Heldens Management - Gemeente Helden

Heldens Management
Definitie
De heldense manier van management voeren is gelieerd aan het Integraal management.
Onder Heldens management verstaan wij:
De verantwoordelijkheid en bevoegdheid van de leidinggevende om, binnen de gestelde kaders,
beschreven in of op basis van de Besturingsfilosofie en het Besturingsmodel, middelen en
processen in te zetten, aan te sturen en bij te sturen om de vooraf vastgelegde producten te
realiseren.
Kernwoorden
Enkele kernwoorden in deze definitie verdienen enige extra aandacht, ter verduidelijking van het
begrip.
Verantwoordelijkheid en bevoegdheid: Het volstaat niet om leidinggevenden alleen een
verantwoordelijkheid op te leggen. Zij zullen ook bevoegdheden moeten krijgen om deze
verantwoordelijkheid in te vullen. Dit betekent dat zij op allerlei manieren gefaciliteerd worden
voor deze taak.
Binnen kaders beschreven in of op basis van de Besturingsfilosofie en het Besturingsmodel: Elke
afdeling maakt deel uit van het grotere geheel, de organisatie. Dit heeft tot gevolg dat er
spelregels nageleefd moeten worden, die voor de hele organisatie gelden. Het betreft niet alleen
regels die het organisatiebeleid tot uitdrukking brengen, doch eveneens systemen of instrumenten
om bepaalde handelingen te uniformeren.
In het Besturingsmodel heeft de gemeenteraad de volgende uitgangspunten vastgesteld:
• Wij maken onderscheid naar duale rollen
• Wij bepalen onze strategie toekomstgericht
• Wij oriënteren ons extern
• Wij willen een ketenpartner zijn
• Wij handelen vraaggericht en vraaggestuurd
• Wij zijn resultaatgericht
• Wij streven continu naar kwaliteitsverbetering
• Wij zijn flexibel maar ook consistent
• Wij stellen de mens centraal
• Wij streven naar korte, heldere, eenvoudige en transparante procedures
Vervolgens heeft het college in het besturingsmodel de volgende organisatievoorwaarden
vastgesteld, waarmee bij de ontwikkeling van de bedrijfsvoeringsinstrumenten rekening moet
worden gehouden:
1. duidelijkheid in aansturen van effecten (outcoms), producten (output), processen (throughput)
en middelen (input)
2. bijsturing en verantwoording
3. decentralisatie
4. duidelijkheid en eenduidigheid in verantwoordelijkheidsstructuur
5. professionele ondersteuning
6. adequate informatievoorziening
7. open communicatie(structuren)
8. dynamische structuren en systemen
heldens management 2.doc

