Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Vedlegg 24<br />
<strong>Beredskapsplan</strong>
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
Forord<br />
Alle virksomheter er pålagt å ha en plan for kriser og katastrofer i fredstid. En beredskapsplan<br />
i seg selv er ingen garanti for en god håndtering av en krise, men den kan være et<br />
hjelpemiddel for å kunne koordinere håndteringen av krisen best mulig, og således sette inn<br />
rett tiltak til rett tid.<br />
Kriser kommer alltid ubeleilig og skaper ofte en situasjon preget av usikkerhet og<br />
handlingslammelse. Det er derfor viktig å kunne beholde roen og handlekraften i slike<br />
situasjoner. Kriseplanen skal derfor være en veiledning i hvordan <strong>Vea</strong>- Statens fagskole for<br />
gartnere og blomsterdekoratører, håndterer ulike typer kriser.<br />
Planen må gjennomgås med alle berørte parter, så vel ansatte som studenter. Planen må inngå<br />
som en naturlig del av årshjulet og må følgelig oppdateres hvert år. De ansvarlige må påse å<br />
ajourholde sin del av planen.<br />
Assisterende rektor og rektor er ansvarlige for at det initieres oppdatering av planen<br />
Oppmøtested for kriseteamet:<br />
Møterommet i adm. bygget 1. etg.<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
<strong>Beredskapsplan</strong> for kriser og ulykker er styrebehandlet 21. februar 2006.<br />
Revisjonsliste:<br />
Revidert etter beredskapsøvelse 15. november 2006 – vers. 2<br />
Revidert i VLG møte 1. September 2009- vers. 3<br />
Revidert 17. desember. 2009- vers. 4<br />
Revidert etter beredskapsøvelse 31. januar 2011 - vers. 5<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
Innholdsfortegnelse:<br />
Del 1 BEREDSKAPSPLAN ...................................................................................................... 5<br />
1 Generelt .............................................................................................................................. 5<br />
2 BEREDSKAPSPLANENS VIRKEOMRÅDER ............................................................... 5<br />
2.1 Kriseteamets oppgaver under en krisesituasjon ........................................................... 5<br />
2.2 Informasjon .................................................................................................................. 6<br />
3 ORGANISERING .............................................................................................................. 6<br />
3.1 Kriseteam ..................................................................................................................... 6<br />
3.2 Varsling ....................................................................................................................... 7<br />
DEL 2 BEREDSKAPSPLAN: Kriser i utlandet ........................................................................ 8<br />
3.3 Definisjon av krise i utlandet ....................................................................................... 8<br />
3.4 Prosedyrer for studenter og ansatte i utlandet ............................................................. 8<br />
3.4.1 Melding om kriser eller andre situasjoner som kan kreve bistand ....................... 8<br />
3.4.2 Potensiell krisesituasjon i utlandet ....................................................................... 8<br />
3.4.3 Kriseteamets prosedyrer ved kriser i utlandet ...................................................... 9<br />
DEL 3: HANDLINGSKORT ................................................................................................... 10<br />
3.5 Alvorlig ulykke/ krise- handlingsplan ....................................................................... 10<br />
3.6 Plutselig dødsfall - handlingsplan .............................................................................. 11<br />
3.7 Alvorlig sjukdom hos student eller ansatt ................................................................. 12<br />
