- 1 - Functieprofiel Office Manager - The Hunger Project

Functieprofiel Office Manager
Functietitel
Office Manager
Functieomvang
0.8 FTE (4 dagen)
Datum: juli 2011 Startdatum: September 2011
Inschaling: salarishuis code B
Algemeen
The Hunger Project ondersteunt mensen in lage inkomens landen om op eigen kracht een toekomst
op te bouwen zonder honger. Voorwaarde is dat ze de benodigde capaciteiten ontwikkelen en kansen
herkennen en grijpen. Daar investeren wij in met onder andere leiderschaps- en landbouwtrainingen,
alfabetiseringslessen, HIV/AIDS voorlichting en microkredieten.
The Hunger Project Nederland (THP) houdt zich behalve met fondsenwerving voor het werk van de
internationale organisatie ook bezig met voorlichting en beleidsbeïnvloeding. Naast onze vier
medewerkers, zijn bij de uitvoering tientallen vrijwilligers betrokken.
Doel van de functie
De Office Manager is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het kantoor in Utrecht. De Office
Manager draagt zorg voor het facilitaire gebeuren, het beheer van de ICT infrastructuur van het
kantoor, het databasemanagement beheer en het coördineren van acties en evenementen in
samenwerking met de fondsenwervers. De Office Manager coördineert de kantoorvrijwilligers en zorgt
dat deze gevonden en behouden blijven. Daarnaast verricht de officemanager algemeen
administratieve ondersteuning ter facilitering van werkprocessen binnen de organisatie.
Plaats in de organisatie
De Office Manager wordt aangestuurd door de directeur.
Essentiële andere functionele relaties: financieel-administratief medewerker, corporate en
institutionele fundraiser, communicatiemedewerker, kantoorvrijwilligers.
Resultaatgebieden
1 Telefoon- email en postverkeer afhandelen
- neemt inkomende gesprekken aan
- ontvangt bezoekers
- neemt boodschappen aan en/of informatie aan en geeft deze door aan betreffende afdeling of
persoon;
- verzorgt de post en e-mail en handelt zoveel mogelijk algemene informatieverzoeken af of
beoordeelt aan welke persoon het informatieverzoek dient te worden doorgezonden.
2. Organisatorische facilitatie
- verzorgt de inkoop van het kantoormateriaal en kantoorbenodigdheden en houdt de voorraad
bij;
- verzorgt het beheer van de ICT infrastructuur op kantoor;
- houdt overzicht van en coördineert op verzoek events en acties;
- organiseert en notuleert teamoverleg.
3. Administratief werk verrichten
- verricht algemeen administratieve werkzaamheden zoals het invullen van formulieren, typen
van standaard brieven of het maken van etiketten;
- beheert het archief;
- biedt algemene administratieve ondersteuning aan andere medewerkers;
- verricht kopieerwerkzaamheden en distribueert deze;
- bijhouden kleine kas voor aankopen lunch, kantoorartikelen etc.;
- houdt de database bij wat betreft adresbestanden, stelt mailgroepen samen en ondersteunt bij
het verzenden van mailings;
- biedt ondersteuning bij het bijhouden van de website, het verzorgen van de nieuwsbrief, de
nieuwsflits en dergelijke publicaties.
- 1 -

4. Kantoorvrijwilligers aansturen
- geeft leiding aan kantoorvrijwilligers door de kwaliteit en kwantiteit van de uitvoering van de
werkzaamheden te bewaken en vrijwilligers te enthousiasmeren, begeleiden, instrueren,
coachen, stimuleren en motiveren, waar nodig;
- zorgt voor de juiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting van vrijwilligers op het kantoor, dan
wel bij events en acties;
- voert werving- en selectiegesprekken met kantoorvrijwilligers.
5. Pandzaken
- signaleert gebreken en noodzakelijk onderhoud aan het kantoorpand;
- onderhoudt contact met nutsbedrijven, leveranciers, kpn, ICT-ondersteuning etc;
- onderhoudt contact met huurbaas.
Profiel van de functie
Kennis
- minimaal MBO +/HBO werk- en denkniveau;
- kennis van geautomatiseerde gegevensverwerking en bestandsbeheer;
- kennis van Office programma´s;
- beheersing van de engelse taal.
Aantoonbare affiniteit met de doelgroep en ontwikkelingssamenwerking.
Ervaring
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in het vakgebied;
- Ervaring met database beheer dan wel bereidheid deze vaardigheden te verwerven;
- Ervaring met organiseren van events met inzet van vrijwilligers.
Vaardigheden
- sociale en communicatieve vaardigheden voor het veelvuldige in- en externe onderhouden
van contacten;
- schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid (meertalig) voor het overdragen van
informatie en het verzorgen van correspondentie. Vereist:Nederlands en Engels;
- plan- en organisatievermogen benodigd voor het organiseren van het werk;
- omgang met computer (o.a. MS Office) voor het bewerken van informatie en het genereren
van overzichten;
- nauwkeurigheid voor het bijhouden van de database;
- slagvaardig om met behulp van de beschikbare middelen en mensen doelen te bereiken
(hands-on mentaliteit).
Attitude
- teamplayer/aanjager combinatie tussen gedisciplineerd resultaat gericht en vriendelijk
verbindend;
- servicegericht vanwege het interactieve en dienstverlenende karakter van de functie;
- ordelijk voor het op de juiste wijze verwerken van een diversiteit aan gegevens;
- accuraat vanwege de vereiste nauwgezetheid in de uitoefening van de functie;
- integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens, zoals vertrouwelijke poststukken en
persoonsgegevens;
- attente en humoristische persoonlijkheid;
- stressbestendig in verband met werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij
verstoring een rol kan spelen.
- 2 -