Styremøte 30. september 2008 - Vea
Styremøte 30. september 2008 - Vea
Styremøte 30. september 2008 - Vea
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Vår ref.:<br />
<strong>2008</strong>/1006<br />
Styret ved <strong>Vea</strong><br />
Protokoll<br />
<strong>30.</strong> <strong>september</strong> <strong>2008</strong><br />
Side 1 av 6<br />
Tilstede:<br />
Styrerepresentanter:<br />
Administrasjon:<br />
Ole Rud, Hans Arne Krogsti ( for Arild Sørum Stana), Mari Kramperud<br />
Arnesen, Anne Stine Solberg (for Hildegunn Aas) og Sigurd Kolloen<br />
Hildegard Johannessen og Jonny Westergård.<br />
Dessuten møtte:<br />
Meldt forfall: Arild Sørum Stana, Rolf Kristiansen, Sidsel Forr Hemma, Hildegunn Aas<br />
2 studentrepresentanter<br />
Kopi til:<br />
Administrasjonen, Tillitsvalgte, Kunnskapsdepartementet<br />
Innkalt av: Styrets leder og rektor<br />
Tid: 30 <strong>september</strong> <strong>2008</strong> kl. 10.00<br />
Sted: <strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører<br />
Møteplan:<br />
10.00 – 14.00<br />
10.00- 14.00 Styremøte<br />
Saksliste:<br />
S <strong>2008</strong>/ 36<br />
S <strong>2008</strong>/ 37<br />
S <strong>2008</strong>/ 38<br />
S <strong>2008</strong>/ 39<br />
S <strong>2008</strong>/ 40<br />
S <strong>2008</strong>/ 41<br />
S <strong>2008</strong>/ 42<br />
S <strong>2008</strong>/ 43<br />
S <strong>2008</strong>/ 44<br />
Godkjenning av innkalling og saksliste<br />
Godkjenning av referat fra forrige møte<br />
o Referat fra styrets møte 10. juni <strong>2008</strong><br />
Status Økonomi<br />
o Økonomirapport – pr. 31. august m/ kommentarer<br />
o Regnskapsrapport – pr. 24. <strong>september</strong> <strong>2008</strong><br />
Personal<br />
o Personalsituasjonen pr. d.d.<br />
o Kompetanseheving <strong>2008</strong> / 2009<br />
Strategisk plan<br />
o Strategisk plan <strong>Vea</strong> versjon final<br />
Prosjekt Grønn fagskole – orientering status og fremdrift<br />
Orientering v/Studieleder Grønn Fagskole Anne Stine Solberg<br />
o Videre utvikling av Grønn Fagskole- Kort om status og fremdrift<br />
Internasjonalt arbeid<br />
o Betraktninger vedrørende <strong>Vea</strong>s rolle i Flornet<br />
Byggeprosjekter – bibliotek og låve<br />
Orientering v/ Teknisk driftsleder Sigurd Kolloen<br />
o Bibliotek – Orientering, status pr.d.d.<br />
o Ombygging av låven<br />
o Plantegninger legges frem på møtet<br />
Mål- resultat og risikostyring MRS – Prosessen – orientering om status<br />
o Mål og styringsparametre<br />
o Mal for MRS
Vår ref.:<br />
<strong>2008</strong>/1006<br />
Styret ved <strong>Vea</strong><br />
Protokoll<br />
<strong>30.</strong> <strong>september</strong> <strong>2008</strong><br />
Side 2 av 6<br />
S <strong>2008</strong>/ 45<br />
S <strong>2008</strong>/ 46<br />
S <strong>2008</strong>/ 47<br />
S <strong>2008</strong>/ 48<br />
S <strong>2008</strong>/ 49<br />
S <strong>2008</strong>/ 50<br />
S <strong>2008</strong>/ 51<br />
S <strong>2008</strong>/<br />
Delegasjonsreglement<br />
o Instruks for rektor<br />
OU -prosessen – Status og fremdrift<br />
o Omstillingsavtale<br />
o Referat fra MB 2606<strong>2008</strong><br />
o Mandat forstudie – Ny organisering av <strong>Vea</strong>s samlede administrasjon<br />
Lokale lønnsforhandlinger<br />
o Retningslinjer for lokal lønnspolitikk<br />
o Brev fra KD<br />
o Fullmakt til rektor<br />
Status studentopptak<br />
o Oversikt over antall studenter pr.d.d.<br />
Orientering fra samarbeidsmøte med Hedmark og Oppland Fylkeskommu<br />
BLOK og bransjerepresentanter<br />
o Kort orientering fra møtet den 23. <strong>september</strong> v/rektor<br />
o Skisse til modell for ”alternativt lærlingløp”<br />
Oppdatering av adresseliste styret<br />
o Adresseliste oppdatert <strong>september</strong> 08.<br />
Diskusjonspunkter;<br />
o Saker til Etatsstyringsmøte<br />
o Innspill budsjett 2010<br />
Befaring Låven<br />
Eventuelt<br />
