12b Memo evaluatie digitalisering - Gemeente Purmerend

M E M OAan : Commissie AZVan : Griffie, EKTel. nr. : 452502Datum : 6 juni 2012Onderwerp : Evaluatie digitalisering.Bijlage(n) :Cc :Inleiding en probleemstelling:In het onderhavige stuk wordt de huidige stand van de digitalisering van de stukkenstroom ende verslaglegging van de raads- en commissievergaderingen geëvalueerd. Het gaat daarbijom (1) NotuBiz, (2) de test met (i)BABS (die met een klein aantal raads- en commissieledenis gedaan) en (3) de website.Oplossingsrichtingen:De gemeenteraad moet zijn rollen (volksvertegenwoordiging, kaderstelling, controle) zoeffectief mogelijk kunnen vervullen, tegen zo laag mogelijke kosten en binnen bestaandewettelijke kaders. In de specifieke context van de stukkenstroom en de verslaglegging van deraads- en commissievergaderingen hangt effectiviteit vooral samen met toegankelijkheid.Ontsluiting van informatie (vergaderstukken, agenda's, notulen, algemene informatie, gebruikvan raadsinstrumenten, etc.) zodat burgers daar kennis van kunnen nemen is belangrijk voorde vervulling van de volksvertegenwoordigende rol. Bij kaderstelling en controle zijn het deraads- en commissieleden zelf voor wie informatie moet worden ontsloten.Videoverslaglegging [NotuBiz]Een vergelijking van aanbieders op het gebied van digitale verslaglegging envergadertoepassingen (met name diverse tools van NotuBiz, Gemeenteoplossingen, MSICommunication [(i)BABS]/Company Webcast, Noterik, en VX Company) en het bekijken vandiverse gemeentelijke websites, leidt tot een aantal conclusies.Noterik en VX Company bieden niet de mogelijkheden die de andere bedrijven bieden.Van de overige bedrijven heeft Company Webcast (dat kan worden geïntegreerd met(i)BABS) verreweg het kleinste marktaandeel, althans bij gemeenten. Enkele voorbeelden(gemeenten Apeldoorn en Waterland) laten zien dat deze toepassing veel mindergeavanceerd en uitgebreid is dan de diensten die Purmerend nu bij NotuBiz afneemt.Gemeenteoplossingen heeft een groter marktaandeel dan Company Webcast, maar verdergeldt eigenlijk hetzelfde: de toepassing is minder geavanceerd dan NotuBiz (zie bijvoorbeeldgemeenten Den Helder en Zoetermeer).NotuBiz is marktleider en bedient o.a. ook gemeenten als Amsterdam en Rotterdam(bijvoorbeeld Den Haag regelt de videoverslaglegging daarentegen in eigen beheer). NotuBizis i.t.t. de andere genoemde bedrijven heel open over de klanten die worden bediend en geeftook verder veel informatie via de website. Purmerend neemt bij NotuBiz momenteel dediensten NotuCast (de live uitzendingen) en NotuRecord (het archief) af.Live uitzendingen van de gemeenteraadsvergaderingen en de vergaderingen van deraadscommissies worden ook verzorgd door RTV Purmerend, zowel via kabel-TV als opinternet. Dit is ook zo vastgelegd in de periodieke subsidieverleningsbeschikking(registratienummer 618890). De indruk is dat de live uitzendingen via NotuCast nauwelijksworden gevolgd. De bezoeken lopen gemiddeld in de tientallen, maar betreffen vooral hetDV-04-03V2

