Kwalificatiedossier MBO: Secretariële beroepen Profiel(en): - Ecabo

Kwalificatiedossier MBO: Secretariële beroepen
Profiel(en):
• Secretaresse
• Managementassistent/directiesecretaresse
Dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
Opleidingsdomein: Economie en administratie
Crebonummer(s):

Penvoerder: ECABO
Ontwikkeld door: Kenniscentrum ECABO
Vastgesteld door: het bestuur van ECABO op advies van de Paritaire commissie beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO
d.d. 28-11-2012 te Amersfoort
© Stichting SBB 2002-2013. Gebruik van gegevens en teksten is met bronvermelding vrijelijk toegestaan. Commercieel gebruik van deze gegevens is niet toegestaan. De
disclaimer van toepassing op dit document is te lezen op www.kwalificatiesmbo.nl.

Inhoudsopgave
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
LEESWIJZER ....................................................................................................................................................... 4
OVERZICHT VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER ................................................................................................ 5
BASIS .................................................................................................................................................................. 6
1 Typering van de beroepen ............................................................................................................................ 6
2 Beroepsgerichte basistaken ........................................................................................................................... 7
2. 1 Kerntaak: Voert taken rondom informatiemanagement uit ...................................................................... 7
2. 1.1 Werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling ......................................................... 8
2. 1.2 Werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling ................................... 9
2. 1.3 Werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk ................................................................................. 10
2. 1.4 Werkproces: Voert administratieve taken uit ................................................................................. 10
2. 1.5 Werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief ....................................................... 11
2. 2 Kerntaak: Voert taken rondom planning en organisatie uit .................................................................... 13
2. 2.1 Werkproces: Beheert de agenda .................................................................................................. 14
2. 2.2 Werkproces: Organiseert bijeenkomsten ....................................................................................... 15
2. 2.3 Werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af ............................................................................ 16
2. 2.4 Werkproces: Ontvangt bezoekers ................................................................................................. 17
2. 2.5 Werkproces: Regelt reizen en accommodaties ............................................................................... 17
2. 2.6 Werkproces: Handelt facturen en declaraties af ............................................................................. 18
3 Algemene basistaken .................................................................................................................................. 19
PROFIEL ............................................................................................................................................................ 20
1 Profiel: Secretaresse .................................................................................................................................. 20
2 Profiel: Managementassistent/directiesecretaresse ....................................................................................... 21
2.1 Kerntaak: Voert voorlichting en Pr-taken uit .......................................................................................... 22
2.1.1 Werkproces: Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal ............................. 22
2.1.2 Werkproces: Redigeert aangeleverde teksten ................................................................................. 23
2.1.3 Werkproces: Geeft voorlichting over de organisatie aan derden ....................................................... 23
2.2 Kerntaak: Voert financieel administratieve taken uit ............................................................................. 25
2.2.1 Werkproces: Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af .............................................. 25
2.2.2 Werkproces: Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op ..................... 26
2.2.3 Werkproces: Houdt een projectadministratie bij en controleert deze ................................................ 26
2.2.4 Werkproces: Houdt een urenadministratie bij ................................................................................. 27
KEUZE ............................................................................................................................................................... 28
1 Mogelijke keuzetaken ................................................................................................................................. 28
2 Criteria voor keuzetaken ............................................................................................................................. 28
VERANTWOORDINGSINFORMATIE ................................................................................................................. 28
AANVULLENDE INFORMATIE ........................................................................................................................... 28
Pagina 3 van 28

LEESWIJZER
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
Dit kwalificatiedossier bevat de diploma-eisen voor één of meerdere mbo-opleidingen. Deze eisen geven samen weer wat
de gediplomeerde moet kunnen als hij of zij op de arbeidsmarkt start of verder studeert.
Het mbo-diploma bevat drie onderdelen:
1. De basis, die gevormd wordt door:
a. De beroepsgerichte basistaken, waarvan de diploma-eisen door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit
zijn de gemeenschappelijke kerntaken en werkprocessen voor het gehele kwalificatiedossier. Deze
gemeenschappelijke taken kennen soms wel differentiaties per profiel, deze 'beheersingsvoorschriften' zijn
dan uitgewerkt in de rechterkolom van de kerntaak of het werkproces.
b. De algemene basistaken, waarvan de diploma-eisen door de landelijke overheid zijn geformuleerd. Dit zijn de
taaltaak, rekentaak en loopbaan- & burgerschapstaak.
2. De profielen, waarvan de diploma-eisen door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit zijn de kerntaken en/of
werkprocessen waarop de beroepen in dit kwalificatiedossier van elkaar verschillen.
3. De keuzedelen, waarvan de diploma-eisen eveneens door de paritaire commissie(s) zijn gevalideerd. Dit zijn
kerntaken binnen het diploma die de arbeidsmarktrelevantie vergroten of de doorstroom naar een vervolgstudie
vergemakkelijken.
Dit kwalificatiedossier bevat een beschrijving van de kwalificatie-eisen voor de basis en de profielen. Het
kwalificatiedossier bevat verder een verwijzing naar de mogelijke keuzes. Ook is beschreven aan welke criteria nieuw te
ontwikkelen keuzes moeten voldoen.
Dit kwalificatiedossier bevat ook een verwijzing naar verantwoordingsinformatie. Dit is geen onderdeel van het diploma.
Het betreft informatie over:
- Onderliggende beroepscompetentieprofielen en arbeidsmarktinformatie
- Loopbaanperspectief en ontwikkelingen in de sector
- Certificeerbare eenheden
- Afspraken rondom examinering
- De betrokkenen bij het kwalificatiedossier, discussiepunten en oordeel van docenten en andere gebruikers
Indien beschikbaar bevat dit kwalificatiedossier ook een verwijzing naar aanvullende informatie zoals:
- Publieksgerichte brochures over het kwalificatiedossier
- Informatie voor leerlingen over beroepenoriëntatie en studiekeuze
Pagina 4 van 28

OVERZICHT VAN HET KWALIFICATIEDOSSIER
Naam profiel Wettelijke beroepsvereisten
P1 Secretaresse Nee
P2 Managementassistent/directiesecretaresse Nee
De verwantschap tussen de verschillende profielen in dit kwalificatiedossier bevindt zich op de volgende beroepsgerichte
kerntaken en werkprocessen:
Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit
1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
1.3 Onderhoudt het relatienetwerk
1.4 Voert administratieve taken uit
1.5 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief
Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit
2.1 Beheert de agenda
2.2 Organiseert bijeenkomsten
2.3 Maakt verslag en handelt zaken af
2.4 Ontvangt bezoekers
2.5 Regelt reizen en accommodaties
2.6 Handelt facturen en declaraties af
De profielen in dit kwalificatiedossier hebben de volgende kerntaken:
Profiel 1 Secretaresse
Profiel 2 Managementassistent/directiesecretaresse
Profielkerntaak Werkproces
Kerntaak 1 Voert voorlichting
en Pr-taken uit
Kerntaak 2 Voert financieel
administratieve taken uit
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1.1 Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal
1.2 Redigeert aangeleverde teksten
1.3 Geeft voorlichting over de organisatie aan derden
2.1 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af
2.2 Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op
2.3 Houdt een projectadministratie bij en controleert deze
2.4 Houdt een urenadministratie bij
Pagina 5 van 28

