Manual de Gestão e Prestação de Contas CONVÊNIOS

Manual de Gestão e
Prestação de Contas
CONVÊNIOS UAM e AEM
SECRETARIA DE PLANEJAMENTO
E DESENVOLVIMENTO REGIONAL

Governo do Estado de São Paulo
Geraldo Alckmin
Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional
Emanuel Fernandes
Fundação Prefeito Faria Lima – Cepam
Lobbe Neto
Fundação Prefeito Faria Lima – Cepam
Equipe Técnica
Gestão de Políticas Públicas: Fernando Montoro (coordenador)
Assistência Jurídica: José Carlos Macruz (coordenador)
Técnicos: Luiz Antônio da Silva, Manoel Jardim, Marcos José de Castro,
Maria Niedja Leite de Oliveira e Vera Lucia Martins Sette
Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional (SPDR)
Equipe Técnica
Desenvolvimento Regional: Marcelo Sacenco Asquino (coordenador)
Unidade de Articulação com Municípios (UAM): Ivani Vicentini (dirigente)
Técnicos: Elisabete Neves dos Santos, Karla Alessandra Lobo Dutra, Lenir
José da Cunha e Castro, Liliane Suda Torres, Maria Sideni Guedes das Neves
e Simone Jurgenfeldt
Escritórios Regionais de Planejamento: Araçatuba, Baixada Santista,
Barretos, Bauru, Campinas, Central, Franca, Marília, Presidente Prudente,
Ribeirão Preto, São José do Rio Preto, São José dos Campos, Sorocaba e
Vale do Ribeira

Manual de Gestão e
Prestação de Contas
CONVÊNIOS UAM e AEM
São Paulo, 2011
2a edição
Revista e Atualizada

1 a edição – 2009 – 900 exemplares

Convênios
SPDR
UAM e AEM
SUMÁRIO
Introdução ............................................................................................. 6
As Transferências de Recursos do
Estado de São Paulo aos Municípios .................................................. 8
Instrumentos Utilizados nas Transferências de
Recursos do Estado de São Paulo aos Municípios ............................ 9
Características dos Convênios ........................................................... 10
Os Principais Programas de
Desenvolvimento Regional da SPDR ............................................... 12
Prestação de Contas e Tomada de Contas ........................................ 13
A Importância da Prestação de Contas ............................................ 17
Documentos Comprobatórios para
Formalizar a Prestação de Contas ..................................................... 18
Recomendações Gerais ...................................................................... 27
REFERÊNCIAS

Convênios
SPDR
UAM e AEM
Manual de Gestão e
Prestação de Contas
iNtrodução
As prefeituras contam com importante parcela de seus recursos fi nanceiros disponíveis
advindos de transferências voluntárias dos Estados e da união. dada
a enorme quantidade das atribuições, muitos municípios necessitam desses
recursos, uma vez que a arrecadação de tributos próprios e as transferências
constitucionais e legais não são sufi cientes.
Para reforçar o caixa, as Administrações municipais precisam das transferências
voluntárias da união e dos Estados: são recursos fi nanceiros repassados em decorrência
da celebração de convênios, acordos, ajustes ou outros instrumentos
similares, cuja fi nalidade é a realização de obras ou dos serviços de interesse
comum e coincidentes entre as três esferas do governo.
Essas transferências são destinadas a políticas de caráter federativo em diversas
áreas governamentais. incluem, além da saúde, educação e assistência
social, ações em áreas como turismo, acessibilidade, cultura, defesa do meio
ambiente, habitação, saneamento, infraestrutura, segurança e esportes.
6 Manual de Gestão e Prestação de Contas