3.8 Problemer knyttet til bygg og anlegg ........................................................................ 13<br />
4 Tiltak ved dødsfall ............................................................................................................ 14<br />
4.1 Markeringer ved dødsfall ........................................................................................... 14<br />
4.2 Bruk av flagget .......................................................................................................... 14<br />
4.3 Bruk av kondolanseprotokoll ..................................................................................... 14<br />
4.4 Minnestund ................................................................................................................ 14<br />
5 Kortfattet huskeliste for en krisesituasjon ........................................................................ 15<br />
6 Medieberedskapsplan ved større ulykker og / eller kriser ................................................ 15<br />
7 Logg ved kriser ................................................................................................................. 17<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
Del 1 BEREDSKAPSPLAN<br />
1 Generelt<br />
Hensikten med beredskapsplanen er å forberede oss på å takle situasjoner som vi ønsker ikke<br />
skal skje, men som vi vet av erfaring kan komme til å skje, slik at våre elever/ studenter og<br />
ansatte skal være best mulig forberedt til å møte kriser og ulykker og at de skal få den hjelp de<br />
trenger.<br />
Planen er forsøkt gjort oversiktelig og lett tilgjengelig for alle parter, slik at den kan fungere<br />
på en hensiktsmessig og effektiv måte når tiltak skal iverksettes.<br />
Planen er videre forsøkt tilpasset virksomhetens størrelse og behov og skal ikke overta andre<br />
offentlige instansers ansvar, men skal i samarbeid med disse sørge for best mulig beredskap<br />
og oppfølging på lokalt plan.<br />
Denne planen skal være operativ for krisehåndtering v/ <strong>Vea</strong> og trekker opp hovedlinjer for<br />
hvordan dette skal utføres. Planen skal sikre at alle ansatte og elever /studenter har<br />
tilstrekkelig med informasjon, slik at de i en krisesituasjon vet hvem som har ansvar og hvem<br />
en skal kontakte.<br />
Planen må oppfattes som en praktisk anvisning for:<br />
• Hva gjør vi når noe skjer<br />
• Hvem gjør hva<br />
• I hvilken rekkefølge<br />
2 BEREDSKAPSPLANENS VIRKEOMRÅDER<br />
Større ulykke:<br />
• Dødsfall eller personskade hvor elever/ studenter eller ansatte i virksomhet ved eller<br />
med tilknytning til <strong>Vea</strong> er involvert.<br />
• Leteaksjoner<br />
Brann eller eksplosjon:<br />
• Større materiell skade<br />
Uforutsette begivenheter som:<br />
• Vil ha konsekvenser for et stort antall ansatte og/ eller studenter<br />
• Medfører stor pågang fra presse og publikum<br />
• Angår alvorlige strafferettslige forhold og hvor politiet er koblet inn<br />
2.1 Kriseteamets oppgaver under en krisesituasjon<br />
• Håndtere situasjonen<br />
• Gi omsorg og dekke de berørtes behov<br />
• Tilfredsstille tredje parts behov for informasjon<br />
• Bevare tillit og omdømme<br />
• Bringe forholdene raskest mulig tilbake til normalsituasjonen<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
2.2 Informasjon<br />
All erfaring viser at informasjon er et svært viktig element i krisehåndtering. Ledelsen har<br />
ansvaret for å lede informasjonsarbeidet i forbindelse med kriser og skal gi støtte til<br />
avdelingene dersom det er behov.<br />
Ved dødsfall/ sykdom er det politi/ helsevesen som informerer. Ledelsen, eventuelt i samråd<br />
med politi/ helsevesen, avgjør hvordan andre pårørende varsles. Rektor, eller dennes<br />
stedfortreder, koordinerer all informasjon til media, se vedlagte mediaberedskapsplan<br />
