'Communicatieplan project Gaan' van RIWIS (pdf) - In voor zorg!

Communicatieplan project Gaan!
Team Communicatie, Tom Schooltink
11 januari 2012, versie 0.1
Inleiding
Veranderen kan niet zonder communiceren. Daarom is er voor alle verandertrajecten een plan voor
de communicatie. Een goed plan bevat de volgende elementen:
• beschrijving organisatie
• communicatiedoel
• doelgroepen met elk hun eigen doel
• boodschap
• strategie
• uitgangspunten en risico’s
• middelen
• planning
Dit plan van Riwis is hiervan een goed voorbeeld.
Saskia ter Kuile, communicatiemanager In voor zorg!
1) Over het project
1.1 Looptijd project
Van 01-01-2011 tot 31-12-2012
1.2 Beoogd resultaat
• Riwis inhoudelijk en bedrijfsmatig klaarstomen voor overgang van Ambulante begeleiding
naar het aanbod collectieve arrangementen bij de diverse gemeentes;
• een flexibele bedrijfsvoering, waarmee Riwis anticipeert op veranderingen in de
samenleving;
• uitgangspunt is dat deze verandering van werken zijn uitstraling en doorwerking gaat krijgen
naar de totale organisatie;
• creatief kunnen omgaan met de nieuwe uitdagingen die de WMO vraagt;
• leren effectief te werken , stoppen van verspillingen van geld materiaal, en energie, leren in
intern ketenverband te werk en kijken hoe je slimme verbindingen kan maken in je aanbod. *
(*) Om deze manier van werken in te voeren wordt onder andere het LEAN-principe toegepast. Kernbegrippen hierin
zijn: cliënt (klant)vraag staat centraal, alles wat je doet moet een toegevoegde Klantwaarde hebben, het werk moet
gedaan worden door de professional en er moet de instelling zijn : ‘het kan altijd beter’.
1.3 Projectorganisatie
Projectleider van GAAN! is Adrie van Kampen. Hij wordt ondersteund door Kornelis Afman en Ellen
Vervoort-Nijsen. Zij zijn gedurende 1 jaar als coach aan het project verbonden en worden betaald
door het Programmabureau In voor Zorg. Daarnaast is er een nadrukkelijk rol weggelegd voor de
ambulante begeleiders in het primair proces. Bottom-up is het devies van In voor Zorg en dus ook
van GAAN! Zie verder het projectplan voor de exacte projectorganisatie.

1.4 Mijlpalen / fasering
Fase wanneer Inhoud
1 januari 2012 Analysefase per deelproject
2 febr-mrt Conclusie en advies per deelproject
3 mrt -juni Start vier pilotprojecten
4 juni – juli Vaststellen projectplannen
5 sept – febr 2013 Implementatie
6 jan – apr Resultaten monitoren
2) Interne communicatie
2.1 Doelgroepen intern (zij gaan doen)
1) Projectdeelnemers
2) Medewerkers ambulant
3) Overige medewerkers primair proces
4) Medewerkers staf
5) Leden MT en teamleiders
2.2 Doelen per doelgroep
1) Projectdeelnemers
Weten
Weten wat het project inhoudt en wat er van hen gevraagd wordt, wat hun rol is. Weten wat Lean
betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in hun eigen werk.
Motiveren
Gaan meedenken en meedoen in het project. Komen met nieuwe oplossingen voor bestaande
problemen. Worden ambassadeurs en gaan de rest van de organisatie enthousiasmeren.
2) Medewerkers ambulant
Weten
Weten wat het project inhoudt en wat er van hun collega’s gevraagd wordt, wat hun rol is. Weten
wat Lean betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in hun eigen werk.
Motiveren
Raken enthousiast over de aanpak binnen het project en gaan de werkwijze adopteren.
3) Overige medewerkers primair proces
Weten
Weten wat het project inhoudt en hoe het past in de strategische ontwikkeling van Riwis.
Motiveren
Raken enthousiast over de aanpak binnen het project en gaan de werkwijze adopteren.