As transferências voluntárias não podem ser vistas como doação de recursos
e diferenciam-se das demais transferências, uma vez que sua distribuição só é
efetivada se houver vontade das partes na consecução das políticas comuns.
Para isso, devem celebrar um convênio, no qual os signatários assumem deveres
e obrigações para implementar o objeto de interesse público, seja a
construção de uma obra ou a prestação de um serviço. Como consequência,
o município deve prestar contas dos gastos efetuados, para provar sua conformidade
com o acordado no convênio.
É preciso lembrar a importância desses recursos para os municípios paulistas.
o total das transferências voluntárias de todas as secretarias do governo do
Estado de São Paulo para as municipalidades superaram a cifra de r$ 2 bilhões,
no biênio 2007/2008, valor que corresponde a cerca de 2,5% da receita
orçamentária (ro), conforme dados municipais consolidados pela Secretaria
do tesouro Nacional/ Finanças do Brasil (StN/Finbra)1. Esses recursos são utilizados
na compra de bens, em obras ou na prestação de serviços que colaboram
com políticas públicas setoriais de competência comum.
A SPdr realiza dois tipos de transferências voluntárias, conforme o programa
de repasse:
• Programa de Articulação Municipal, da unidade de Articulação com Municípios
(uAM);
• Programa Atuação Especial em Municípios (AEM).
Para auxiliar a SPdr a cumprir seu papel de orientar na elaboração de convênios
e na prestação de contas das transferências voluntárias, o Cepam elaborou
este manual, depois de ouvir os representantes dos Escritórios regionais (Er)
e da própria secretaria na capital. o manual apresenta as principais características
desse tipo de repasse fi nanceiro e orienta os municípios que celebraram
convênios com a uAM e o AEM para a correta prestação de contas.
outros avanços e simplifi cações são necessários para agilizar a obtenção de transferências
voluntárias. Novas propostas, que envolvem alterações legais e institucionais,
devem ser estudadas. Por hora, este é um passo importante na desburocratização
dos procedimentos necessários à execução e prestação de contas dos convênios.
1 Considerando 637 municípios, em 2008, e 625, em 2007, do total dos 645 municípios do Estado.
Convênios
SPDR
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Esperamos que as orientações apresentadas a seguir facilitem, de fato, a prestação
de contas pelos municípios contemplados com os recursos de transferências
voluntárias estaduais e sejam um passo importante no processo de simplificação
dos convênios entre os municípios paulistas e o Estado de São Paulo.
AS trANSFErêNCiAS dE rECurSoS
do EStAdo dE São PAuLo AoS MuNiCíPioS
A Constituição Federal entregou a todos os entes da Federação – união, Estados,
distrito Federal e municípios –, a competência para instituir e arrecadar determinados
tributos. ocorre que os tributos que geram maior volume de recursos
são recolhidos pelas esferas estadual, distrital e federal, como é o caso do
imposto sobre a renda (ir), que pertence à união, e o imposto sobre Circulação
de Mercadorias e Serviços (iCMS), que pertence aos Estados.
Por essa razão, a existência de um sistema de transferências fiscais intergovernamentais,
que reduza as disparidades regionais de renda e riqueza, é fundamental
em nosso País.
As transferências podem decorrer de imposição constitucional ou legal, a exemplo
do Fundo de Participação dos Municípios (FPM), da Quota-Parte do iCMS
(QPM-iCMS), da repartição do imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores
(iPVA), do Fundo de Manutenção e desenvolvimento da Educação Básica
e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb), do Sistema Único de
Saúde (SuS), do Fundo Especial do Petróleo (FEP).
Nesses casos, o que se busca é garantir aos governos locais maior previsibilidade
das suas receitas e, principalmente, autonomia fiscal, pois, salvo as exceções,
quem repassa o recurso não pode impor condições para sua utilização.
São as chamadas transferências obrigatórias.
Mas, o que nos interessa em especial neste momento, para tratar dos convênios
entre Estados e municípios, são as transferências voluntárias, pelas quais
a união e os Estados direcionam, por intermédio da cooperação intergovernamental,
recursos para certas funções ou setores considerados prioritários.
8 Manual de Gestão e Prestação de Contas