3 ORGANISERING<br />
3.1 Kriseteam<br />
All kommunikasjon med media er kriseteamets ansvar! Kriseteamet skal alltid varsles!<br />
Kriseteamet skal fungere som ”redningssentral” med følgende oppgaver:<br />
• Kontakt og samordning i forhold til brannvesen, politi og helsevesen/ ambulanse/<br />
legevakt<br />
• Samordning internt<br />
• Informasjonsoppgaver internt og eksternt<br />
• Vurdering av behov for å innkalle psykisk og fysisk støtteapparat i forhold til krisens<br />
nivå<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
3.2 Varsling<br />
Dersom det oppstår en krise skal varslingsrutinene følges.<br />
En i krisetemaet varsles. Dersom denne ikke er tilgjengelig varsles en av de andre på lista.<br />
Noter i loggen hvem som ble varslet når (se vedlegg 3).<br />
Vedlagt beredskapsplanen følger overordnet varslingsliste, denne er ment å være<br />
retningsgivende for hvem som skal varsles.<br />
Elever/ studenter og ansatte som oppdager en mulig krisesituasjon skal<br />
varsle:<br />
Politi: 112<br />
Brann: 110<br />
Ambulanse: 113<br />
Brannvernpersonell dagtid/ etter dagtid:<br />
Teknisk drift: 47 37 64 30<br />
Nødtelefon – hele døgnet 62 36 26 49<br />
Securitas varsler kriseteamet.<br />
Kriseteamet har følgende sammensetning:<br />
Avd. leder Teknisk drift mobil: 41 28 28 77<br />
Markeds- og infoansvarlig<br />
Rektor<br />
mobil: 95 75 95 98<br />
mobil : 41 28 28 73<br />
Assisterende rektor mobil: 47 66 29 93<br />
Avd. leder blomsterdek. mobil: 97 01 33 53<br />
Avd. leder gartnerfag. mobil: 90 13 23 30<br />
Merknad:<br />
Ved en krise vurderes det om det sentrale sentralberedskapsgruppe skal settes inn eller ei, og om det skal forsterkes med<br />
personer som har kompetanse innenfor spesielle områder.<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
DEL 2 BEREDSKAPSPLAN: Kriser i utlandet<br />
Dersom en krisesituasjon skulle oppstå ved utlandsopphold, vil dette kreve rask håndtering av<br />
skolen. Planen definerer prosedyrer for ansatte og studenter under utenlandsoppholdet.Det er<br />
derfor viktig at både ansatte og elever/ studenter er kjent med prosedyrene.<br />
Planen synliggjør hvilket ansvar <strong>Vea</strong> har for elever/ studenter i utlandet, og hvor ansvaret<br />
ligger internt i virksomheten.<br />
3.3 Definisjon av krise i utlandet<br />
Hendelser som er definert som en krise:<br />
a) død<br />
b) alvorlige ulykker eller alvorlig sykdom<br />
c) andre alvorlige hendelser som vold, kidnapping, savnede studenter, politisk uro med<br />
opptøyer, terrorhandlinger,unntakstilstander/krigslignende tilstander, epidemier og<br />
naturkatastrofer<br />
3.4 Prosedyrer for studenter og ansatte i utlandet<br />
Alle studenter og ansatte som reiser utenlands må fylle ut et egenerklæringsskjema før<br />
utenlandsoppholdet, hvor det fremgår at de har satt seg inn i bestemmelsene og<br />
retningslinjene ved opphold i utlandet. Egenerklæringsskjemaene oppbevares hos avd. ledere<br />
med kopi til arkiv i studieadministrasjonen.<br />
3.4.1 Melding om kriser eller andre situasjoner som kan kreve bistand<br />
- Deltakernes kontaktperson, eller en annen deltaker dersom kontaktpersonen ikke er<br />
tilgjengelig, tar kontakt med nærmeste norske/ nordiske utenriksstasjon og/eller<br />
eventuell kontaktperson ved utplasseringsstedet.<br />
- Deltakernes kontaktperson tar umiddelbar kontakt med den den respektive<br />
avdelingsleder eller dennes stedfortreder.<br />
- Hvis man ved krisesituasjoner ikke får kontakt med de forannevnte skal man ringe<br />
nødnummeret.<br />
- Situasjonen vil bli fulgt opp ved <strong>Vea</strong>. Om nødvendig sammenkalles kriseteamet<br />
- Gruppens kontaktperson fungerer som bindeledd mellom deltakerne i gruppen,<br />
<strong>Vea</strong> og eventuelt andre institusjoner<br />
- Kontakt med pårørende og media koordineres av kriseteamet.<br />
3.4.2 Potensiell krisesituasjon i utlandet<br />
