MR 2011-03-22 ref - Den norske kirke i Drammen

.DEN NORSKE KIRKEFjell menighetsrådDeres ref.: Vår ref.: Journalnr.:7 / 2011 Arkivsaksnr.: 11/1 Arkivkode.: 012.1.Drammen, 07. april 2011PROTOKOLL FRA MØTE I FJELL MENIGHETSRÅD 22. MARS 2011Til stede: Margrethe Renaa, Ivar Flaten, Bjørn Orhagen, Egil Svein Fladmark, Berit Bondø,Rosmary Fuglevik, Andrew Bozee og Hans-Arne JørgensenFra stab: Signe Myklebust (delvis)Forfall: Per Erik Marheim, Anne Sofie Jæger Jokumsen og Tom ReffhaugBevertning: Berit BondøI leders fravær ble møtet ledet av nestleder, Margrethe Renaa.Ivar Flaten innledet til samtale om kirkens tro og lære ved å stille spørsmålet: ”Hva lærer denkirke du leder?” Tema denne gangen var ”Nattverden”.Sak 26/11 Godkjenning av innkalling og sakspapirer.Forslag til vedtak: Innkalling og sakspapirer godkjennes.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent, men med merknad til at saknr. 29/11 var benyttet 2ganger, noe som rettes opp i protokollen.Sak 27/11 Godkjenning av protokoll fra MR-møte 08. mars. 2011Forslag til vedtak: Protokollen godkjennes.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent, men med merknad til at det gjelder protokoll fra MRmøtetavholdt den 08. mars, ikke den 25. jan. (trykkfeil i innkallingen).Sak 28/11 Post.Lite innkommet post å gå gjennom pga leders fravær.• Biskopens hilsen (Hyrdebrev) mottatt og distribuert til alle.Forslag til vedtak: Gjennomgangen av posten tas til etterretning.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent.Sak 29/11 Økonomi (Utsatt sak 17/11 fra forrige møte)A. Årsregnskap 2010.Gjennomgang av årsregnskapet v/ økonomikontakten og menighetskonsulenten.Menighetskonsulenten var ikke tilstede, men årsregnskapet ble godkjent.Forslag til vedtak: Årsregnskapet for 2010 godkjennes.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent.Fjell menighetsrådPostadresse: Bragernes Torg 6, 3017 DRAMMEN Besøksadresse: Solsvingen 90Tlf.: 32 98 91 00 Telefax: 32 98 91 01Org.nr. 976989686

B. Forslag til årsbudsjett for 2011.Økonomikontakten har hatt møte med kirkekontoret for å få avklart regneark-oppsettet.Foreliggende forslag til budsjett oppfattes fortsatt som vanskelig tilgjengelig.Oversiktsarkene ble gått igjennom, post for post, og ser ok ut. Det finnes imidlertid enmengde skjulte rader og kolonner, inkludert formler hvor det er usikkerhet om hvordantallene i regnearkene fremkommer. Det må være kirkekontorets oppgave å presentere etbudsjett for oss som vi forstår og som vi kan slutte oss til.Forslag til vedtak: Forslag til årsbudsjettet for 2011 vedtas.Vedtak: Budsjettet kan fortsatt ikke godkjennes. AU tar kontakt med kirkekontoretsregnskapsansvarlige for å rydde opp i uklarhetene slik at MR finner å kunnegodkjenne budsjettet. AU gis fullmakt til å kunne godkjenne budsjettet innen fristen31.03.2011C. Forslag til ramme for drifts- og investeringsbudsjett for menighetssenteret.Forslag til budsjett for senteret ble lagt fram, men i mangel på tilgang til erfaringstall erikke strømkostnadene tallfestet. Det er tatt høyde for slike kostnader i budsjettet.Driftsstyret har beregnet en prisliste for utleie, som gir grunnlaget for de forventedeinntekter.Se også 1. kulepunkt, sak 36/11.Forslag til vedtak: Forslag til ramme for drifts- og investeringsbudsjett formenighetssenteret vedtas.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent.D. Forslag til budsjett for kulturkomiteen.Forslag til budsjett for Kulturkomiteen lagt fram. Inntektene synes satt i overkantoptimistisk, og reduseres til at budsjettet balanserer i 0.Forslag til vedtak: Forslag til budsjett for kulturkomiteen vedtas.Vedtak: Budsjettet, korrigert til å gå i 0, godkjennes.Sak 30/11 Forslag til årsrapport for 2010.Leder legger fram forslag til årsrapport for 2010. (Vedlegg)Forslag til vedtak: Årsrapport for 2010 godkjennes.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent, men med merknad til at saksnummeret rettes til 30/11(trykkfeil, 29/11, i innkallingen).Sak 31/11. Forslag fra kulturkomiteen om opprettelse av stipend på kr 20 000 til ungetalentfulle musikkutøvere som er knyttet til Fjell menighet.Forslag til vedtak: MR ser positivt på forslaget, men kulturkomiteen bes utarbeide en realistiskplan for finansieringen av stipendbeløpet, før saken kan tas opp til realitetsbehandling.Vedtak: MR ser positivt på forslaget, men kulturkomiteen bes utarbeide en plan forfinansiering av stipendbeløpet med forutsetning om at dette ikke vil belaste menighetensøvrige budsjett og aktiviteter. Stipendet kan ikke utbetales dersom menigheten ellers går medunderskudd. MR ønsker at statuttene formuleres slik at kandidater tydelig skal ha tilhørigheti menigheten (bo i sognet, medlem i menigheten etc).Sak 32/11 Søknad om permisjon fra MR og representasjon i FR.Tom Reffhaug søker om permisjon fra MR og sin funksjon som representant i FR for resten avsin valgperiode. Søknaden begrunnes med økt arbeidspress og familiære årsaker. TomReffhaugs valgperiode i MR og FR utgår 31. oktober 2011.Fjell menighetsrådPostadresse: Bragernes Torg 6, 3017 DRAMMEN Besøksadresse: Solsvingen 90Tlf.: 32 98 91 00 Telefax: 32 98 91 01Org.nr. 976989686

