Rapport 23/2012 Anskaffelser og internkontroll i Oslo Vognselskap AS

Rapport 23/2012informasjon om regnskap og økonomi på fem avni møter i 2010, fire av fem møter i 2011 og toav tre møter per juni 2012.Styreleder mente at styret var godt informertom forutsetningene for selskapets økonomiskeutvikling, og at det evnet å reagere på avvik.Styreleder viste i den sammenheng til at styreti møtet i februar 2012 anså at administrasjonenhadde lagt gale forutsetninger til grunn forvognleien i økonomirapporteringen, og atstyret derfor ba administrasjonen utarbeide enny rapport. Dette er ikke protokollført, menselskapets økonomisjef bekreftet at styret haddekommentarer til vognleieberegningene.Vedrørende utøvelse av opsjoner i MXprosjektetog oppfølging av leveranser (garanti),hadde styret ifølge styreleder hatt fokus påtekniske problemer. Herunder fulgte styretopp hvordan disse ble løst, og om de ble løstinnenfor garantiregimet. Sakene ble fulgtinntil styret så en løsning og ble orientert avadministrasjonen om dette på styremøter. Vi serav styreprotokollene at styret ble orientert omutviklingen i disse sakene.5.2.5 Påse at det er betryggendeinternkontroll og hensiktsmessigesystemer for risikostyringNår det gjaldt styrets ansvar for å påseat selskapet hadde etablert betryggendeinternkontroll, visste styret ifølge styrelederhvilke styringssystemer som forelå. Styrelederpåpekte at styret hadde godkjent delerav dette systemet, blant annet selskapetsfullmaktshierarki og signaturbestemmelser,etiske retningslinjer og selskapets rentestrategi.Videre hadde styret vedtatt selskapetsforretnings- og virksomhetsplan.Styret var også kjent med at det som en delav styringssystemet var utarbeidet rutine- ogprosedyrebeskrivelser, maler m.m. Styrelederopplyste i den sammenheng at administrasjonennylig hadde lagt frem en orienteringssakom fremdriften i etableringen av det nyeelektroniske styringssystemet, noe som ogsåfremkom av styresak 288/12.Styreleder viste videre til at styret gjennombehandlingen av styringssystemet iforretningsplanen hadde satt krav til kvalitetenpå selskapets styringssystem, og haddeobservert at forretningsplanen de siste årenevar blitt bedre og bedre på området, blantannet når det gjaldt selskapets beskrivelse avmåloppnåelse.Når det gjaldt styrets ansvar for å påse atselskapet har hensiktsmessige systemerfor risikostyring, viste styreleder til atvognselskapet i 2008 engasjerte et eksterntselskap for å belyse selskapets risiko, herundertrusler og mulighet selskapet stod overfor, jf.kapittel 4.2.2. Rapporten etter analysen blepresentert for styret i sak 123/08.Selskapet gjorde årlig, i forbindelse medutarbeidelse av selskapets årsrapporter,vurderinger av selskapets risiko. Vurderingeneble utført basert på innspill fra administrasjonen.Resultatet av vurderingene fremkom avårsrapportene og av innspillene i sakspapirerfra styrets behandling av disse rapportene.Styret gjennomførte også andre konkretevurderinger av selskapets risiko, eksempelvisgjennom evaluering av selskapets strategifor rente- og valutarisiko. Andre forhold,som risiko knyttet til mangelfull tilgang tilvedlikeholdsinformasjon, ble også jevnligdiskutert i styremøter, og er i flere tilfellerkanalisert til eier.Styreleder påpekte videre at selskapetsrisikobilde ikke var særlig endret siden 2008.Hverken han eller daglig leder hadde av dengrunn sett behovet for ny risikovurdering vedbruk av ekstern kompetanse. Styreleder påpekteimidlertid at det ville gjennomføres en eksternrisikoanalyse i forbindelse med selskapetsstrategiprosess høsten 2012.32Kommunerevisjonen