I. WERKWIJZER VOOR DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE VAN ...

I. WERKWIJZER VOOR DEWETENSCHAPPELIJKE STAGEVAN DE STUDIE GENEESKUNDE AAN HET VUMCWetenschappelijke stage van de studie geneeskunde aan het Vumc.Curriculum VUmc-compas, Masteropleiding, M1 of M3

VerantwoordingIn deze werkwijzer wordt informatie gegeven over het doel, de eindtermen, de opbouw, de regels enprocedures voor de wetenschappelijke stage van de masteropleiding van de opleiding geneeskunde aanhet VUmc. Naast deze werkwijzer bevat de stagemap tevens een bijlage voor de begeleiders vanwetenschappelijke stages en alle formulieren die nodig zijn voor de wetenschappelijke stage.Dit document is bedoeld voor de student, stagebegeleider, stagecoördinator en ieder die met dewetenschappelijke stage van de studie geneeskunde in aanraking komt.Dit document is continu in ontwikkeling. Deze nieuwe versie 11 is voorlopig weer één jaar geldig, totseptember 2013. Als u suggesties ter verbetering heeft, dan kunt u dat laten weten aan de samenstellers(zie p4). Nieuwe, aanvullende informatie die beschikbaar komt na het drukken van deze tekst, is altijdop blackboard te vinden: http://bb.vu.nl, en op de website, http://med.vu.nl.Namens de samenstellers: Mw. M.B. Stal en mw. dr. I.J. van WijkEindredactie: Mw. dr. I.J. van WijkDatum versie 1: Aug 2005, versie 2: Jan 2006, versie 3: Sept 2006, versie 4: Nov 2007, versie 5: April 2008,versie 6: April 2009, versie 7: September 2010, versie 8: Juli 2011, versie 9: Nov 2011, versie 10: Maart 2012,versie 11: Juli 2012.Opdrachtgever: Directeur instituut voor onderwijs en opleiden VUmcJuli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 2

INHOUDSOPGAVE WERKWIJZER STAGEMAP1. DE STAGEMAP WETENSCHAPPELIJKE STAGE 41.1 ALGEMEEN: DE STAGEMAP WETENSCHAPPELIJKE STAGE 41.2 VERANTWOORDELIJKHEID STAGEMAP 41.3 OVERIGE INFORMATIE 42. INFORMATIE VOOR DE STUDENT OVER DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE 52.1 INLEIDING, DE BASISARTS EN DE COMPETENTIE ACADEMICUS 52.2 DOEL VAN DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE 52.3 EINDTERMEN VAN DE WETENSCHAPPELIJKE STAGE 52.4 STAGECOÖRDINATOREN: DE LEDEN VAN DE COMMISSIE WETENSCHAPPELIJKE STAGES 62.5 STAPPENPLAN 62.6 INGANGSEIS, OPBOUW, INHOUD, DUUR VAN DE STAGE, EN STUDIEPAD KEUZE 72.7 EEN STAGE ZOEKEN; EIGEN INITIATIEF 82.8 DUOSTAGES 82.9 FOCUSGEBIEDEN 92.10 WETENSCHAPPELIJKE STAGE BUITEN HET VUMC, IN NEDERLAND 92.11 WETENSCHAPPELIJKE STAGE BUITEN HET VUMC, IN HET BUITENLAND 92.12 EEN STAGEVOORSTEL SCHRIJVEN EN DE STAGE AANMELDEN. 102.13 WETENSCHAPPELIJK ONDERZOEK UITVOEREN, DE BEGELEIDING, DE TUSSENBEOORDELING ENWETENSCHAPPELIJKE INTEGRITEIT. 112.14 REFLECTIE 122.15 HET STAGEVERSLAG 122.16 PUBLICEREN 122.17 STUDENTENONDERZOEKSPRIJS 132.18 DE BEOORDELING VAN EEN WETENSCHAPPELIJKE STAGE 132.19 TIJDSPAD – AFRONDING VAN DE STAGE 142.20 EVALUATIE 153. KORTE HANDLEIDING VOOR HET SCHRIJVEN VAN EEN VERSLAG VAN EENWETENSCHAPPELIJKE STAGE 153.1 INHOUD 153.2 VORMGEVING 153.3 OPBOUW 153.4 TIPS 16Juli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 3

1. DE STAGEMAP WETENSCHAPPELIJKE STAGE1.1 Algemeen: de stagemap wetenschappelijke stageDe “stagemap wetenschappelijke stage” wordt samengesteld door iedere student geneeskunde die eenwetenschappelijke stage (WS) loopt. De stagemap is een persoonlijk dossier, waarin de student alledocumenten kan verzamelen die betrekking hebben op en producten zijn van de eigenwetenschappelijke stage. Aan het eind van de stage bestaat de stagemap minimaal uit:- het ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier- het stagevoorstel- de tussenbeoordeling van de stage- een reflectieverslag- de beoordelingen van de begeleider en de Commissie Wetenschappelijke Stages (CommissieWS), en- het stageverslag.Deze werkwijzer dient als handleiding bij het maken van de stagemap en bevat informatie die destudent nodig heeft bij de voorbereiding van een wetenschappelijke stage, tijdens de uitvoering van destage en bij de afronding van de wetenschappelijke stage. In deze werkwijzer vindt de student tevenseen korte handleiding (hoofdstuk 3) voor het schrijven van een verslag van een wetenschappelijkestage. Na afloop van de stage dient de complete stagemap ingeleverd te worden bij het ServiceCentrum Geneeskunde van het Instituut voor Onderwijs en Opleiden (IOO) ten behoeve van deregistratie van de gegevens.1.2 Verantwoordelijkheid stagemapIedere student kan zelf een stagemap ophalen bij het Service Centrum Geneeskunde (adres: zie 1.3).Iedere student is zelf verantwoordelijk voor de stagemap en dient ervoor te zorgen dat de formuliereningevuld en ondertekend worden. Van ieder formulier is één kopie voor de student zelf, het israadzaam deze apart te bewaren. Als de student de stagemap verliest, moet er een nieuw exemplaaraangeschaft worden tegen betaling. Echter, de student is er zelf voor verantwoordelijk aan te tonenwelk onderdeel van de wetenschappelijke stage op dat moment al voldaan is en met welk resultaat. Isde student niet in staat dit aan te tonen, dan dienen deze onderdelen opnieuw uitgevoerd te worden.1.3 Overige informatieCommissie Wetenschappelijke StagesDe Commissie Wetenschappelijke Stages (commissie WS) bestaat uit de stagecoördinatoren van alleafdelingen van het VUmc. Op Blackboard staat een actueel overzicht van alle stagecoördinatoren in decourse “Algemene informatie–wetenschappelijke stages”. De leden van deze Commissie zijn deonafhankelijke referenten voor de beoordelingen van de stagevoorstellen en stageverslagen.Coördinator en examinator:Coördinator en examinator wetenschappelijke stages en voorzitter van de CommissieWetenschappelijke Stages is mevr. dr. I.J. van Wijk (afdeling Kindergeneeskunde, tel: 020-4442408/4442419)Managementassistente: mevr. M.B. Stal, IOO, tel: 020-4445711.Service centrum geneeskunde van het Instituut voor Onderwijs en Opleiden (IOO): de balie op deeerste verdieping van de faculteit (in de D-gang) is geopend van maandag t/m vrijdag van 9.00-17.00uur.Vragen: mail naar wetenschappelijkestage@vumc.nlOverige informatie op Blackboard en de websiteNaast de informatie in deze map is overige informatie en de meest recente aanpassingen te vinden opBlackboard (http://bb.vu.nl) en de website (www.med.vu.nl).Juli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 4