Ao contrário das transferências constitucionais e legais, nas voluntárias, existe
clara interferência do ente repassador, que defi ne, via de regra, o objetivo da
transferência (programa, projeto ou ação) e em que tipo de despesa os recursos
podem ser usados (custeio ou investimento).
o governo do Estado de São Paulo, por meio de suas secretarias, vem intensifi -
cando a cooperação com as administrações locais, por meio das transferências
intergovernamentais voluntárias, um instrumento que fortalece as municipalidades
e, principalmente, reduz as disparidades de renda e desenvolvimento social
entre as diversas regiões do Estado.
iNStruMENtoS utiLizAdoS NAS trANSFErêNCiAS dE
rECurSoS do EStAdo dE São PAuLo AoS MuNiCíPioS
As transferências constitucionais e as legais são regulamentadas por leis específi
cas e têm tanto os critérios que defi nem a origem dos recursos como
os montantes a serem distribuídos a cada município legalmente especifi cados.
Podem ser classifi cadas em duas espécies: automáticas e fundo a fundo.
As transferências automáticas constituem-se no repasse de recursos fi nanceiros
sem convênio ou outro tipo de ajuste. São concretizadas mediante depósito
automático em conta corrente específi ca do município.
As transferências fundo a fundo consistem no repasse de recursos diretamente
de um fundo estadual (ou federal) para fundos da esfera municipal, especialmente
nas áreas da saúde e da assistência social. também nessas situações
não há que se falar na celebração de convênios ou ajustes similares.
Entretanto, as transferências voluntárias, que a Lei de responsabilidade Fiscal
(LrF) classifi ca como cooperação, auxílio ou assistência fi nanceira, estão vinculadas
a uma utilização específi ca (programa de governo ou eventualmente
a projetos e ações pontuais) disciplinada por convênio de colaboração, termo
de cooperação ou, em situações especiais, por contrato de repasse. Em nosso
caso, o instrumento jurídico normalmente adotado para disciplinar a utilização
das transferências voluntárias é o convênio de colaboração, tratado a seguir.
Convênios
SPDR
UAM e AEM
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CArACtEríStiCAS doS CoNVêNioS
o convênio de colaboração é instrumento utilizado pela Administração Pública
para formalizar parcerias com entes públicos ou com pessoas jurídicas de direito
privado. o convênio sempre pode ser celebrado para efetivar objetivos de
interesse comum dos participantes. Está previsto no artigo 241 da Constituição
Federal com a seguinte redação:
10 Manual de Gestão e Prestação de Contas
A união, os Estados, o distrito Federal e os municípios disciplinarão por meio
de lei os consórcios públicos e os convênios de cooperação entre os entes
federados, autorizando a gestão associada de serviços públicos, bem como a
transferência total ou parcial de encargos, serviços, pessoal e bens essenciais à
continuidade dos serviços transferidos.
Na Administração Pública, o convênio vem sendo sistematicamente utilizado
sempre que há o efetivo repasse de recursos públicos a outras entidades públicas
ou associações privadas destinados a determinadas ações de interesse público.
Embora o convênio não se confunda com contrato administrativo, o instrumento
formaliza um acordo de vontades e, nesse sentido, impõe obrigações e responsabilidades
aos signatários. A Lei 8.666/93, que trata dos Contratos e Licitações,
em seu artigo 116, regulamenta os convênios.
Estabelece que a celebração depende da aprovação de um plano de trabalho,
a ser apresentado pela parte interessada. o plano deve conter as seguintes
informações (§ 1º):
i. identificação do objeto a ser executado;
ii. metas a serem atingidas;
iii. etapas ou fases de execução;
iV. plano de aplicação dos recursos financeiros;
V. cronograma de desembolso;
Vi. previsão de início e fim da execução do objeto, bem assim da conclusão
das etapas ou fases programadas;
Vii. se o ajuste compreender obra ou serviço de engenharia, comprovação
de que os recursos próprios para complementar a execução do objeto

