Veileder for kriseplan i kommune - Fylkesmannen.no

More documents

Recommendations

Info

HVORDAN UTARBEIDE EN KRISEPLAN Når kriseplanen er ferdig, anbefales det å legge den frem for kommunestyret, både for å forankre den hos kommunens øverste ledelse og for å gjøre kriseplanen bedre kjent. Kriseplanen bør lages av en tverrfaglig arbeidsgruppe der deltakerne har god kjennskap til kommunens organisering. Kommuneledelsen bør velge ut en arbeidsgruppe som må få et klart mandat. Alle avdelinger og seksjoner må trekkes med i arbeidet med kriseplanen. Den viktigste suksessfaktoren for arbeidet med kriseplanen er ledelsens holdninger. Ledelsen må vise hele organisasjonen at arbeidet med kriseplanen er viktig. Kriseplanen bør baseres på en risiko- og sårbarhetsanalyse. Hvordan en utarbeider en slik analyse, er nærmere beskrevet i en egen veileder i bruk av risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser ) utgitt av direktoratet. Analysen bør ta for seg de verst tenkelig hendelsene som kan skje i kommunen. Dette kan omfatte alt fra naturkatastrofer, farlig gods og bedrifter i nærmiljøet til menneske skapte kriser. Kriseplanen skal være et verktøy som skal kunne brukes til å håndtere alle disse forskjellige hendelsene. I sitt arbeid bør arbeidsgruppen samarbeide med det kommunale beredskapsrådet. Arbeidsgruppen må påse at kriseplanen er i overensstemmelse med andre kommunale kriseplaner og planverk. HVORDAN HOLDE KRISEPLANEN LEVENDE Kriseplanen er et levende dokument, det vil si at den bør revideres kontinuerlig. Skal den være til nytte i krisehåndteringen må den være oppdatert, lett tilgjengelig og anses som nyttig for kommunen. Arbeidsgruppen som har ansvaret for å utarbeide kriseplanen, har som oppgave å gjøre kriseplanen kjent i organisasjonen. Planen bør presenteres på intranett, i allmøter, avdelinger og seksjoner. Arbeidsgruppen må også ta for seg revidering av kriseplanen. Det anbefales å oppdatere kriseplanen hvert halvår. Det er ordfører som øverste politiske leder, og rådmann som har ansvar for at kriseplanen følges opp og godkjennes politisk. Kriseplanen bør testes ut gjennom øvelser. Øvelsene viser hvor viktig det er med en god kriseplan, samtidig som den avdekker forbedringspunkter. Direktoratet for samfunnssikkerhet har utviklet en egen øvelsesveileder ’Øvelsesmodell i krisehåndtering for strategisk ledelse’. Denne veilederen viser hvordan planlegge, gjennomføre og evaluere øvelser. Tips: Arbeidet med å utarbeide og holde kommunens kriseplan levende kan settes opp punktvis: 1. Arbeidsgruppe utpekes 2. Gjennomgang av kommunens kjernefunksjoner 3. Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse 4. Bygge kriseplanen på suksesskriterier for krisehåndtering 5. Gjøre kriseplanen kjent for organisasjonen 6. Evaluere og teste kriseplanen, blant annet ved hjelp av øvelser 7. Begynne på nytt ig jen 8
SUKSESSKRITERIENE FOR KRISEHÅNDTERING Disse universelle kriteriene er tilstede i enhver krise. En kriseplan som er basert på disse kriteriene dekker alle typer kriser. Planen må imidlertid øves slik at kommunens ledelse vil være bedre i stand til å håndtere krisene. Lederrollen En kriseleders oppgave er å få kriseledelsen til å fungere som et team og ta riktige beslutninger. Ofte er det vanskelig å ta beslutninger i det hele tatt, fordi informasjonsgrunnlaget ikke er godt nok. Da gjelder det å skaffe seg best mulig oversikt og få gruppa til å arbeide sammen ut ifra det. En krise er også en mulighet til å demonstrere lederskap. Dette forutsetter at kriseledelsen kan tenke både kortsiktig og langsiktig: hva må gjøres nå, hva kan vente til i morgen eller til neste uke Og ikke minst: hva er Worst Case scenario! Ansvar og roller I kriser er det nesten alltid flere aktører involvert. Rask og effektiv krisehåndtering forutsetter at kriseledelsen er sitt ansvar bevisst og kjenner sin rolle. Kriseledelsen bør alltid stille seg spørsmålet: Hvem eier krisen til enhver tid Informasjonsstrategi Det oppstår raskt et stort informasjonsbehov i kriser, både internt og eksternt. Effektiv krisehåndtering krever en informasjonsstrategi for hvordan virksomheten skal kommunisere internt og eksternt: Hva er budskapet, hvem er målgruppen og hvordan skal man nå disse med sitt budskap Varslingsrutiner Dersom man ikke har gode varslingsrutiner, får man ikke håndtert krisen på en skikkelig måte. Kriseleder eller den som er delegert myndighet (stedfortreder) må alltid kunne nåes på telefon, og andre sentrale personer i kriseorganisasjon må ha kopi av varslingslisten, gjerne i lommeformat. Omsorg for rammede og berørte Selv om den strategiske ledelsen sjelden er direkte involvert i redning av liv og helse, vil deres beslutninger ofte ha betydning for dem som er berørt. En person kan ha 20-30 personer i sin nærfamilie, noe som stiller store krav til ledelsens evne til å ta seg av de pårørende og vise medfølelse for de som er berørt av krisen. Koordinering De aller fleste kriser krever koordinering av ressurser. Samarbeid med andre virksomheter må være planlagt på forhånd og inngå som en del av kriseplanen. Fullmakter og budsjett De færreste har budsjett til å takle store og uventede kostnader ved kriser. Derfor bør en kriseplan være politisk behandlet, slik at det er fattet vedtak om økonomiske fullmakter i en situasjon hvor det kreves rask budsjettbehandling. Overgang til normalsituasjon Alle virksomheter bør ha tenkt gjennom hvordan den skal komme tilbake til normalsituasjon. Det er viktig at det settes av tid til de ansatte for å bearbeide hendelser de har vært utsatt for. 9
Page 1 and 2: Rapport Veileder i kriseplanlegging
Page 3 and 4: FORORD En krise kommer alltid overr
Page 5 and 6: HVA BØR KRISEPLANEN INNHOLDE Ved u
Page 7: Omsorg for rammede og berørte Det

Veileder for kriseplan i kommune - Fylkesmannen.no

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?