• Een (kritische) mening te vormen over de bevindingen en conclusies te trekken (toetsing doorbegeleider).• Reflectie te geven over de context en betekenis van het onderzoek in een breed perspectief(toetsing door begeleider).• Een verslag te schrijven volgens de opbouw van een wetenschappelijke publicatie. Dit dient inwetenschappelijke taal en formuleringen en in de juiste structuur geschreven te zijn (toetsingdoor begeleider en een referent van de Commissie WS).• Bevindingen van het onderzoek op een heldere en overzichtelijke wijze professioneel met allebeschikbare audiovisuele middelen te presenteren voor een publiek uit het vakgebied.Communiceren en discussiëren over wetenschap op academisch niveau (toetsing doorbegeleider).• Tevens dient de student reflectie te kunnen geven in een kort verslag over de opgedanevaardigheden, competenties, ervaringen en het bereiken van (persoonlijke) leerdoelen(toetsing door begeleider).2.4 Stagecoördinatoren: de leden van de Commissie Wetenschappelijke StagesStagecoördinatoren zijn verantwoordelijk voor de wetenschappelijke stages binnen hun disciplines,zowel in het VUmc als extern. Zij bieden deze stages aan via Blackboard, fungeren als contactpersoon,ontvangen de aanmeldingen van de stages en zorgen voor de goedkeuring van de stages, hetstagevoorstel en het stageverslag. Stagecoördinatoren zijn ook de personen die gecontacteerd kunnenworden als een stage niet naar wens verloopt en/of er sprake is van een conflict. Tezamen vormen destagecoördinatoren van de diverse disciplines de Commissie Wetenschappelijke Stages. Dezecommissie bestaat uit ongeveer 40 leden, de actuele samenstelling van de commissie is te vinden opBlackboard.Naast de beoordeling door de directe begeleider en eigen stagecoördinator van een stagevoorstel ofstageverslag van een stage in het VUmc, vindt er ook altijd een beoordeling plaats door een lid van decommissie. Dit lid van de commissie fungeert als onafhankelijke referent, om tot een zo objectiefmogelijk oordeel te komen over stagevoorstel en -verslag.2.5 StappenplanDe student volgt de volgende stappen voor, tijdens en na de wetenschappelijke stage:(de diverse aspecten van deze stappen worden in deze werkwijzer puntsgewijs besproken).Voorbereiding:- kiezen voor een stage van 14 weken (regulier) of 24 weken (verlengd met het keuzeonderwijs)- kiezen voor een studiepad- zelf een stageplaats zoeken, contact leggen en afspraken maken met de begeleider én destagecoördinator van de disciplineStagevoorstel:- stagevoorstel schrijven, met de begeleider- stagevoorstel laten goedkeuren door de stagecoördinator- stagevoorstel, via de stagecoördinator, laten goedkeuren door een lid van de commissie WS- na goedkeuring de roze doordruk van formulier A inleveren bij het service centrum van hetIOO (noodzakelijk voor registratie studiepunten).- NB 1: het stageonderzoek mag niet meer dan 5 weken gevorderd zijn op het moment dat hetstagevoorstel definitief is goedgekeurd door de commissie WS.- NB 2: Bij buitenlandse stages moet vóór vertrek het stagevoorstel goedgekeurd zijn, deaanmelding bij BIS voltooid zijn en, indien van toepassing, de voorbereidingscursus gevolgdzijn (zie ook 2.11).Uitvoering van de stage:- stage lopen: wetenschappelijk onderzoek uitvoeren- tussentijdse beoordeling plannen- reflectieverslag schrijven- mondelinge presentatie geven en eindverslag schrijvenJuli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 6

- beoordeling met de begeleider plannen- eindbeoordeling van de stage laten plaatsvinden door de stagecoördinator en de commissieWSAfronding van de stage:- zorgen voor een tijdige afronding van het onderzoek binnen 14 of 24 weken, en vóór de startvan de leerstages indien de stage in M1 wordt uitgevoerd.- het conceptverslag uiterlijk de laatste dag van de wetenschappelijke stage bij de begeleiderinleveren- na ontvangst van de eindbeoordeling door de commissie WS, stagemap inleveren bij hetinstituut voor onderwijs en opleiden om de stage definitief af te ronden. Op dat moment dienthet volgende in de map aanwezig te zijn:• Het stagevoorstel• Het eerste exemplaar (origineel) van formulieren A, B, D, F en G; compleet ingevulden ondertekend• Het reflectieverslag• Twee exemplaren van het stageverslag (1 exemplaar in de plastic hoes in destagemap en 1 exemplaar apart)• Het complete ingevulde evaluatieformulier (niet gevouwen of geperforeerd).- NB 1: definitieve afronding van de stage (incl. eindbeoordeling en inleveren stagemap bijIOO) moet plaatsvinden binnen drie maanden na de laatste dag van het praktische werk van dewetenschappelijke stage (later inleveren betekent: onvoldoende PG (professioneel gedrag), dusonvoldoende voor de stage).