estão devidamente assegurados, salvo se o custo total do empreendimento
recair sobre a entidade ou órgão descentralizador.
A assinatura do convênio obriga o órgão repassador do recurso a comunicar o
fato à Assembleia Legislativa ou à Câmara Municipal respectiva.
A liberação dos recursos é parcelada e está vinculada ao plano de aplicação
aprovado. As parcelas fi cam retidas nos seguintes casos:
• Quando não houver comprovação da boa e regular aplicação da parcela anteriormente
recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive mediante
procedimentos de fi scalização local, realizados periodicamente pela entidade
ou órgão descentralizador dos recursos ou pelo órgão competente
do sistema de controle interno da Administração Pública;
• Quando for verifi cado desvio de fi nalidade na aplicação dos recursos, atrasos
não justifi cados no cumprimento das etapas ou fases programadas, práticas
atentatórias aos princípios fundamentais de administração pública nas contratações
e demais atos praticados na execução do convênio, ou o inadimplemento
do executor com relação a outras cláusulas conveniais básicas;
• Quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas
pelo partícipe repassador dos recursos ou por integrantes do respectivo
sistema de controle interno.
Caso o recurso recebido não seja imediatamente utilizado, deve ser aplicado:
• em caderneta de poupança de instituição fi nanceira ofi cial, se a previsão de seu
uso for igual ou superior a um mês, ou
• em fundo de aplicação fi nanceira de curto prazo ou em operação de mercado
aberto lastreada em títulos da dívida pública, quando seu emprego verifi car-se
em prazos menores que um mês.
As receitas fi nanceiras decorrentes dessas aplicações serão obrigatoriamente
computadas a crédito do convênio e aplicadas, exclusivamente, no objeto de
sua fi nalidade, devendo constar de demonstrativo específi co que integrará a
prestação de contas do ajuste.
Caso, ao fi nal do convênio, seja por conclusão, denúncia, rescisão ou extinção,
exista saldo remanescente,este deve ser devolvido à entidade ou ao órgão repassador
no prazo improrrogável de 30 dias, sob pena da imediata instauração
de tomada de contas especial do responsável, providenciada pela autoridade
competente do órgão ou entidade titular dos recursos.
Convênios
SPDR
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Assim, os repasses do Estado aos municípios, por meio de convênios, sempre
implicam a apresentação de um projeto ou de um plano de trabalho pelo beneficiado,
no caso, o município, e no acompanhamento sistemático do emprego
dos recursos pelo órgão concessor, no caso, a SPdr.
oS PriNCiPAiS ProGrAMAS dE
dESENVoLViMENto rEGioNAL dA SPdr
o governo do Estado de São Paulo disponibiliza, por intermédio da SPdr, programas
de apoio ao desenvolvimento regional, com o uso de convênio, instrumento
jurídico pelo qual pode atuar em conjunto com os municípios.
Essas ações, em consonância com as diretrizes governamentais, atendem às
demandas das prefeituras por investimentos em diversos setores urbanos e regionais,
de maneira a fortalecer os municípios e os consórcios intermunicipais.
os Programas de Articulação Municipal e Atuação Especial em Municípios
têm por objetivo incentivar o desenvolvimento municipal e regional do Estado,
com projetos de melhoria da infraestrutura urbana, de construção civil, e para a
aquisição de equipamentos, bem como programas emergenciais que atendam
às necessidades imediatas da população de baixa renda.
os convênios firmados com os municípios ou consórcios intermunicipais objetivam
proporcionar a pavimentação/recapeamento de vias públicas; a construção de galerias
de águas pluviais; de guias e sarjetas; a iluminação pública; a construção/reforma
de edificações públicas; a aquisição de máquinas e equipamentos; entre outros.
12 Manual de Gestão e Prestação de Contas

