Jaarverslag 2010 - Onafhankelijk Leven

9. AFDELING ADMINISTRATIE
Net als een grammofoonplaat herhalen we elk jaar hoe sterk de organisatie evolueert. De werking
verandert en ook de afspraken en werkwijzen. In 2011 wordt de afdeling administratie en organisatie
herbekeken. De taken en opdrachten worden beter verdeeld en voor iedere medewerker van BOL‐
BUDIV/Onafhankelijk Leven zal duidelijk worden hoe de afdeling werkt.
In 2010 gingen we dieper op zoek naar de werking van onze afdeling en kwamen we tot volgende
conclusies:
Er zijn vaste taken voor de afdeling zoals het onthaal, de postbehandeling, de boekhouding en de
personeelsadministratie. Daarnaast werken we ook in opdracht van afdelingen. Zo kan iedere
afdeling bij de organisatie van een initiatief beroep doen op de secretariaatsmedewerker (verzending
van uitnodigingen, registreren van inschrijvingen, naambadges, …) en de logistieke medewerker
(reserveren van vergaderruimte, audiovisueel materiaal, catering, …).
De algemene bevinding voor 2010 is dat we heel goed werk leverden bij onze vaste taken, maar dat
het tijdens het werken in opdracht van een andere afdeling vaak niet duidelijk afgelijnd is wie er wat
en op welke manier doet. Dit zorgt ervoor dat de medewerkers niet altijd optimaal werkten. In 2010
werd geïnvesteerd in extra personeel (van 1,5 VTE begin 2010 naar 2,5 VTE vanaf december 2010). In
2011 wordt opnieuw 0,6 VTE (maart 2011) en 0,8 VTE (oktober 2011) geïnvesteerd in de afdeling. Dit
maakt veel mogelijk. 2011 wordt het jaar waarop alle taken, opdrachten en afspraken van de afdeling
administratie en organisatie voor de hele vereniging duidelijk zullen worden. Momenteel zitten
enkele medewerkers nog volop in een opleidingstraject, maar dit is het team administratie en
administratie die de overgang van 2010 naar 2011 maakte:
Geen administratie zonder werking en ook geen werking zonder administratie. V.l.n.r. : Karen Vansteenwegen (Medewerker
HRM), Aicha El Bachiri (Logistiek medewerker), Tom Deseyn (coördinator administratie en organisatie), Lieven Debels
(Medewerker Boekhouding), Annelies Demeester (vrijwilliger) en Hélène Wets (Medewerker secretariaat).
BOL‐BUDIV Jaarverslag 2010
57