Rapport 23/2012 Anskaffelser og internkontroll i Oslo Vognselskap AS
Rapport 23/2012 Anskaffelser og internkontroll i Oslo Vognselskap AS
Rapport 23/2012 Anskaffelser og internkontroll i Oslo Vognselskap AS
- No tags were found...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Rapport</strong> <strong>23</strong>/<strong>2012</strong>Vi har gjennomgått flere økonomi- <strong>og</strong>regnskapsrapporter som er lagt frem for styret. 5Regnskapsrapportene viste hovedsakeligregnskap mot budsjett på et overordnetnivå. Halvårsregnskapet for 2011 viste <strong>og</strong>såen pr<strong>og</strong>nose for hele regnskapsåret. I dettehalvårsregnskapet var det dessuten lagt frem entabell med regnskapsinformasjon om selskapetsulike prosjekter, herunder MX-prosjektet. Iøkonomirapporteringen var det verbal forklaringpå avvik i regnskapene.Vår gjennomgang av styreprotokollerviste videre at daglig leder hadde lagt fremmange saker om virksomheten gjennomunderkategorien Driftsorientering, blantannet om forhold knyttet til leveranser iMX-prosjektet. I tillegg fikk styret fremlagtsærskilte saker om virksomheten til behandling<strong>og</strong> orientering, blant annet opplysninger omstatus generelt <strong>og</strong> eventuelle problemområderi dette prosjektet. Utfordringer knyttet tilv<strong>og</strong>nleieprinsipper <strong>og</strong> v<strong>og</strong>nleieavtaler samtselskapets tilgang til vedlikeholdsinformasjonvar eksempler på temaer som gikk igjen i densammenheng.4.2.2 V<strong>og</strong>nselskapets etablerte<strong>internkontroll</strong>V<strong>og</strong>nselskapet hadde en håndbok med rutiner <strong>og</strong>prosedyrer. Selskapet var våren <strong>2012</strong> i ferd medå etablere et elektronisk styringssystem. Rutiner<strong>og</strong> prosedyrer i dette systemet skal erstatte detgamle systemet etter hvert som prosedyrene <strong>og</strong>rutinene blir godkjent. Daglig leder opplysteat alle medarbeiderne i v<strong>og</strong>nselskapet haddetilgang til det elektroniske systemet <strong>og</strong>tilhørende dokumenter.Vi har gjennomgått det elektroniske systemetslik det forelå i april <strong>2012</strong>. Systemet inneholdt5<strong>Rapport</strong> etter første kvartal 2010 (sak 205/10), halvårsrapportjanuar–juni 2010 (sak 255/10), økonomirapport1. tertial 2011 (sak 262/11), halvårsrapport januar–juni2011 (sak 269 /11), økonomirapport januar–desember<strong>2012</strong> (sak 284) <strong>og</strong> økonomirapportering per februar<strong>2012</strong> (sak 295).informasjon om selskapets organisering <strong>og</strong>administrasjon samt om selskapets etiskeregelverk (vedtatt av styret i sak 112/08)<strong>og</strong> fullmaktshierarki (vedtatt av styret i sak213/10). Videre innehold systemet blant annetstillingsinstrukser for alle medarbeiderne iselskapet, 19 ulike prosedyrebeskrivelser,12 rutinebeskrivelser <strong>og</strong> 9 ulike maler.Herunder var det utarbeidet prosedyre- <strong>og</strong>rutinebeskrivelser for endringsbehandling,innkjøp <strong>og</strong> anskaffelser, oppfølging <strong>og</strong>rapportering av vedlikehold, budsjettering,økonomirapportering, kontraktsoppfølging<strong>og</strong> behandling av inngående bilag. Flereav prosedyre- <strong>og</strong> rutinebeskrivelsene i detelektroniske systemet var ikke godkjent avdaglig leder på undersøkelsestidspunktet. Ifølgedaglig leder kunne det forklares med at detelektroniske systemet ikke var ferdig oppdatertpå dette tidspunktet.Ifølge en av prosedyrene skulle ledelsengjennomgå styringssystemet årlig,normalt i forbindelse med utarbeidelse avvirksomhetsplanen. Ifølge v<strong>og</strong>nselskapetble denne planen utarbeidet om høsten.Prosedyren var gjeldende fra 16.01.<strong>2012</strong><strong>og</strong> var på undersøkelsestidspunktet ikkegjennomført. Ledelsens gjennomgangskulle ifølge prosedyren bli gjennomført <strong>og</strong>dokumentert i henhold til krav i ISP 14001:2004, Miljøstyringssystemer <strong>og</strong> ISO 9001. 2008,Systemer for kvalitetsstyring – krav.Vi er gjort kjent med at det per august <strong>2012</strong>er gjort noen endringer i enkelte rutiner<strong>og</strong> prosedyrer som forelå i systemet, blantannet generelle rutiner for innkjøp (blantannet bruk av innkjøpsanmodninger) <strong>og</strong>kontraktoppfølging. Vi har ikke gått nærmereinn på disse endringene. Vi fikk i august<strong>2012</strong> ettersendt en oppdatert utgave av detelektroniske kontrollsystemet som viste atprosedyre- <strong>og</strong> rutinebeskrivelsene var godkjentav daglig leder.24Kommunerevisjonen
Change language