Møtet ble ledet av styrets leder Ole Rud.<br />
Protokollen er gjennomlest og foreløpig godkjent.<br />
Ole Rud<br />
Styreleder<br />
Hildegard Johannessen<br />
rektor<br />
S <strong>2008</strong>/ 36 Godkjenning av innkalling og saksliste<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/36<br />
Forfallene fra studentene skyldes at det ikke er foretatt valg av studentrepresentanter.<br />
Dette må gjøres før neste styremøte i oktober.<br />
Innkalling og saksliste godkjennes.<br />
S <strong>2008</strong>/ 37 Godkjenning av referat fra forrige møte<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/37<br />
Ingen merknader til referatet. Referat fra styrets møte 10. juni <strong>2008</strong> godkjennes.<br />
S <strong>2008</strong>/ 38 Status Økonomi<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/38<br />
Rektor og admin. leder orienterte.
Vår ref.:<br />
<strong>2008</strong>/1006<br />
Styret ved <strong>Vea</strong><br />
Protokoll<br />
<strong>30.</strong> <strong>september</strong> <strong>2008</strong><br />
Side 3 av 6<br />
Vedtak:<br />
Styret tok orienteringen rundt status økonomi og den fremlagte økonomirapporten pr. 31.8.<strong>2008</strong> til<br />
etterretning.<br />
S <strong>2008</strong>/ 39 Personal og Kompetanseheving skoleåret <strong>2008</strong> / 2009<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/39<br />
Rektor og admin.leder orienterte om personaltilgang og personalavgang samt avsetting av<br />
ressurser ifm kompetanseheving og utviklingsarbeid Grønn Fagskole.<br />
Vedtak:<br />
Styret tok orienteringen om personalstatus 22.9.<strong>2008</strong> og kompetanseheving skoleåret <strong>2008</strong> / 2009 til<br />
etterretning.<br />
S <strong>2008</strong>/ 40 Strategisk plan<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/40<br />
Rektor orienterte om Strategisk plan og om vedtaket som ble fattet 10. juni <strong>2008</strong>. På bakgrunn av dette<br />
ble følgende vedtak vedtatt:<br />
Vedtak:<br />
Styret vedtar den fremlagte strategiske plan med tilhørende overordnede tiltak på kort og mellomlang<br />
sikt.<br />
S <strong>2008</strong>/ 41 Prosjekt Grønn fagskole – orientering status og fremdrift<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/41<br />
Studieleder v/ Grønn Fagskole Anne Stine Solberg orienterte om utviklingen av Grønn<br />
Fagskole. Hun kom spesielt inn på bruk av konsulenter, markedsføring av modulene, behov for<br />
rom, interiør og utstyr samt samarbeidsavtalen med Ingvar Strandhs.<br />
Vedtak:<br />
Samarbeidsavtalen med Ingvar Strandhs sendes på høring til alle i styret. Frist for tilbakemelding til<br />
Anne Stine Solberg er 7.10.<strong>2008</strong>.<br />
For øvrig tok styret orienteringen om Grønn Fagskole til etterretning.<br />
S <strong>2008</strong>/ 42 Internasjonalt arbeid<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/42<br />
Rektor og Anne Stine Solberg orienterte om det internasjonale arbeidet og da spesielt om <strong>Vea</strong> i Flornet<br />
EEIG og <strong>Vea</strong> som hovedsenter i Flornet. I forbindelse med EEIG kontrakten har det vært tett kontakt<br />
med KD. KD har til d.d. forkastet alle forslag til kontrakt som har vært fremlagt.<br />
På bakgrunn av dette ble følgende vedtak fattet:<br />
Vedtak:<br />
Styret avventer nærmere redegjørelse for endringer i EEIG kontrakten samt føringer fra KD og ber om<br />
fortløpende orientering om eventuelle endringer i situasjonen.<br />
Styret ber om at det internasjonale arbeidet tas med i OU - prosessen for nødvendige analyse og<br />
avklaringer før det tas nærmere beslutninger om <strong>Vea</strong>s rolle som hovedsenter.<br />
S <strong>2008</strong>/ 43 Byggeprosjekter – bibliotek og låve<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/43<br />
Teknisk driftsleder Sigurd Kolloen og rektor orienterte om byggingen av nytt bibliotek samt ombygging<br />
av underetasje låvebygning ifm Grønn Fagskole.
