Tips og råd til effektiv prosjektoppstart - Norsk senter for ...

Tips og råd til effektivprosjektoppstartAgnar JohansenOlav TorpInkludert CD med 25 verktøyfor effektiv prosjektoppstart kr. 200,–

ForordHar du opplevd at du har fått ansvar for et prosjekt hvor det er uklart hvemsom skal motta resultatene, eller hvordan resultatene skal brukes? At dumangler et mandat og at målene som du har fått er diffuse og sprikende?Eller at prosjektteamet ditt ikke presterer og at de leverer helt andre tingenn du mener at du har gitt beskjed om?Da vil dette temaheftet være noe for deg. Vi har forsøkt å lage et praktiskverktøy som kan bidra til at du som prosjektleder lykkes litt bedre nestegang du skal starte opp et prosjekt. I temaheftet har vi samlet inn og gjorttilgjengelig verktøy, tips og råd som brukes i forbindelse med prosjektoppstarti Statoil, Thales, Telenor og Prosjekt- og teknologiledelse AS.Dette temaheftet er et av flere produkter som er blitt utviklet gjennomforskningsprosjektet «Oppstart og avslutning av prosjekter». Prosjektet ergjennomført i regi av Norsk senter for prosjektledelse i perioden 2002/2003.Vi vil rette en stor takk til deltagerne i forskningsprosjektet og NSPsmedlemmer og partnere for deres innspill til utvikling av temaheftet. Vi vilrette en spesiell takk til:• Frode Grini, Telenor• Tor Inge Johansen, Statoil• Lars G. Fredheim, ThalesDeltakelse fra disse personene har vært avgjørende for å få til et praktiskverktøy som kan tas i bruk i organisasjonene.Vi vil takke våre kollegaer i Statoil, Thales, Telenor og Prosjekt- ogteknologiledelse AS fordi de har stilt opp som sparringpartnere underutarbeidelse av temaheftet, og for alle nyttige innspill og verktøy som hartilkommet oss.Agnar JohansenProsjekt- og teknologiledelse ASOlav TorpNTNUInstitutt for bygg, anlegg og transportFotograf forside Morten Langnes

kostnads- og tidsrammer man skal forholde seg til i prosjektet. I tillegg skalman skape en forankring i alle ledd rundt de samme temaene. Det er viktigå presisere at arbeidet med disse kjerneområdene ikke nødvendigvis mågjennomføres sekvensielt. I en oppstartfase vil det være naturlig å gjennomføreprosesser innefor de ulike fokusområdene delvis parallelt.En må være forberedt på å gå flere runder, og justere og bearbeide konklusjoneren rekke ganger i løpet av en oppstartfase. Under har vi vist entypisk gjennomføringsmodell der man går gjennom alle fokusområdene.AktivitetUtvikling avprosjektgrunnlagVurdering avusikerhet og risikiOppstartsfasen i tidKartlegge interessenterUtvikling av prosjektmålUtvikle og rekruttereprosjektorganisasjonUtvikle plan- ogstyringssystemFigur 1.2 Fokusområder i prosjektoppstart.3

ProsjektgrunnlagDet er helt sentralt at prosjektleder forstår hva oppdragsgiver forventer avprosjektet, hvilke leveranser prosjektet er ansvarlig for og hvilke ytrerammebetingelser det må forholde seg til. Den første aktiviteten for prosjektlederblir derfor å forstå hva prosjektets eier/sponsor forventer at prosjektetskal realisere og få klarhet i hvilket mandat prosjektet har fått. Prosjektlederenmå gå tilbake til de som har bidratt før prosjektoppstart for å fåklarhet i prosessen de har vært gjennom og kvalitetssikre behov og krav.Kjernespørsmål ProsjektgrunnlagEksternt:1. Hvilke ytre og indre rammebetingelser er det som påvirkerprosjektets mandat, handlingsrom, omfang og leveranser?2. Hvilke andre prosjekter må vi forholde oss til under gjennomføringav prosjektet?3. Hvilke forutsetninger bygger prosjektidéen på?4. Hvilke vedtak og avsluttede prosesser må prosjektet forholdeseg til på dette stadiet?Internt:1. Finnes det et mandat og hvor langt strekker eventuelt mandatet seg?2. Hvilke forventninger har sponsor til prosjektresultatet?3. Hva har dette prosjektet ansvar for å levere?Suksessfaktorer• Klart mandat og avklart ressurstilgang• Omforent forståelse av prosjektets utgangspunkt – i tråd med strategien• Avklarte rammebetingelserAktiviteter Verktøy KommentarerProsjektmandat Mal for prosjektmandat Malen innholder sentraleUnderlag tilelementer som bør vurderes vedbeslutningsprosessenutarbeidelse av prosjektmandat.Prosjektavtale Mal for prosjektavtale Avtalen fokuser på forholdet mellomprosjektleder og oppdragsgiver4