- NB 2: houd rekening met het feit dat de eindbeoordeling van de stage enige weken in beslagneemt (zie 2.19)2.6 Ingangseis, opbouw, inhoud, duur van de stage, en studiepad keuzeIngangseis voor de start van de stage:In verband met de harde knip tussen de bachelor- en masteropleiding kan de wetenschappelijke stagepas gestart worden als de bacheloropleiding succesvol is afgerond. Daarnaast moet de studentingeschreven staan in de masteropleiding.Opbouw van de stage:• Tijdens het eerste deel van de stage (ongeveer twee weken) wordt het stagevoorstelgeschreven in samenspraak met de directe begeleider. Goedkeuring van het stagevoorstel(door de stagecoördinator en een onafhankelijk lid van de Commissie WetenschappelijkeStages op formulier A; zie 2.12) is vereist.• Vervolgens vindt de praktische uitvoering van de stage inclusief de rapportage plaats. Dit deelvan de stage wordt afgerond met het inleveren van de stagemap inclusief alle benodigdeproducten.Inhoud van de stage:Een wetenschappelijke stage kan betrekking hebben op alle terreinen van medisch-wetenschappelijkonderzoek. Het kan gaan om bijvoorbeeld preklinisch, klinisch of paramedisch wetenschappelijkonderzoek, literatuuronderzoek, statusonderzoek, laboratoriumonderzoek of epidemiologischonderzoek.Duur van de stage, aantal studiepunten:Reguliere stage: De omvang van de reguliere wetenschappelijke stage is minimaal 14 full-timeweken=560 studielasturen (14 weken à 40 uur) en levert in totaal 19 ECs op. Dit zijn studiepuntenvolgens het European Community Course Credit Transfer System: ECTS.Eventueel kan de stage in overleg met de begeleider en stagecoördinator in deeltijd worden uitgevoerd,er dienen echter altijd minimaal 32 uren per week aan de stage besteed te worden.Verlengde stage: Daarnaast kunnen studenten kiezen voor een “verlengde wetenschappelijke stage”.De wetenschappelijke stage wordt dan gecombineerd met het (totale) keuzeonderwijs van 10 weken.Dit leidt tot een totale periode van 24 weken en een studielast van 960 uren ofwel 33 ECs voor dewetenschappelijke stage en het keuzeonderwijs. De eindtermen voor een dergelijke verlengdeJuli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 7

wetenschappelijke stage zijn vergelijkbaar met die van de reguliere wetenschappelijke stage, maar destudent dient een argumentatie en een werkplan toe te voegen aan het stagevoorstel waaruit blijkt datde werklast van de stage overeenkomt met de duur. Bij de beoordeling van het stagevoorstel en hetstageverslag wordt de duur van de stage betrokken en meegewogen in het eindoordeel. Het onderzoekmoet voldoende omvang en zwaarte hebben voor een verlengde wetenschapppelijke stage. Eenverlengde stage wordt sterk aangeraden voor stages in het buitenland, voor studenten die participerenin een uitgebreider en/of langer durend onderzoek en voor studenten die zich verder willen verdiepenen/of profileren in wetenschappelijk onderzoek; langer participeren in wetenschappelijk onderzoeklevert meer data op, dus een kwalitatief beter verslag en ook meer kans op een publicatie.De student dient bij aanvang van de wetenschappelijke stage aan te geven het keuzeonderwijs te willengebruiken voor een verlengde wetenschappelijke stage. Een stage kan nooit gedurende de uitvoeringverlengd worden.Extra tijd: Een student mag altijd meer tijd in zijn of haar wetenschappelijke stage investeren danhetgeen minimaal vereist is. Er is echter wel een maximum van 19 ECs te verkrijgen voor de regulierewetenschappelijke stage of 33 ECs voor de verlengde wetenschappelijke stage; de extra tijd diegeïnvesteerd wordt in de stage is dus eigen tijd (vrije tijd) van de student. De geplande start van deandere stages (leer-, werkstages enz) in het aan de student toegewezen studiepad kan nooit uitgesteldworden. Het is daarom ook raadzaam eerder te starten met de wetenschappelijke stage als verwachtwordt dat de stage langer gaat duren dan de in het studiepad ingeroosterde periode.Studiepad keuze:Studenten kunnen kiezen voor een studiepad met de wetenschappelijke stage in masterjaar 1 of eenstudiepad met de stage in masterjaar 3. De keuze voor een verlengde stage kan voor zowel masterjaar1 als ook voor masterjaar 3 gemaakt worden.2.7 Een stage zoeken; eigen initiatiefHet initiatief voor het zoeken van een stage ligt bij de student. Belangrijk is dat de student zich eerstoriënteert op het onderwerp van de stage en nagaat bij welke afdeling de stage gelopen kan gaanworden. Tijdens het Wetenschappelijk FocusOnderwijs (KeuzeOnderwijs Wetenschap) van debacheloropleiding wordt uitgebreide informatie gegeven over de mogelijkheden voorwetenschappelijke stages binnen het betreffende focusgebied. Studenten wordt aangeraden om dewetenschappelijke stage te lopen binnen het focusgebied waarin ook het WetenschappelijkFocusOnderwijs is gevolgd. Als gekozen wordt voor een ander focusgebied, dan kan de studentgevraagd worden zich vooraf nog in enkele aspecten van het focusgebied te verdiepen. De student kanbij de focuscoördinator hierover meer informatie verkrijgen (zie ook 2.9).Specifieke informatie over de mogelijkheden en de onderwerpen van de verschillende lopendeprojecten en informatie over ervaringen van andere studenten vindt de student op Blackboard. Daarvindt de student ook een lijst van alle stagecoördinatoren. Bij bepaalde afdelingen zijn de projectenvoorzien van namen van contactpersonen en/of begeleiders met wie direct contact opgenomen kanworden per e-mail. In deze e-mail kan de student de keuze voor het onderzoek motiveren eninformeren of er nog plaats is in de gewenste periode. Nadat de student een stageplaats heeft gevondenen afspraken heeft gemaakt met de begeleider over de stageperiode, kan het stagevoorstel (formulierA, zie onder 2.12) worden geschreven. Indien meerdere studenten zich melden voor een bepaaldestageplaats, heeft de student bij wie deze stage aansluit op het focusgebied voorrang boven een studentvoor wie dit niet geldt.2.8 DuostagesDe commissie WS staat stages die door meer dan één student tegelijkertijd gedaan worden, niet toe,met name omdat het moeilijk is te beoordelen wat de inbreng is van de individuele student. Tweestudenten kunnen wel tegelijkertijd aan een project werken op voorwaarde dat iedere student een eigenonderdeel van het onderzoek uitvoert met eigen vraagstellingen, zodat ook separate resultatenverkregen worden waarover verschillende individuele verslagen geschreven kunnen worden.Juli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 8