Dersom en gruppe studenter i utlandet er i fare, for eksempel på grunn av naturkatastrofer<br />
eller en unntakstilstand i landet, skal følgende prosedyrer følges:<br />
- Råd og pålegg fra lokale styresmakter skal følges.<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
Dersom en ved <strong>Vea</strong> får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en<br />
krise med involverte <strong>Vea</strong>- studenter, skal vedkommende varsle den første personen som står<br />
oppført i kriseteamet. Personen i kriseteamet varler resten av kriseteamet.<br />
Kriseteamet skal sammen:<br />
- Identifisere situasjonen<br />
- Avgjøre om vi har studenter i det aktuelle området.<br />
- Avgjøre, evt. i samråd med avdelingsleder, om det bør tas kontakt med<br />
studenten(e) via e-post eller telefon. En melding til studenten(e) bør inneholde en<br />
påminnelse om å registrere seg ved den norske/ nordiske utenriksstasjonen og å ta<br />
kontakt med familien hjemme. Meldingen skal også gi instruksjoner om hva<br />
studenten(e) bør gjøre dersom situasjonen skulle forverre seg, og eventuelt be om<br />
en tilbakemelding på hvordan studenten har det nå. Dersom det blir avgjort at<br />
studenten(e) skal kontaktes, sendes meldingen til alle studentene eller<br />
kontaktpersonene for grupper som oppholder seg i det aktuelle området.<br />
- Vurdere situasjonen og om nødvendig kontakte stedlige norske utenriksstasjon<br />
og/eller eventuell kontaktperson ved vertsstedet<br />
- Ved alle krisesituasjoner skal prosedyrene for ”Melding om kriser eller andre<br />
situasjoner som kan kreve bistand fra <strong>Vea</strong>” følges.<br />
3.4.3 Kriseteamets prosedyrer ved kriser i utlandet<br />
Kriseteamet vil:<br />
- Innhente all registrert informasjon om studenter i det aktuelle området fra<br />
Internasjonalt kontor<br />
- Kontakte stedlige norske/ nordiske utenriksstasjon for informasjon og bistand<br />
- Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før nærmeste pårørende kontaktes<br />
- Avgjøre hvem som skal kontakte og støtte de pårørende<br />
- Avklare konsekvensene for eventuelle øvrige studenter i området og fastsette om<br />
tiltak må iverksettes for disse<br />
- Avgjøre om situasjonen er såpass alvorlig at studentene bør evakueres.<br />
Utenriksdepartementet bør kontaktes i denne prosessen<br />
- Avdekke hva studentene ønsker å gjøre<br />
- Kontakte forsikringsselskapene til studentene for en koordinert innsats dersom en<br />
evakuering må gjennomføres<br />
- Avgjøre <strong>Vea</strong>s offisielle respons på hendelsen<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
DEL 3: HANDLINGSKORT<br />
3.5 Alvorlig ulykke/ krise- handlingsplan<br />
Fase Ansvarlig Tiltak<br />
1. Akutt fase Den som først kommer Varsel:<br />
til ulykkesstedet Politi 112<br />
Lege – ambulanse 113<br />
Brannvesen 110<br />
Setter i gang førstehjelp/oppliving<br />
Alt. ring i henhold til varslingsliste: 1. person på<br />
listen i Kriseteamet<br />
2. Oppfølgingsfasen<br />
Politi<br />
Avd. leder<br />
Kriseteamet v/<br />
Avd. leder Teknisk drift<br />
Rektor<br />
Avd. ledere<br />
Markeds- og<br />
informasjonsrådgiver<br />
Rektor/ avd. ledere<br />
Kriseteam, rådgiver,<br />
prest<br />
Arbeidsmiljøutvalg<br />
AMU<br />
Varsle/informere pårørende.<br />
Gjøre politi arbeid.<br />
Evt. ta del i info. arbeidet<br />
Vurdere behovet for involvering av kriseteam.<br />
Vurdere andre instanser som bør involveres.<br />
Kontakter pårørende.<br />
Informerer ansatte og studenter.<br />
Ansvar for evt. info ut til media.<br />
Info. til eksterne parter om hva som blir gjort ved<br />
<strong>Vea</strong>.<br />
Legger opp strategier for videre arbeid ift krisens<br />
omfang.<br />
Innhenter kompetanse gjennom involvering av<br />
prest og sosialrådgiver.<br />
Informasjon til studenter og ansatte<br />
Gjør klar for evt. samlingssted for<br />
samtaler/bearbeiding.<br />