UsikkerhetDet ligger i prosjektets natur at usikkerhet er størst i starten av prosjektetog at den vil avta etter hvert som prosjektet skrider frem og resultater blirlevert. Ved prosjektoppstart er lite fastlåst og endelig besluttet. Endeligkonsept er normalt ikke valgt, noe som betyr at prosjektet har storthandlingsrom når det gjelder hvilke prosesser som skal initieres, hvilkenkontraktfilosofi man skal legge til grunn, og hvilke kostnader og tidsplanersom skal gjøres gjeldende. En sentral aktivitet vil derfor være å identifisereog analysere hvilke usikkerhets-forhold prosjektet står ovenfor. Viktig iforbindelse med denne aktiviteten er avklaring av hvilke sentralebeslutninger som er fattet og hvordan disse skal forstås.Kjernespørsmål Usikkerhet1. Hvilke muligheter og risiki står prosjektet ovenfor?2. Hvilket strategisk og taktisk handlingsrom eksisterer pådette tidspunktet?3. Hvilke av de identifiserte usikkerheter er ikke kontrollerbare?4. Hvilke av de identifiserte usikkerheter har organisasjonenfullmakt og kompetanse til å håndtere?Suksessfaktorer• Gjennomføre prosesser for identifisering av usikkerhet tidlig i prosjektet.• Ha fokus og bevissthet om styring av risiko og usikkerhet gjennomhele prosjektet• Etablere oversikt over usikkerheter tidlig i prosessen• Etablere risikoliste med ansvarlige for oppfølging• La usikkerhetsstyringen inngå som en naturlig del av prosjektetsstyringssystem, dvs det må etableres tett kopling mellom usikkerhetsanalysergjennomført i tidlig fase og prosjektets styringssystem5

Aktiviteter Verktøy KommentarerUsikkerhetsanalyse Usikkerhetsanalyse Relativt avansert verktøy som kan brukes iforbindelse med større usikkerhetsanalyserWork Shop Praktisk råd – hva bør Kort presentasjon som beskriver hvordanusikkerhets-analyse vektlegges når du skal legge man legger opp et usikkerhets-seminaropp et usikkerhetsseminarEnkelt system for MAL enkelt styringssystem Enkel logg for oppfølging av usikkerhet.styring av usikkerhetProsedyre usikkerhets- Steg for steg prinsippenestyringfor usikkerhetsstyringBegreper innen Begrepsapparat Basis i terminologi utviklet iusikkerhetsstyring utsikkerhetsstyring Concept programmetRapportering av Standardisert rapport Eksempel fra Finans-departementetusikkerhetusikkerhetsstyring6

InteressenterDet er en forutsetning at prosjektleder virkelig forstår hvilke aktører man måforholde seg til ved gjennomføringen av prosjektet. I et hvert prosjekt vilman måtte forholde seg til to hovedgrupperinger; de som skal produsere ogde som skal motta det som blir produsert. Som ansvarlig for at prosjektetleverer det som faktisk er bestilt, må prosjektleder sørge for å få avklarthvem som har myndighet til å godkjenne-/underkjenne leveranser fraprosjektet. Prosjektleder må sørge for at produksjonsteamet har sammeoppfatning om hva som skal leveres og skape engasjement og forpliktelsetil prosjektets rammebetingelser og mål.Kjernespørsmål Interessenter1. Hvem er prosjekts primære kunde (hva er formålet medprosjektet og hvem er opptatt av at effekten/ideen/behovet utløses?)2. Hvilke eksterne aktører må prosjektet forholde seg til?3. Hvilke interne interessenter finnes i prosjektet og hvilkestrategier trenger man for å få disse til å samhandle?Suksessfaktorer• Gjennomarbeidet oversikt over interessenter• Innsikt i prosjektgruppens preferanser og kapasitet• Tidlig involvering av sentrale deltagere og forankring av beslutningerunderveis i prosessen• Husk interessenter som kommer på banen først etter prosjektavslutning• Positiv involvering av «de viktigste interessenter»Aktiviteter Verktøy KommentarerInteressantanalyse Mal enkel interessentanalyse En bør vurdere alle fem trinnenei prosessenPlanlegging av strategierMAL Vurdering av strategierInteressentanalyse Praktisk eksempel Eksempel hentet fra Statoilinteressentanalyse7