Voor een wetenschappelijke stage naar een land buiten Europa, Amerika, Australië en Nieuw Zeeland,is de student ook verplicht een voorbereidend dagdeel te volgen in het VUmc. Dit dagdeel moetgevolgd worden vóór vertrek naar het buitenland. Informatie over het aanpassen aan een anderecultuur, over infectiepreventie en veiligheid, en ervaringen van andere studenten die terug zijn uit hetbuitenland, vormen het programma. Informatie over inschrijving en de data voor deze bijeenkomstenis verkrijgbaar bij het BIS. De handtekening van BIS op formulier A wordt pas gezet als devoorbereidingscursus is gevolgd. Let wel: indien dit voorbereidende dagdeel niet is gevolgd en dehandtekening van BIS niet op formulier A staat, kan de student niet vertrekken.Voor buitenlandse stages geldt dat de stagecoördinator van de parallele afdeling van het VUmc alsonafhankelijk lid van de commissie kan optreden. De student kan pas vertrekken als het voorstel isgoedgekeurd, formulier A ondertekend is door de stagecoördinator en door BIS en de roze doordrukvan formulier A is ingeleverd bij het IOO (zie 2.12). Veelal zal het moeilijk zijn een handtekening vande buitenlandse begeleider op formulier A te laten plaatsen, de handtekening van de stagecoördinator,student en BIS voldoen in dat geval. Op Blackboard vindt een student de formulieren D en F uit destagemap ook in het Engels, tevens is een beknopte handleiding voor begeleiders beschikbaar in hetEngels.Het stagevoorstel en stageverslag voor een buitenlandse stage dienen uiteraard in het Engelsgeschreven te worden.2.12 Een stagevoorstel schrijven en de stage aanmelden.Stagevoorstel schrijven:Voor de aanmelding van de stage is formulier A beschikbaar. Het stagevoorstel wordt in 2-voudtoegevoegd aan formulier A. De student schrijft een onderzoeksvoorstel, zoveel mogelijk zelfstandig,maar waar nodig met hulp van de begeleider. Dit stagevoorstel (minimaal 1 A4tje, maximaal 4 A4tjes)bevat de volgende onderdelen:a. Naam student, studentnummer, e-mail adresb. Naam van de directe begeleider, naam van de verantwoordelijke stagecoördinator, naamvan de afdeling, locatie van de instellingc. Aanvangsdatum en duur van de staged. Voorlopige titel van de stagee. Probleemstelling met korte inleiding. Wat is de aanleiding voor dit onderzoek? Wat is erbekend uit de internationale literatuur betreffende deze probleemstelling? Vertaling van deprobleemstelling naar een onderzoeksvraagstelling.f. Doel en vraagstellingen van het onderzoekg. Opzet van het onderzoek. Wat is de opzet en aanpak van het onderzoek? Welkonderzoekstype wordt gebruikt en waarom?h. Materiaal/Patiënten/Methoden/Statistiek die gebruikt gaan worden, met argumentatie:welke patiëntengroepen, controlegroepen, inclusiecriteria, exclusiecriteria, interventies,materiaal, methodologie en specifieke analysemethoden worden gebruikt en waarom?i. Wetenschappelijk (en maatschappelijk) belang van het onderzoek. Wat is nieuw aan ditonderzoek, wat is de meerwaarde van dit onderzoek en waarom?j. (Kern)referenties. Deze referenties dienen in de tekst verwerkt/opgenomen te worden enin een lijst opgesomd te worden volgens een gebruikelijk format zoals bijvoorbeeld deVancouver Stijl (zie ook onder 3).Bij de beoordeling van een stagevoorstel wordt gelet op de aanwezigheid en volledige beschrijvingvan bovenstaande onderdelen a t/m j, het gebruik van correcte, heldere en wetenschappelijke taal en dehaalbaarheid van het onderzoek.Stagevoorstel voor een verlengde stage:Studenten die een verlengde wetenschappelijke stage lopen dienen een argumentatie en een werkplantoe te voegen aan het stagevoorstel waaruit blijkt dat de werklast van de stage overeenkomt met deduur.Advies van een methodologisch consulent:Tijdens het schrijven van het stagevoorstel kunnen individuele studenten advies inwinnen bij eenmethodologisch consulent van de afdeling Epidemiologie en Biostatistiek. Ook in een later stadiumJuli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 10

van de stage kan ondersteuning verleend worden door de afdeling EB, bij bijvoorbeeld de statistischeanalyse van de verkregen data. Deze hulp zal uiteraard alleen verleend worden in overleg met dedirecte begeleider en alleen indien deze begeleider niet zelf deze ondersteuning kan bieden(eb@vumc.nl).Beoordeling van het stagevoorstel:Het voorstel wordt in 2-voud in de stagemap na ondertekening door de begeleider aan destagecoördinator van de desbetreffende afdeling overhandigd. De coördinator toetst of het voorstelvoldoet aan de criteria en ondertekent formulier A indien akkoord. Vervolgens legt destagecoördinator het voorstel ter goedkeuring voor aan een referent van de commissie WS. De referentis verplicht het voorstel binnen 2 weken na ontvangst voorzien te hebben van een oordeel. De studentkrijgt van de referent uit de commissie WS per e-mail bericht of het stagevoorstel is goedgekeurd ofdient te worden aangepast. Na goedkeuring haalt de student de stagemap bij het lid van de commissieWS die het beoordeeld