verantwoordingsverklaring - The Hunger Project

Verantwoordingsverklaring 2009
The Hunger Project Nederland
Het bestuur van The Hunger Project Nederland onderschrijft de Code Goed Bestuur voor
Goede Doelen (Code Wijfels) en handelt overeenkomstig. In deze
verantwoordingsverklaring legt het bestuur verantwoording af over drie algemeen geldende
principes:
1. Onderscheid de functies toezicht houden, besturen en uitvoering
2. Optimaliseer de effectiviteit en efficiency van bestedingen
3. Optimaliseer de omgang met derden
Het bestuur heeft bovenstaande principes bevestigd in een door alle leden getekende
verklaring.
1. Onderscheid toezicht, besturen en uitvoeren
Het bestuur van THP functioneert aan de hand van geheel gewijzigde statuten uit 2008. Deze
statuten zijn conform CBF richtlijnen opgesteld. De competenties en verantwoordelijkheden
van het bestuur zijn:
• Eindverantwoordelijkheid voor beleid, strategie, begroting en resultaten;
• Waken dat activiteiten van The Hunger Project Nederland zijn gericht op de gestelde
doelen en bijdragen aan de vervulling van de vastgestelde missie;
• Strategisch meerjarenplan, de afzonderlijke jaarplanning en begroting vaststellen en de
voortgang controleren in de loop van het jaar;
• Beslissen over aanpassing van plannen, begrotingen en investeringen;
• Beslissen over aanstelling van staf en ontslagen;
• Bewaken van mogelijke belangengeschillen tussen de organisatie en leden van bestuur of
staf.
Het bestuur heeft minimaal vijf leden. De statuten bepalen dat bestuurders voor drie jaar
worden benoemd. Opzegging buiten het rooster van aftreden dient schriftelijk plaats te
vinden. Het bestuur overlegt gezamenlijk over het gewenste profiel van nieuwe bestuurders.
Benoeming van een nieuwe bestuurder dient plaats te vinden in een vergadering waarin alle
leden van het bestuur aanwezig zijn of schriftelijk vertegenwoordigd zijn en met een
meerderheid van tenminste twee/derde van het aantal stemmen. Het bestuur selecteert
nieuwe leden op basis van kundigheid en kennis van zaken op de gebieden waarin The
Hunger Project actief en via een vastgestelde procedure. De vijf bestuursleden hebben ieder
een eigen portefeuille: Algemene en internationale zaken (voorzitter), HR en interne
organisatie (lid), Financiën en control (penningmeester samen met HR/IO), Communicatie
(lid) en Secretariaat (vice-voorzitter). In de bijlage is een lijst opgenomen van bestuurders in
2009, inclusief zittingstermijn en nevenfuncties.
Het bestuur heeft door middel van een directiereglement taken gedelegeerd aan de directie.
De directie is verantwoordelijk voor de uitvoering van strategie en beleid, het opstellen van
jaarplannen en begroting en de dagelijkse leiding van de organisatie. De directie informeert

het bestuur maandelijks over alle relevante feiten en ontwikkelingen tijdens de
bestuursvergadering. Deze vergaderingen worden door de secretaris van het bestuur
voorbereid: hij stuurt agenda, notulen en benodigde stukken rond. De directie levert waar
nodig inhoudelijke en financiële stukken aan. De directie evalueert samen met de
kantoormedewerkers de jaarplannen. Door middel van jaarplan en begroting,
kwartaalrapportages en het jaarverslag wordt verantwoording afgelegd aan het bestuur. Het
functioneren van de directeur wordt jaarlijks geëvalueerd door het bestuurslid HR/interne
organisatie. Zij legt haar bevindingen voor aan het bestuur en bespreekt met hen mogelijke
interventies.
Het bestuur is in 2009 negen maal ter vergadering bijeen geweest. Daarnaast waren
bestuursleden actief op de volgende wijze:
• Op alle bijeenkomsten of evenementen was steeds tenminste één bestuurslid aanwezig;
• De voorzitter heeft actief contact gevoerd met de bestuursvoorzitters van andere
partnerlanden en het Global Office;
• De voorzitter en secretaris/vice-voorzitter hebben de contacten onderhouden met de
Raad van Advies;
• De penningmeester heeft actief toezicht gehouden op de financiën en de administratie;
• Met steun van het HR-bestuurslid is er een personeelsreglement en een salarishuis
ontwikkeld, de aanvraag van het CBF-keurmerk uitgewerkt en nieuwe medewerkers
geworven en selectiegesprekken gevoerd;
• Het communicatiebestuurslid was actief betrokken bij het laten ontwikkelen van een
nieuwe brandingstrategie en de taken van de werkgroep communicatie.
De bestuursleden ontvangen geen bezoldiging.Wel ontvangen bestuursleden een redelijke
vergoeding voor ten behoeve van de stichting gemaakte onkosten. Alle aan de bestuursleden
betaalde vergoedingen worden als zodanig in de jaarrekening opgenomen en toegelicht.
Het bestuur evalueert jaarlijks haar eigen functioneren. Zij doet dit in een bijeenkomst
waarin de bestuurleden elkaar feedback geven. De notulen van deze bijeenkomst worden
aan de bestuursnotulen toegevoegd.
2. Bestedingen van middelen en resultaatmeting
Het waarborgen van de effectiviteit van het werk van THP is een vereiste. Zowel voor de
fondsenwerving in Nederland en de besteding van middelen aan onze hoofddoelstelling in
THP programmalanden.
Wij volgen de voortgang van activiteiten en resultaten aan de hand van vooropgestelde
doelstellingen uit ons jaarplan en de projectplannen. Deze plannen kennen key performance
indicators die allen bijdragen aan de hoofddoelstelling van THP. Het monitoren van de
bestedingen in programmalanden is het belangrijkste onderdeel van de resultaatmeting. Dit
gebeurt door kwartaal of jaarrapportages van THP staf uit de programmalanden. Deze
rapportages betreffen zowel de kwalitatieve, kwantitatieve als financiele voortgang.