2archief. In de huidige configuratie is het bovendien zo dat NotuCast simpelweg deuitzendingen van RTV Purmerend doorgeeft. De kwaliteit van de uitzendingen van NotuCastis daardoor hooguit hetzelfde als de kwaliteit die door RTV Purmerend wordt geleverd. Alsachtervang wordt door de griffie overigens altijd ook een eigen geluidsopname gemaakt vande vergadering.Het archief van de uitzendingen, NotuRecord, geeft momenteel veel meer informatie oververgaderingen dan enige andere toepassing. Dit komt doordat het videoverslag tot op hetonderwerp én het sprekersniveau nauwkeurig wordt uitgewerkt. Wel is de koppeling met devergaderstukken een aandachtspunt.Vergaderstukken en andere documenten [(i)BABS]De vergadertoepassing van NotuBiz, NotuBox, is daarentegen minder overzichtelijk dan(i)BABS. Een aantal raads- en commissieleden heeft deelgenomen aan een test met(i)BABS, en was daarover zeer tevreden. Ook het college maakt naar tevredenheid gebruikvan (i)BABS. De vergaderingen en vergaderstukken staan overzichtelijk op een rij, en de pdfbestandenkunnen worden bewerkt en eenvoudig worden gedeeld. De NotuBox-toepassing is(momenteel) veel beperkter en ook minder vlot. Bovendien lijkt het erop dat (i)BABS snellergereed zal zijn voor andere platforms dan alleen die van Apple. Ook kan (i)BABS op andereapparaten dan alleen de iPad of een tablet worden gebruikt. Ten slotte is het eenvoudig ommet (i)BABS vergaderstukken ook op internet te publiceren in de vorm van de agenda vaneen commissie of van de raad. De gemeente Amstelveen is een voorbeeld van eengemeente waar dit wordt gedaan. De gemeente Amstelveen maakt overigens ook gebruikvan NotuCast en NotuRecord, naast (i)BABS.WebsiteDe website van de gemeente Purmerend voldoet voor wat betreft het gedeelte over en voorde gemeenteraad niet helemaal aan de verwachtingen, zo bleek enige tijd geleden al uit eengebruikersonderzoek. Het is ingewikkeld om documenten terug te vinden, de archieffunctie iste beperkt en er moet veel te veel worden doorgeklikt om bij de juiste vergaderdocumenten tekomen. Gebruikmaking van de webtoepassing van (i)BABS op soortgelijke wijze als bij degemeente Amstelveen betekent een verbetering van de gebruiksvriendelijkheid entoegankelijkheid van de website binnen de huidige webomgeving.Meetbare doelstellingen:Toegankelijkheid van informatie (vergaderstukken, agenda's, notulen, algemene informatie,gebruik van raadsinstrumenten, etc.) en gebruiksvriendelijkheid van de toepassingen voorvideoverslaglegging en vergaderstukken.Financiële consequenties:Jaarlijks wordt momenteel ongeveer 26.000 uitgegeven aan NotuCast en NotuRecord. Ditbedrag neemt met ongeveer 750 structureel per jaar toe naarmate het archief groeit(uitgaande van jaarlijks 50 vergaderingen). De kosten van alternatieven zijn vergelijkbaar,met dit verschil dat daar implementatiekosten bovenop komen.Een besparing van structureel ongeveer 9.000 kan worden bereikt door NotuCast testoppen en voortaan alleen nog gebruik te maken van de live uitzendingen van RTVPurmerend. Dat RTV Purmerend de uitzendingen van de vergaderingen van degemeenteraad en de raadscommissie verzorgt, is vastgelegd in de periodiekesubsidieverleningsbeschikking. Met het vrijkomende bedrag kunnen (i)BABS en de nodigeaanpassingen van de website voor wat betreft het gedeelte over en voor de gemeenteraadworden bekostigd.Communicatie:Inwoners van Purmerend en belangstellenden zullen over ontwikkelingen t.a.v. detoegankelijkheid van vergaderingen, vergaderstukken en videoverslagen wordengeïnformeerd via het Raadsnieuws en via de website.

3Monitoring/evaluatie:Nieuwe en/of verlengde contracten met NotuBiz en MSI Communication [(i)BABS] wordenruimschoots voor de vervaldatum geëvalueerd.Voorstel:Doorgaan met NotuRecord, stopzetten van NotuCast, (i)BABS implementeren inclusief dewebapplicatie en verdere aanpassingen aan de website onderzoeken.