Haag Wonen Gedragscode 2023

De gedragscode
van Haag Wonen
1 - De gedragscode van Haag Wonen

Inhoud
De gedragscode van Haag Wonen 3
Waarom deze gedragscode? 4
Voor wie is deze gedragscode? 4
Onze kernwaarden 5
Integriteit: praat erover! 6
Richtlijnen bij het maken van keuzes 7
Fysiek veilige werkomgeving 8
Sociaal veilige werkomgeving 9
We letten op elkaar 10
Informatie en klantgegevens zijn bij ons veilig 10
Geef volledige en betrouwbare informatie 10
Wij zijn het visitekaartje van Haag Wonen 11
Geen alcohol en verdovende middelen onder werktijd 11
Gebruik sociale media bewust 11
Open en transparant werken met externe partijen 12
Bewust omgaan met relatiegeschenken 12
Scheiding werk en privé 12
Bespreken van nevenwerkzaamheden 13
Verantwoord omgaan met bedrijfsmiddelen 14
Wat verwachten we van jou? 15
Wat doe je bij gedrag in strijd met de gedragscode? 15
Wil je een klacht indienen? 16
2 - De gedragscode van Haag Wonen

De gedragscode
van Haag Wonen
Haag Wonen heeft een maatschappelijke missie. Wij zijn er
voor goed en betaalbaar wonen in Den Haag voor mensen
met een bescheiden inkomen. Met die gedachte gaan we
elke dag open en eerlijk aan het werk.
We zijn ons ervan bewust dat we werken met geld van onze
huurders. We gaan zorgvuldig om met het vertrouwen
dat onze huurders, samenwerkingspartners en andere
stakeholders in ons hebben. We staan voor wat we doen
en wat we zeggen en we staan open voor reflectie en
tegenspraak. We leggen open en eerlijk verantwoording af
over ons handelen.
3 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Waarom deze gedragscode?
Omdat we een maatschappelijke verantwoordelijkheid hebben, vinden
we het extra belangrijk om betrouwbaar en integer te handelen. Onze
kernwaarden gemak, verbonden, betrouwbaar en proactief vormen
samen met integriteit de basis voor ons gedrag.
Voor wie is deze gedragscode?
Deze gedragscode is bedoeld voor iedereen die werkt bij Haag
Wonen. Hieronder vallen werknemers in vaste of tijdelijke dienst
inclusief bestuursleden en leden van de raad van commissarissen,
oproepkrachten, uitzendkrachten, gedetacheerde werknemers, stagiaires
en freelance medewerkers. Werk je bij Haag Wonen? Dan gaan we ervan
uit dat je de gedragscode kent en er actief naar handelt. Samen geven
we invulling aan de kaders en zorgen we ervoor dat de gedragscode
wordt nageleefd. We moedigen iedereen aan om in gesprek te gaan en
te blijven over de inhoud. Want alleen samen creëren we een cultuur van
open, transparant, betrouwbaar en integer handelen.
4 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Onze
kernwaarden
Gemak
• Ik maak processen eenvoudig en kijk hoe het nog makkelijker kan.
• Ik ben bereikbaar.
• Ik ben er voor de klant.
Betrouwbaar
• Ik maak heldere en realistische afspraken over wat ik doe.
• Ik kom mijn afspraken na en hou de klant op de hoogte.
• Ik handel zaken op tijd en in één keer goed af.
Verbonden
• Ik heb interesse in de klant en verplaats me in diens situatie.
• Ik neem mijn verantwoordelijkheid en denk in oplossingen.
• Ik ben probleemeigenaar tot het is opgelost en ik maak gebruik
van de deskundigheid van collega’s.
• Ik lever maatwerk waar dit nodig en mogelijk is.
Proactief
• Ik zoek de klant op.
• Ik handel alsof Haag Wonen van mij is.
• Ik neem ook ongevraagd actie, zo ben ik de klant een stapje voor.
• Ik werk actief aan verbeteringen.
5 - De gedragscode van Haag Wonen Terug naar inhoudsopgave