Daarnaast beschikt THP over een online monitoringsysteem op het THP intranet waarin key
performance indicators uit alle programmalanden per kwartaal worden ingevoerd. Hierdoor
kan het bestuur via de kantoormedewerkers ten allen tijde beschikken over informatie over
de voortgang van activiteiten. Dit betreft bijvoorbeeld het aantal mensen dat in programma’s
zijn getraind, het micro-kredietportfolio, de lokale voedselvoorraden en het gebruik van
medische voorzieningen. Jaarlijks maken THP programmalanden ook internationale
voortgangsrapporten waarover THP nederland kan beschikken. Alle gegevens worden
gecontroleerd door het THP Global office en de financiele rapportages worden doorgaans
voorzien van een accountantsverklaring. Daarnaast vinden regelmatig (externe) evaluaties
van programma’s plaats. De uitkomsten daarvan worden op de verschillende niveaus
(gemeenschap, THP staf in programmalanden, THP Nederland en THP Global) gedeeld en
besproken. Dit leidt waar nodig tot aanpassingen van beleid, strategie of activiteiten. Met dit
systeem van monitoring en evaluatie worden de projectbestedingen van THP gestuurd op de
effectiviteit.
3. Communicatie met belanghebbenden
Met onze communicatie en evenementen proberen we ook het draagvlak en de
betrokkenheid van de samenleving met ontwikkelingssamenwerking te versterken.
Belanghebbenden bij THP Nederland worden in sommige gevallen betrokken bij het
formuleren van beleidspunten. Zo zijn er in 2009 een aantal ‘brandingsessies’ geweest om de
onderscheidende waarde van THP Nederland te onderzoeken en verwoorden. Daarbij
waren zowel bestuursleden, staf, actieve vrijwilligers, investeerders , als leden van de raad
van advies betrokken. Dit orientatieproces is nog steeds gaande en zal leiden tot een nieuw
strategisch plan (2011-2015) en ‘branding’ van THP.
THP streeft verder naar een optimale communicatie naar interne en externe
belanghebbenden. Interne belanghebbenden zijn de medewerkers, vrijwilligers,
‘ambassadeurs’, leden van raad van advies en bestuur. Externe belanghebbenden zijn
investeerders (individuen, bedrijven, stichtingen/fondsen), samenwerkingspartners,
brancheorganisaties, en het algemene publiek. Onze interne belanghebbenden informeren
we regelmatig via persoonlijk contact en nieuwsbrieven. Onze externe communicatie bestaat
uit maandelijkse digitale nieuwsbrieven en vier maal per jaar gedrukte nieuwsbrieven, onze
website, het jaarverslag en sociale media (twitter). We streven ernaar om via deze
communicatie onze relaties een goed beeld te geven van hoe we fondsen werven en hoe deze
besteed worden. Daarnaast houden we informatiebijeenkomsten, en zijn we aanwezig op
evenementen om mensen over ons werk in te lichten. We proberen de doelgroepen op een
gevarieerde manier, die geschikt is voor iedere doelgroep, te benaderen.
Een idee is een kans op een nieuw project, een klacht is een kans op verbetering. THP staat
zeer open voor ideeen, opmerkingen, wensen en klachten van belanghebbenden. Deze
kunnen via de telefoon of email binnenkomen en worden zo spoedig mogelijk (in de regel
binnen 5 werkdagen) opgevolgd. Door middel van persoonlijk contact met de groepen
belanghebbenden wordt bepaald of de omgang optimaal is. THP werkt verder met een

klachtenprocedure uit 2008. In 2009 werd 1 klacht ontvangen (gebrek aan respons na een
investering van buiten Nederland) en afgehandeld door een administratieve aanpassing (de
opzet van het adressenbestand in de database aangepast om ook niet-Nederlandse adressen
goed te verwerken).

Bijlage: Bestuurders, zittingstermijn en nevenfuncties
Samenstelling bestuur en rooster van aftreden in 2009.
Naam/funktie/ portefeuille (geboortejaar) Eerste Beroep/ andere functies
benoeming/
aftreden in
A.H.J. (Sander) Mahieu (1954)
voorzitter/ internationale zaken
2007/ 2010* Management consultant and
partner in Synnova
C.A.F. (Kees) Jansveld (1940)
2007/2010* Gepensioneerd longarts
secretaris/ vice-voorzitter
T.J.J.(Tim) Stok(1953)
penningmeester/financiën
2007/2010* Directeur Eltis Management BV
(administratiekantoor);
Raadslid CDA bij stadsdeel
Oost-Watergraafsmeer te
Amsterdam
M.J.B.A. (Marie-José) Thunnissen (1952)
human resource/ interne organisatie
2007/2010* Thunnissen Arbeids- en
Organisatieadvies BV
C.L. (Caroline) Wouters (1959)
communicatie
november
2008/ 2011
Vice President Corporate
Communications Wolters
Kluwer
Voor deze bestuursleden liep de zittingstermijn per eind 2009 af. Kees Jansveld, Tim Stok en Marie-José
Thunnissen hebben zich voor herbenoeming beschikbaar gesteld en zijn voor een volgende periode van drie jaar
benoemd; Sander Mahieu heeft zich niet voor herbenoeming beschikbaar gesteld en hij is per januari 2010
toegetreden tot de Raad van Advies.
December 2009 heeft Sander Mahieu afscheid genomen als voorzitter van het bestuur. Caroline
Wouters volgde hem op als voorzitter en beheert tevens de portefeuille communicatie.