Sollicitatiecode Windesheim - Windesheim Flevoland

1. Algemeen
Sollicitatiecode Windesheim
De sollicitatiecode Windesheim is afgeleid van de code die in oktober 2009 is vastgesteld door de
NVP (Nederlandse Vereniging voor personeelsmanagement en organisatieontwikkeling) in overleg
met de Stichting van de Arbeid. Tevens sluit de code aan bij bestaande Europese (inclusief
Nederlandse) wet- en regelgeving.
De sollicitatiecode van Windesheim is gebaseerd op de volgende algemene uitgangspunten:
De sollicitant heeft een eerlijke kans op benoeming (gelijke kansen bij gelijke geschiktheid; de
arbeidsorganisatie bepaalt haar keuze op basis van geschiktheid voor de functie).
De sollicitant wordt deugdelijk en volledig geïnformeerd over de procedure, over de inhoud
van de vacante functie en over de plaats daarvan in de organisatie.
De arbeidsorganisatie vraagt van de sollicitant slechts die informatie die nodig is voor de
beoordeling van de geschiktheid voor de functie.
De sollicitant verschaft aan de arbeidsorganisatie de informatie die deze nodig heeft om een
waar en getrouw beeld te krijgen van de geschiktheid van de sollicitant voor de vacante
functie.
De van de sollicitant verkregen informatie wordt met inachtneming van de wet Bescherming
Persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld.
Op een door de sollicitant schriftelijk bij de arbeidsorganisatie ingediende klacht over
onzorgvuldige, onbillijke of onjuiste behandeling wordt door de betrokken arbeidsorganisatie
schriftelijk gereageerd.
De sollicitant en de arbeidsorganisatie zijn zich er van bewust dat beschikbare informatie via
derden verkregen niet altijd betrouwbaar is.
Windesheim hecht er belang aan dat de sollicitant (*) duidelijkheid heeft over de te volgen
sollicitatieprocedure. Dit betekent dat indien Windesheim afwijkt van de procedure, zij dit aan de
sollicitant meedeelt en toelicht. De sollicitant kan, indien daartoe aanleiding bestaat, om een afwijking
van de procedure verzoeken.
De sollicitatiecode Windesheim is van toepassing op zowel interne als externe kandidaten.
Dit document is chronologisch ingedeeld; vanaf het ontstaan van de vacature tot en met de
benoeming.
De code sluit aan bij bestaande Europese (inclusief Nederlandse) wet- en regelgeving.
* Met ‘sollicitant’ en met verwijzingen naar dit begrip worden in deze code zowel mannen als vrouwen
bedoeld.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx 1

2. Ontstaan van de vacature
1. Indien Windesheim besluit dat er een vacature is of komt en dat deze vervuld moet worden,
dan wordt er aan de hand van de betreffende functiekarakteristiek met bijbehorend
competentieprofiel een vacaturetekst opgesteld.
2. Functie-eisen kunnen betrekking hebben op vakbekwaamheid (opleiding, kennis, ervaring),
gedrag en persoonlijke kenmerken. Eisen ten aanzien van persoonlijke kenmerken (bv.
leeftijd, geslacht, nationaliteit, levensbeschouwing) worden slechts gesteld, indien dit in
verband met een goede functievervulling noodzakelijk is en de reden daarvoor wordt in de
vacaturetekst aangegeven.
3. Werving
1. Windesheim werft slechts voor vacatures die reeds bestaan of op voorzienbare termijn zullen
ontstaan.
2. Windesheim vermeldt in de oproep tot solliciteren alle essentiële kenmerken van de vacante
functie en van de sollicitatieprocedure, te weten:
a. functienaam, functie-eisen, voornaamste taken, plaats in de organisatie;
b. naam, standplaats en werkterrein van de afdeling alsmede de naam van de grotere
organisatie waarvan zij deel uitmaakt;
c. salarisindicatie, tenzij dit om bepaalde redenen niet mogelijk is;
d. naam en telefoonnummer van een contactpersoon voor verdere informatie;
e. bijzondere arbeidsvoorwaarden of -omstandigheden;
f. eventuele mogelijkheid van een psychologisch onderzoek of assessment;
g. het eventueel hanteren van niet algemeen aanvaarde elementen in die procedure
(zoals groepsselectie en selectie door een `brede' selectiecommissie);
h. het eventueel hanteren van een inspraakprocedure;
i. datum waarop sollicitatiebrief en curriculum vitae in het bezit van Windesheim moeten
zijn;
j. eventueel de reden van het ontstaan van de vacature;
k. de datum (of data) waarop het selectiegesprek(-ken) zal (zullen) plaatsvinden;
l. solliciteren dient plaats te vinden via het sollicitatieformulier zoals dit te vinden is op
internet en intranet onder de vacature;
m. toepasselijkheid van de sollicitatiecode Windesheim, die is te vinden op intranet en
internet.
3. Bij werving hebben interne kandidaten voorrang boven externe kandidaten. Externe werving
vindt alleen plaats nadat de interne werving geen geschikte kandidaat heeft opgeleverd.
Indien redelijkerwijs verwacht kan worden dat de interne sollicitatieronde geen geschikte
kandidaten zal opleveren, kan ervoor gekozen worden om tegelijkertijd zowel intern als extern
te werven (dit laat onverlet het feit dat interne kandidaten voorrang hebben boven externe
kandidaten). In de vacaturetekst wordt deze keuze vermeld.
4. Bij de interne werving krijgen medewerkers die reïntegreren voorrang bij vacatures. Tevens is
binnen Windesheim voor een aantal voorrangsdoelgroepen gekozen. Een nadere toelichting
op deze doelgroepen staat vermeld in het uitvoeringsreglement behorende bij het beleid
Werving & Selectie en Mobiliteit.
5. Windesheim eist van de sollicitant geen handgeschreven brieven en/of pasfoto's voordat zij de
sollicitant voor een selectiegesprek uitnodigt.
6. Indien Windesheim via verschillende media werft, vermeldt zij overal dezelfde sluitingsdatum
voor reacties. Windesheim is niet verplicht later ingekomen reacties in de selectie te
betrekken.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx 2