Integriteit: praat erover!
Tijdens je werk bij Haag Wonen kun je
geconfronteerd worden met lastige situaties,
waarin je niet direct weet wat je moet doen.
We voeren daarom steeds met elkaar het gesprek.
Ook over moeilijke situaties en keuzes. Dit doen we
ook met onze huurders, samenwerkingspartners
en leveranciers. Zo helpen we elkaar bij het maken van keuzes. Hoe
makkelijker wij met elkaar praten over integriteit, hoe normaler het wordt
om integriteit bij al onze beslissingen bewust te betrekken. We begrijpen
dat dit niet altijd makkelijk is.
Bij het bespreekbaar maken van integriteitskwesties hebben leidinggevenden
een heel belangrijke verantwoordelijkheid. Zij zorgen voor een
open en sociaal veilige omgeving waarin alle teamleden hun zorgen of
bedenkingen durven te bespreken zonder bang te zijn voor negatieve
gevolgen. Daarnaast hebben leidinggevenden een voorbeeldfunctie.
Hun gedrag en houding stralen af op het team. Goed voorbeeld doet
volgen.
6 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Richtlijnen bij het maken van keuzes
Deze gedragscode behandelt veel onderwerpen die samenhangen met
integriteit. Niet alles is dichtgetimmerd. We geven richtlijnen die helpen
bij het maken van keuzes wanneer integriteit (mogelijk) in het geding is.
Wanneer het kan, verwijzen we naar beleid waarin meer informatie terug
te vinden is. Als je na het lezen van de gedragscode twijfelt over een
situatie of keuze, dan kunnen de volgende vragen je mogelijk helpen bij
het maken van een beslissing:
Kan ik deze keuze of actie aan anderen uitleggen?
Breng ik hiermee geen schade toe aan anderen of aan de goede
reputatie van Haag Wonen?
Als deze keuze openbaar wordt, heb ik dan het gevoel dat ik het juiste
heb gedaan?
Als het antwoord op één of meer van deze vragen ‘nee’ is, neem dan een
andere beslissing.
7 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Fysiek veilige werkomgeving
We vinden het belangrijk dat onze medewerkers na een dag werken
weer veilig naar huis gaan. Geen enkele taak is zo urgent dat daarvoor de
veiligheid van jezelf of jouw collega op het spel moet worden gezet.
Het is daarom belangrijk om op de hoogte te zijn van de veiligheidsrichtlijnen
die gelden voor jouw functie. Kom je in een situatie die niet
veilig is? Stop dan met jouw werkzaamheden en meld dit direct bij jouw
leidinggevende.
8 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Sociaal veilige werkomgeving
Binnen Haag Wonen krijgt iedereen gelijke kansen, ongeacht wie je
bent of waar je vandaan komt. We gaan respectvol met elkaar om
en verwachten dat iedereen bijdraagt aan een plezierige en veilige
werkomgeving. Iedereen kan en mag zichzelf zijn binnen Haag Wonen.
Er is geen plaats voor discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie of
pesterijen. Grensoverschrijdend, kwetsend, vernederend of intimiderend
gedrag, in welke vorm dan ook, accepteren we niet.
Wat geldt voor onze collega’s, geldt ook voor onze klanten. Daarmee
bedoelen we bewoners, relaties en stakeholders. We behandelen elkaar
met respect. Het kan dat je bij het contact met klanten in aanraking komt
met agressie. In ons Agressieprotocol maken we duidelijk welk gedrag
we niet van onze klanten accepteren en hoe we daar mee omgaan.
9 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