BASIS
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Typering van de beroepengroep
Dit kwalificatiedossier bevat het pakket van eisen beschreven voor het diploma Secretariële beroepen met de volgende
profielen:
Naam profiel Mbo-niveau EQF / NLQF
niveau
Typering opleiding
Secretaresse 3 3 vakopleiding
Managementassistent/directiesecretaresse 4 4 middenkaderopleiding
Typerende beroepshouding
Essentiële kennis en vaardigheden voor deze beroepsgroep zijn klantgerichtheid, accuratesse, integriteit, snel kunnen
schakelen, een spin in ’t web zijn, effectiever en efficiënter werken. Daarnaast is het belangrijk om van reactief naar
proactief te veranderen zoals plannen, organiseren, meedenken, overzicht houden, vooruitdenken, en de leidinggevende,
directie/manager te voorzien van de juiste informatie. Daarnaast is zij in staat om op adequate wijze om te gaan met
vertrouwelijke informatie, zodat het belang van de eigen afdeling/organisatie en de privacy van de klant wordt
gewaarborgd. Ook zijn de competenties als vakmanschap, stressbestendigheid, communicatief vermogen, initiatief
nemen essentieel voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Context
Secretaressen zijn werkzaam in elke arbeidsorganisatie (groot, klein, profit, non-profit) waar sprake is van een
leidinggevende, directie, manager of managementteam.
Aard van de werkzaamheden
Secretaressen zijn de steun en toeverlaat van de leidinggevende, directeur of het management. Ze regelt afspraken,
bereidt bijeenkomsten voor, maakt verslag en handelt deze af, heeft contacten zowel in- als extern, verzorgt de zakelijke
correspondentie en ondersteunt hem bij de planning van zijn werk. Zij bewaakt wie wel en niet bij de leidinggevende
naar binnen mag en zo heeft zij veel invloed binnen de afdeling of organisatie. Daarbij gaat het om specifieke
vaardigheden als foutloos Nederlands, schrijven, spreken in een moderne vreemde taal, probleemoplossend vermogen
hebben en besluitvaardig zijn. Deze vaardigheden zijn vooral van belang bij het helder in beeld krijgen van de wensen,
belemmeringen en mogelijkheden van verschillende collega’s en klanten. Het draait steeds meer om ‘snap-snelheid’ en
‘snap-vermogen’. De taken van de secretaresse worden steeds breder zoals het coördineren en taken op het gebied van
HRM, financiën, marketing en communicatie, e-skills, intranet en internet. Secretaressen professionaliseren zich steeds
verder, kennen de organisatie, verdiepen zich in het werk, dit geeft hen meer uitdagingen, verantwoordelijkheden en
beslissingsbevoegdheden.
Effectiever en efficiënter werken en een stijging van de arbeidsproductiviteit zijn de nieuwe credo’s. Dit betekent dat zij
niet alleen voor maar ook met de leidinggevende, directie/manager werkt. De taken kunnen variëren qua inhoud en
niveau afhankelijk van de aard van de organisatie en de wensen van de leidinggevende, directeur of het management.
Resultaat van het beroep
De secretaressetaken zijn zelfstandig, zorgvuldig, binnen de daarvoor gestelde tijd (met de nodige geheimhouding)
binnen de richtlijnen van de organisatie uitgevoerd. Zonodig zijn suggesties ter verbetering aangedragen door de
secretaresse en worden taken teruggekoppeld.
Pagina 6 van 28

2. Beroepsgerichte basistaken
Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit
Complexiteit
Het beroep van secretaresse wordt gekenmerkt door een
grote variatie in en onvoorspelbaarheid van
omstandigheden voor het werk op afdelingsniveau. De
taken moeten vaak onder tijdsdruk worden uitgevoerd. In
die context moet de secretaresse op het juiste moment de
juiste prioriteten stellen, waarbij een goede interactie is
vereist met de opdrachtgever. Hiervoor is een goede
schriftelijke en mondelinge communicatie noodzakelijk
voor het op maat bieden van werkzaamheden aan de
leidinggevende. De complexiteit wordt verder bepaald door
de snelle technologische ontwikkelingen binnen de
informatie- en communicatietechnologie bijvoorbeeld
rondom softwarepakketten, social media en Het Nieuwe
Werken. Hierdoor veroudert haar (basis)kennis van
processen, materialen, middelen en begrippen snel. Zij
dient zich dan ook in hoog tempo de werking en
eigenschappen van producten en bijbehorende
(basis)kennis snel eigen te kunnen maken om haar
kennisniveau op peil te kunnen houden. Daarnaast zijn de
interpersoonlijke vaardigheden van groot belang in de
goede uitoefening van de functie als secretaresse op
afdelingsniveau omdat in de functie veel wordt
gecommuniceerd en wordt gehandeld namens de
leidinggevende. Naast producten en service maken goede
omgangsvormen deel uit van het ‘visitekaartje’ van de
afdeling.
Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
De taken van de secretaresse verschuiven van uitvoerend
naar faciliterend waarbij zij verantwoordelijk is voor een
goed verloop van de taken en werkzaamheden op de
afdeling om concrete verbeteringen te kunnen doorvoeren.
Ze werkt zelfstandig bij het uitvoeren van haar schriftelijke
en mondelinge taken en is verantwoordelijk voor haar
eigen werk, maar neemt ook werkzaamheden over van
andere collega secretaressen op een secretariaat en levert
een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het werk van
anderen.
Vakkennis
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
- kent de principes van wettelijke regels m.b.t.
bescherming persoonsgegevens
Beheersingsvoorschrift Secretaresse:
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De managementassistent/directiesecretaresse moet haar
werkzaamheden op organisatieniveau kunnen overzien. Ze
zorgt voor goede (netwerk)contacten zowel in- als extern
zodat de signalen leiden tot verbetering en optimalisatie
van taken. Ze lost problemen zelfstandig op, neemt
beslissingen, heeft het vertrouwen om taken te
coördineren en zelfstandig af te werken en houdt rekening
met afbreukrisico's. Hiervoor is kennis van zaken en
kritisch denkvermogen nodig voor het goed plannen en
organiseren van de werkzaamheden. Door de behandeling
van processtukken krijgt ze een goede indruk van wat zich
in de dossiers van de organisatie afspeelt. De gegevens en
informatie worden vertrouwelijk behandeld en
geheimhouding is voor haar dan ook een
vanzelfsprekendheid.
Beheersingsvoorschrift Secretaresse:
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De taken verschuiven van coördinerend naar initiërend
waarbij zij verantwoordelijk is voor een goed verloop van
de planning en organisatie van taken en werkzaamheden
van de organisatie voor directie en/of management om
concrete verbeteringen te kunnen doorvoeren en de
belangen van de organisatie te bewaken en ontwikkelingen
te kunnen beïnvloeden. Ze werkt zelfstandig zonder
tussentijds telkens verantwoording af te leggen en ze kan
meerdere opdrachten naast elkaar naar eigen inzicht
uitvoeren.
Beheersingsvoorschrift Secretaresse:
Pagina 7 van 28

Begrippen rondom e-skills uitleggen
- kan de mogelijkheden, richtlijnen en terminologie
rondom (sociale) media-, ict- (incl. besturing) en
internetgebruik ten behoeve van de organisatie
benoemen
- kent de principes rondom security awareness, privacy
en betrouwbaarheid van informatie m.b.t. internet en
e-mail
- kent de principes, procedures rondom een
documentmanagementsysteem
- kent de principes rondom het verwerken van
gegevens in een relationele database
- kent de principes van informatie- en
communicatietechnologie, inclusief besturing
Vaardigheden
- kan de regels met betrekking tot beveiliging van
gegevens toepassen
- kan materialen en middelen gebruiken voor de
verwerking van (elektronische) post
E-skills toepassen
- kan mobiele ict-middelen gebruiken
- kan social media gebruiken
- kan arbo-zaken en ergonomische aspecten toepassen
- kan werken met gangbare computersystemen en
(software)pakketten t.b.v. tekstverwerking,
spreadsheet, gegevensverwerking, e-mail,
agendabeheer, internet, informatieverzameling,
documentmanagement, presentatie en mobiel
dataverkeer
Repro- en communicatiesystemen gebruiken
- kan communicatiemiddelen gebruiken
- kan een (digitaal) registratiesysteem
gebruiken/bedienen
Communicatieve vaardigheden
- kan communicatiemodellen bij klantcontacten
toepassen
- kan gespreksstructuren en –technieken toepassen
- kan onderhandelingstechnieken toepassen
- kan de principes van interpersoonlijke
(omgangsvormen bij groepen, individuen, inclusief
de cultuurspecifieke verschillen) communicatie
toepassen
- kan de zakelijke etiquette toepassen
Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
Omschrijving
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
De secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de emails/post.
Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang
van de ontvangen documenten zodat kan worden
ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze
distribueert deze tijdig op eigen initiatief naar de
belanghebbenden. De secretaresse zorgt voor een reactie
op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten op
basis van concepten, instructies of eigen aantekeningen.
Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van
de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes,
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
Beheersingsvoorschrift Secretaresse:
- kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal
uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en
schrijven op niveau B1, spreken op niveau A2
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
- kan materialen en middelen voor het beheren en
optimaliseren van een (digitaal) archief gebruiken
- kan richtlijnen en regels met betrekking tot
geheimhouding, bewaartermijnen toepassen
brancheafspraken en (overheids)regels toepassen
- kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal
uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en
schrijven op niveau B2, spreken op niveau B1
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De managementassistent/directiesecretaresse verwerkt
teksten door voldoende informatie te verzamelen om te
komen tot een juiste inhoudelijke formulering door met
een aantal zinnen bijvoorbeeld lange samengestelde
zinnen, complexe teksten en ingevulde instructieteksten uit
te werken.
Pagina 8 van 28