Få oversikt over hendelsen – hvem hva, hvor,<br />
konsekvenser og tiltak framover.<br />
Informere om hjelpeapparat i og utenfor <strong>Vea</strong>.<br />
Kontakte andre aktuelle utvalg/avd. med<br />
kompetanse som kan være til nytte i<br />
ulykkesoppfølging.<br />
Vurderer om undervisning skal avlyses eller ei,<br />
evt. annen aktivitet (eksamen osv)<br />
Observerer elever/studenter /tilsatte som får<br />
problemer.<br />
Debrifing for elever/studenter og ansatte kort tid<br />
etter hendelsen.<br />
Vurdere om en kan forebygge/hindre liknende<br />
ulykker i fremtiden<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
3.6 Plutselig dødsfall - handlingsplan<br />
Krise Ansvarlig Tiltak<br />
Plutselig dødsfall<br />
blant elever/<br />
studenter eller<br />
ansatte<br />
Den som finner den<br />
forulykkede/ først blir<br />
kjent med forholdet<br />
Varsle:<br />
Politi 112<br />
Lege / ambulanse 113<br />
2. Oppfølgingsfasen<br />
Lege<br />
Politi<br />
Politi/ prest<br />
Avd. ledere<br />
Rektor<br />
Avd. ledere<br />
Kriseteamet v/<br />
Avd. leder Teknisk drift<br />
Rektor<br />
Avd. ledere<br />
Markeds- og<br />
informasjonsrådgiver<br />
Rektor<br />
VLG<br />
VLG<br />
teknisk drift<br />
VLG<br />
Kriseteam,<br />
rådgiver,<br />
prest<br />
Alt. ring i henhold til varslingsliste: 1. person på<br />
listen i Kriseteamet<br />
Stadfeste dødsfall<br />
Stadfester evt. død/ etterforsker forhold<br />
Varsler pårørende<br />
Vurdere involvering av kriseteam. Vurdere andre<br />
instanser som bør involveres.<br />
Varsler andre (medboere/ medstudenter)<br />
Varsler elevråd.<br />
Kontakter pårørende.<br />
Informerer ansatte og elever/ studenter<br />
Innhenter tillatelse fra pårørende til å gå ut med<br />
info.<br />
Info. til eksterne parter.<br />
Legger opp strategier for videre arbeid ift. krisens<br />
omfang.<br />
Kriseteamet innhenter kompetanse gjennom<br />
involvering av prest og rådgiver.<br />
Informasjon til studenter og ansatte.<br />
Organiserer minnestund og opplegg for å ta imot<br />
pårørende. Se side 8, pkt 4.<br />
Forsikringsordninger/ vurdere erstatningsansvar<br />
Vurderer om undervisning skal avlyses eller ei,<br />
evt. annen aktivitet (eksamen osv).<br />
Vurdere hvem som skal representere <strong>Vea</strong> ved evt.<br />
minnehøytidelighet / begravelse.<br />
Det skal flagges ved begravelse, uavhengig av<br />
hvor vedkommende var når dødsfallet inntraff.<br />
Utarbeider info som kan settes opp på<br />
begravelsesdagen.<br />
Observerer studenter /tilsatte som får problemer.<br />
Debrifing for studenter og ansatte. Debriefing av<br />
direkte involverte gjennomføres innen 48 timer<br />
etter hendelsen.<br />
Kort oversikt over tiltakene:<br />
Ved død hos enten studenter eller ansatte skal både lege, ambulanse og politi varsles.<br />
Kriseteamet skal også alltid varsles.<br />
<strong>Vea</strong> skal flagge på begravelsesdagen. Info .knyttet til markeringen kommer fra kriseteamet.<br />
<strong>Vea</strong> må sette inn ressurser til å følge opp andre ansatte/ medstudenter og pårørende i en sorgperiode. Arbeidet er<br />
viktig siden erfaringer viser at slike hendelser kan vekke følelser hos andre i organisasjonen.<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
3.7 Alvorlig sjukdom hos student eller ansatt<br />
Krise Ansvarlig Tiltak<br />
Alvorlig sjukdom hos<br />
student eller ansatt<br />
Avd. ledere<br />
Rektor<br />
Tar ansvar for drøfting og evt.<br />
delegering.<br />
Viser oppmerksomhet.<br />
Sender hilsen/blomster.<br />
Kontakter rådgiver for kompetanse og<br />
videre oppfølging.<br />
Vurder involvering av prest.<br />
Innhenter samtykke til å informere andre<br />
studenter/ ansatte. (Jfr. personvern og<br />
privatlivets fred).<br />
Info.gis i møter, ikke elektronisk.<br />
Avklarer også om det er spesielle<br />
grupper som skal ha info.før andre.<br />
Vurdere om Studentrådsleder skal<br />
