Akademische Dienste – Bericht 2021

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10 Kehrseite – Abseits der Zahlen Jahresbericht Studienadministration AkD 2021 Kehrseite – Abseits der Zahlen Während 2020 – Jahr 1 der Corona-Pandemie – einen Schub neuer, pragmatischer Prozesslösungen auslöste, führte 2021 zur Verstetigung und auch Optimierung der schnell und pragmatisch eingeführten neuen Lösungen. Kurzfristige Massnahmen, welche noch 2020 in der Annahme, es handle sich um provisorische Lösungen, umgesetzt wurden, wurden weiter professionalisiert und auf Dauer gestellt. Im konkreten Arbeitsalltag vor Ort zeigt sich dies am eindrücklichsten in der Postverarbeitung: Anfragen werden per E-Mail eingebracht, Gesuche können nun per Formular inklusive der notwendigen Beilagen online eingereicht werden, Entscheide werden digital verschickt. Die Notenlieferung innerhalb der ETH funktioniert nun vollumfänglich digital und auch die Studierenden erhalten alle ihre Studiennachweise jetzt online zugestellt. Als Glücksfall erwies sich die Umstellung des Bewerbungs- und Anmeldeverfahrens für den Master für einen Studienstart zum HS 2021. Die Einführung des papierlosen Verfahrens ab November 2020 hat uns vor tonnenweiser Post bewahrt und es den Mitarbeiter:innen der Zulassungsstelle überhaupt erst ermöglicht, im Homeoffice zu arbeiten. Mehr Flexibilität in der Arbeitsgestaltung und in der Einteilung der individuellen Abläufe hat in mancher Hinsicht auch zu einer Entlastung und zu guten neuen Ideen geführt – trotz gestiegenem Workload. Das Homeoffice hat sich grundsätzlich bewährt, soweit es um die zeitlich begrenzte Bearbeitung vieler Kernaufgaben ging. Studierendendossiers oder E-Mail-Anfragen konnten wunderbar im Homeoffice geprüft und bearbeitet werden, die Post und auch der Schalterbetrieb vor Ort natürlich nicht. Profitiert haben wir von der Bündelung der Ressourcen: Die pandemiebedingte Einschränkung der Schalteröffnungszeiten führte zu einer stärkeren Konzentration der Aufgaben – ohne häufig von Einzelanfragen unterbrochen zu werden. Die Rückseite der Medaille: Die Zunahme an digitaler Kommunikation führte für viele Studierende oder Studieninteressierte jedoch gleichzeitig zu einem „Informational Overload“. Es fiel schwer, alle Informationen zu rezipieren. Die Zahl der Nachfragen nahm zu, so dass zwar einerseits die Anzahl telefonischer Anfragen zurückging, die Zahl der E-Mail-Anfragen den Rückgang jedoch um ein Vielfaches überstieg. Und die Zeit läuft trotzdem einfach weiter – personelle Wechsel und Neu-Zugänge Gabrielle Rollé verliess nach 20 Jahren als Leiterin der Zulassungsstelle die ETH im Sommer 2021. Sie hat Grossartiges geleistet im Aufbau des Zulassungswesens an der ETH und war eine sehr gesuchte Expertin in allen Fragen zur internationalen Hochschullandschaft. Wir vermissen nicht nur ihre unfassbar breite Expertise, sondern gleichzeitig ihren feinen, hintersinnigen Humor, ihre unerschütterliche Zuversicht und ihr taktvolles, warmes Interesse an ihren Kolleginnen und Kollegen. Umso mehr freut es uns, dass wir nun seit August 2021 auf Stefanie Knill, die neue Leiterin der Zulassungsstelle der ETH, zählen können.
Kehrseite – Abseits der Zahlen Jahresbericht Studienadministration AkD 2021 11 Ausblick: „Flexible Pläne“ Das Jahr 2022 steht im Zeichen einer weitergehenden Vereinheitlichung und Verschlankung der internen administrativen Prozesse bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der gewohnten Servicequalität. Diese Ziele sollen in erster Linie mit Hilfe einer weiteren Digitalisierung etablierter Prozesse erreicht werden. Auf unserem „Wunschzettel“ für 2022 stehen deshalb: • Ausweitung der papierlosen Anmeldung und Bewerbung für alle Studienstufen • Umfassende Umstellung auf digitale Dokumente • Webshop für individuelle Dienstleistungen Zusammenarbeit lebt vom persönlichen sozialen Austausch. So wurden die Möglichkeiten des Austauschs – so gut es eben möglich war – noch gegen Ende des vergangenen Jahres wieder intensiver aufgenommen und zum Teil ausgebaut: Im November 2021 fand z. B. ein erster Open-House-Anlass in der Kanzlei statt, von dem sich in diesem Bericht einige Fotos verstecken. Und auch weitere Treffen, etwa mit den Zulassungsstellen anderer Schweizer Hochschulen oder den Masterkoordinierenden der Departemente der ETH, konnten stattfinden. Diese Möglichkeiten eines direkten Austauschs möchten wir weiter ausbauen. So sollen 2022 z. B. weitere Open-House- Termine in der Kanzlei angeboten werden. Wo auch immer, wie auch immer: Auch 2022 freuen wir uns auf die persönlichen Kontakte mit den Studierenden, weiteren Angehörigen der ETH und unseren Kolleg:innen anderer Hochschulen.
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Page 3 and 4: Aufgaben des Bereichs Studienadmini
Page 5 and 6: Neue Mitarbeiter:innen 2021 Jahresb
Page 7 and 8: Zahlen und Fakten Jahresbericht Stu
Page 9: Zahlen und Fakten Jahresbericht Stu

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