ProsjektmålProsjektleder må ha klar forståelse for hva som er målet med prosjektet førhan bestemmer seg for hvilken løsnings-kompetanse og teamsammensetningsom må til for å løse oppgaven (hvem gjør jobben).Kjernespørsmål Prosjektmål1. Hvilke behov har prosjektets primære kunder?2. Hvilke mål har primærkundene for prosjektet?3. Hva er prosjektets primære leveranser?4. Hvem godkjenner og aksepterer leveransene?Suksessfaktorer• Klare, entydige, tidsrelaterte og målbare mål.• Felles forankring av mål hos de som skal produsere og de somskal godkjenne.• Mål samsvarer med rammebetingelsene.• Prosjektgruppen må være motivert for å oppnå måleneAktiviteter Verktøy KommentarerGjennomgang av mål Enkel målanalyse Ved å benytte listen vil man få avklart hvasponsorer mener er prosjektets resultatmål.Utvikling og Oppstartmøte Program for en oppstartprosessforankring av målUsikkerheter Eksempel på temaer i Eks viser hvordan man kan legge opp en styrtinteressenter et oppstartmøte gruppeprosess for å få avdekket sentraleog kritiske aktivitetertemaer.8

OrganiseringOrganisering dekker mange ulike problemstillinger. Som prosjektleder mådu vurdere hvilke viktige utfordringer i forhold til koordinering som prosjektetvil stå overfor. Det må vurderes hvilke ressurser som trengs for å løseoppgavene, hva slags kompetanse og teamferdigheter som prosjektteametmå besitte. Organisering handler også om vurdering av fullmakter,ansvarskart og valg av organisasjonsform.Det er ikke tilstrekkelig å vurdere hvilken kompetanse som trengs for å løseoppgaven. Et teams indre liv handler om fag, prosess og mellommenneskeligeforhold. De som er mest suksessrike er de som klarer åhåndtere alle tre elementer. En vanlig inndeling når en beskriver kompetansei en kravspesifikasjon er:• Faglig kompetanse (innsikt i spesielle fag-/temaområder)• Sosial kompetanse (evne til samarbeid og kommunikasjon,etc)• Personlig kompetanse (fleksibilitet, nøyaktighet, kreativitet etc)Kjernespørsmål Organisering1. Hva slags kompetanse og kapasitet er nødvendig for åløse prosjektet?2. Hvor mye ressurser trengs for å gjøre jobben?3. Hvilke teamferdigheter er avgjørende for løsning av prosjektet?4. Hvilke roller og funksjoner skal dekkes inn?5. Hvordan bør prosjektet organiseres?6. Skal all spesiell kompetanse være fast medlem av prosjekteteller kan noe hentes inn i bestemte faser?7. Hvilke roller må dekkes med 100 % tilstedeværelse oghvilke roller kan være i prosjektet på deltid?8. Hvilke forventninger har medlemmene i prosjektteamet?9

Suksessfaktorer• Få etablert en oversikt over bemanningsbehovet så tidlig som mulig:– antall personer, roller, kompetanse og teamferdigheter.• Få avtalt med prosjekteier hvordan prosjektets kompetansebehovskal dekkes.• Felles innsikt i prosjektgruppens teamferdigheter. Hva skal værebasiskompetanse som alle må ha?(Sosial kompetanse, personlig kompetanse, annet?).• Hvilke spesielle kompetanser må prosjektet rå over i hvilket omfang?(Fagspesifikke).• Beslutningskapasitet i styringsgruppe.Aktiviteter Verktøy KommentarerDefinere Skjema for kravspesifikasjon Enkelt skjema for kravspesifikasjonkompetansebehovDiv. skjemaerSide 5 inneholder et skjema forstillings krav (Belbin)Avklaring av Ansvars-og ytelsesmatrise Eksempelet viser arbeidsdeling i etressursbehovbyggeprosjekt(omfang og ansvar) Fullmaktsmatrise Eksempel på en fullmaktsmatriseRoller og team- Interessentanalyse – gruppe Enkel tabell for å vurderesammensetning http://www.btinternet.com/ gruppesammensetning~cert/belbin_free_Div teamutviklings-verktøyerdownloads.htmRekruttere kompetanse Mal Bemanningsplan Bemanningsplan, viser antall ressurser,kompetanse og hvordan behoveneEnkel bemanningsplan eventuelt varierer over tid.10