informeres – evt. tiltak som kan settes<br />
inn fra denne parten<br />
Rådgiver<br />
Opplegg for videre arbeid med<br />
2. Oppfølgingsfase<br />
Avd. ledere<br />
Stabsleder<br />
Bedriftshelsetjenesten<br />
Råd og utvalg på <strong>Vea</strong><br />
studenten<br />
Informerer den ansatte ift.<br />
vedkommendes rettigheter.<br />
Hjelper med evt. utfylling av skjema etc.<br />
Følger opp den tilsatte (jfr. <strong>Vea</strong>s som<br />
IA- bedrift)<br />
Setter inn tiltak for å gjøre det mulig for<br />
vedkommende å fortsette i sitt arbeid.<br />
Vurdere hjelp fra andre avd. eller<br />
instanser utenfra.<br />
Vurderer om det er spesielle tiltak som<br />
kan settes inn.<br />
Behjelpelig med kompetanse.<br />
Være med å vurdere involvering fra<br />
andre – avklare behov.<br />
Vurdere om det er ulike råd og utvalg<br />
som kan hjelpe vedkommende inn i<br />
arbeid/ut av arbeid .<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
3.8 Problemer knyttet til bygg og anlegg<br />
Krise Ansvarlig Tiltak<br />
Problemer knyttet til bygg<br />
og anlegg<br />
Første mann<br />
på åstedet<br />
Varsler:<br />
Politi – 112<br />
Brann – 110<br />
Lege / ambulanse 113<br />
Vakttelefon Tekn. drift - 47 37 64 30<br />
2.Oppfølgingsfase<br />
Teknisk driftsleder<br />
Avd. ledere<br />
Rektor<br />
Kriseteamet<br />
Kriseteam<br />
Kriseteam<br />
Rektor<br />
Avd. ledere<br />
Arbeidsmiljøutvalg<br />
AMU<br />
Vurderer situasjonen og om kriseteam<br />
bør settes inn<br />
Vurderer om andre instanser bør<br />
tilkalles for kompetanse<br />
Kontakter pårørende<br />
Ansvar for evt. info ut til media<br />
Informerer ansatte og studenter.<br />
Info. til eksterne parter.<br />
Orienterer om hva som blir gjort ved<br />
<strong>Vea</strong>.<br />
Legger opp strategier for videre arbeid<br />
ift. krisens omfang. Kriseteamet kan<br />
innhente kompetanse på området.<br />
Informasjon til studenter og ansatte.<br />
Få oversikt over hendelsen – hvem hva,<br />
hvor, konsekvenser og tiltak framover<br />
Ved problemer med lokaler jfr.<br />
Evakuering – se egen evakueringsplan<br />
( avtale med Ringen)<br />
Vurderer om undervisning skal avlyses<br />
eller ei, evt. annen aktivitet (eksamen<br />
osv).<br />
Vurdere om en kan forebygge/hindre<br />
liknende ulykker i fremtiden.<br />
Vedlegg 1:<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
4 Tiltak ved dødsfall<br />
4.1 Markeringer ved dødsfall<br />
Ledelsen skal i samråd med kriseteam for det enkelte tilfelle skjønnsmessig vurdere om og på<br />
hvilken måte markeringer skal finne sted. Herunder nevnes spesielt markeringer ved bruk av<br />
flagg, kondolanseprotokoll og minnestund ved dødsfall blant ansatte eller studenter. Det er<br />
viktig å ha den enkelte situasjon for øye og med bakgrunn i den finne fram til en omsorgsfull<br />
måte å markere dødsfallet på.<br />
4.2 Bruk av flagget<br />
Ved dødsfall blant studenter / ansatte skal det flagges på halv stang.<br />
Ved gravferd følger <strong>Vea</strong> skikken med å flagge på halv stang inntil jordfestelsen eller<br />
bisettelsen har funnet sted, for så å heise flagget på hel stang.<br />
Når flagget skal være på halv stang, skal det heises helt opp før det senkes ned til halv stang.<br />
4.3 Bruk av kondolanseprotokoll<br />
Ved dødsfall blant elever / studenter og ansatte kan det på et egnet, tilgjengelig sted legges<br />
frem en kondolanseprotokoll. Protokollen legges gjerne frem på et enkelt bord med hvit duk,<br />
en bukett blomster og levende lys og eventuelt et fotografi av den avdøde. Normalt legges<br />
kondolanseprotokollen fram umiddelbart etter dødsfallet. Kondolanseprotokollen bør<br />
overrekkes til den avdødes nærmeste pårørende.<br />
4.4 Minnestund<br />
Så snart som mulig etter dødsfallet blant elever / studenter og de ansatte har blitt kjent, bør det<br />
arrangeres en enkel minnestund. Minnestunden må gjøres kjent blant elever / studenter og de<br />
