Rapport 23/2012 Anskaffelser og internkontroll i Oslo Vognselskap AS

Rapport 23/2012T-banevogner ettersom selskapet ble opprettettre år etter at den opprinnelige kontrakten bleinngått. Undersøkelsen omfatter ikke selskapetsetterlevelse av lov om offentlige anskaffelsermed forskrifter.Vi har også sett på vognselskapets mottak ogkontraktsoppfølging av T-banevogner utløstgjennom opsjon 2. De første T-banevogneneutløst gjennom opsjon 3 ble først mottatt i juni2012, etter at denne undersøkelsen var igangsatt.Selskapets kjernevirksomhet er i stor gradknyttet til anskaffelser og kontraktsoppfølging.I tillegg til å undersøke internkontrollenmed utøvelse av opsjon 2 og 3 i MXanskaffelsenog påfølgende mottakskontroll ogkontraktsoppfølging har vi undersøkt selskapetsinternkontrollsystem og styrets ivaretakelse avsitt tilsynsansvar.Vi har ikke undersøkt selskapets øvrigeanskaffelser, fordi selskapets anskaffelser iundersøkelsesperioden hovedsakelig gjelderMX-prosjektet.1.3 RevisjonskriterierRevisjonskriteriene er målestokken som liggertil grunn for Kommunerevisjonens vurderinger.Kriteriene i denne undersøkelsen er utledetfra ulike kilder, som aksjeloven, selskapetskontrakter med Siemens AG samt prinsipperfor selskapsledelse slik de er kommet til uttrykki KS Eierforum Anbefalinger om eierskap,selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak ogNorsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse.I tillegg har vi lagt det anerkjente oginternasjonale rammeverket for internkontroll,COSO – An integrated framework, til grunn forutledning av revisjonskriterier for vurdering avselskapets internkontroll.Vi har også i vår utledning av revisjonskriteriertatt hensyn til Oslo kommunes prinsipper forgod eierstyring av aksjeselskaper fremsatt ibyrådssak 273/11 av 22.12.2011. Prinsippeneble vedtatt av bystyret 25.04.2012, sak 98,og var således formelt ikke gjeldende i denperioden vi har sett på i undersøkelsen. Vi harlikevel valgt å ta med elementer fra de nyeprinsippene i vår utledning. Noen av disseprinsippene kan sies å være en formaliseringav allerede etablert praksis, samtidig som deviser hvilke forventninger eier har til styring avkommunalt eide selskaper fremover.Revisjonskriteriene er lagt frem for OsloVognselskap AS. Kriteriene er nærmerebeskrevet i rapportens vedlegg 2.1.4 MetodeUndersøkelsen er basert på gjennomgang oganalyse av relevante dokumenter som angårOslo Vognselskap AS’ utøvelse av opsjoneri MX3000-T-baneprosjektet. I tillegg har vigjennomgått og analysert skriftlig materiale somvedrører selskapets internkontroll og styretstilsynsansvar. Informasjon er også innhentetgjennom intervju med sentrale aktører i OsloVognselskap AS.Undersøkelsen ble startet opp i mars 2012og avsluttet i oktober. Hovedtyngden avdatainnsamlingen ble gjennomført i periodenfra april til juni 2012. Materiale både fraintervjuene og faktabeskrivelsen er verifisert avOslo Vognselskap AS. Nærmere redegjørelsefor metode og fremgangsmåte fremkommer avvedlegg 3.1.5 Rapportens oppbygningI kapittel 2 gir vi en nærmere beskrivelseav Oslo Vognselskap AS’ organisasjon ogvirksomhet samt av MX3000 T-baneprosjektet.I kapittel 3 ser vi nærmere på vognselskapetsetablerte rutiner for utøvelse av opsjon 2 og3, herunder også for selskapets mottak avvogner og oppfølging av kontrakt. I tilleggser vi på selskapets etterlevelse av disse. Viser på selskapets ansvars- og fullmaktsforhold10Kommunerevisjonen