Akademische Dienste – Bericht 2021

10 Kehrseite – Abseits der Zahlen Jahresbericht Studienadministration AkD 2021
Kehrseite – Abseits der Zahlen
Während 2020 – Jahr 1 der Corona-Pandemie – einen Schub
neuer, pragmatischer Prozesslösungen auslöste, führte 2021
zur Verstetigung und auch Optimierung der schnell und pragmatisch
eingeführten neuen Lösungen. Kurzfristige Massnahmen,
welche noch 2020 in der Annahme, es handle sich um
provisorische Lösungen, umgesetzt wurden, wurden weiter
professionalisiert und auf Dauer gestellt. Im konkreten Arbeitsalltag
vor Ort zeigt sich dies am eindrücklichsten in der
Postverarbeitung: Anfragen werden per E-Mail eingebracht,
Gesuche können nun per Formular inklusive der notwendigen
Beilagen online eingereicht werden, Entscheide werden digital
verschickt. Die Notenlieferung innerhalb der ETH funktioniert
nun vollumfänglich digital und auch die Studierenden erhalten
alle ihre Studiennachweise jetzt online zugestellt. Als Glücksfall
erwies sich die Umstellung des Bewerbungs- und Anmeldeverfahrens
für den Master für einen Studienstart zum HS 2021.
Die Einführung des papierlosen Verfahrens ab November 2020
hat uns vor tonnenweiser Post bewahrt und es den Mitarbeiter:innen
der Zulassungsstelle überhaupt erst ermöglicht, im
Homeoffice zu arbeiten.
Mehr Flexibilität in der Arbeitsgestaltung und in der Einteilung
der individuellen Abläufe hat in mancher Hinsicht auch zu einer
Entlastung und zu guten neuen Ideen geführt – trotz gestiegenem
Workload. Das Homeoffice hat sich grundsätzlich bewährt,
soweit es um die zeitlich begrenzte Bearbeitung vieler Kernaufgaben
ging. Studierendendossiers oder E-Mail-Anfragen konnten
wunderbar im Homeoffice geprüft und bearbeitet werden,
die Post und auch der Schalterbetrieb vor Ort natürlich nicht.
Profitiert haben wir von der Bündelung der Ressourcen: Die
pandemiebedingte Einschränkung der Schalteröffnungszeiten
führte zu einer stärkeren Konzentration der Aufgaben – ohne
häufig von Einzelanfragen unterbrochen zu werden.
Die Rückseite der Medaille: Die Zunahme an digitaler Kommunikation
führte für viele Studierende oder Studieninteressierte
jedoch gleichzeitig zu einem „Informational Overload“. Es fiel
schwer, alle Informationen zu rezipieren. Die Zahl der Nachfragen
nahm zu, so dass zwar einerseits die Anzahl telefonischer
Anfragen zurückging, die Zahl der E-Mail-Anfragen den Rückgang
jedoch um ein Vielfaches überstieg.
Und die Zeit läuft trotzdem einfach weiter –
personelle Wechsel und Neu-Zugänge
Gabrielle Rollé verliess nach 20 Jahren als Leiterin der Zulassungsstelle
die ETH im Sommer 2021. Sie hat Grossartiges geleistet
im Aufbau des Zulassungswesens an der ETH und war
eine sehr gesuchte Expertin in allen Fragen zur internationalen
Hochschullandschaft. Wir vermissen nicht nur ihre unfassbar
breite Expertise, sondern gleichzeitig ihren feinen, hintersinnigen
Humor, ihre unerschütterliche Zuversicht und ihr taktvolles,
warmes Interesse an ihren Kolleginnen und Kollegen. Umso
mehr freut es uns, dass wir nun seit August 2021 auf Stefanie
Knill, die neue Leiterin der Zulassungsstelle der ETH, zählen
können.