Rapport 23/2012 Anskaffelser og internkontroll i Oslo Vognselskap AS

Rapport 23/2012Selskapets kjernevirksomhet er i stor gradknyttet til anskaffelser og kontraktsoppfølging.Kommunerevisjonen har derfor ikke bare sett påselskapets utøvelse av opsjoner, mottakskontrollog kontraktsoppfølging i MX3000-prosjektet,og internkontrollen med dette, men også påselskapets helhetlige internkontrollsystem.Av samme grunn har Kommunerevisjonenvalgt å se på ivaretakelsen av styrets generelletilsynsansvar og ikke bare tilsynsansvaretrelatert til anskaffelser. Undersøkelsen omfatterikke selskapets etterlevelse av lov om offentligeanskaffelser med forskrifter.Revisjonskriteriene som er benytteti denne undersøkelsen, er utledet fraulike kilder, som aksjeloven, selskapetskontrakter med Siemens AG samt etablerteprinsipper for selskapsledelse. I tillegg harKommunerevisjonen lagt anerkjent rammeverkfor internkontroll til grunn for utledning avrevisjonskriterier.Undersøkelsen er basert på gjennomgang oganalyse av relevante dokumenter som angårOslo Vognselskap AS’ utøvelse av opsjoner iMX3000 T-baneprosjektet. I tillegg er skriftligmateriale som vedrører selskapets internkontrollog styrets tilsynsansvar gjennomgått oganalysert. Informasjon er også innhentetgjennom intervju med sentrale aktører iOslo Vognselskap AS. Undersøkelsen blegjennomført i perioden mars–oktober 2012.I det følgende oppsummeresKommunerevisjonens sentrale vurderinger.Utøvelse av opsjon, mottakskontroll ogkontraktsoppfølgingDet forelå rutiner og prosedyrer forvognselskapets mottak av T-banevognerog kontraktsoppfølging av leveransenefra Siemens AG. I tillegg lå det føringerfor dette i kontrakten med Simens AS og ikontrakten med KollektivtransportproduksjonAS ved verkstedet. Det forelå også rutinerog prosedyrer for selskapets behandling avendringer. Kommunerevisjonens stikkprøverviste at disse var fulgt i praksis, og at selskapetsfakturabehandling for mottak av leveranser vari tråd med fullmaktene. Selskapet hadde etablertarbeidsdeling i den sammenheng.Etter Kommunerevisjonens vurdering varenkelte ansvarsforhold i MX-prosjektetsansvars- og myndighetsmatrise ikke tilstrekkeligentydige og klare, noe Kommunerevisjonenmener er særlig viktig i et så stort og omfattendeprosjekt som MX-prosjektet.Kommunerevisjonens gjennomgang viste atopsjonskontraktene var inngått i tråd medbetingelsene i opprinnelig kontrakt på depunktene som er vurdert, og at de var godkjentav personer i vognselskapet med nødvendigfullmakt.Selskapets internkontrollsystemDaglig leder hadde underrettet styret omvirksomhetens stilling og resultatutvikling iundersøkelsesperioden innenfor det tidsrommetaksjeloven anfører.Vognselskapet hadde etablert et styringssystemmed blant annet prosedyrer, rutiner ogmaler. Selskapet hadde også etablert et etiskregelverk. Det kunne ikke dokumenterespå undersøkelsestidspunktet at det etiskeregelverket var kommunisert til de ansatte, ellerom det ble foretatt jevnlige gjennomgangerav dette. Det vurderes også som en svakhetat selskapet ikke hadde etablert et systemsom sikret at innleide medarbeidere blegjort kjent med selskapets etiske regelverk.Vognselskapets kjernevirksomhet er anskaffelse,kontraktsoppfølging og vedlikehold. Dette erområder med iboende risiko for at ansatte blirtilbudt gaver eller andre fordeler, eller at detoppstår problemstillinger knyttet til habilitet.Etter Kommunerevisjonens vurdering haddeselskapet et bevisst og gjennomtenkt forhold tilorganisasjonens størrelse og kompetanse.6Kommunerevisjonen