Werkproces 1.1 Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling
begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen etc.). Ze
registreert het product en archiveert het op de juiste wijze.
Resultaat
Opgestelde documenten zijn taalkundig en inhoudelijk
correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de
juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep.
Documenten zijn voorzien van de juiste informatie en
bijlage(n) en op de juiste wijze verzonden of voor
verzending gereed gemaakt.
Gedrag
1. Analyseert de verzamelde informatie op efficiënte wijze,
selecteert de juiste gegevens, verifieert de opdracht
zonodig en controleert de gegevens nauwkeurig.
2. Hanteert de correcte spelling en grammatica en het
correcte idioom, formuleert vlot en bondig, structureert de
informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met
de doelgroep.
3. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden op juiste
wijze, houdt het verloop van de werkzaamheden in de
gaten en stelt waar nodig bij.
4. Overlegt tijdig en regelmatig met de
leidinggevende(n)/collega’s over de uit te voeren
werkzaamheden, rapporteert tijdig over de voortgang en
informeert betrokkenen proactief over zaken die van
belang zijn.
5. Werkt vlot en accuraat en is bedreven in het gebruik
van benodigde hard- en software.
6. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan
de voorgeschreven procedures.
7. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan
met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.
8. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in
stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de
afspraken in de planning en de prioriteitstelling.
(Beslissen en activiteiten initiëren, Samenwerken en
overleggen, Ethisch en integer handelen, Formuleren en
rapporteren, Vakdeskundigheid
toepassen, Analyseren, Plannen en organiseren, Instructies
en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag omgaan)
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
1. Maakt onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, brengt
structuur aan in de teksten.
Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
Omschrijving
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
De secretaresse voert (telefoon)gesprekken, ze coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende en
voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp. Ze beoordeelt de urgentie
van verzoeken van in- en externe relaties/cliënten en ze bepaalt of en naar wie moet worden doorverwezen. Ze handelt
zelf overige (telefoon)gesprekken af.
Pagina 9 van 28

Werkproces 1.2 Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling
Resultaat
De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden of doorgespeeld aan
collega’s of andere medewerkers en ze maakt indien noodzakelijk correcte eenduidige telefoonnotities.
Gedrag
1. Luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte om standpunten naar voren te brengen en toont
belangstelling voor hun opvattingen.
2. Overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega’s over de uit te voeren werkzaamheden, rapporteert
tijdig over de voortgang en informeert betrokkenen proactief over zaken die van belang zijn.
3. Stelt zich dienstverlenend op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties uit het eigen
netwerk en dat van de leidinggevende(n).
4. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de
planning en de prioriteitstelling.
(Beslissen en activiteiten initiëren, Aandacht en begrip tonen, Samenwerken en overleggen, Relaties bouwen en
netwerken, Formuleren en rapporteren, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Met druk en
tegenslag omgaan)
Werkproces 1.3 Onderhoudt het relatienetwerk
Omschrijving
De secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het
relatienetwerk van de leidinggevende(n) en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens
van organisaties en personen vast in een relatiebestand en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier
etc.) met elkaar verbonden zijn.
Resultaat
Regelmatig mondeling en/of schriftelijk contact met de relaties, resulterend in een goed onderhouden en actueel
relatienetwerk waarin gegevens snel traceerbaar zijn.
Gedrag
1. Controleert informatie kritisch op volledigheid, actualiteit en relevantie, combineert deze en zorgt ervoor dat in
voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend.
2. Overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over de afstemming van zaken, rapporteert relaties tijdig over de
voortgang en informeert ze proactief over zaken die van belang zijn.
3. Stelt zich dienstverlenend op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de organisaties/relaties uit het eigen
netwerk en dat van de leidinggevende(n).
4. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.
5. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures.
(Aandacht en begrip tonen, Samenwerken en overleggen, Relaties bouwen en netwerken, Vakdeskundigheid
toepassen, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Instructies en procedures opvolgen)
Werkproces 1.4 Voert administratieve taken uit
Omschrijving
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
De secretaresse verwerkt en registreert gegevens in een
systeem voor gegevensbeheer. Ze registreert
verlofaanvragen, verzorgt de aan- en
afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen.
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De managementassistent/directiesecretaresse verwerkt
verschillende soorten persoonlijke en niet-persoonlijke
Pagina 10 van 28

Werkproces 1.4 Voert administratieve taken uit
Ze maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of
overzichten uit het systeem t.b.v. de leidinggevende(n)
en/of input voor het jaarplan of sociaal jaarverslag.
Resultaat
De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie
en de ziek- en herstelmeldingen zijn correct verwerkt.
De rapportages zijn overzichtelijk en actueel.
Gedrag
1. Controleert informatie ten behoeve van rapporten en/of
overzichten kritisch op juistheid, volledigheid, actualiteit en
relevantie.
2. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan
de voorgeschreven procedures.
3. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan
met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij
het verwerken van gegevens van o.a. verlofaanvragen,
aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en
herstelmeldingen.
(Ethisch en integer handelen, Formuleren en
rapporteren, Instructies en procedures opvolgen)
Werkproces 1.5 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief
Omschrijving
De secretaresse onderhoudt en actualiseert het
(digitale)archief (scant, kopieert, selecteert, codeert,
ordent en archiveert). De behandeling van de
(digitale)dossiers van en voor derden wordt verricht met
een grote mate van discretie en zorgvuldigheid.
Resultaat
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
De (digitale) dossiers zijn volledig, actueel, toegankelijk,
traceerbaar, overzichtelijk en voldoen aan de gestelde
eisen.
De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig
gewaarborgd.
gegevens van en over personeelsleden zoals
functionerings- en beoordelingsgesprekken in een systeem
voor gegevensbeheer. In voorkomende gevallen levert ze
tekst aan voor de website of het intranet en/of
ondersteunt bij het gegevensonderhoud en de content
hiervan en is ze medeverantwoordelijk voor het
onderhoud(content) van de website of het intranet van de
organisatie.
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De gegevens in de database en/of de
(personeels)administratie zijn actueel en volledig.
De rapportages, teksten op de website en/of intranet zijn
overzichtelijk en actueel.
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
1. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan
met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij
het verwerken van gegevens van o.a. verlofaanvragen,
aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en
herstelmeldingen, functionerings- en
beoordelingsgesprekken.
(Ethisch en integer handelen, Analyseren)
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De directiesecretaresse/managementassistent legt een
nieuw (digitaal) dossier aan, deelt het in volgens
voorschrift, kent een dossiernummer toe, registreert
documenten en neemt deze op in het (digitale) dossier. Ze
zoekt, indien nodig voor de dossiervorming, aanvullende
informatie op in de eigen organisatie, bij klanten of
daarvoor in aanmerking komende instanties en voegt deze
toe aan het (digitale) dossier. Ze stelt op verzoek van de
leidinggevende(n) een dossier samen t.b.v. speciale
projecten of bijeenkomsten in binnen- en buitenland.
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
Pagina 11 van 28

Werkproces 1.5 Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van
het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de
benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. het
beheren van het (digitale) archief.
2. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan
de voorgeschreven procedures.
3. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan
met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.
(Ethisch en integer handelen, Vakdeskundigheid
toepassen, Instructies en procedures opvolgen)
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
1. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van
het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de
benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen t.b.v. de
verwerking, het beheer, het samenstellen en het uitlenen
van documenten en dossiers.
2. Selecteert de juiste gegevens/documenten voor opname
in bestaande of nieuwe (digitale) dossiers of verwijdering
uit dossiers en structureert de gegevens om de onderlinge
samenhang tussen gegevens en dossiers duidelijk te
maken.
3. Formuleert vlot en bondig bij het vragen naar of
overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de
informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met
de gesprekspartner(s).
(Samenwerken en overleggen, Formuleren en
rapporteren, Analyseren)
Pagina 12 van 28

