Voortgangsrapportage & controle ter plaatse - SNN
Voortgangsrapportage & controle ter plaatse - SNN
Voortgangsrapportage & controle ter plaatse - SNN
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Voortgangsrapportage</strong> &<br />
<strong>controle</strong> <strong>ter</strong> <strong>plaatse</strong><br />
Voorlichtingsbijeenkomst Subsidieontvangers - Deelsessie B
Wat wordt van u verwacht bij een<br />
voortgangsrapportage en <strong>controle</strong> <strong>ter</strong> <strong>plaatse</strong><br />
Presentatie: Frank Molema (senior beheerder)
Inhoud<br />
• <strong>Voortgangsrapportage</strong><br />
• Controle <strong>ter</strong> <strong>plaatse</strong><br />
• Ruimte voor vragen
VOORTGANGSRAPPORTAGE
Mijn <strong>SNN</strong><br />
• <strong>Voortgangsrapportage</strong>s<br />
• Voorschotten<br />
• Eindafrekening
Mijn <strong>SNN</strong> - Algemene vragen<br />
• Inhoudelijke voortgang<br />
• Realisatie ten opzichte van de planning<br />
• Haalbaarheid doelstellingen<br />
• Haalbaarheid planning<br />
• Knelpunten te verwachten
Mijn <strong>SNN</strong> - Indicatoren
Mijn <strong>SNN</strong> - Facturen<br />
Facturenbijlage per rapportageperiode (in het geval van<br />
samenwerkingsprojecten uitgesplitst naar<br />
projectpartner/medebegunstigde)<br />
– Factuurdatum<br />
– Betaaldatum<br />
– Crediteur<br />
– Omschrijving factuur (verdeling Ind./Exp.)<br />
– Factuurbedrag<br />
– Inclusief of exclusief BTW (kan per begunstigde of<br />
activiteit verschillen)<br />
– Onderverdeling naar kostensoort<br />
– Relatie met (eventuele) aanbestedingen
Mijn <strong>SNN</strong> - Uren<br />
Urenbijlage per rapportageperiode (in het geval van<br />
samenwerkingsprojecten uitgesplitst naar projectpartner)<br />
– Medewerker<br />
– Omschrijving werkzaamheden incl. periode<br />
– Aantal uur<br />
– Gehanteerd uurtarief voorcalculatorisch<br />
– Gehanteerd uurtarief nacalculatorisch
CONTROLE TER PLAATSE
Controle <strong>ter</strong> <strong>plaatse</strong> - uitgangspunten<br />
• Alle projecten, minimaal één CTP. Verplichting vanuit EFRO<br />
• Eerder of vaker bij specifieke risico’s. Afweging <strong>ter</strong> <strong>plaatse</strong><br />
of “behind desk” in risicoanalyse<br />
• Controle wordt schriftelijk aangekondigd<br />
• Mogelijke aanvullende <strong>controle</strong>s door CA/AA/EC
Controle <strong>ter</strong> <strong>plaatse</strong> - aandachtspunten<br />
1. Inhoudelijke voortgang<br />
2. Opbouw projectdossier / financiële administratie<br />
3. Aanbesteding(en)<br />
4. Promotie en Publiciteit<br />
5. Aanvullende en overige voorwaarden<br />
6. Afronding <strong>controle</strong>
1. Inhoudelijke voortgang<br />
• Fysieke stand van zaken<br />
• Tempo van het project<br />
• Afwijkingen / wijzigingen
2. Opbouw projectdossier / financiële administratie<br />
• Is er een apart dossier / code in de projectadministratie<br />
• Bevat het dossier alle relevante correspondentie<br />
• Zijn de juiste <strong>controle</strong>s zichtbaar op de documenten / in<br />
de administratie<br />
• Deelwaarneming facturen en betaalbewijzen<br />
• Deelwaarneming urenstaten / tarieven<br />
• Onderbouwing van het uurtarief (indien gewijzigd t.o.v.<br />
voorgaande periode)<br />
• Urenregistratie (getekend digitaal of fysiek)<br />
• Bewijsstukken voor onderbouwing tarief<br />
• Nacalculatie
3. Aanbesteding(en)<br />
In het geval van Europese aanbestedingen:<br />
het aanbestedingsdossier, met daarin o.a.<br />
– Aankondiging van de opdracht<br />
– Publicatie<br />
– Selectiecri<strong>ter</strong>ia<br />
– Gunningscri<strong>ter</strong>ia<br />
– Procesverbaal / gunningsmatrix
3. Aanbesteding(en) - <strong>controle</strong><br />
– Deelwaarneming opdrachtverstrekkingen bij vermoeden dat<br />
kosten boven de aanbestedingsdrempel uitkomen<br />
– Controle op het volgen van de juiste procedures, <strong>ter</strong>mijnen,<br />
naleving selectieprocedure, gunningsmatrix, correspondentie<br />
enz.<br />
– Bij fouten 25% of zelfs 100% correctie op de kosten
4. Promotie en publiciteit<br />
In alle ex<strong>ter</strong>ne communicatie omtrent het project dient te worden vermeld dat<br />
het project mede mogelijk gemaakt is door een bijdrage van de betreffende<br />
subsidieregeling. (art. 6.1 uit standaardvoorwaarden)<br />
– Verplichting om minimaal één publiciteitsuiting te doen tijdens<br />
het project<br />
– Aanwezigheid van bouwbord indien van toepassing. 25% aan<br />
oppervlakte bouwbord voor EFRO-uiting<br />
– Publiciteitsuitingen op bijvoorbeeld folders, website, in<br />
presentaties, nieuwsbrieven e.d.<br />
– Bij vragen eerst voorleggen aan het <strong>SNN</strong><br />
Bij fouten correctie op de kosten
5. Aanvullende en overige voorwaarden<br />
• Aanvullende voorwaarden uit de verleningsbeschikking<br />
• Staatssteun<br />
• Artikel 16 (toegankelijkheid)
6. Controle <strong>ter</strong> <strong>plaatse</strong> - Afronding<br />
• Bevindingen van de <strong>controle</strong> per brief<br />
• Hoor- en wederhoor<br />
• Bevindingen d.m.v. slotbrief<br />
• Eventuele correcties conform categoriseringstabel<br />
• Gevolgen bijdrage<br />
• Opvolging
Vragen
Bedankt voor<br />
uw aandacht!
Change language