heeft, weer op. De commissie behoudt 1 exemplaar van het voorstel, het andereexemplaar blijft in de stagemap.Het schrijven van het stagevoorstel mag ook enige tijd vóór aanvang van het wetenschappelijke stageonderzoekplaatsvinden. Er mag echter niet meer dan 4 maanden verstrijken tussen goedkeuring vanhet stagevoorstel en aanvang van het onderzoek. Zodra het onderzoeksvoorstel is ingediend bij decommissie wetenschappelijke stages kan het onderzoek starten. Het stageonderzoek mag niet meerdan 5 weken gevorderd zijn op het moment dat het stagevoorstel definitief is goedgekeurd. Bij eenstage in het buitenland moet het stagevoorstel voor vertrek goedgekeurd zijn. Indien niet aan dezevoorwaarden is voldaan wordt de stage ongeldig verklaard.Aanmelding van de stage:De roze doordruk van formulier A dient na de goedkeuring van de commissie WS door de student teworden ingeleverd bij het service centrum van het IOO. Pas op dat moment is de stage officieelgoedgekeurd en aangemeld. Let wel: deze aanmelding via inlevering van de doordruk van formulierA is noodzakelijk om de stage te laten registreren en daarmee ook de behaalde studiepunten tekunnen vastleggen.Formulier B:De student geeft op formulier B aan wanneer en welk Wetenschappelijk FocusOnderwijs (B3.2.3) isgevolgd in de Bacheloropleiding.Cursussen medische bibliotheek:Voor de student geneeskunde die een wetenschappelijke stage loopt, bestaan er bij de medischebibliotheek verscheidene mogelijkheden om hulp te verkrijgen bij het zoeken naar literatuur(bijvoorbeeld instructies over zoeken in PubMed) en om te leren literatuurgegevens te beheren(bijvoorbeeld m.b.v. de “Startcursus Reference Manager”). Ook is het mogelijk om persoonlijkzoekadvies te vragen bij één van de medewerkers van de medische bibliotheek. Meer informatie isbeschikbaar via: www.ubvu.vu.nl onder geneeskunde.2.13 Wetenschappelijk onderzoek uitvoeren, de begeleiding, de tussenbeoordeling enwetenschappelijke integriteit.Vóór aanvang van de stage dient de student de informatie voor de begeleider uit de stagemap teoverhandigen aan de begeleider.Tijdens de stage wordt de student begeleid door de directe, dagelijkse begeleider.1) Deze begeleider kan 1. een gepromoveerd wetenschappelijk onderzoeker/arts zijn of 2. eenaio/agiko zijn, die zich minimaal in het derde jaar van zijn/haar promotieperiode bevindt. Deaio/agiko handelt altijd onder directe verantwoordelijkheid van de begeleidende post-doc en/of(co)promotor. Tevens wordt van alle begeleiders van een wetenschappelijke stage (metuitzondering van de aio’s) verwacht dat zij, in de zes jaar voorafgaand aan de begeleiding,minimaal 1 (inter)nationale wetenschappelijke publicatie vervaardigd hebben.2) Van de begeleider wordt verwacht dat er minimaal twee keer per week (en totaal minimaal 1uur per week) aandacht wordt besteed aan de begeleiding van de student.3) De begeleider en de student kunnen samen een afsprakenformulier invullen (formulier C)waarin afspraken rond de begeleiding, de aanwezigheid, de planning en het tijdspad kunnenJuli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 11

worden vastgelegd. Dit is niet verplicht, maar het kan zinvol zijn deze afspraken samenschriftelijk vastgelegd te hebben.4) De begeleider dient tijdens de stage goed bereikbaar te zijn voor de student (fysiek, telefonischof per e-mail) om eventuele problemen te bespreken.5) Halverwege de stage vindt een verplicht voortgangsgesprek plaats waarbij zowel debegeleider als de student elkaar, de planning, en het verloop van de stage beoordelen enbespreken (aan de hand van sterke punten en verbeterpunten van de student én van debegeleider). Van dit gesprek wordt aantekening gemaakt in de stagemap (formulier D). Hetformulier wordt door de student en de begeleider ondertekend.Wetenschappelijke integriteitDe student die participeert in wetenschappelijk onderzoek dient zich te houden aan de gedragscodevoor correcte wetenschapsbeoefening. Het VUmc en de VU onderschrijven de regeling van de KNAWzoals omschreven in de “Notitie Wetenschappelijke Integriteit. Over normen van wetenschappelijkonderzoek en een Landelijk Orgaan voor Wetenschappelijke Integriteit (LOWI).” Deze regels enrichtlijnen zijn te vinden op de websites van het VUmc en de VU. Daar vindt de student ook degegevens van de ombudsman: ter bevordering van de wetenschappelijke integriteit is door de raad vanbestuur VUmc een “Ombudsman Wetenschappelijke Integriteit VUmc” benoemd. De ombudsman isde eerst aangewezen persoon voor vragen over, dilemma’s met en (vermeende) schendingen van dewetenschappelijke integriteit in onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening binnen deVU of het VUmc.2.14 ReflectieIn dit onderdeel van de stage schrijft de student, tegen het eind van de wetenschappelijke stage, eenreflectieverslag (formulier E). Hierbij gaat het om een reflectie op de opgedane vaardigheden enervaringen, een nabeschouwing van de stage inclusief een procesverslag. Doel hiervan is dat destudent aan de hand van dit verslag beter zicht krijgt op hetgeen geleerd is tijdens dewetenschappelijke stage, welke competenties aan bod zijn gekomen, wanneer welke beslissingen zijngenomen of keuzes zijn gemaakt, waarom deze keuzes zijn gemaakt, en de plaats van deze stagebinnen de gehele studie. Op het formulier vindt de student een aantal vragen die kunnen helpen bijdeze reflectie en bij het schrijven van dit verslag. Het resultaat wordt na de eindbeoordeling besprokenmet de begeleider, waarna de begeleider op formulier F dit verplichte onderdeel van de stage aftekent.2.15 Het stageverslagHet verslag dient geschreven te zijn