2.1.2 OPCENTIEMEN OP RIJKS- EN ... - Stad Sint-Niklaas

1.3.2.2.7 Werkgroep administratieve verruiming
Deze werkgroep, die in 2004 werd opgericht door de adjunct-stadssecretaris, heeft als doel af en toe
te brainstormen over vernieuwingsprocessen in de organisatie. De samenstelling hangt af van de
agenda. In 2005 kwam de werkgroep niet samen, maar werden enkele ideeën van de werkgroep uit
2004 concreet uitgewerkt: betere afspraken over de processen van college en gemeenteraad
(2005-2006) en het voorzien van een budget voor de aanpassing van de geluidsinstallatie in de
gemeenteraadszaal (2006).
1.3.2.3 Ondersteuning diensten
Naast het stimuleren van overleg heeft de dienst communicatie ook een belangrijke ondersteunende
en overkoepelende taak, die dikwijls naar aanleiding van concrete projecten ingevuld wordt.
In 2005 werden volgende concrete acties opgezet en verdergezet:
• ondersteuning infovergaderingen en powerpointpresentaties andere diensten (onder meer voor
gebouwverantwoordelijken, op 11 april 2005);
• coördinatie bestellingen wenskaarten en collectieve kaarten namens het college;
• medewerking aan vorming voor nieuwe personeelsleden;
• coördinatie brieven verschillende beleidsdomeinen;
• beheer uitleensysteem van presentatiemateriaal;
• redactie van het jaarlijks stadsverslag.
Afzonderlijke aandacht verdient de ondersteuning bij het ontwikkelen van webtoepassingen. In 2005
maakte de dienst communicatie onder meer applicaties voor een activiteitenkalender (binnen het systeem
van Cultuurnet Vlaanderen), een dossieropvolgingssysteem voor het evenementenbeheer, websites
voor de Gecoro en het noodplan.
1.3.2.4 Huisstijl
De bewaking van de huisstijl van de stad werd in 2005 verdergezet. De dienst communicatie beheert
enkele huisstijldragers centraal, zoals de naam- en groetenkaartjes, inlegblaadjes en personeelskaarten.
Het aantal aanvragen daarvan is ook in 2005 sterk toegenomen.
De opleiding voor huisstijl werd opgenomen in het starterspakket voor nieuwe personeelsleden.
1.3.2.5 Onderzoek
In 2005 werd verder onderzoek verricht rond integriteit en deontologische codes (zie 1.3.2.2.6), maar
werd ook aandacht besteed aan de vernieuwingen van het nieuwe gemeentedecreet.
Met betrekking tot webtoepassingen en openbrontoepassingen wordt permanent gezocht naar nieuwe
systemen, wat resulteerde in de aanpassing van intranet en het ontwikkelen van dossieropvolgingssystemen
en webtoepassingen ten behoeve van andere diensten (zie 1.3.2.3).
1.3.2.6 Registratie en opvolging van briefwisseling en meldingen
Sinds begin 2003 een nieuw systeem voor briefwisseling en meldingen werd ingevoerd, wordt het
geheel gecoördineerd door de dienst communicatie. Deze coördinatietaak leidde tot de oprichting van
een nieuwe cel, het meldpunt Sint-Niklaas (zie 1.3.3 Meldpunt).
In 2005 deden zich geen noemenswaardige problemen voor. De opleiding voor het registreren van
briefwisseling en meldingen werd opgenomen in het starterspakket voor nieuwe personeelsleden.
34