Vår ref.:<br />
<strong>2008</strong>/1006<br />
Styret ved <strong>Vea</strong><br />
Protokoll<br />
<strong>30.</strong> <strong>september</strong> <strong>2008</strong><br />
Side 4 av 6<br />
Når det gjelder bibliotek ble følgende vedtak fattet:<br />
Vedtak:<br />
Styret tok orienteringen om status vedrørende bibliotekprosjektet til etterretning<br />
Når det gjelder ombygging av underetasje låvebygning ifm Grønn Fagskole ble følgende vedtak fattet:<br />
Vedtak:<br />
Styret gir administrasjonen mandat til å gjennomføre et forprosjekt som viser fremdriftsplan for<br />
gjennomføring av ombyggingsprosjektet samt finansiering og kostnadsfordeling av prosjektet.<br />
S <strong>2008</strong>/ 44 Mål – resultat og risikostyring MRS – Prosessen – orientering om<br />
status<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/44<br />
Rektor orienterte om status på arbeidet til nå samt den videre prosess og utfordringer koblet til dette.<br />
Vedtak:<br />
Styret tok orientering om MRS - prosessen til etterretning.<br />
S <strong>2008</strong>/ 45 Delegasjonsreglement - Instruks<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/45<br />
<strong>Vea</strong> har som følge av overgang til fagskole utarbeidet nytt styrereglement og innsatt et nytt<br />
fagskolestyre.<br />
Styret er virksomhetens øverste ledelse. Styret skal ta seg av oppgaver av stor betydning og viktighet<br />
samt strategiske beslutninger.<br />
Statens økonomireglement fastlegger at det skal forefinnes en delegasjon av fullmakt fra styret til daglig<br />
ledelse slik at formuesforvaltningen og arbeidsgiveransvaret kan utøves på en god og praktisk måte. Det<br />
er derfor påkrevd at styret utformer og vedtar en instruks for daglig leder/rektor.<br />
På bakgrunn av dette ble følgende vedtak fattet:<br />
Vedtak:<br />
Styret fastsetter vedlagte instruks som gjøres gjeldende med virkning fra dags dato.<br />
S <strong>2008</strong>/ 46 OU – Prosessen – Status og fremdrift<br />
status<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/46<br />
Rektor orienterte og viste bl.a. til styremøte 10. juni <strong>2008</strong> sak <strong>2008</strong> / <strong>30.</strong><br />
I perioden fra 10. juni <strong>2008</strong> har administrasjonen arbeidet frem en omstillingsavtale som grunnlag for<br />
det videre arbeidet. Denne er fremforhandlet med de tillitsvalgte. I samme periode er det også<br />
gjennomført innledende analyser for å utvikle de fremtidige funksjonskrav til en<br />
fagskoleadministrasjon. Arbeidet så langt har vist at det er viktig å få på plass et autoritativt dokument<br />
som et referansedokument for det videre arbeidet.<br />
På bakgrunn av dette ble følgende forslag vedtatt:<br />
Vedtak:<br />
1. Styret tok orientering om status i arbeidet med utvikling av administrasjon for <strong>Vea</strong> til<br />
etterretning.<br />
2. Styret vedtok den fremlagte prosjektplan, herunder at det opprettes et omorganiseringsprosjekt<br />
under ledelse av rektor som skal re-sette administrasjonen til en fagskoleadministrasjon.
