Ny innsikt i egen kompetanse - Norsk senter for prosjektledelse

«Only those who dare to fail greatly can ever achieve greatly.»
-- Robert F. Kennedy
af en række KPI (Key performance indicators),
som betød reduktion af omkostningerne
til en tiendedel og en forbedering af
servicen via digitalisering og bevarelse af
brevmulighed.
Beslutningskriterium
BC er beslutningskriterium for om projektets
gennemføres, forsættes og om projektet
er en succes. Økonomiske og ikke
økonomiske benefits og omkostninger
vejes op mod hinanden. Investeringskalkulen
som er et synonymt begreb for
BC skal give et positivt afkast. Og afkastet
skal være konkurrencedygtigt med andre
projekters afkast. Udover de kontante
benefits og omkostninger kan projektet
bidrage til opfyldelse af strategiske mål,
som fx opfyldelse af en digitaliseringsstrategi.
Her kommer synergi mellem andre
projekter ind i billedet. Det kan betyde at
det enkelte projekt giver mere på den længere
bane. I dette digitaliseringseksempel,
fordi det udarbejdes med øje for at gå i
spænd med en ny website. Et minimum
beslutningskriterium kan være at projektet
skal tjene sig selv hjem på 5 år. Med
mindre der er ikke-økonomiske benefits
der skal opfyldes, som fx lovgivning.
Business casen som succes
kriterium
BC vil altid involvere forretningen.
Hovedårsagen til at et projekt fejler er
ofte manglende kvalitet i kravarbejdet og
samarbejdet med forretningen. Dette kan
være enten mangelfulde eller misforståede
krav. Business Casen bidrager til fokus på
at forbedre samarbejdet med forretningen.
Og få kravene fastlagt, så de er sync
med benefits. Og når der skal udarbejdes
KPI’er bliver værdien af kravene klar.
Arbejdet med at udarbejde KPI er udfordrende
og fundamentet for BC.
BC giver excellent mulighed for undervejs
i vore projekter at holde fokus på projektets
værdiskabelse, om resultater nås og
om de står mål med omkostningerne.
Resultatet af et projekt skal være en gevinst.
Og denne gevinst kan ikke måles hvis ikke
der er en baseline og mål som projektets
resultat kan vurderes op imod. Her er BC
et uundværligt værktøj Projekter som mislykkes
kunne være opfanget tidligere hvis
der havde været en god BC, som afslørede
at projektet var vildspor.
I ATP er det et krav at der en BC inden et
projekt kan igangsættes. Grundlæggende
skal et projekts investering have en tilbagebetalingstid
på max 5 år. Business casen
udarbejdes i forbindelse med godkendelse
af i gangsætning af projektet. BC skal i
projektforløbet være opdateret og ved
afslutningen af projektet skal KPI (key
performance indicators) være opfyldt. BC
ejes af styregruppen og udarbejdes af projektleder
og business controller.
Eksempel
I foromtalte digitaliseringsprogram i ATP
var det en målsætning at digitalisere pensionsinformationerne
til kunderne fra
fodpostet pensionsoversigt til digital information
via websites. BC’ens KPI’er afspejlede
dilemmaet mellem en økonomisk
besparelse kr. 14 mio. pr. år med en ikke
økonomisk benefit som oplevet service
forringelse hos kunderne. Programmets
KPI blev opfyldt med en årlig besparelse
på 14 mio. kr. Samtidig skulle alle
typer kunders informations behov tilgodeses.
Diigitalieringsprogrammet reducerede
omkostningerne til en tiendedel og
forøgede servicen. Og serviceforringelsen
blev imødegået og operationaliseret i målbare
kpi›er, som løbende blev holdt op i
mod projektets resultater.
Projektet rapporterede løbende om resultaterne
med udgangspunkt BC baseline.
Styregruppen fulgte resultaterne og ved
projektets afslutning kunne de samlede
faktiske benefits måles op imod de forventede.
Roller
Rolle- og ansvarsfordelingen mellem projektledelsen,
styregruppen og forretningen
er således at projektledelsen faciliterer
opbygningen af BC for det konkrete projekt.
Indholdet af business casen skabes i
samarbejde med forretningen og controller-funktionen.
Den samlede business case
indeholder økonomiske og ikke økonomiske
benefits samt en opgørelse af omkostningerne.
Den forventningsafstemte og gennemarbejdede
BC muliggør at det kan fastslås
om projektet er en succes, nemlig ved at
vurdere i hvilket omfang BC blev opfyldt
ved projektets afslutning.
Afrunding
BC-værktøjerne er en beslutningsproces
for BC, en gennemarbejdet template og
en ledelsesmæssig fokus på at BC er prioriteret.
At gennemføre projekter med fokus
på BC er en metode til at projekterne kan
måles om de er en succes og et filter der
sikrer at kun forventede rentable projekter
igangsættes og gennemføres.
En BC-orienteret projektkultur kommer
kun med topledelsens fokus og godt
understøttede faciliteter til at udarbejde
BC.
POUL JUEL
Poul Juel , Program og projektchef i
ATP siden 2005,
IPMA-A og IPMA-B certificeret,
cand. polit. og HD(R) .
Medlem af Styregruppen for IPMA-
Certificering i Danmark siden 2008
Har tidligere været ansat i Rambøll
Management som programchef og i
IBM Danmark som projektchef
e-mail: pjl@atp.dk
Prosjektledelse nr. 1 -2013 25