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit
Complexiteit
De secretaresse heeft een diversiteit aan werkzaamheden
rondom planning en organisatie op de afdeling voor de
leidinggevende. De complexiteit van het werk vraagt om
cognitieve praktische vaardigheden om taken uit te voeren
en problemen op te lossen door de keuze en toepassing
van basismethodes, hulpmiddelen, materialen en
informatie. Zij bezit specialistische kennis van materialen,
middelen en processen om in de context van het
werkgebied met behulp van de e-skills en social media
haar taken probleemloos te kunnen uitoefenen.
Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
De taken van de secretaresse verschuiven van uitvoerend
naar faciliterend waarbij zij verantwoordelijk is voor een
goed verloop van de taken en werkzaamheden op de
afdeling om concrete verbeteringen te kunnen doorvoeren.
Ze werkt zelfstandig bij het uitvoeren van haar taken onder
leiding van een leidinggevende. Ze is verantwoordelijk voor
haar eigen werk, maar neemt ook werkzaamheden over
van andere collega secretaressen op een secretariaat en
levert een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van het
werk van anderen.
Vakkennis
Begrippen rondom e-skills uitleggen
- kan de mogelijkheden, richtlijnen en terminologie
rondom (sociale) media-, ict- (incl. besturing) en
internetgebruik ten behoeve van de organisatie
benoemen
- kent de principes rondom security awareness, privacy
en betrouwbaarheid van informatie m.b.t. internet en
e-mail
- kent de principes, procedures rondom een
documentmanagementsysteem
- kent de principes rondom het verwerken van
gegevens in een relationele database
- kent de principes van informatie- en
communicatietechnologie, inclusief besturing
Vaardigheden
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
- kan de regels met betrekking tot beveiliging van
gegevens toepassen
- kan (regionale) locaties en faciliteiten vinden, incl.
onderhandelen
- kan een planning, draaiboek of checklist opstellen en
gebruiken
Beheersingsvoorschrift Secretaresse:
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De Managementassistent/directiesecretaresse heeft een
diversiteit aan werkzaamheden rondom planning en
organisatie voor directie en/of management. Zij speelt in
op wisselende en onverwachte omstandigheden tijdens de
klantencontacten in de brede context van haar werk. In
haar werk heeft zij te maken met afbreukrisico’s.
Beheersingsvoorschrift Secretaresse:
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De taken verschuiven van uitvoerend naar coördinerend en
initiërend waarbij zij verantwoordelijk is voor een goed
verloop van de planning en organisatie van taken en
werkzaamheden van de organisatie voor directie en/of
management om concrete verbeteringen te kunnen
doorvoeren en de belangen van de organisatie te bewaken
en ontwikkelingen te kunnen beïnvloeden. Ze werkt
zelfstandig zonder tussentijds telkens verantwoording af te
leggen en ze kan meerdere opdrachten naast elkaar naar
eigen inzicht uitvoeren.
Beheersingsvoorschrift Secretaresse:
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
Beheersingsvoorschrift Secretaresse:
- kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal
uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en
schrijven op niveau B1, spreken op niveau A2
Pagina 13 van 28

- kan financiële zaken aangaan m.b.t. budget
onderhandelen, zaalverhuur, catering, hulpmiddelen,
etc.
- kan opnameapparatuur voor verslaglegging
gebruiken
- kan (digitale) hulpmiddelen voor bijeenkomsten
(beamer, microfoon) gebruiken
- kan instructies geven
- kan financiële gegevens ver- en bewerken
Repro- en communicatiesystemen gebruiken
- kan communicatiemiddelen gebruiken
- kan een (digitaal) registratiesysteem
gebruiken/bedienen
Communicatieve vaardigheden
- kan communicatiemodellen bij klantcontacten
toepassen
- kan gespreksstructuren en –technieken toepassen
- kan onderhandelingstechnieken toepassen
- kan de principes van interpersoonlijke
(omgangsvormen bij groepen, individuen, inclusief
de cultuurspecifieke verschillen) communicatie
toepassen
- kan de zakelijke etiquette toepassen
E-skills toepassen
- kan mobiele ict-middelen gebruiken
- kan social media gebruiken
- kan arbo-zaken en ergonomische aspecten toepassen
- kan werken met gangbare computersystemen en
(software)pakketten t.b.v. tekstverwerking,
spreadsheet, gegevensverwerking, e-mail,
agendabeheer, internet, informatieverzameling,
documentmanagement, presentatie en mobiel
dataverkeer
Werkproces 2.1 Beheert de agenda
Omschrijving
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
- kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal
uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en
schrijven op niveau B2, spreken op niveau B1
De secretaresse regelt en noteert afspraken van en voor de leidinggevende(n), van zowel interne als externe
werkrelaties. Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien
nodig. Ze herinnert de leidinggevende(n) op gezette tijden aan de to-do’s. Ze bereidt afspraken voor en zorgt ook voor
de opvolging ervan. Ze beheert de agenda van de leidinggevende(n) en haar eigen agenda.
Resultaat
De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevend(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats, de
datum en tijdstip van de afspraak en de te treffen voorbereidende werkzaamheden, waardoor de afspraak
agendatechnisch volgens plan verloopt.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de
houders/beheerders van agenda’s van relaties en toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van
afspraken.
2. Voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over
de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.
3. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden op juiste wijze, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten
en stelt waar nodig bij.
Pagina 14 van 28

Werkproces 2.1 Beheert de agenda
4. Stelt zich dienstverlenend en flexibel op, heeft inzicht in het belang van de afspraken en toont betrokkenheid bij het
onderhouden van de agenda.
5. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen.
6. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures.
7. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de
planning en de prioriteitstelling.
(Samenwerken en overleggen, Relaties bouwen en netwerken, Vakdeskundigheid toepassen, Plannen en
organiseren, Instructies en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag omgaan, Op de behoeften en verwachtingen
van de "klant" richten)
Werkproces 2.2 Organiseert bijeenkomsten
Omschrijving
De secretaresse informeert naar de doelstelling van de
bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals
vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de
organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een
checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een
externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er
speciale vereisten zijn met betrekking tot deze
bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal,
mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en
elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de
leidinggevende(n) over de locatie en reserveert deze
eventueel in een zaalreserveringssysteem of volgt een
procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de
gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg
bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd
per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met
daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt
indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide
dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort
voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde
is.
Resultaat
De benodigde locatie en faciliteiten zijn gereserveerd op de
geplande datum.
De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het
doel, de plaats, de datum en tijdstip van de bijeenkomst
en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde
informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens
plan verloopt.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming over de
uit te voeren taken en de informatievoorziening aan
genodigden, overlegt tijdig met de eigen collega’s en
indien nodig met de betrokken organisaties/relaties.
2. Toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid en verzorgt
proactief de informatievoorziening aan genodigden en
medewerkers van de eigen organisatie.
3. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden aan de
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
De directiesecretaresse/managementassistent organiseert
(internationale) bijeenkomsten zoals vergaderingen
besprekingen, congressen, seminars, cursussen,
trainingen). Ze houdt rekening met de gevoeligheid van
het onderwerp en de persoon die elk onderwerp zal leiden.
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
Beheersingsvoorschrift
Managementassistent/directiesecretaresse:
1. Neemt op goede gronden, op eigen initiatief en binnen
haar bevoegdheden tijdig beslissingen over zaken die zich
voordoen en houdt rekening met het budget.
2. Gaat verantwoordelijk om met de middelen van de
organisatie, mijdt risico’s op overschrijding van het budget,
handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijskwaliteit-verhouding.
Pagina 15 van 28

Werkproces 2.2 Organiseert bijeenkomsten
hand van een planning of checklist, houdt het verloop van
de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.
4. Neemt binnen haar bevoegdheden tijdig beslissingen
over zaken die zich voordoen en houdt rekening met het
budget.
5. Gaat verantwoordelijk om met de middelen van de
organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste
prijs-kwaliteit-verhouding.
6. Stelt vooraf of tijdens de bijeenkomst de (dag)voorzitter
voldoende op de hoogte over zaken m.b.t. de bijeenkomst
zodat hij/zij aan de deelnemers een kernachtige
presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische,
logistieke of communicatieve aard kan geven.
7. Structureert de informatie, formuleert vlot, bondig en
correct en houdt rekening met de doelgroep.
8. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van
haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige
hulpmiddelen.
9. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan
de voorgeschreven procedures.
10. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in
stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de
afspraken in de planning en de prioriteitstelling.
(Beslissen en activiteiten initiëren, Samenwerken en
overleggen, Presenteren, Formuleren en
rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Plannen en
organiseren, Instructies en procedures opvolgen, Met druk
en tegenslag omgaan, Bedrijfsmatig handelen)
Werkproces 2.3 Maakt verslag en handelt zaken af
Omschrijving
3. Neemt de verantwoordelijkheid op zich, indien zich
onverhoopt een overschrijding van het budget voordoet.
4. Stelt zich dienstverlenend op, lost knelpunten snel op,
komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de
organisaties/relaties.
5. Legt tijdens de bijeenkomst zaken m.b.t. de bijeenkomst
duidelijk uit aan de deelnemers en geeft een kernachtige
presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische,
logistieke of communicatieve aard.
(Presenteren, Vakdeskundigheid
toepassen, Analyseren, Bedrijfsmatig handelen, Op de
behoeften en verwachtingen van de "klant" richten)
De secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een
actie-/besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze
aantekeningen of notuleert ze m.b.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de
aantekeningen een uitgebreid of beknopt verslag of een actie-/besluitenlijst.
Resultaat
Het verslag is inhoudelijk correct en is een juiste weergave van het besprokene en/of de besluiten en is opgemaakt
volgens de huisstijl.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, structureert de informatie en maakt
onderscheid tussen hoofd- en bijzaken, formuleert vlot en bondig en houdt rekening met de doelgroep.
2. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die
voortkomen uit de bijeenkomst, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.
3. Werkt vlot en accuraat en maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen.
4. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures.
Pagina 16 van 28