PrEStAção dE CoNtAS E toMAdA dE CoNtAS
Conceitos e características
Segundo defi nem em documento a Fundação João Pinheiro e o Fundo das Nações
unidas para a infância (unicef) (2000:83), prestação de contas corresponde
ao “ato administrativo através do qual o ordenador de despesas justifi ca
formalmente, seja anualmente, no fi m de gestão ou em outras épocas, o bom
e regular emprego dos recursos públicos em conformidade das leis, regulamentos
e demais normas administrativas, orçamentárias e fi nanceiras”.
Para heraldo da Costa reis (1979:154) a “prestação de contas é a satisfação,
dada pelo agente da administração, da gestão de recursos que lhe foram confi ados
para consecução dos objetivos da entidade”
Maria helena diniz (1998:706) conceitua, sob a ótica do direito Administrativo,
como: “ato pelo qual os responsáveis por uma gestão (governadores, prefeitos,
diretores, secretários, tesoureiros, etc.) demonstram as despesas feitas para
atender a uma fi nalidade pública. trata-se da apresentação documental feita pelos
administradores públicos sobre o emprego de verbas de interesse público”.
Por último, Lino Martins da Silva (1998:294) ensina que “prestação de contas é
o procedimento pelo qual, dentro dos prazos fi xados, o responsável está obrigado,
por iniciativa pessoal, a comprovar ante o órgão competente o uso, o
emprego ou a movimentação dos bens numerários e valores que lhe foram
entregues ou confi ados”.
Assim, todos aqueles que utilizam dinheiro público, têm o dever de justifi car
seu bom e regular emprego, na conformidade das leis, regulamentos e normas
emanadas das autoridades administrativas competentes e isso se dá, no caso
específi co dos convênios, por meio da prestação de contas, que também busca
evidenciar se houve efi cácia e efetividade em relação ao objeto conveniado.
É sempre bom lembrar e fundamentar que as Administrações Públicas direta e
indireta de qualquer dos Poderes da união, dos Estados, do distrito Federal e dos
municípios, de acordo com o artigo 37 da Constituição Federal, obedecerão aos
princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e efi ciência.
Por isso que é exigida uma série de documentos na prestação de contas, que
está prevista no próprio termo de convênio.
Convênios
SPDR
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essalte-se que, independentemente dos aspectos legais, é absolutamente
natural e imprescindível que o gestor público preste contas à sociedade sobre
o destino que está sendo dado aos recursos públicos que lhe são confiados.
Embora seja encarada como uma tarefa burocrática, desagradável e até desgastante,
a prestação de contas deve ser tratada como uma obrigação natural,
inerente à administração da coisa pública, pois é por meio dela que os órgãos
repassadores podem certificar-se se o convênio está ou não regular.
Porém, é certo que os órgãos repassadores de recursos não devem exigir documentos
sem utilidade para o controle e que só aumentam as dificuldades na
prestação de contas.
Para assegurar boa e regular prestação de contas, é fundamental que a administração
se organize, valorizando, investindo e capacitando os seus servidores
e mantendo boa estrutura para adequar os procedimentos de planejamento,
direção e controle dos convênios.
Na etapa de planejamento, são definidos os meios para formular os objetivos e
o alcance de cada um. É fundamental que as ações estejam em conformidade
com as regras firmadas para a utilização dos recursos. Certamente, se essa etapa
não for cumprida corretamente, a gestão do convênio será prejudicada, afetando
as funções de direção e controle. A direção, por envolver as decisões na
designação de pessoas e o alvo dos seus esforços, na motivação, na liderança e
na comunicação, as quais devem estar integradas com o planejado. E o controle
para o atendimento dos prazos e das demais regras de prestação de contas.
A prestação de contas, portanto, integra o controle, o qual representa a função
administrativa de monitoramento do convênio e possibilita ajustes e correção
de eventuais desvios, principalmente quando são adotados controles prévios e
concomitantes. o controle subsequente (posterior) caracteriza-se pela avaliação
de fatos já consumados e, dependendo do caso, impossibilita o ajuste, salvo no
caso de ressarcimento de valores.
Entende-se por controle, na definição de Megginson et al. (1986:401), “o processo de
garantir que os objetivos organizacionais e gerenciais estejam sendo cumpridos. diz
respeito às maneiras de fazer com que as coisas aconteçam do modo planejado”.
Na mesma direção, o professor Antonio Lopes de Sá (1994:69) define controle
como “função administrativa que se constitui na verificação de eventos, de modo
14 Manual de Gestão e Prestação de Contas