4) Medewerkers staf
Weten
Kennen de doelstellingen van het project en weten welke bijdrage van ze wordt verlangd.
Motiveren
Raken enthousiast over het anders kijken naar hun eigen werk, naar de bijdrage die zij kunnen
leveren aan het primair proces. Weten wat Lean betekent en hoe ze die visie kunnen gebruiken in
hun eigen werk.
5) Leden MT en teamleiders
Weten
Kennen de principes van Lean en de doelstellingen van het project.
Motiveren
Zijn dragers van het gedachtegoed om dit vervolgens weer over te brengen op hun teams. Nemen de
manier van werken over en passen deze toe op hun eigen werk.
2.3 Kernboodschap
We gaan het anders doen! Waarom? De WMO bestaat al een paar jaar en gaat vanaf 2012 ook
gelden voor individuele begeleiding voor mensen met een psychische beperking. De
verantwoordelijkheid voor het verdelen van zorggelden gaat naar de gemeente.
De gemeente:
• gaat ontzorgen en burgers meer in hun eigen verantwoordelijkheid zetten, waarbij ze zo veel
mogelijk zelf, eventueel met hulp van mantelzorgers, hun problemen oplossen;
• heeft de taak zorg en ondersteuning zo efficiënt mogelijk in te kopen, waarbij gestuurd wordt
op het resultaat;
• gaat collectieve voorzieningen en oplossingen boven individuele oplossingen stellen.
Om die uitdagingen het hoofd te kunnen bieden zullen we een efficiëntere en flexibele organisatie
moeten worden:
• meer in de wijk
• meer samen met andere organisaties
• meer gericht op wat het resultaat voor de cliënt
• met minder regels, meer ruimte voor jou als professional
• terug naar de eenvoud
• passend bij de WMO
En jullie gaan bepalen hoe! Help ons mee. Laat zien wat beter kan en hoe. Geef mede
vormgeving aan Riwis als een organisatie die klaar is voor de WMO!
2.4 Uitgangspunten communicatie intern
Onderstaande uitgangpunten hanteren we voor de projectcommunicatie.

• Pull-effect creëren, waardoor andere medewerkers wil toch ook wel graag willen weten wat
daar voor iets moois aan de hand is.
• Dus: creatief in woord en beeld.
• Deelnemers in de pilots communiceren – in lijn met de doelstellingen van het project - zoveel
mogelijk zelf (Yammer), dus zonder filter en vanuit hun eigen beleving. Zij laten weten welke
successen en resultaten de projecten opleveren en kunnen iets laten zien van de energie die
in de projecten zit.
• Mijlpalen zoals genoemd onder 1.4 zijn leidend voor de fasering van de communicatie
waarvoor team communicatie het initiatief neemt en verantwoordelijk is. Als een fase wordt
afgesloten en een nieuwe fase begint, is dat een geschikt moment om hierover te
communiceren.
2.5 Aandachtspunten en risico’s in interne communicatie
Het is belangrijk het project te blijven plaatsen in de grotere context van de organisatieontwikkeling
van Riwis. Dus is het ook van belang te blijven benadrukken vanuit welke motieven deze verandering
wordt ingezet en wat de beoogde benefits zijn.
2.6 Middelenmatrix
Onderstaande matrix laat zien welke communicatiemiddelen we inzetten om welke doelgroepen te
bereiken.
Deelnemers
project
Medewerkers
ambulant
Overige mw-ers
primair proces
Medewerkers
stafdiensten
Leden MT en
teamleiders
Teamoverleg + +++ + + -
Yammer +++ +++ + + +++
Grip op Werk + + +++ +++ +
MT-overleg - - - - +++
Intranet + + +++ +++ +
Nieuwsbrief RvB + + +++ +++ +
Startbijeenkomst +++ + + + +++
Meetings projectteams +++ - - - -
Workshops +++ +++ +++ +++ +++
Zeepkistsessies RvB +++ +++ +++ +++ +++
+++ = primaire doelgroep + = secundaire doelgroep - = geen doelgroep
3) Externe communicatie
Doelgroepen extern (zij gaan ervaren)
1) Ketenpartners
2) Gemeenten
3) Cliënten
4) Wijken en buurten
• Voor de communicatie met externe partijen wordt vooralsnog geen communicatieplan
gemaakt. Zij gaan straks vooral ervaren wat de nieuwe manier van werken van Riwis is.

• In het projectplan marketing & communicatie wordt deze organisatieontwikkeling
meegenomen als het gaat over het gewenste merkbeeld van Riwis.
• Het ligt voor de hand dat binnen de vier pilotprojecten contacten gaan lopen met externe
partijen. Deze communicatie valt onder de verantwoordelijkheid van de projectleiders.