Werkproces 2.3 Maakt verslag en handelt zaken af
5. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.
6. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de
planning en de prioriteitstelling.
(Ethisch en integer handelen, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Plannen en
organiseren, Instructies en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag omgaan)
Werkproces 2.4 Ontvangt bezoekers
Omschrijving
De secretaresse ontvangt bezoekers/relaties uit binnen- en buitenland, informeert in voorkomende gevallen naar het
doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden, indien van toepassing, ingeschreven en de
secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.
Resultaat
Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of
persoon.
Gedrag
1. Luistert goed naar de bezoekers of relaties en naar het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, schrijft ze
in, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en/of persoon en communiceert onderhoudend over alledaagse
onderwerpen (weer, verkeer).
2. Legt zaken m.b.t. het af te leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties.
3. Stelt zich dienstverlenend op, lost knelpunten snel op, komt afspraken na en toont betrokkenheid bij de
organisaties/relaties.
4. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures.
5. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.
6. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de
planning en de prioriteitstelling.
(Aandacht en begrip tonen, Ethisch en integer handelen, Relaties bouwen en netwerken, Presenteren, Op de
behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Instructies en procedures opvolgen, Met druk en tegenslag
omgaan)
Werkproces 2.5 Regelt reizen en accommodaties
Omschrijving
De secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor
de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast
regelt ze zonodig de kantoorbagage.
Resultaat
De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden zijn geregeld en voldoen aan de wensen, interesses en
verwachtingen van de opdrachtgever.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Overlegt tijdig en regelmatig voor afstemming bij het regelen van reizen en accommodaties, overlegt hierover tijdig
met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties, toont flexibiliteit maar ook
vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties.
2. Prioriteert, plant en regelt de werkzaamheden, houdt zaken rondom de reserveringen/boekingen in de gaten en stelt
Pagina 17 van 28

Werkproces 2.5 Regelt reizen en accommodaties
waar nodig bij.
3. Neemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties.
4. Gaat verantwoordelijk om met de middelen van de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijskwaliteit-verhouding.
5. Stelt zich dienstverlenend op en lost knelpunten snel op.
6. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures.
7. Blijft productief werken, levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden en houdt zich aan de afspraken in de
planning en de prioriteitstelling.
(Beslissen en activiteiten initiëren, Samenwerken en overleggen, Plannen en organiseren, Op de behoeften en
verwachtingen van de "klant" richten, Instructies en procedures opvolgen, Omgaan met verandering en
aanpassen, Bedrijfsmatig handelen)
Werkproces 2.6 Handelt facturen en declaraties af
Omschrijving
De secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties,
offertes, nota’s, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door
de financiële administratie.
Resultaat
Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële
administratie.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Gaat zorgvuldig en verantwoordelijk om met financiële gegevens van relaties en de eigen organisatie.
2. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures.
3. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.
(Ethisch en integer handelen, Instructies en procedures opvolgen, Bedrijfsmatig handelen)
Pagina 18 van 28

Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
3. Algemene basistaken
De kwalificatie-eisen voor de algemene basistaken zijn vastgelegd in het Examen- en kwalificatiebesluit
beroepsopleidingen. Ze zijn te vinden op www.kwalificatiesmbo.nl.
Taaltaak Nederlands
Het referentieniveau 2F is van toepassing op de entréekwalificatie en de niveaus 2 en 3.
Het referentieniveau 3F is van toepassing op niveau 4.
Rekentaak
Het referentieniveau 2F is van toepassing op de entréekwalificatie en de niveaus 2 en 3.
Het referentieniveau 3F is van toepassing op niveau 4.
Loopbaan- en burgerschapstaak
Deze is beschreven in het document Loopbaan en Burgerschap.
Taaltaak Engels voor niveau 4
Deze is weergegeven in niveaus van het Europese raamwerk voor moderne vreemde talen (CEF):
• Werkproces lezen en luisteren: B1
• Werkproces schrijven, spreken en gesprekken voeren: A2
Pagina 19 van 28

PROFIEL(EN)
Profiel 1 Secretaresse
Mbo-Niveau
3
Typering van het beroep
Van de secretaresse wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kan regelen: van vergaderingen, jubilea,
personeelsfeestjes en werkoverleggen; van conferencecalls tot een zakendiner in een restaurant. Daarvoor moet ze
goed met verschillende soorten mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen.
Vertrouwen en respect spelen een belangrijke rol in de relatie tussen de leiginggevende en de secretaresse. Om het
werk goed te kunnen doen moet zij op de hoogte zijn van de activiteiten en beslissingen van de leidinggevende. Een
ervaren secretaresse weet hoe ze aan informatie kan komen, bijvoorbeeld door het e-mailverkeer goed in de gaten te
houden en de juiste mensen te spreken. Maar de echt belangrijke informatie moet toch van haar leidinggevende
komen. Ze is de regisseur van de leidinggevende; hij verwacht dat de secretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en
regelt. Om dat te kunnen doen moet zij vooruit kunnen kijken, op de hoogte zijn van wat er speelt, weten waar de
knelpunten liggen, anticiperen op wat de leidinggevende gaat doen. Meer dan vroeger moet er dagelijks een aantal
contactmomenten zijn tussen hen. Ze vormen een twee-eenheid, zijn ‘sparringpartners'. De secretaresse bepaalt veelal
welke telefoontjes ze wel of niet doorverbindt, wie ze laten wachten of snel helpen. Zij beheert de agenda, soms van
meerdere leidinggeven/adviseurs tegelijk. Zij bepaalt welke informatie zij aan wie doorgeeft of snel zelf kan afhandelen.
Secretaressen hebben dus ook macht – of beter gezegd: invloed. Een slimme leidinggevende weet hier goed gebruik
van te maken en laat allerlei zaken met een gerust hart aan haar over. Dit kan de leidinggevende veel tijd besparen.
Kritische beroepssituatie(s):
De secretaresse verricht uitvoerende en/of faciliterende secretariële werkzaamheden. Zij verwerkt fysieke en digitale
informatie, poststukken, correspondentie, administratieve gegevens foutloos in het Nederlands of een moderne
vreemde taal met behulp van de juiste software zelfstandig binnen de gestelde tijd, zorgt voor de vertrouwelijkheid van
gegevens, controleert en corrigeert deze indien nodig, archiveert de gegevens en koppelt de werkzaamheden terug
volgens de geldende kwaliteitseisen, bedrijfsregels en voorschriften zodat gegevens snel traceerbaar zijn. Bovendien
weet de medewerker de juiste prioriteiten te stellen, kan snel schakelen en kan onder tijdsdruk werken.
De secretaresse organiseert en plant haar werkzaamheden zorgvuldig ten behoeve van kleinschalige in-en externe
bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen, etc. inclusief kosten, zaalopstelling, elektronische
voorzieningen, de catering etc. om tijdig en kwalitatief de bijeenkomst goed geregeld te krijgen. Ze inventariseert de
wensen van de leidinggevende(n), speelt daarop in en koppelt regelmatig haar bevindingen terug. Ze maakt een
realistisch plan van aanpak, maakt verantwoorde goed onderbouwde keuzes conform de opdracht. Ze ontvangt
bezoekers, gasten en sprekers gastvrij zodat het de individuele bezoeker aan niets ontbreekt. Afhankelijk van het soort
bijeenkomst levert ze een juiste weergave van het gesprokene op dat is opgemaakt volgens de huisstijl.
Wettelijke beroepsvereisten
Nee
Branchevereisten
Nee
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
Pagina 20 van 28