Plan og styringssystemVed avsluttet prosjektoppstart bør det være etablert dokumentasjon hvor detklart fremgår hva som skal leveres fra prosjektet. Dokumentasjonen erprosjektleders kontrakt med oppdragsgiver og skal presentere hva prosjektetskal levere, når det skal leveres, hva slags nivå resultatet skal ha og hvordandet skal avgjøres/måles om målet er oppnådd. Like viktig som dokumentasjonener den tilstanden som prosjektteamet skal være i ved endt oppstartprosess.Prosjektteamet skal ha oppnådd felles forståelse for prosjektetsmål og leveranser. I tillegg skal retningslinjer og spilleregler for samhandlingeni prosjektteamet være etablert og akseptert, slik at prosjektet eri stand til å starte opp arbeidet med å realisere prosjektets resultatmål.Kjernespørsmål Plan og styringssystem1. Hvilke hovedmilepæler og hovedaktiviteter består prosjektet av?(grov produktorientert aktivitetsstruktur)2. Hvilke tids- og kostnadsrammer gjelder for prosjektet?(tidsplan og grovestimat)3. Hvem gjør hva, og når?4. Finnes et hensiktsmessig dokumentstyringssystem?5. Styringsdokumentet – er innholdet definert og omforent?6. Hvordan skal det benyttes videre i prosjektet?Suksessfaktorer• Forventningsavklaring med kjerneteam/delprosjektledere• Etablere forståelse i prosjektteamet for etablering og bruk av systemet• Balansert styringsopplegg etablert• Dokumentasjon av systemet• Forventninger avklart med styringsgruppen11

Aktiviteter Verktøy KommentarerUtvikling av Enkel prosjekthåndbok Du må opprette et eget område forprosjekthåndbokprosjekthåndboken hvis linkene til vedleggskal fungere. Dokumentet er en zip-fil.Mangler du winzip, kan den lastes ned ved åfølge koblingen: www.winzip.comUtvikling av Krav til styringsdokument Inneholder kravene til styringsdokument somstyringsdokumentgjelder for store statlige investeringer.EtterordDette temaheftet er ikke ment å være enda en lærebok i prosjektledelseog -styring. Målet var å lage et praktisk verktøy som kan bidra til at du somprosjektleder lykkes bedre neste gang du starter opp et prosjekt.Temaheftet er ment som inspirasjon, og verktøyene som er samlet påvedlagt cd må tilpasses prosjektet og organisasjonens behov.Husk at det å bruke litt ekstra ressurser i oppstarten kan forhindre mang en«brannslukningsaksjon» i gjennomføringen av prosjektet!Lykke til medoppstartsfasen!12

CD med verktøy for hjelp til effektiv prosjektoppstart

I dette temaheftet har vi samlet verktøy som brukes i forbindelse medprosjektoppstart i Statoil, Thales, Telenor og Prosjekt- og teknologiledelse AS.NRABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÆVERKTØYOVERSIKTTips og råd til effektiv prosjektoppstartMal for prosjektmandatMal for prosjektavtaleUsikkerhetsanalysePraktisk råd– hva bør vektlegges når du skal legge opp et usikkerhetsseminarMAL enkelt styringssystemProsedyre usikkerhetsstyringBegrepsapparat utsikkerhetsstyringStandardisert rapport usikkerhetsstyringMal enkel interessentanalyseMAL Vurdering av strategierPraktisk eksempel interessentanalyseEnkel målanalyseOppstartmøteEksempel på temaer i et oppstartsmøteSkjema for kravspesifikasjonDiv skjemaer kravspesifikasjonAnsvars- og ytelsesmatriseFullmaktsmatriseInteressentanalyse – gruppehttp://www.btinternet.com/~cert/belbin_free_downloads.htmMal BemanningsplanEnkel bemanningsplanEnkel prosjekthåndbokhttp://www.winzip.comKrav til styringsdokumentRapport NSP Oppstart og avslutningSponsorer for temaheftetISBN 82-14-02977-59 788214 029772Layout og trykk: Tapir Uttrykk