We letten op elkaar
We vinden elkaars welzijn belangrijk. We streven naar een gezonde
werk-privébalans en een gezonde werkdruk. Het kan dat iemand zich
tijdelijk iets minder goed voelt. Daar kunnen we open over zijn. We zijn
betrokken bij elkaar en creëren samen een werkomgeving waarin ons
welzijn belangrijk is. Let op jezelf, maar ook op jouw collega’s.
Informatie en klantgegevens zijn
bij ons veilig
We gaan integer om met bedrijfsgevoelige
informatie, informatie over onze klanten, collega’s en
samenwerkingspartners. Vertrouwelijke informatie
over onze klanten, relaties of collega’s gebruiken we
alleen als dat nodig is voor het uitvoeren van ons werk.
En we verstrekken geen informatie aan onbevoegden. Het verwerken
van gegevens van onze klanten en collega’s doen we altijd in lijn met
de geldende wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG).
Geef volledige en betrouwbare
informatie
We verstrekken eerlijke, nauwkeurige en begrijpelijke informatie. Iedereen
zorgt vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid dat de administratie en
data van Haag Wonen op orde is. Zo zorgen we dat collega’s actuele en
volledig juiste informatie ontvangen.
10 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Wij zijn het visitekaartje van
Haag Wonen
Wij vinden het belangrijk dat we er voor onze klanten representatief
uitzien. Dat betekent dat je een verzorgde indruk maakt. Dat geldt
voor onze kleding, onze werkplekken en voor onze bedrijfsmiddelen.
Sommige medewerkers krijgen bedrijfskleding, als dit bij hun functie
hoort. Dit hebben we vastgelegd in de regeling Arbovoorzieningen.
Geen alcohol en verdovende middelen
onder werktijd
Onder werktijd ben je niet onder invloed van alcohol, verdovende
middelen of voorgeschreven medicijnen die een negatief effect hebben
op de uitvoering van jouw werk en/of de veiligheid. Alleen bij speciale
gelegenheden wordt door Haag Wonen alcohol geschonken. Ook dan
houd je je aan de andere regels uit deze gedragscode.
Gebruik sociale media bewust
Als je iets plaatst op sociale media, maak je een duidelijk
onderscheid tussen jouw privémening en het standpunt
van Haag Wonen. Je bent zelf verantwoordelijk voor
wat je schrijft of plaatst, maar dit betekent niet dat je
alles kunt zeggen of schrijven. Vraag je bij het plaatsen
van een bericht altijd af: breng ik hiermee schade toe aan anderen of aan
de goede reputatie van Haag Wonen?
11 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Open en transparant werken met
externe partijen
Als we opdrachten verstrekken, dan doen we dat zorgvuldig en
transparant. We willen iedere (schijn van) belangenverstrengeling
voorkomen. Daarom zijn we terughoudend in het doen van privézaken
met een leverancier waarbij we zelf direct zakelijk betrokken zijn. Heb je
in jouw werk direct zakelijk contact met leveranciers? Bespreek dan jouw
voorgenomen privé samenwerking of opdracht altijd vooraf met jouw
leidinggevende.
Het kan voorkomen dat we samenwerken of een opdracht geven aan
een leverancier die een familielid, vriend of bekende is van één van onze
collega’s. Ook dan houden we ons aan bovenstaande regels en zorgen
we dat dit geen bijzonder voordeel oplevert voor één van de partijen.
Bewust omgaan met relatiegeschenken
Alle ontvangen, aangeboden of geweigerde geschenken bespreken we
met de leidinggevende. We willen voorkomen dat (relatie)geschenken tot
privé voordeel leiden en/of gezien worden als tegenprestatie voor een
geleverde of nog te leveren dienst. Dat zorgt voor (schijn van) belangenverstrengeling.
Daarom nemen we in de regel geen relatiegeschenken
aan en zijn we terughoudend met het accepteren van uitnodigingen.
Scheiding werk en privé
We werken eerlijk en integer. Dat betekent dat je voor jezelf, familieleden,
vrienden of andere bekenden geen voordeel of voorrang regelt. Dit geldt
bijvoorbeeld ook voor woningtoewijzing of het uitvoeren van reparaties.