ansatte. Minnestunden bør være enkel og verdig og inneholde følgende momenter:<br />
• Musikk av passende karakter mens deltakerne samles<br />
• Åpningsord ved den som leder minnestunden<br />
• Enkle minneord om den som er død<br />
• Salme /sang<br />
• Et passende kunstnerisk innslag<br />
• Eventuelle beskjeder (om gravferd, undervisning og lignende)<br />
• Avslutningsord<br />
Rommet der minnehøytiden finner sted skal pyntes på en enkel og verdig måte, ved bruk av<br />
levende lys, blomster og eventuelt fotografi av den avdøde. De nærmeste pårørende bør<br />
informeres og inviteres til å være tilstede dersom de ønsker det.<br />
Vedlegg 2:<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
5 Kortfattet huskeliste for en krisesituasjon<br />
Den som først blir oppmerksom på en krisesituasjon/ulykke har ansvar for å melde fra!<br />
Når du varsler bør du huske på å si:<br />
• Hvem du er<br />
• Hva som har skjedd<br />
• Hvor har det skjedd<br />
• Hvilke omfang/konsekvenser får hendelsen<br />
Husk å skriv logg over hvem som varsles når. Loggen skal forefinnes i papirformat og<br />
skal arkiveres i studieadministrasjonen. Se vedlegg.<br />
Vedlegg 3<br />
6 Medieberedskapsplan ved større ulykker og / eller kriser<br />
1. Rektor, eller dennes stedfortreder, har det overordnede formelle ansvaret i en krisesituasjon.<br />
2. Rektor, eller dennes stedfortreder, koordinerer all informasjon til media.<br />
3. Rektor, eller dennes stedfortreder, innkaller de i ledelsen (VLG) som er tilgjengelige samt<br />
markeds- og informasjonsrådgiver for å informere og konferer med utgangspunkt i følgende<br />
spørsmål:<br />
• Hva informerer vi om?<br />
• Hva informerer vi ikke om?<br />
• Når informerer vi?<br />
• Hvor informeres det fra?<br />
• Hvordan informeres det?<br />
• Hvem gjør hva?<br />
4. Det er ikke fagskolens oppgave å informere utad om at en ulykke har skjedd. Men rektor eller<br />
andre i hennes sted må holde seg orientert om at politiet gjør det. I samråd med politiet<br />
vurderer rektor når og hvordan informasjon skal gis internt. Bortsett fra umiddelbare<br />
kommentarer om bekymring eller sorg over det som har skjedd, bør rektor i første omgang<br />
overlate til politiet å informere media.<br />
5. Fagskolens ansatte og studenter skal ikke snakke med pressen, eller benytte sosiale medier til å<br />
informere i krisesituasjoner. Om ikke annet er uttrykkelig avtalt, skal media henvises til<br />
rektor.<br />
6. Ingen ansatte eller studenter skal oppgi navn på kolleger eller medstudenter til dem som er<br />
forulykket - heller ikke formidle opplysninger om eller fotografier av de forulykkede. Kolleger<br />
og medstudenter som uttaler seg til pressen må regne med sterkt påtrykk, og vil som regel<br />
være for dårlig orientert om de faktiske forhold.<br />
Politiet uttaler seg om:<br />
• Eventuelle omkomne<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
• Tilstanden til eventuelle skadde - eller henviser til vedkommende<br />
• Sykehus<br />
• Navn på omkomne eller skadde<br />
• Omstendighetene rundt selve ulykken<br />
• Årsaken til ulykken<br />
• Redningsarbeidet<br />
Rektor kan på fagskolens vegne etter hvert uttale seg om:<br />
• I hvilken sammenheng ulykken skjedde<br />
• Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan tenkes å få for fagskolen<br />
• Hvilke tiltak som eventuelt er satt i gang, eller kan bli satt i gang<br />
Det er taushetsplikt når det gjelder personlige forhold en får kjennskap til, både når det<br />
gjelder studenter og ansatte.<br />
Vedtatt av fagskolestyret:<br />
Vedlegg 4:<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
<strong>Beredskapsplan</strong><br />
7 Logg ved kriser<br />
Dato Type hendelse/krise Kontaktet Bekreftet Merknader<br />
<strong>Vea</strong> - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Versjon 5
Change language