In het Besturingsmodel is tevens de basis gelegd voor de cultuur van onze organisatie. Deze komt
neer op: resultaatgericht, ambitieus, open en de gemeenschappelijke waarden respecterend.
Middelen en processen inzetten, aansturen en bijsturen: De leidinggevende zit in een continu
proces van afwegen, oordelen en keuzes maken. Alles is gericht op het realiseren van het product.
Realiseren vooraf vastgesteld product: Alleen wanneer vooraf bekend is wat men wil bereiken,
kan er sprake zijn van gerichte activiteiten om dat product te realiseren.
Voorwaarden
Om de heldense manier van management te laten slagen zijn enkele voorwaarden ingevuld, te
weten:
- er is een duidelijke gemeenschappelijke visie.
De gemeenteraad heeft in de Ontwikkelingsvisie aangegeven waar we ons de komende
jaren op moeten richten. In de Besturingsfilosofie is aangegeven welke uitgangspunten
hierbij belangrijk zijn. Het college heeft vervolgens in het Besturingsmodel het
referentiekader gevormd voor de inrichting van de instrumenten, waarmee de
organisatiedoelen worden gerealiseerd. Een aantal van deze instrumenten moeten immers
aangepast worden aan de ontwikkelingen.
- het vooraf helder definiëren van de te realiseren producten en beschikbare middelen.
Dit vindt jaarlijks plaats in de (meerjaren)begroting. De leidinggevende maakt de
voorcalculatie op voor de individuele producten. Het college voegt deze, op advies van de
sectorhoofden, samen tot een productenraming. De gemeenteraad vervolgens stelt de
producten en de middelen vast in de programmabegroting. Tussentijds licht het
afdelingshoofd de voorgenomen productie van de afdeling toe aan de hand van de
ontwikkelingen en vult deze aan met geplande activiteiten in het kader van de besturing
van de afdeling. Samen vormt dit het afdelingsplan. Het sectorhoofd vervolgens verzamelt
de afdelingsplannen en voegt hier de ontwikkelingen binnen de sector aan toe om een
sectorplan te krijgen. Nadat de gemeenteraad de programmabegroting heeft vastgesteld,
worden ook de sector- en afdelingsplannen vastgesteld. Door ondertekening van deze
plannen verplichten de betreffende ondertekenaars zich de geplande productie te
realiseren binnen de gestelde kaders.
- een duidelijke definiëring van bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Deze definiëring van bevoegdheden en verantwoordelijkheden is vastgelegd in met name
de Regeling Budgethouders en de functiebeschrijvingen. Daarnaast wordt in de
afzonderlijke instrumenten omschreven welke ruimte de leidinggevende heeft.
- een informatievoorziening die, zowel het bestuur als de leidinggevende, in staat stelt tijdig
te sturen en verantwoording af te leggen.
In eerste instantie moet hierbij gedacht worden aan de financieel getinte informatie uit de
P & C-cyclus. Geleidelijk neemt andersoortige informatie een steeds belangrijkere plaats
in. Informatie die inzicht geeft in de gerealiseerde productie en bereikte effecten. Hierop
dient de informatievoorziening nog beter te worden afgestemd.
- de leidinggevende beschikt over specifieke kwaliteiten (kennis en competenties). De
heldense manager hoeft geen schaap met vijf poten te zijn. Wel moet hij over zodanige
kwaliteiten beschikken dat hij een balans weet te vinden tussen de vakinhoudelijke
inbreng bij de primaire processen en de facilitering van deze processen door inzet van de
middelenfuncties. Gezien het specifieke karakter van de gemeente Helden als politiek
heldens management 2.doc

gestuurd bedrijf, moet hij daarnaast een gevoel hebben voor wat er in de gemeenschap en
binnen de politiek leeft.
Hiaten
Zodra leidinggevenden ervaren dat de voorwaarden voor het heldens management onvoldoende
zijn ingevuld, ontstaan er belemmeringen in hun functioneren.
Voor de een komen de bevoegdheden onvoldoende uit de verf. Voor de ander blijft de
informatievoorziening achter of kan de ondersteuning beter. Weer een ander ervaart de kaders als
te “betuttelend” of vindt de communicatie niet goed. Duidelijk is dat elke leidinggevende vanuit
zijn eigen perceptie hiaten ervaart in het heldens management, gelegen op vooral het
instrumentele vlak.
Communicatie is de enige remedie om deze hiaten weg te nemen. Allereerst dient men uit te
spreken wat men ervaart. Vervolgens dient verder overleg er op gericht te zijn evenwicht te
realiseren tussen enerzijds de organisatiebrede regels en anderzijds de individuele invulling.
Hierbij is een rol weggelegd voor alle betrokken partijen. Dus niet alleen de leidinggevenden,
maar ook de hogere leidinggevenden in hun rol als coach en de consulenten in hun rol als
kaderstellers en ondersteuners. Ieders bijdrage moet gericht zijn op het hogere doel, het
functioneren van de gemeente Helden en goede gevoel dat het werken bij deze bijzondere
organisatie oplevert.
heldens management 2.doc