12 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Bespreken van nevenwerkzaamheden
Nevenwerkzaamheden zijn (vrijwillige) werkzaamheden die je doet naast
jouw werk voor Haag Wonen. Dat zijn bijvoorbeeld bestuursfuncties en
commissariaten. Maar denk ook aan het uitvoeren van een eigen praktijk/
bedrijf of penningmeesterschap bij de lokale voetbalvereniging.
Daar doen we eigenlijk nooit moeilijk over, tenzij door deze
werkzaamheden jouw functioneren of het functioneren van Haag Wonen
in het gedrang komen. Jij informeert daarom jouw leidinggevende
over deze nevenwerkzaamheden en vult het formulier Verklaring
nevenactiviteiten in.
13 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Verantwoord omgaan met
bedrijfsmiddelen
Om jouw werk te doen, gebruik je bedrijfsmiddelen zoals een laptop,
telefoon of bedrijfsauto. We vertrouwen erop dat iedereen maatregelen
neemt om misbruik, schade, verlies of diefstal zoveel als mogelijk te
voorkomen.
Bedrijfseigendommen zijn in principe niet bestemd voor privégebruik.
Incidenteel privégebruik van bepaalde middelen is toegestaan, zoals
iets opzoeken op het internet of een kaartje uitprinten. We vertrouwen
erop dat iedereen hier op een verantwoordelijke manier mee omgaat.
Twijfel je over een situatie? Bespreek deze dan met jouw leidinggevende.
Meer informatie over hoe we omgaan met onze ICT-faciliteiten en
bedrijfsmiddelen vind je in de Regeling gebruik en privacy elektronische
media en de Regeling mobiele communicatiemiddelen.
14 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Wat verwachten we van jou?
We gaan ervan uit dat je de inhoud van deze gedragscode kent en
zorgen er samen voor dat deze wordt nageleefd. We moedigen iedereen
aan om in gesprek te gaan en blijven over de inhoud ervan. Samen geven
we invulling aan de kaders. Dat wil niet zeggen dat deze gedragscode
vrijblijvend is. Het niet naleven van de gedragscode kan leiden tot
maatregelen, afhankelijk van de ernst variërend van een waarschuwing
tot ontslag.
Wat integriteit betreft, zijn wij ook kritisch op onze klanten, relaties en
leveranciers. Wanneer we vermoeden dat deze niet integer handelen,
gaan we daarover het gesprek aan. Dat kan ertoe leiden dat we de
samenwerking verbreken. Door met elkaar in gesprek te blijven over
integriteit, vertrouwen we erop dat het niet zover hoeft te komen.
Wat doe je bij gedrag in strijd met
de gedragscode?
Het kan zijn dat je in aanraking komt met gedrag wat volgens jou in strijd
is met waar we als Haag Wonen voor staan. Voor de meeste situaties
geldt dat we je aanmoedigen om elkaar op ongewenst gedrag aan te
spreken. Maar we begrijpen dat dat niet altijd lukt, of niet het gewenste
effect heeft.
Het kan fijn zijn om jouw situatie te bespreken met
iemand. Bijvoorbeeld als het onduidelijk is wat je
het beste kunt doen of wanneer je moeite hebt met
het afwegen van de juiste keuze. Wil je een situatie
vertrouwelijk bespreken? Dat kan met jouw leidinggevende, de
personeelsconsulenten of de interne of externe vertrouwenspersoon.
15 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

Wil je een klacht indienen?
Wil je een formele klacht indienen? Je kunt jouw
klacht melden via meldpunt@haagwonen.nl.
Het maakt daarvoor niet uit of je wel of niet bij
Haag Wonen werkt. Hoe we de klacht behandelen,
hangt af van de aard:
Bij ongewenst gedrag volgen we de Klachtenregeling ongewenst
gedrag.
Bij een vermoeden van misstanden volgen we de Procedure
vermoedens van misstanden.
In alle gevallen geldt dat het melden van een situatie altijd vertrouwelijk
is. We doen er alles aan om jouw positie als melder te beschermen.
16 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

De gedragscode is een levend document dat wordt aangepast of
aangevuld als dat nodig is. Kijk voor de meest recente gedragscode
op www.haagwonen.nl.
Versie: 1.0
Deze gedragscode vervangt de bedrijfscode van 2020.
17 - De gedragscode van Haag Wonen
Terug naar inhoudsopgave

18 - De gedragscode van Haag Wonen