Vår ref.:<br />
<strong>2008</strong>/1006<br />
Styret ved <strong>Vea</strong><br />
Protokoll<br />
<strong>30.</strong> <strong>september</strong> <strong>2008</strong><br />
Side 5 av 6<br />
S <strong>2008</strong>/ 47 Lokale lønnsforhandlinger<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/47<br />
Rektor orienterte om bl.a. retningslinjer for lokal lønnspolitikk – fremforhandlet på drøftingsmøte<br />
17.<strong>september</strong> <strong>2008</strong>, brev fra KD, budsjettmidler og fullmakte som rektor behøver i denne saken.<br />
Vedtak:<br />
Styret tok orientering om lokale lønnsforhandlinger til etterretning samt at rektor får de nødvendige<br />
fullmakter skriftlig.<br />
S <strong>2008</strong>/ 48 Status studentopptak<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/48<br />
Rektor orienterte om studentopptaket skoleåret <strong>2008</strong>/2009.<br />
Årets opptak viser 28 studenter på fagskolen og ikke 30 som det står i sakspapirene.<br />
Selv om søkertallet fortsatt er for lavt, har det tatt seg betraktelig opp siden i fjor.<br />
Voksenopplæringstilbudet er en suksess, bl.a. så startet det 21 studenter nå på Modulgartner.<br />
Vedtak:<br />
Styret tok orientering om studentopptaket til etterretning.<br />
S <strong>2008</strong>/ 49<br />
Orientering fra samarbeidsmøte med Hedmark og Oppland<br />
Fylkeskommune, BLOK og bransjerepresentanter<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/49<br />
Rektor orienterte fra samarbeidsmøtet med Hedmark og Oppland Fylkeskommune, BLOK og<br />
bransjerepresentanter. Skisse til modell for ”alternativt lærlingløp” ble også fremlagt.<br />
Vedtak:<br />
Styret gir administrasjonen i oppdrag å arbeide videre med modell til”alternativt lærlingløp”.<br />
For øvrig tok styret orientering til etterretning.<br />
S <strong>2008</strong>/ 50 Oppdatering av adresseliste styret<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/50<br />
Nåværende liste ble sendt rundt. Eventuelle endringer ble utført av den enkelte. De som ikke er tilstede<br />
inkludert vararepresentanter sender rektor melding til om at eventuelle endringer meldes tilbake til<br />
rektor.<br />
S <strong>2008</strong>/ 51 Diskusjonspunkter<br />
Vår ref. <strong>2008</strong>/51<br />
Til neste styremøte 28. oktober <strong>2008</strong> oppfordres den enkelte i styret om å komme med saker til<br />
Etatsstyringsmøtet og eventuelle innspill til budsjett 2010.<br />
Innspill som kom frem til Etatsstyringsmøte nå var:<br />
OU - prosessen, - MRS- mål- resultat- og risikostyring, - Flornet, - utvikling Grønn Fagskole samt<br />
erfaringer ifm. forberedelser til lokale lønnsforhandlinger.
Vår ref.:<br />
<strong>2008</strong>/1006<br />
Styret ved <strong>Vea</strong><br />
Protokoll<br />
<strong>30.</strong> <strong>september</strong> <strong>2008</strong><br />
Side 6 av 6<br />
<br />
<br />
Eventuelt<br />
Styret gir styreleder og nestleder fullmakt til å gjennomføre lønnsforhandlinger med rektor.<br />
Befaring Låven<br />
Styremøte ble avsluttet med en befaring på Låven.<br />
Styreleder takket for møtet og ønsket alle vel hjem.<br />
Møtet ble avsluttet kl. 15.00<br />
Ref.<br />
JW