volgens de structuur en opbouw van een wetenschappelijk artikelen in wetenschappelijke taal. Zie hoofdstuk 3 van deze werkwijzer voor de eisen voor het stageverslag.Er wordt dringend aangeraden om tijdig te starten met het schrijven van het verslag van dewetenschappelijke stage en het verslag volledig afgerond te hebben op het moment dat de leerstagesstarten (indien de stage in M1 wordt uitgevoerd). In ieder geval dient uiterlijk op de laatste dag van dewetenschappelijke stage een concept verslag ingeleverd te zijn bij de directe begeleider. Uiteindelijkdienen minimaal 5 exemplaren van het definitieve verslag gemaakt te worden: minimaal 1 exemplaarvoor de begeleider, 1 voor de stagecoördinator, 1 voor de commissie WS en 2 exemplaren wordeningeleverd in de stagemap bij het service centrum geneeskunde. Zie 2.19 voor regels omtrent deafronding van de stage.2.16 PublicerenStudenten die hun stage succesvol doorlopen, worden door de commissie WS aangemoedigd, indienmogelijk, met de begeleider de nieuwe onderzoeksresultaten in een artikel te beschrijven om aan tebieden ter publicatie in een wetenschappelijk tijdschrift. In een aantal gevallen kan deze publicatietevens dienen als stageverslag. Echter, niet altijd worden in de publicatie alle werkzaamheden enresultaten van het verrichte stage-onderzoek beschreven en niet altijd is het aandeel van de studentgroot genoeg. In overleg met de begeleider en de stagecoördinator moet bepaald worden of het artikeleen adequate weergave is van het verrichte onderzoek en of het aandeel van de student daarinJuli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 12

voldoende is geweest, waarna besloten kan worden of de publicatie kan dienen als compleet verslag ofals bijlage toegevoegd wordt aan een verslag en op die manier meegenomen wordt in de beoordeling.2.17 StudentenOnderzoeksPrijsIeder jaar wordt in november of december de StudentenOnderzoeksPrijs uitgereikt. Alle VUmcstudentendie in het kader van hun studie geneeskunde een wetenschappelijke stage hebben gelopenkunnen meedingen naar deze prijs door een abstract in te dienen betreffende het onderzoek van hunstage. Een jury selecteert een aantal abstracts die gepresenteerd mogen worden. Na afloop van allepresentaties zal de StudentenOnderzoeksPrijs worden uitgereikt aan de student met de bestewetenschappelijke stage. Alle informatie omtrent deze prijs, de datum, de deadline, de inschrijving, enhet indienen van abstracts, is te vinden op Blackboard.2.18 De beoordeling van een wetenschappelijke stageBeoordeling door de stagebegeleiderAan het eind van de stageperiode wordt de stage op 3 verschillende punten beoordeeld door de directebegeleider. Het cijfer van de directe begeleider wordt als volgt berekend: [(2xa) +b +c]:4=deelcijferbegeleider. Hierbij is “a” het stageproces en “b” en “c” zijn de stageproducten, resp. het verslag en devoordracht. Dit deelcijfer van de begeleider wordt opgeteld bij het deelcijfer van de commissie WSvoor het eindcijfer (formulieren F en G).a. Het stageproces wordt beoordeeld. Studenten zijn voor de wetenschappelijke stage tegast bij de afdeling of het instituut dat de stage verleent, het spreekt voor zich dat daargepast professioneel gedrag bij hoort. Voor de beoordeling van het stageprocesworden naast professioneel gedrag ook de motivatie, tempo, zelfstandigheid, inzicht,veiligheid, planning, nauwkeurigheid, initiatief, creativiteit en samenwerkingbeoordeeld. De begeleider heeft de mogelijkheid om een onvoldoende te geven voorprofessioneel gedrag of een incidentele melding van niet-professioneel gedrag te doen.Deze melding vindt plaats via de voorzitter van de Commissie WS aan de examinatorProfessioneel Gedrag.b. Het verslag wordt beoordeeld. Aan het eind van de stage schrijft de student eenstageverslag, waar nodig geholpen door de begeleider. Bij de beoordeling van hetdefinitieve verslag door de begeleider wordt rekening gehouden met de kwaliteit vanhet conceptverslag en de mate waarin de student het verslag heeft verbeterd naaraanleiding van de suggesties van de begeleider. Tevens wordt bij de beoordeling vanhet stageverslag de duur van de stage, 14 of 24 weken, betrokken en meegewogen inhet eindoordeel.c. De voordracht wordt beoordeeld. De student houdt een voordracht over het verrichtewerk. De voordracht vindt plaats voor een inhoudsdeskundig publiek, zodat eendiscussie op wetenschappelijk niveau mogelijk is. Deze voordracht is een verplichtonderdeel van de stage.De begeleider moet binnen twee weken na ontvangst van het definitieve verslag (en/of de voordracht)het cijfer geformuleerd hebben. Deze beoordeling wordt tijdens een gesprek met de student kenbaargemaakt. In dit gesprek geeft de begeleider feedback op het functioneren van de student, op destageproducten (voordracht en verslag) en op het reflectieverslag. Het deelcijfer wordt genoteerd ophet beoordelingsformulier (formulier F) uit de stagemap. Dit formulier dient vervolgens door destagecoördinator van de desbetreffende afdeling getekend te worden voor akkoord.De drie gemiddelde cijfers voor alle separate onderdelen van de wetenschappelijke stage (hetstageproces, de mondelinge presentatie en het verslag) dienen allen voldoende te zijn (minimaal 2.8 opde 5-puntsschaal). Indien één van de onderdelen als onvoldoende wordt beoordeeld, moet contactworden opgenomen met de stagecoördinator om te bespreken of en hoe de onderdelen verbeterdkunnen worden.Beoordeling door de referent via de stagecoördinatorDe stagecoördinator toetst of het verslag voldoet aan de criteria en ondertekent formulier F indienakkoord. De stagecoördinator zorgt er vervolgens voor dat het stageverslag in de stagemap naar deJuli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 13