Profiel 2 Managementassistent/directiesecretaresse
Mbo-Niveau
4
Typering van het beroep
Van de Managementassistent/directiesecretaresse wordt verwacht dat ze snel allerlei uiteenlopende zaken kan regelen:
van grote evenementen tot (internationale) zakenreizen en bedrijfsuitjes; van (internationale) conferencecalls tot een
besloten zakendiner in een prestigieus restaurant in een wereldstad. Daarvoor moet ze goed met verschillende soorten
mensen kunnen omgaan en in staat zijn een persoonlijk netwerk op te bouwen. Vertrouwen en respect spelen een
belangrijke rol in de relatie tussen directie/management en de managementassistent/directiesecretaresse. Om het werk
goed te kunnen doen moet zij op de hoogte zijn van de activiteiten en beslissingen van de managers. Een ervaren
managementassistent/directiesecretaresse weet hoe ze aan informatie kan komen, bijvoorbeeld door het e-mailverkeer
goed in de gaten te houden en de juiste mensen te spreken. Maar de echt belangrijke informatie moet toch van de
directie of het management komen. Ze is de regisseur van de directie of het management; zij verwachten dat de
managementassistent/directiesecretaresse alles tot in de puntjes voorbereidt en regelt. Om dat te kunnen doen moet
zij vooruit kunnen kijken, op de hoogte zijn van wat er speelt, weten waar de knelpunten liggen, anticiperen op wat de
directie of management gaat doen. Meer dan vroeger moet er dagelijks een aantal contactmomenten zijn tussen hen.
Ze vormen een twee-eenheid, zijn ‘sparringpartners'. Binnen bedrijven is de directie/ het management degene met de
meeste macht. Deze machthebbers staan ook onder invloed van anderen, waaronder de
managementassistent/directiesecretaresse. Zij bepalen welke telefoontjes ze wel of niet doorverbinden, wie ze laten
wachten of snel helpen. Zij beheren de agenda, soms van meerdere managers tegelijk. Zij bepalen welke informatie zij
aan managers doorgeven of snel zelf kunnen afhandelen. een Managementassistent/directiesecretaresse heeft dus ook
macht – of beter gezegd: invloed. Een slimme manager weet hier goed gebruik van te maken en laat allerlei zaken met
een gerust hart aan haar over in verband met tijdsbesparing.
Kritische beroepssituatie(s):
De managementassistent/directiesecretaresse verricht faciliterende en/of initiërende secretariële werkzaamheden. Zij
verwerkt fysieke en digitale informatie, poststukken, correspondentie, administratieve gegevens foutloos in het
Nederlands of een moderne vreemde taal met behulp van de juiste software zelfstandig binnen de gestelde tijd, zorgt
voor de vertrouwelijkheid van gegevens, controleert en corrigeert deze indien nodig, archiveert de gegevens en koppelt
de werkzaamheden terug binnen de gestelde tijd volgens de geldende kwaliteitseisen, bedrijfsregels en voorschriften
zodat gegevens snel traceerbaar zijn. Bovendien weet de medewerker de juiste prioriteiten te stellen, kan snel
schakelen en kan onder tijdsdruk werken.
De managementassistent/directiesecretaresse organiseert en plant haar werkzaamheden zorgvuldig ten behoeve van
in- en externe bijeenkomsten, grootschalig/kleinschalig inclusief kosten, zaalopstelling, elektronische voorzieningen, de
catering etc. om tijdig en kwalitatief de bijeenkomst goed geregeld te krijgen. Ze inventariseert de wensen van de
directie en/of management, speelt daarop in en koppelt regelmatig haar bevindingen terug. Ze maakt een realistisch
plan van aanpak, maakt verantwoorde goed onderbouwde keuzes conform de opdracht. Ze ontvangt bezoekers, gasten
en sprekers gastvrij zodat het de individuele bezoeker aan niets ontbreekt. Afhankelijk van het soort bijeenkomst levert
ze een juiste weergave van het gesprokene op dat is opgemaakt volgens de huisstijl.
De managementassistent/directiesecretaresse ontwikkelt voor de eigen organisatie of voor derden voorlichtings- en
promotiemateriaal. Ze inventariseert en analyseert de wensen t.a.v. het materiaal en stemt haar product hierop af. Ze
redigeert aangeleverde teksten en geeft voorlichting over de organisatie aan derden. Zij beheerst de Nederlandse taal
qua spelling en grammatica en op de juiste toon geschreven tekst om haar werkzaamheden naar tevredenheid te
kunnen uitvoeren.
Binnen het beroep managementassistent/directiesecretaresse zijn vaardigheden op het gebied van analyseren en
rapporten inclusief het inzicht in financiële gegevens van essentieel belang. Falen daarin doet grote afbreuk aan de
kwaliteit van de opgeleverde (project)rapportages, overzichten en de informatieverstrekking aan de leidinggevende(n)
van de organisatie.
Wettelijke beroepsvereisten
Nee
Branchevereisten
Nee
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
Pagina 21 van 28

Kerntaak 1 Voert voorlichting en Pr-taken uit
Complexiteit
De managementassistent/directiesecretaresse voert activiteiten uit voortkomend uit het communicatiebeleid van de
organisatie. Ze assisteert bij het bedenken, uitwerken en uitvoeren van Pr-plannen en bij het schrijven en redigeren van
teksten en artikelen. Aan de hand van een format schrijft ze niet complexe teksten zowel voor interne (bijvoorbeeld het
personeelsblad) als externe communicatie (bijvoorbeeld voor de website, persbericht, artikel, flyer). Het assisteren bij
het uitvoeren van de communicatieplannen bestaat uit een diversiteit van werkzaamheden waarvoor deels
standaardwerkwijzen gelden maar dat deels ook naar eigen inzicht en met behulp van eigen creativiteit uitgevoerd
moet worden.
Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
De managementassistent/directiesecretaresse heeft primair een ondersteunende rol. Ze voert de werkzaamheden
voortkomend uit communicatieplannen zoveel mogelijk zelfstandig uit, zonder tussentijdse verantwoording af te leggen
aan de leidinggevende en binnen de gegeven taakstelling van de organisatie. De reikwijdte van (gedelegeerde)
verantwoordelijkheden is mede afhankelijk van de afdeling waar de ze werkt. Er zijn organisaties met afzonderlijke
afdelingen voor marketing, verkoop en/of communicatie, maar ook organisaties die deze afdelingen hebben
geïntegreerd. Zo kan ze verantwoordelijk zijn voor enkele specifieke tot een breed scala aan taken.
Vakkennis
Vaardigheden
- kan de werkzaamheden in de moderne vreemde taal uitvoeren: luisteren, lezen, gesprekken voeren en schrijven
op niveau B2, spreken op niveau B1
- kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten t.b.v. tekstverwerking, spreadsheet,
gegevensverwerking, e-mail, agendabeheer, internet, informatieverzameling, documentmanagement, presentatie
en mobiel dataverkeer
- kan de principes voor timemanagement toepassen
- kan de belangrijkste grafische vormgevingstechnieken toepassen
- kan de belangrijkse elementen van huisstijlen en stijlvormen toepassen
Werkproces 1.1 Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal
Omschrijving
De Managementassistent/directiesecretaresse ontwikkelt voor de eigen organisatie of voor derden voorlichtings- en
promotiemateriaal, eventueel gebruikmakend van bestaand materiaal. Zij inventariseert en analyseert de wensen van
de opdrachtgever/leidinggevende ten aanzien van dit materiaal en stemt haar product hierop af. Zij formuleert
zorgvuldig en zorgt ervoor dat het product goed aansluit op het taalgebruik van de doelgroep. Zij stemt haar
werkzaamheden af met anderen. Ook onderhoudt zij het bestaande voorlichtings- of promotiemateriaal.
Resultaat
Het voorlichtings-, promotie- en pr-materiaal voldoet aan de wensen van de opdrachtgever/leidinggevende, is tijdig
beschikbaar en taalkundig en inhoudelijk correct.
Het voorlichtings-, promotie- en pr-materiaal is afgestemd op het taalgebruik van de doelgroep.
Het bestaande voorlichtings-, promotie- en pr-materiaal is gemakkelijk terug te vinden.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Inventariseert actief de wensen en ideeën van de opdrachtgever, koppelt deze aan de mogelijkheden van de
afdeling, vat kort samen wat er gezegd/afgesproken is en legt de opdrachtgever, zonodig na afstemming met zijn
afdeling, helder geformuleerde keuzes voor.
2. Analyseert in hoeverre het bestaande materiaal te gebruiken is bij de ontwikkeling van nieuw materiaal, houdt hierbij
rekening met de onderlinge samenhang van het materiaal en de aansluiting bij de doelgroep.
3. Maakt een realistische inschatting van de benodigde tijd voor het ontwikkelen van voorlichtings-, promotie- en/of prmateriaal
en bewaakt de eigen tijd op een efficiënte manier.
4. Komt met creatieve ideeën bij het ontwerpen van voorlichtings-, promotie-, en/of pr-materiaal.
5. Schrijft taalkundig correct, formuleert scherp en kernachtig.
Pagina 22 van 28

