderen van status en/of het afsluiten
van perioden, die leiden tot vorderingen - verplichtingen - ontvangsten - uitbetalingen, automatische
journaalposten aangemaakt op projectniveau in de financiële administratie. Deze worden periodiek
gecontroleerd met de projectadministratie.
De projectadministratie wordt periodiek door de controller afgesloten t.b.v. de in te dienen uitgavenstaat.
Zowel intern als extern wordt er via Navision gerapporteerd over de voortgang van het programma, prioriteit,
stuurgroep of gebied. Tevens worden bevindingen van de interne controlefunctie dan wel externe audits
gerapporteerd en vind zo nodig bijsturing plaats.
Gedane aanbevelingen c.q. correcties uit audits worden systematisch vastgelegd in Navision en gecategoriseerd
per bevinding. Tevens zijn er procedures als aanbevelingen niet worden opgevolgd c.q. correcties niet worden
uitgevoerd door subsidieontvangers.
6.7 Gegevensuitwisseling met de Europese Commissie
De gegevensuitwisseling met SFC 2007 vindt als volgt plaats:
Het coördinatiepunt Structuurfondsen van het Ministerie van EL&I is de Member State Liaison voor SFC. Dat
betekent dat deze unit de autorisaties voor Nederland in de juiste rollen toekent. Verder functioneert de unit als
aanspreekpunt voor problemen met SFC en voert zij documenten in als dit decentraal niet lukt. Tevens draagt
de unit zorg voor de documenten die in SFC moeten komen, waaraan meer autoriteiten meewerken, zoals de
artikel 71 beschrijving die u nu leest.
In het projectregister van de MSF wordt van alle projecten van de MA een geaggregeerde set gegevens
bijgehouden. Het projectregister van de MSF wordt door de MA’s dagelijks automatisch bijgewerkt als er in de
administratie van de managementautoriteit wijzigingen op projecten formeel zijn goedgekeurd.
De managementautoriteit genereert de uitgavenstaat per prioriteit op basis van het projectregister in de MSF
en verstuurt deze naar de certificeringsautoriteit. Een overzicht van de uitsplitsing naar jaar van de subsidiabele
kosten wordt door de MA’s samen met de borgingsverklaring en de overige verplichte documenten separaat aan
de certificeringautoriteit beschikbaar gesteld. De certificeringautoriteit certificeert de uitgaven en voert, na
goedkeuring, de betaalaanvraag in, in de SFC2007 en dient deze in bij de Commissie. Nadat de Commissie een
beslissing heeft genomen op de aanvraag wordt deze door de certificeringsautoriteit in de MSF verwerkt.
De auditautoriteit van OP Noord-Nederalnd heeft de juiste autorisaties ontvangen en is zelf verantwoordelijk de
programmaspecifieke documenten op auditautoriteitniveau in de SFC op te laden. Dat geldt ondermeer voor de
auditstrategie en de documenten naar aanleiding van de jaarlijkse audits.