eferent uit de commissie wetenschappelijke stage gaat voor een tweede, onafhankelijke beoordeling.Deze persoon heeft ook het stagevoorstel van deze student beoordeeld.De referent uit de commissie WS ontvangt de complete map met alle formulieren, het stagevoorstel,het stageverslag en het reflectieverslag. De referent beoordeelt het verslag. De som van het cijfer vande commissie WS en het cijfer van de directe begeleider wordt het eindcijfer. Dit cijfer moet wordenafgerond naar een heel of half getal.De referent uit de commissie WS heeft maximaal vier weken de tijd om tot een eindcijfer te komen.Het eindcijfer wordt ingevuld op formulier G. Het lid van de commissie WS bewaart een exemplaarvan het verslag.Indien de referent uit de commissie WS een verslag als onvoldoende beoordeelt, dan kan er geeneindcijfer gegeven worden en moet altijd terugkoppeling plaatsvinden met de begeleider vooraanpassing van het verslag door de student. Pas als de referent het verslag met een voldoende heeftbeoordeeld, kan het eindcijfer geformuleerd worden. Als de aanpassingen van het verslag door destudent niet leiden tot een voldoende beoordeling door de referent, dan neemt de referent contact opmet de examinator wetenschappelijke stages. Het kan zijn dat de student dan een nieuwe stage dientuit te voeren.Indien het lid van de commissie WS constateert dat het verslag niet op tijd is ingeleverd, dan is ersprake van een onvoldoende voor professioneel gedrag en kan de referent geen eindcijfer invullen: destage kan niet met een voldoende afgerond worden.In dit geval neemt de referent contact op met de examinator professioneel gedrag (via de examinatorwetenschappelijke stages).Klachten/beroepIndien de beoordeling niet verloopt volgens de procedures (men houdt zich bijvoorbeeld niet aan devoorgeschreven termijnen), dan dient de student contact op te nemen met de stagecoördinator van deafdeling.Beroep over het eindcijfer is mogelijk op procedurele gronden, niet op inhoudelijke gronden. Ernstigediscrepanties (méér dan 2 hele punten verschil op een 10-puntsschaal) tussen het cijfer voor hetverslag van de begeleider en het cijfer van de commissie WS, worden door een derde beoordelingopgelost; het eindcijfer wordt dan in overleg tussen de stagecoördinator, tweede en derde beoordelaarvastgesteld. Indien een stage (of onderdelen van de stage) als onvoldoende wordt beoordeeld, wordt destudent de mogelijkheid geboden voor het verbeteren van het resultaat. Indien de begeleider ofstagecoördinator geen mogelijkheden zien voor verbetering of indien er een verschil van mening istussen de student en de begeleider en/of stagecoördinator over de beoordeling, dan wordt adviesingewonnen bij de examinator. Als deze bemiddeling ook geen oplossing biedt, wordt deexamencommissie ingeschakeld.EvaluatieformulierDe student haalt de stagemap weer op en vult het evaluatieformulier in betreffende dewetenschappelijke stage (zie 2.20).2.19 Tijdspad – afronding van de stageDe student wordt erop attent gemaakt dat de start van de klinische stages in het studiepad niet kanworden uitgesteld. Een goede planning van de stage en de afronding van de stage is daarom essentieel.Er wordt sterk aangeraden om het verslag geheel afgerond te hebben op het moment dat de leerstagesstarten. Een eerste concept van het verslag dient uiterlijk de laatste dag van de wetenschappelijke stagebij de begeleider te worden ingeleverd. Het concept stageverslag moet voldoen aan de inhoudelijkeeisen zoals beschreven in de werkwijzer. De definitieve afronding van de stage, inclusiefeindbeoordeling dient plaats gevonden te hebben binnen drie maanden na de laatste dag van hetpraktische werk van de wetenschappelijke stage. Voor wetenschappelijke stages in M1 is dituiterlijk drie maanden na de start van de klinische leerstages. Er kan op eigen initiatief door gewerktworden aan een wetenschappelijk onderzoek, maar de stage dient als onderwijsonderdeel altijd tijdigafgerond te worden. De referent die de eindbeoordeling uitvoert, controleeert of de afronding van destage binnen de daarvoor gestelde termijn heeft plaatsgevonden. Zo niet, dan is er sprake vanonvoldoende professioneel gedrag en kan de referent geen eindcijfer geven.Juli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 14

De student dient nadrukkelijk rekening te houden met het feit dat de beoordeling van dewetenschappelijke stage geruime tijd in beslag neemt (oordeel begeleider-goedkeuringstagecoördinator-oordeel commissie WS). Dit kan ook van belang zijn bij de planning van de aanvraagvan het masterdiploma als de wetenschappelijke stage aan het eind van masterjaar 3 uitgevoerd is.Tenslotte: de beoordeling van de stage en het reflectieverslag worden door de student opgenomen inhet persoonlijke professionele ontwikkelplan.2.20 EvaluatieDe student wordt gevraagd, na afronding van de stage, een evaluatieformulier in te vullen. Degegevens van deze formulieren worden anoniem behandeld. De gegevens zijn van groot belang om deorganisatie, begeleiding, beoordeling, procedures en richtlijnen voor de wetenschappelijke stage, waarnoodzakelijk, aan te kunnen passen en te verbeteren. Het evaluatieformulier bevindt zich in destagemap in een plastic hoesje. In verband met het automatische inlezen van de formulieren mogendeze niet geperforeerd of gevouwen worden. Het formulier wordt tegelijk met de gehele stagemapingeleverd bij het service centrum geneeskunde van het IOO.3. KORTE HANDLEIDING VOOR HET SCHRIJVEN VAN EEN VERSLAG VAN EENWETENSCHAPPELIJKE