Werkproces 1.1 Ontwikkelt en beheert voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal
6. Presenteert de geschreven informatie nauwkeurig op een manier die belangstelling trekt en stemt het taalgebruik af
op (het niveau van) de doelgroep.
7. Houdt zich aan de afgesproken richtlijnen voor het schrijven van het voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal.
8. Beheert het bestaande voorlichtings-, promotie- en/of pr-materiaal zorgvuldig en gebruikt dit materiaal op
vindingrijke wijze t.b.v. nieuw of aan te passen materiaal.
(Samenwerken en overleggen, Formuleren en rapporteren, Materialen en middelen inzetten, Analyseren, Creëren en
innoveren, Plannen en organiseren, Instructies en procedures opvolgen)
Werkproces 1.2 Redigeert aangeleverde teksten
Omschrijving
De Managementassistent/directiesecretaresse redigeert conceptteksten (drukproeven) van collega’s. Zij controleert of
de aangeleverde teksten voldoen aan de huisregels/huisstijl, aan de officiële spellingsregels, of de feitelijke inhoud juist
is en of de tekst is afgestemd op doel en doelgroep en past de teksten zo nodig aan. Ook koppelt zij haar bevindingen
terug naar de schrijver.
Resultaat
Teksten zijn taalkundig en inhoudelijk correct.
Teksten voldoen aan de kwaliteitseisen van de organisatie en zijn afgestemd op doel en doelgroep.
De bevindingen zijn adequaat teruggekoppeld aan de schrijver.
Gedrag
1. Neemt mondeling en schriftelijk snel nieuwe informatie in zich op en associeert vlot.
2. Analyseert de inhoud van aangeleverde teksten grondig op de aansluiting op doel en doelgroep en op een feitelijke
juiste inhoud en signaleert eventuele discrepanties.
3. Controleert of de aangeleverde teksten voldoen aan de huisregels/huisstijl en aan de officiële spellingsregels.
4. Becommentarieert teksten van anderen duidelijk, vlot en bondig en onderbouwt het commentaar met duidelijke
argumenten.
5. Redigeert zorgvuldig, zoveel mogelijk volgens beproefde methoden en conform de kwaliteitseisen van de organisatie.
6. Koppelt de bevindingen op heldere wijze terug aan de schrijver.
(Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Kwaliteit leveren)
Werkproces 1.3 Geeft voorlichting over de organisatie aan derden
Omschrijving
De Managementassistent/directiesecretaresse assisteert bij mondelinge en schriftelijke contacten met de pers. Daartoe
vergaart zij in opdracht van haar leidinggevende informatie over wat er speelt in de organisatie, over wat collega’s van
plan zijn te gaan communiceren en over actuele gebeurtenissen e.d. In overleg met haar leidinggevende kan zij,
afhankelijk van de gevoeligheid en het afbreukrisico van het onderwerp, derden van informatie voorzien. Zij licht het
nieuws over de organisatie zo goed mogelijk toe en houdt zonodig ruggespraak met haar leidinggevende. Ook
assisteert zij bij de ontvangst van de pers, bij persconferenties en bij de publiciteit. Bij haar contacten houdt zij zich aan
de afgesproken richtlijnen.
Resultaat
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
Nieuws over de organisatie is in overleg op het juiste moment en op de juiste wijze bekend gemaakt.
Collega’s zijn tijdig geïnformeerd over wat er naar derden is gecommuniceerd.
Contact met de pers is conform de richtlijnen van de organisatie verlopen.
Pagina 23 van 28

Werkproces 1.3 Geeft voorlichting over de organisatie aan derden
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Onderhoudt voortdurend haar netwerk en neemt in overleg het initiatief om derden van informatie te voorzien.
2. Vraagt collega’s naar wat zij van plan zijn te communiceren, naar wat er speelt in de organisatie en naar actuele
gebeurtenissen.
3. Toetst gegevens en informatie kritisch op juistheid, betrouwbaarheid, volledigheid, actualiteit en relevantie en
combineert verschillende soorten gegevens en gegevens uit verschillende bronnen tot relevante informatie.
4. Informeert de leidinggevende vooraf en na afloop wat zij met derden en media communiceert.
5. Stemt het taalgebruik af op (het niveau van) de doelgroep en presenteert de informatie op een manier die de
belangstelling trekt.
6. Redigeert aangeleverde teksten op juiste wijze.
7. Assisteert bij de ontvangst van derden, bij persconferenties en bij de publiciteit; plant en regelt de activiteiten, zorgt
ervoor dat deze op elkaar zijn afgestemd, dat de benodigde mensen en middelen aanwezig zijn en houdt rekening met
onvoorziene omstandigheden.
8. Werkt volgens de afgesproken richtlijnen en procedures bij het verstrekken van informatie en bij activiteiten ten
behoeve van de voorlichting.
(Samenwerken en overleggen, Relaties bouwen en netwerken, Formuleren en rapporteren, Analyseren, Plannen en
organiseren, Instructies en procedures opvolgen)
Pagina 24 van 28

Kerntaak 2 Voert financieel administratieve taken uit
Complexiteit
De werkzaamheden van de managementassistent/directiesecretaresse zijn routinematig, waarbij zij af en toe met
onverwachte situaties wordt geconfronteerd. Zij moet over voldoende specialistische kennis beschikken van
(project)(contact) administraties en andere relevante regelgeving en procedures. Zij moet bij haar werkzaamheden
namelijk de regels en voorschriften kunnen toepassen. Van haar wordt verwacht dat zij standaardwerkwijzen toepast,
danwel combineert en anders haar leidinggevende raadpleegt hoe zij moet omgaan met de onverwachte situatie. Voor
de contacten met interne en externe klanten is speciale aandacht nodig, waarbij geduld en tact worden gevraagd van
de managementassistent/directiesecretaresse. Zij moet daarbij in staat zijn de regels toe te passen en de relatie in
stand te houden. De managementassistent/directiesecretaresse kan te maken krijgen met afbreukrisico bij haar
werkzaamheden, met name bij het kloppen van de kas en de contractdossiers. Afhankelijk van de omvang van de
werkzaamheden zijn er meer of minder contacten met collega’s en externen.
Verantwoordelijkheid en zelfstandigheid
De managementassistent/directiesecretaresse verricht haar financiele werkzaamheden vanuit een uitvoerende rol. Zij
past standaardprocedures toe en werkt zelfstandig, maar legt wel tussentijds verantwoording af over de door haar
uitgevoerde werkzaamheden aan haar leidinggevende. Zij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van haar eigen
werkzaamheden.
Vakkennis
- kent de principes van projectmatig werken
- kent de principes van urenregistratie, kostenbewaking, facturering en aanwezigheidsregistratie
- kent de principes van werktijden, de partimefactor, overurenregeling en verlofregeling van de organisatie
- kent de principes van budgetteren
Vaardigheden
- kan huurcontracten en contracten met verschillende leveranciers opstellen
- kan een digitaal registratiesysteem bedienen
- kan communicatiemiddelen gebruiken/bedienen
- kan onderhandelingstechnieken toepassen
- kan de verwerking van financiele gegevens in de administratie aantonen
- kan financiele gegevens verwerken in een (project)administratie
- kan berekeningen uitvoeren t.b.v. de (project)administratie
- kan berekeningen uitvoeren t.b.v. de urenadministratie, kostenbewaking, facturering en aanwezigheidsregistratie
- kan berekeningen uitvoeren t.b.v. de werktijden, parttimefactor, overurenregeling en verlofregeling van de
organisatie
- kan werken met gangbare computersystemen en (software)pakketten t.b.v. tekstverwerking, spreadsheet,
gegevensverwerking, e-mail, agendabeheer, internet, informatieverzameling, documentmanagement, presentatie
en mobiel dataverkeer
Werkproces 2.1 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af
Omschrijving
De managementassistent/directiesecretaresse beheert een aantal kleine budgetten van de organisatie of afdeling
(receptie bij jubilea of vertrekkende collega's, cadeaus bij huwelijken en geboortes, jaarlijks afdelingsuitje, onkosten
van vergaderingen en bijeenkomsten. Daarnaast beheert ze een klein budget voor het bijhouden van de
(kantoor)voorraad en het inkopen van goederen en diensten. Ze onderhandelt met leveranciers over de prijs van
goederen en diensten. Ze controleert, verwerkt en betaalt de facturen die onder haar kleine budgetten vallen.
Resultaat
De kleine budgetten zijn adequaat beheerd en de uitgaven zijn verantwoord.
Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële
administratie.
Facturen zijn adequaat afgehandeld en tijdig betaald.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat verantwoordelijk om met de
middelen van de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.
Pagina 25 van 28

