Rapport 23/2012 Anskaffelser og internkontroll i Oslo Vognselskap AS

Rapport 23/20125.3 VurderingÅrlig planStyret hadde vedtatt årlige møteplaner. Detfremkom tydelig hvilke saker som skullebehandles på de enkelte møtene.Etiske retningslinjerStyret hadde vedtatt et etisk regelverk forselskapet som også omhandlet føringer knyttettil anskaffelser. Et revidert regelverk skulle etterplanen behandles av styret høsten 2012.EgenevalueringStyret gjennomførte årlig egenevaluering avstyrets arbeid og kompetanse. Egenevalueringenble gjennomført muntlig uten bruk av standardspørreskjema eller lignende, og det forelå ikkeskriftlig rapport etter evalueringen. Etter vårvurdering ville egenevalueringen vært mersystematisk dersom det var lagt til grunn etstandardisert spørreskjema eller et tilsvarendedokument som spesifiserte hvilke temaer ellerområder som skulle evalueres. Når det ikkevar gjort, og det heller ikke forelå en skriftligoppsummering etter gjennomført evaluering,var det vanskelig å følge utviklingen over tid ogsikre tilstrekkelig systematikk i arbeidet medegenevaluering.Styrets informasjon om selskapets økonomiskestilling og utviklingStyret fikk regelmessig informasjon omselskapets utvikling og økonomiske stillingpå styremøtene. Kommunerevisjonensgjennomgang av et utvalg regnskaps- ogøkonomirapporter viste at styret ble presentertfor selskapets økonomiske stilling, og atavvik ble forklart. Bruk av prognoser er etviktig redskap ved økonomistyring, og vi harmerket oss at selskapet fra 2011 også la fremprognosetall i rapporteringen.Påse at det foreligger betryggendeinternkontroll og hensiktsmessige systemer forrisikostyringStyret fikk informasjon om selskapets etablerteinternkontrollsystem, både gjennom orienteringfra administrasjonen og gjennom særskiltstyrebehandling av deler av systemet. Styretsyntes også å være opptatt av at vognselskapetvidereutviklet systemet.Styret var kjent med selskapets system forrisikostyring. Herunder var styret kjentmed at administrasjonen gjennomførteårlige risikovurderinger ved utarbeidelseav årsrapporter. Styret syntes også å værekjent med at administrasjonen hadde fulgtopp risikoene som var påpekt i 2008, samtrisikoene som ble identifisert gjennom de årligevurderingene.Styrets årlige gjennomgang av selskapetsinternkontroll og de viktigste risikoområdeneStyret hadde ikke foretatt en årlig gjennomgangav selskapets internkontrollsystem. Styretmottok informasjon om viktige delerav internkontrollen via ekstern revisorshalvårlige gjennomganger, interimsrevisjonerog revisjon av selskapets årsoppgjør.Enkelte internkontrolltiltak ble dessutenfulgt opp i særskilte styresaker, som styretsjevnlige behandling av selskapets rente- ogvalutastrategi. Dette var således viktige kilderfor styrets utøvelse av tilsynsansvaret, menikke tilstrekkelig etter Kommunerevisjonensvurdering fordi dette ikke gav et bilde avselskapets helhetlige internkontroll.Kommunerevisjonens gjennomgang har blantannet avdekket at et internkontrolltiltak somvar vedtatt av styret i 2008, ikke var iverksattsom forutsatt, uten at dette var fanget opp avstyret. Eksempelvis behandlet og vedtok styretselskapets etiske regelverk i en egen styresaki 2008. Ifølge regelverket hadde daglig lederplikt til å påse at ansatte signerte for at dehadde lest dette, noe som vår gjennomgangviste ikke var fulgt opp, jf. kapittel 4.2.2. Styrethadde ikke fanget opp at dette kontrolltiltaketikke var blitt gjennomført i tråd med styretsforutsetninger. Dette understreker viktigheten avjevnlige gjennomganger av selskapets etablerteog helhetlige internkontroll. Mangelfullt34Kommunerevisjonen