Sjekkliste for messedeltagere - Norges Varemesse

Alt som er vesentlig før messedeltagelsen
Planleggingen gir grunnlaget for suksess
Å delta på messe er en kompleks markedsaktivitet
som engasjerer mange personer både
i og utenfor bedriften. Derfor må deltagelsen
planlegges for å gi et optimalt resultat.
Målsetting og andre rammebetingelser
■ Opprett en prosjektgruppe/komité, samt en totalansvarlig
koordinator (”messegeneral”) som må ha fullmakt til å
styre prosjekter
■ Informer alle berørte om beslutningen om messedeltakelse
– og sørg for å informere disse løpende i prosessen
■ Sett opp entydige og lettdefinerte mål for messedeltagelsen
– sørg for å formulere mål som kan kvantifiseres og
måles. Formuler også kvalitative mål.
■ Bestem hvilke produkter/tjenester som skal presenteres
på messen, og hva det skal fokuseres på. Koordiner dette
med øvrige markedsaktiviteter
■ Velg tema/hovedbudskap
■ Lag et estimat på arealbehov
■ Opprett et messebudsjett
■ Bestem hvem som skal betjene standen, og hvor mange.
(husk messesalg er noe annet enn vanlig oppsøkende salg!)
■ Bestem hvordan nye kundeemner skal registreres.
■ Etabler et system for evaluering av kvaliteten på de
som besøker standen
■ Er ”messetilbud” eller andre messespesifikke
aktiviteter nødvendige
■ Behov for strøartikler/give-aways
■ Velg messeantrekk som understreker firmaprofilen,
er enhetlig og som enkelt kan identifiseres
■ Forsøk å forutse konkurrentenes messeaktiviteter og
vurder om noe må gjøres i den anledning
■ Sjekk terminlisten fra messearrangøren, og oversend
alle bestillinger innen frist.
■ Bestill reise, book hotellrom for standbetjening, agenter
eller andre som skal være med på messen
■ Bestill utstiller- og parkeringskort
■ Sett opp en detaljert tidsplan med tema og frister, og sørg
for at den er tilgjengelig for alle involverte i messeprosjektet.
■ Standbetjeningen må ”drilles” og motiveres før messen.
■ Kjør en "kick-off" med alle som er involvert i messedeltagelsen
5 – 10 dager før.
■ Planlegg inn- og utflytting
Standen
■ Avklar om kompetanse finnes i eget hus til standutformingen
■ Lag en grovskisse på hvordan standarealet skal disponeres.
(Type stand, produkter, demoområde(r), standbetjening,
lagerrom, info, behov for adskilte kundeavlukke(r) osv.)
■ Kontakt evt. messebygger/reklamebyrå for samarbeid/
forslag på utforming/løsning av standen (nøkkelferdig
stand eller ”skreddersøm”)
■ Standens utforming bør gjenspeile bedriftens profil
■ Strukturer standen slik at du når frem med budskapet ditt.
En besøkende skal på 15 m hold kunne se og oppfatte det!
■ Dekor, tekst og bilder, skilter
(Kort, i øyefallende og enkelt!)
■ Sørg for forsikringer og transport (til/fra)
av alt nødvendig materiell
■ Bestill alt av utstyr og tjenester til standen hvis du ikke
velger å sette det ut til et standbyggerfirma. Fra Norges
Varemesse får du produktkatalog, prisliste og bestillingsskjema,
og en kontaktperson som hjelper deg med alt det
tekniske og praktiske ved bestilling av alt utstyr.
■ Planlegg og bestill bevertning til standen
Markedsføring og PR
Arrangøren vil gjøre mye for å trekke besøkende til messen
– din oppgave blir å sørge for at flest mulig kommer til
akkurat din stand!
■ Husk oppføring i messekatalogen!
■ Husk å legg inn informasjon om din bedrifts produkter,
brosjyrer, pressemeldinger, kontaktinfo osv. på messens
internettsider for besøkende!
■ Bestill annonsering i messekatalog, bransjetidsskrifter
og evt dagspresse
3