Werkproces 2.1 Beheert kleine budgetten en handelt financiële zaken af
2. Volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de voorgeschreven procedures.
3. Toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard.
(Ethisch en integer handelen, Instructies en procedures opvolgen, Bedrijfsmatig handelen)
Werkproces 2.2 Beoordeelt offertes en leveringscontracten en stelt leveringscondities op
Omschrijving
De managementassistent/directiesecretaresse assisteert bij het beoordelen van offertes en leveringscontracten met
bijbehorende leveringscondities van leveranciers en stemt haar bevindingen af met haar leidinggevende. Zij
ondersteunt het besluitvormingsproces in de keuze van leveranciers en houdt de contractdossiers bij. Zij stelt
eenvoudige leveringscondities op in samenwerking met de interne klant en met de leverancier. Zij archiveert deze na
vaststelling.
Resultaat
Offertes en leveringscontracten zijn gelezen en beoordeeld en bevindingen zijn afgestemd met de leidinggevende.
Het besluitvormingsproces voor de keuze van leveranciers is ondersteund. Contractdossiers zijn bijgehouden.
Eenvoudige leveringscondities zijn opgesteld in samenwerking met de interne klant en leverancier en gearchiveerd na
vaststelling.
Gedrag
1. Stemt haar bevindingen over de leveringscontracten met bijbehorende leveringscondities af met het management,
zodat het besluitvormingsproces voor de keuze van leveranciers wordt bevorderd en stemt de concept versies van de
leveringscondities af met de interne klant of leverancier, zodat deze bijgesteld, vastgesteld en gearchiveerd kunnen
worden.
2. Stelt leveringscondities op conform voorgeschreven procedures.
3. Leest de ontvangen offertes en bijbehorende leveringscondities nauwkeurig en beoordeelt deze op basis van zijn
vakkennis op een goede prijs/kwaliteitsverhouding, zodat de meest geschikte leverancier voor het bedrijf en de
benodigd producten en diensten geselecteerd wordt.
4. Stelt volledige en nauwkeurige leveringscondities op, waarbij zij correcte spelling en grammatica hanteert, zodat
deze gegevens correct naar de leverancier kunnen worden gerapporteerd.
(Samenwerken en overleggen, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Instructies en procedures
opvolgen)
Werkproces 2.3 Houdt een projectadministratie bij en controleert deze
Omschrijving
De managementassistent/directiesecretaresse ondersteunt de projectleiders bij het opstellen van projectbudgetten door
de benodigde gegevens in te brengen in het (geautomatiseerde) systeem van de projectadministratie. Zij verzamelt
financieel administratieve gegevens tijdens de uitvoering van projecten en controleert de aangeboden gegevens op
juistheid en plausibiliteit. Zij rappelleert projectmedewerkers en budgethouders/-projectleiders die hun gegevens nog
niet hebben ingeleverd of ingevoerd. Zij vergelijkt de gegevens met de planning en het (jaar)budget van de projecten
en noteert haar bevindingen. Tenslotte assisteert ze bij het periodiek en op verzoek opstellen van rapportages en
distribueert deze naar de projectleiders/-klanten en andere verantwoordelijke(n) in de organisatie.
Resultaat
Correct ingerichte projectbudgetten.
Correcte en complete registratie van de actuele financiële projectgegevens in het systeem.
Op de juiste wijze en volgens planning opgeleverde, correcte en betrouwbare projectrapportages.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Overlegt met projectleiders over de financieel-administratieve kant van projecten en stemt activiteiten m.b.t. de
financiële administratie met hen af.
2. Verzamelt de juiste financieel-administratieve gegevens ten behoeve van de uitvoering van projecten.
Pagina 26 van 28

Werkproces 2.3 Houdt een projectadministratie bij en controleert deze
3. Rappelleert tijdig projectmedewerkers en projectleiders die hun gegevens nog niet hebben opgeleverd of
geregistreerd.
4. Controleert de aangeboden gegevens op betrouwbaarheid en volledigheid en assisteert bij de noodzakelijke
rekenkundige controles om onjuistheden tijdig te (laten) corrigeren.
5. Voert op correcte wijze mutaties in de projectadministratie in.
6. Vergelijkt alle relevante gegevens met de planning en het (jaar)budget van de projecten en noteert de bevindingen.
7. Levert volgens planning correcte, consistente en betrouwbare overzichten en projectrapportages op en distribueert
deze naar de projectleider en andere verantwoordelijke(n) in de organisatie.
(Samenwerken en overleggen, Formuleren en rapporteren, Vakdeskundigheid toepassen, Analyseren, Plannen en
organiseren, Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten, Kwaliteit leveren)
Werkproces 2.4 Houdt een urenadministratie bij
Omschrijving
De managementassistent/directiesecretaresse verzamelt gegevens over gewerkte uren van collega’s, controleert deze
en bewerkt en/of registreert deze in een geautomatiseerd systeem. Zij rappelleert collega’s die gegevens niet (volledig)
hebben ingeleverd. Periodiek genereert zij overzichten en laat deze door betrokkenen controleren. Vervolgens verstuurt
zij de overzichten aan belanghebbenden en zorgt zij voor archivering van de relevante documenten. In twijfel gevallen
overlegt ze met de leidinggevende.
Resultaat
Geactualiseerde en met correcte gegevens gevulde urenadministratie.
Correcte, op de juiste wijze en volgens planning aangeleverde urenoverzichten.
Gedrag
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
1. Verzamelt gegevens over gewerkte uren van collega's, toetst de gegevens op plausibiliteit en volledigheid en vraagt
zonodig om ontbrekende gegevens of een toelichting
2. Zorgt voor volledige en nauwkeurige urenoverzichten (met zonodig een duidelijke toelichting) en laat deze door
betrokkenen controleren.
3. Verstuurt de gecontroleerde urenoverzichten tijdig aan belanghebbenden.
4. Archiveert de documenten op juiste wijze.
5. Communiceert duidelijk, houdt zich aan afspraken en respecteert vertrouwelijkheid.
6. Werkt nauwkeurig en efficiënt, zorgt voor een correcte, volledige en up to date urenregistratie en archief en levert
volgens planning urenrapportages op.
7. Werkt conform de voorgeschreven regels en procedures van de organisatie en volgt (aanvullende) instructies en
aanwijzingen op.
(Ethisch en integer handelen, Formuleren en rapporteren, Analyseren, Kwaliteit leveren, Instructies en procedures
opvolgen)
Pagina 27 van 28

KEUZE
1. Mogelijke keuzedelen
De voor dit kwalificatiedossier relevante keuzedelen zijn te vinden op www.kwalificatiesmbo.nl.
2. Criteria voor keuzedelen
De criteria voor nieuw te ontwikkelen keuzedelen zijn:
• Relevantie voor de arbeidsmarkt en/of relevantie voor (verwante) doorstroom
• Passend binnen het format
• Bekendheid bij het betreffende kenniscentrum
• Gelegitimeerd door betreffende onderwijs en bedrijfsleven
VERANTWOORDINGSINFORMATIE
De verantwoordingsinformatie voor dit kwalificatiedossier is te vinden op www.kwalificatiesmbo.nl. Het betreft informatie
over:
• Onderliggende beroepscompetentieprofielen en andere brondocumenten
• Macrodoelmatigheid
• Wettelijke beroepsvereisten
• Examenafspraken
• Studie- en loopbaanperspectief
• Trends en ontwikkelingen
• Onderhoudsagenda
• Betrokkenen
• Afwijkende NLQF inschaling (indien van toepassing)
• Afwijking nominale studieduur mbo-4 opleiding (indien van toepassing)
AANVULLENDE INFORMATIE
De aanvullende informatie voor dit kwalificatiedossier is te vinden op www.kwalificatiesmbo.nl. Het kan bijvoorbeeld
betreffen:
• Publieksgerichte brochure
• Beroepeninformatie
Kwalificatiedossier Secretariële beroepen, dit dossier is een conceptversie en is vrijgegeven ten behoeve van de praktijktest.
Pagina 28 van 28