STAGE3.1 InhoudHet verslag is de weerslag van oorspronkelijk en eigen werk. Naast de beschrijving van eigenonderzoeksresultaten kan tevens uitgebreid literatuuronderzoek beschreven worden. Bij eenliteratuuronderzoek verzamelt de student op systematische wijze relevante literatuur over een bepaaldonderwerp, waarna deze overzichtelijk gepresenteerd wordt, inclusief de zoekstrategie, en vervolgensde resultaten kritisch bediscussieerd worden.In het verslag dient de student wetenschappelijke gegevens kritisch te benaderen, hun betrouwbaarheiden bruikbaarheid in te schatten en te plaatsen in de context van andere relevante gegevens uit deliteratuur.3.2 VormgevingHet verslag dient geschreven te zijn volgens de structuur en opbouw van een wetenschappelijkepublicatie en in wetenschappelijke taal (kort&bondig, objectief, feiten). Het verslag mag naar keuze inhet Nederlands of in het Engels geschreven worden, belangrijk is dat er sprake is van goed taalgebruik.Een verslag van een stage die in het buitenland is uitgevoerd dient in het Engels geschreven te worden.Het verslag dient er verzorgd uit te zien en de definitieve versie van het verslag dient ingebonden tezijn met paginanummering.3.3 OpbouwHet verslag van een stage met eigen onderzoeksresultaten dient de volgende elementen te bevatten:een titelpagina, samenvatting, inleiding, materiaal/methoden/patiënten, resultaten, discussie, enreferenties.• Titelpagina: Titel, naam student, studentnummer, naam begeleider, naam van de afdeling enperiode dat de stage is gelopen.• Samenvatting (max. 400 woorden). Deze mag, maar hoeft niet, gestructureerd te zijn in:introductie/materiaal&methoden/resultaten/discussie. Wel moet het abstract al dezeonderwerpen bevatten en de essentie van ieder deel weergeven. Een samenvatting bevat nooitreferenties en ook geen tabellen of figuren. Gebruik zo weinig mogelijk afkortingen en schrijfze altijd eerst voluit.• Inleiding: De inleiding geeft de probleemstelling weer en bevat achtergrondinformatie met eenbeschrijving van de relevante literatuur. Vanuit de geschetste probleemstelling formuleert destudent de vraagstelling van het onderzoek met de hypothese(s) en beschrijft kort de aanpakJuli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 15

van het onderzoek. Uit de introductie moet ook het wetenschappelijk belang van hetonderzoek blijken.• Materiaal/patiënten en methoden: de beschrijving van de methoden en technieken, de (selectievan de) patiëntengroepen, het gebruikte materiaal, de gebruikte statistische toetsen, degebruikte criteria, enzovoorts, is zodanig dat een ander persoon het onderzoek exact kanherhalen aan de hand van deze gegevens en de resultaten kan reproduceren. Compleet nieuwemethoden moeten in detail worden beschreven. Bij gebruik van bekende methoden kanverwezen worden naar de literatuur.• Resultaten: een beschrijving van de resultaten inclusief, waar noodzakelijk of relevant,tabellen, figuren en grafieken. Er wordt gekozen voor presentatie van de data in óf tekst ófbijvoorbeeld een tabel, maar niet beiden. Noem kort de relevante trends, maar geef nog geeninterpretatie of verklaringen. Let op dat bij tabellen en figuren de legenda voldoende uitleggeeft en de afbeeldingen onafhankelijk van de tekst te begrijpen zijn. Neem geen tabellen offiguren op waar niet naar gerefereerd wordt in de tekst.• Discussie en conclusies: beschrijf wat is er bevestigd, weerlegd of vastgesteld; dit mag geenherhaling van de resultaten zijn, maar is een kritische analyse van de resultaten. Dit deel vanhet verslag plaatst de resultaten van het onderzoek in een breed kader, tegen de achtergrondvan de literatuurgegevens. Er vindt terugkoppeling plaats naar de vraagstelling en hypotheseen er worden kritische kanttekeningen geplaatst. Alles wat besproken wordt is directgebaseerd op de resultaten van het onderzoek. Er worden geen conclusies getrokken die nietberusten op de resultaten van dit onderzoek. Het wetenschappelijk (en maatschappelijk)belang van het onderzoek worden helder beschreven.• Referenties: de literatuurreferenties dienen, afhankelijk van het onderwerp maar over hetalgemeen, een redelijk aantal internationale artikelen te bevatten met voldoende actualiteit(een richtlijn hierbij is 20 artikelen). De referenties worden volgens de internationale normengenoteerd: namen van de auteurs met voorletters, titel van het artikel, naam van het tijdschrift,jaartal, volumenummer van het tijdschrift en de paginanummers. De lijst kan alfabetischgeordend zijn (refereren in de tekst met namen van auteurs en jaartal) of in de volgorde waarinde referenties genoemd worden (refereren in de tekst met volgnummers, zoals bijvoorbeeld deVancouver Stijl).• Eventueel wordt een dankwoord, voorwoord of nawoord geschreven: korte persoonlijkebeschouwing van de stage met eigen mening, bedankjes, beschrijving van ervaringen enadditionele informatie.3.4 Tips• Probeer de resultaten van de stage vanaf het begin zo goed mogelijk te ordenen.• Houd steeds bij waar je wat vandaan hebt gehaald uit de literatuur, dat bespaart veel zoekwerkachteraf.• Delen van de Inleiding en van Methoden kunnen al tijdens de onderzoeksfase geschrevenworden.• Houd bij het schrijven constant de vraagstelling voor ogen.• Wees kort, bondig en “to-the-point”.• Vermijd herhalingen.• Let op het wetenschappelijk niveau, de systematisch-logische opbouw van het geheel en(on)dubbelzinnigheid.• Door veel wetenschappelijke artikelen te lezen, leer je veel over de opbouw, de inhoud, hettaalgebruik en de manier van refereren voor jouw eigen verslag.Juli 2012, Werkwijzer wetenschappelijke stage VUmc, versie 11 16