4. Selectie van de reacties
1. De sollicitant krijgt binnen 1 week na binnenkomst van zijn sollicitatiebrief een
ontvangstbevestiging van Windesheim.
2. Windesheim houdt het aantal personen, dat namens Windesheim bij de eerste en verdere
selectie is betrokken, zo beperkt mogelijk. In principe betrekt Windesheim maximaal vijf
personen bij de eerste en verdere selectie. Bij de samenstelling van de selectiecommissie
wordt rekening gehouden met een evenwichtige man/vrouw-verdeling.
3. Windesheim geeft personen en instellingen die niet betrokken zijn bij de selectie voor de
functie waarnaar de sollicitant heeft gesolliciteerd, slechts met diens toestemming informatie
over diens naam en andere gegevens.
4. Bij de selectie van de reacties gaat Windesheim uit van de gestelde eisen in de vacaturetekst.
5. Windesheim bericht de sollicitant binnen 14 dagen na de sluitingsdatum voor reacties of hij
wordt uitgenodigd, afgewezen of dat de sollicitatie wordt aangehouden, onder vermelding van
de termijn waarbinnen nader bericht volgt. Indien de sollicitant voor een selectiegesprek wordt
uitgenodigd of wanneer en zijn sollicitatie wordt aangehouden, stuurt Windesheim samen met
dit bericht de bij haar geldende sollicitatieprocedure. Behelst het bericht een afwijzing dan
stuurt Windesheim de sollicitant alsnog de sollicitatieprocedure, indien deze daarom vraagt.
5. Sollicitatiegesprek
1. Indien Windesheim een sollicitant uitnodigt voor een gesprek wordt de sollicitant in de
uitnodigingsbrief geinformeerd over de datum, tijden, plaats, gesprekspartners en hun
functies en de wijze waarop de vergoeding van reiskosten is geregeld. Meegezonden worden
de functiekarakteristiek met bijbehorend competentieprofiel en een verwijzing voor meer
informatie naar de internetsite van Windesheim.
2. Bij het vaststellen van de datum en het tijdstip voor het sollicitatiegesprek houdt Windesheim
rekening met de belangen van de sollicitant.
3. Windesheim streeft er naar dat de sollicitant in een sollicitatieprocedure maximaal drie
selectiegesprekken voert. Aan elk selectiegesprek nemen namens Windesheim maximaal drie
personen deel.
4. Windesheim voorkomt dat sollicitanten voor een en dezelfde functie tijdens het bezoek met
elkaar in contact komen.
5. Windesheim verstrekt de sollicitant naar waarheid alle informatie die deze nodig heeft om zich
een zo volledig mogelijk beeld te vormen van de procedure, de functie en de organisatie. Het
gaat hier o.a. om het aantal (opgeroepen) kandidaten, de wijze waarop de vacature is
ontstaan, het maximaal bereikbare inkomen in dezelfde functie en overige
arbeidsvoorwaarden, de ontwikkelingsmogelijkheden, en de verdere sollicitatieprocedure.
6. Windesheim stelt tijdens het sollicitatiegesprek geen vragen die voor de functie en/of de
functievervulling niet relevant zijn.
7. De sollicitant verschaft Windesheim de informatie die een waar en getrouw beeld geeft van
zijn vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring) en hij houdt geen informatie achter
waarvan hij weet of behoort te weten dat deze van belang is voor de vervulling van de vacante
functie waarop hij solliciteert.
8. Windesheim vergoedt de door de sollicitant in redelijkheid gemaakte reiskosten.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx 3