Forslag til vedtak: Tom Reffhaug innvilges permisjon fra MR og sin funksjon som representant iFR for resten av sin valgperiode.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent. MR takker Tom for sin innsats. Vara, Bjørn Orhagen,overtar som representant i FR, og Berit Bondø går inn som ny vararepresentant i FR.Menighetskonsulenten bes melde fra om endringen til Fellesrådet.Sak 33/11 Nye regler for utleie av kirkene.Fellesrådet har fattet vedtak om utleie av kirkene. De nye reglene trer i kraft nå og gjelderavtaler som inngås fra 01.03.11. De nye reglene skal gjelde all utleie fra 01.08.11 uavhengig avnår avtalen er inngått. Utleie krever ett tett samarbeid mellom menighetsråd og ansatte.Personallederen henstiller til menighetsrådet og de ansatte (teamkoordinator) om å ta initiativ tilen gjennomgang av de lokale rutiner ut fra skisse til lokale rutine og mal for søknad/kontrakt.Fellesrådet har vedtatt følgende regler for utleie:1. Menighetsrådene benytter kirkene kostnadsfritt til egne arrangementer.2. Ved utleie skal det betales til fellesrådet.3. Bemanning til utleie må fortsatt tas innenfor de faste stillingsressurser fellesrådetstiller til rådighet for menighetene (kirketjener, renholder, etc). Alternativt kan lokaltansatte eller menighetsråd engasjere en frivillige som blir gitt opplæring.4. Det skal betales kr 5000 til fellesrådet for utleie av Bragernes kirke og kr 2000 forekstra øvedag. For øvrige kirker betales kr. 3000 og kr. 1000 for ekstra øvedag.Menighetsrådene fastsetter egen leie i tillegg.Forslag til vedtak: Fjell MR vil sammen med staben gjennomgå lokale rutiner for utleie ogtilpasse dem til de nye reglene.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent. MR v/nestleder tar initiativ overformenighetskonsulenten, leder for driftsstyret og staben for å harmonisere lokale og sentralekontraktmaler for utleie.Sak 34/11 Kirkevalg 11. og 12. september 2011.Til det nye menighetsrådet skal det velges 3 faste medlemmer og 5 varamedlemmer. Følgendenåværende faste medlemmer er på valg: Jorunn Lyng Haugseth, Tom Reffhaug og AndrewBozee. Alle varamedlemmer er på valg og bes gi beskjed om de ønsker å stå på valglista forneste periode. Vi har pr. i dag 6 navn på personer som vi tenker å forespørre. Vi trenger minst 8personer i alt som er villige til å stå på lista. Av hensyn til fremdriften med oppsetting avvalglister er det viktig at alle gjør en innsats for å skaffe valgkandidater. Fristen for innleveringav ferdige valglister er endret til 1.mai.Forslag til vedtak: Saken tas til etterretningVedtak: Forslag til vedtak godkjent.Sak 35/11 Orienteringer og tilbakemelding fra komiteer og arrangement.• Gudstjenester.• Redaksjonskomiteen.• Kulturkomiteens arrangementer.• DOTL• Fellesrådet.• DriftsstyretForslag til vedtak: Orienteringer og tilbakemeldinger tas til etterretning.Vedtak: Forslag til vedtak godkjent.Fjell menighetsrådPostadresse: Bragernes Torg 6, 3017 DRAMMEN Besøksadresse: Solsvingen 90Tlf.: 32 98 91 00 Telefax: 32 98 91 01Org.nr. 976989686

Sak 36/11. Eventuelt.• Forespørsel om leie av lokale:Kirken v/diakonen har mottatt forespørsel om leie av møtelokale til sterkt redusert pris,fra Buskerud Pakistanske kvinneforening som også er interessent/samarbeidspartner ikvinnetrimmen.Driftsstyret har kalkulert med at det ved langsiktig avtale gis 25% rabatt. Om MRinnvilger rabatt utover det må MR bidra for at budsjettmålene skal kunne nås.Vedtak: MR er skeptisk til å binde opp midler for å dekke et eventuelt underskudd,men ser at det i lys av samarbeidet med kvinnetrimmen, kan være aktuelt å innvilgesærrabatt i tilegg til 25 % rabatt for langsiktige avtaler.Diakonen tar dialogen med foreningen og det anmodes om skriftlig leieforespørsel.• Trosopplærere:Drammen får to stillinger ved innføring av den nye opplæringsreformen.Strømsgodset, Strømsø og Fjell menighet er tiltenkt å dele en av disse, og dennearbeides det for skal få kontorplass og arbeidssted i Fjell kirke. En del av stillingen vilogså bli tillagt koordineringsansvaret for den nye trosopplæringen i Drammensregionen.• Program for bispevisitas:Forslag til program ble presentert.NB: Det blir møte med MR torsdag 12. mai, kl 20:00 – 22:00 med innlagt kveldsmåltid.Søndag 15. mai blir det fellesgudstjeneste i Strømsø kirke.Bevertning neste møte:Neste MR-møte:Anne Sofie Jæger Jokumsen Tirsdag 26. april kl 18:30 – 21:30Margrethe RenaaNestlederHans-Arne JørgensenReferentFjell menighetsrådPostadresse: Bragernes Torg 6, 3017 DRAMMEN Besøksadresse: Solsvingen 90Tlf.: 32 98 91 00 Telefax: 32 98 91 01Org.nr. 976989686