à rsrapport 2011 - Kommunerevisjonen

Årsrapport 2011fra alle de aktuelle byrådsavdelingene. Byrådsavdelingenega tilbakemelding om eventuellenye overordnede tiltak byrådsavdelingene villeiverksette på området, og tilbakemelding omhvordan underliggende virksomheter skullefølges opp med hensyn til etterlevelse av lov ogforskrift om offentlige anskaffelser.I høringsuttalelsen fra Byrådsavdeling for finansfremgikk det at byrådsavdelingen ville ha fokuspå anskaffelser som en del av virksomhetsstyringenogså i 2012. Byrådsavdelingen opplystevidere om at det ville bli sendt ut et skrivtil kommunens virksomheter som skulle påpekebehovet for å gjennomgå rutinene som skullesikre forsvarlig varemottakskontroll og dokumentasjonav denne.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten i møte24.01.2012, sak 2, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget merker seg at Kommunerevisjonensrapport 1/2012 Gjennomgang av anskaffelsesdokumentasjoni 16 virksomheter viser noebedre resultat sammenlignet med tilsvarendeundersøkelse i 2010 ved-rørende etterlevelse avdokumentasjonskrav i anskaffelses regelverket,dersom anskaffelsene hos virksomheten medstørst omfang av avvik holdes utenfor.Kontrollutvalget ser alvorlig på at det er et stortomfang av avvik vedrørende manglende fremleggelseav anskaffelsesprotokoll for kontrollerteanskaffelser.Kontrollutvalget ser også alvorlig på at det fremdeleser et stort omfang av tilfeller hvor varemottakskontrollikke er dokumentert på tilfredsstillendemåte og viser til at kontroll utvalget ogKommunerevisjonen har tatt opp denne svakheteni flere år. Manglende dokumentasjon forvaremottakskontroll medfører risiko for at detbetales for varer/tjenester som ikke er mottatt.Kontrollutvalget forutsetter at virksom-heteneiverksetter tiltak på områdene hvor det er avdekketavvik for å sikre etterlevelse av lov ogforskrift om offentlige anskaffelser og interntregelverk i kommunen, og for å sikre at bokførteutgifter og utbetalinger er gyldige. Kontrollutvalgetforutsetter igjen at byrådet sørger forå følge opp at kommunens virksomheter følgergjeldende bestemmelser på dette viktige området.Kontrollutvalget tar for øvrig rapporten til orientering.Kontrollutvalget innstiller til bystyret å fatte følgendevedtak:Bystyret ser alvorlig på at Kommunerevi-sjonensrapport 1/2012 Gjennomgang avanskaffelsesdokumentasjon i 16 virksom-heterviser at det er et stort omfang av avvik vedrørendemanglende fremleggelse av anskaffelsesprotokollfor kontrollerte anskaffelser, og at detenda en gang er vesentlig omfang av tilfellerhvor varemottakskontroll ikke er dokumentertpå tilfredsstillende måte. Bystyret forutsetter atbyrådet sørger for at det blir iverksatt tiltak påområdet.Bystyret slutter seg for øvrig til kontrollutvalgetsvedtak og tar Kommunerevisjonensrapport til orientering.”Finanskomiteen behandlet saken i møte11.04.2012, sak 32, og vedtok innstillingen.34Kommunerevisjonen