6. Bijzondere selectiemiddelen en nader onderzoek
1. Bij aanvang van de selectieprocedure wordt kenbaar gemaakt of en in welke fase van de
selectieprocedure bijzondere selectiemiddelen zoals een assessment of psychologisch
onderzoek deel uit zullen maken van de procedure. Indien dit het geval is, laat Windesheim
zich adviseren door een psychologisch adviesbureau dat zich gebonden acht aan de regels
die het Nederlands Instituut van Psychologen hanteert (NIP-code).
2. Windesheim wint slechts inlichtingen in bij derden nadat de sollicitant daartoe toestemming
heeft gegeven. De gevraagde informatie moet direct verband houden met de te vervullen
vacature, en er mag geen inbreuk worden gemaakt op de persoonlijke levenssfeer van de
sollicitant. Windesheim vraagt in deze derden om inlichtingen te verstrekken en verzoekt hen
toestemming te verlenen om de verstrekte informatie te mogen bespreken met de kandidaat.
De verkregen informatie wordt aan de sollicitant meegedeeld, zodat hij hierop commentaar
kan geven. Ingeval deze informatie de resultaten van een medisch of psychologisch
onderzoek betreft, wordt deze procedure slechts gevolgd in zoverre deze niet in strijd is met
de geformuleerde beroepsethiek van de betrokken beroepsbeoefenaren.
3. Een psychologisch onderzoek kan slechts plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid
van een psycholoog. Deze dient zich te houden aan de regels van het Nederlands Instituut
van Psychologen (NIP). De regels van het NIP houden onder meer in dat de sollicitant de
inhoud en het resultaat van het onderzoek van de psycholoog verneemt. Indien de sollicitant
vervolgens besluit zijn sollicitatie in te trekken en dit aan de psycholoog meedeelt, zendt de
psycholoog het rapport niet naar Windesheim.
4. Een medisch onderzoek in verband met de benoeming kan slechts plaatsvinden indien er aan
de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid
moeten worden gesteld en uitsluitend nadat alle overige beoordelingen van geschiktheid
hebben plaatsgevonden en aan het einde van de selectieprocedure. Het onderzoek wordt
verricht door een arts, onder verantwoordelijkheid van de Arbo-dienst volgens de wettelijke
regels. Alleen die sollicitant die Windesheim wenst te benoemen, kan gevraagd worden een
medische keuring te ondergaan.
5. Het onderzoek wordt verricht door een keurend arts, met inachtneming van de voor een
dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels. Bij een aanstellingskeuring vormen de Wet op
de Medische keuringen en de daarop gebaseerde nadere regelgeving het richtsnoer.
Windesheim zorgt ervoor dat de bedrijfsarts bekend is met de inhoud van de functie en de
omstandigheden waaronder en de werkomgeving waarin deze moet worden uitgeoefend.
6. Elke vorm van nader onderzoek op verzoek van Windesheim geschiedt op haar kosten.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx 4

7. Selectie en beslissing
1. Indien Windesheim in enige fase van de sollicitatieprocedure besluit dat een sollicitant niet
voor de functie in aanmerking komt, ontvangt deze uiterlijk 1 week na dit besluit bericht.
2. Interne kandidaten die worden afgewezen, worden uitgenodigd voor een gesprek met de
voorzitter van de selectiecommissie waarin een toelichting wordt gegeven op de afwijzing. De
afwijzing wordt eveneens schriftelijk gemotiveerd.
3. Externe kandidaten die worden afgewezen ontvangen een schriftelijke afwijzing waarin wordt
aangegeven dat desgewenst een mondelinge toelichting kan worden verkregen.
4. Privacy Statement: Door het versturen van het sollicitatieformulier gaat de kandidaat akkoord
dat zijn personeelsgegevens met inachtneming van het onderstaande worden opgenomen en
verwerkt in de database van Windesheim. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld en
uitsluitend gebruikt voor werving- en selectiedoeleinden. Windesheim verstrekt geen
informatie aan derden, tenzij Windesheim dit op grond van de wet daartoe verplicht is.
Windesheim bewaart deze gegevens maximaal een jaar, tenzij de kandidaat op een eerder
moment een verzoek doet zijn gegevens uit de database te laten verwijderen. (veranderd,
heeft te maken met het gebruik van Connexys, hier is deze info in opgenomen. )
5. Bij het aanbod tot benoeming worden alle zaken die van belang zijn, ook gedane
toezeggingen, en afspraken rondom professionele ontwikkeling schriftelijk vastgelegd.
6. De sollicitatieprocedure beslaat van werving tot en met benoeming maximaal drie maanden.
Overschrijding hiervan wordt gemotiveerd aan de sollicitant meegedeeld.
7. Indien na de benoeming blijkt dat de sollicitant tijdens de sollicitatieprocedure onjuiste
informatie heeft verstrekt dan wel relevante informatie heeft verzwegen, dan kan Windesheim
daaraan arbeidsrechtelijke consequenties verbinden.
8. De sollicitatieprocedure wordt als afgerond beschouwd indien de vacature is vervuld door
benoeming van een of meerdere sollicitanten dan wel doordat Windesheim heeft besloten dat
de vacature komt te vervallen (bijvoorbeeld doordat de taken uit de vacature op een andere
manier worden belegd). Allen die op dat moment nog deelnemen aan de procedure worden
hierover binnen twee weken schriftelijk bericht.
8. Bezwarenregeling
1. Windesheim heeft een Bezwarenregeling Personeel die de sollicitant de mogelijkheid biedt
een bezwaar in te dienen tegen de gevolgde procedure. Op verzoek zal deze
bezwarenregeling aan de sollicitant worden uitgereikt.
100708 Sollicitatiecode Windesheim (4).docx 5