a fi scalizar os mesmos para que possa concluir se foram realizados de acordo com
as fi nalidades propostas” e complementa afi rmando que se trata de “fi scalização
para que os fatos administrativos não se desviem dos objetivos propostos”.
resumidamente, o controle e, consequentemente, a prestação de contas, podem
ser prévios, concomitantes ou subsequentes (posteriores).
A verifi cação prévia se dá, por exemplo, quando o Estado, órgão repassador,
analisa se o município atende às condições impostas pela LrF para receber
transferências voluntárias.
A verifi cação concomitante é o acompanhamento, por meio de relatórios ou in
loco, da aplicação dos recursos ao longo do cronograma defi nido.
A verifi cação subsequente acontece depois de concluído o projeto objeto do
convênio, ou ao término do exercício fi nanceiro.
Em qualquer uma das fases, a prestação de contas deve atender a, no mínimo,
três objetivos, quais sejam:
• demonstrar a legalidade dos atos que resultaram na realização das despesas;
• demonstrar a correção funcional dos agentes públicos; e
• demonstrar que estão sendo atendidas as metas prescritas no programa de trabalho,
expressas na realização de obras e na prestação de serviços públicos.
Assim, a prestação de contas é, antes de tudo, um instrumento de controle que
ajuda a garantir a transparência na administração dos recursos públicos.
de outro lado, cabe destacar que a prestação de contas é uma obrigação constitucional.
No âmbito estadual, tal obrigação está assim expressa:
Artigo 32 - A fi scalização contábil, fi nanceira, orçamentária, operacional e patrimonial
do Estado, das entidades da administração direta e indireta e das
fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público, quanto à legalidade, legitimidade,
economicidade, aplicação de subvenções e renúncia de receitas,
será exercida pela Assembleia Legislativa, mediante controle externo, e pelo
sistema de controle interno de cada Poder.
Parágrafo único - Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, de direito
público ou de direito privado, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre
dinheiro, bens e valores públicos ou pelos quais o Estado responda, ou que,
em nome deste, assuma obrigações de natureza pecuniária.
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o artigo 33 da Constituição Estadual ainda determina que o controle externo, a
cargo da Assembleia Legislativa, será exercido com o auxílio do tribunal de Contas
do Estado, ao qual compete, entre outras atribuições, avaliar a execução das
metas previstas no Plano Plurianual (PPA), na Lei de diretrizes orçamentárias
(Ldo) e na Lei do orçamento Anual (LoA) e fiscalizar a aplicação de quaisquer
recursos repassados ao Estado e pelo Estado, mediante convênio,
acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres.
ressalta-se, assim, que, na Administração Pública, no âmbito organizacional, há
dois tipos de controles independentes: o controle interno e o controle externo.
Por isso é que alguns gestores municipais acreditam que prestam contas duas
vezes, no caso dos convênios: uma para a secretaria estadual responsável pelo
convênio e outra para o tribunal de Contas. Porém, observa-se que o controle
predominante realizado pela secretaria estadual é o concomitante, e o realizado
pelo tribunal de Contas é o subsequente ou posterior.
O controle interno da administração pública
o controle interno é conhecido como primário ou administrativo e realizado por
órgão da própria administração. tem a função de avaliar a ação governamental e a
gestão dos agentes públicos, por intermédio da fiscalização orçamentária, financeira,
operacional e patrimonial. Além disso, contribui com o apoio ao controle externo,
apontando, inclusive, eventuais irregularidades nos atos dos agentes públicos.
O controle externo da administração pública
o controle externo é realizado por órgão que se situa fora da esfera da administração
fiscalizada, ou seja, é exercido por órgão autônomo e totalmente independente.
o controle, de acordo com o artigo 71 da Constituição Federal, é exercido pelo
Poder Legislativo com o auxílio do tribunal de Contas, o qual tem extensa lista
de atribuições voltadas ao controle.
No Estado de São Paulo, o controle externo do Estado e dos municípios, com
exceção da Capital, é exercido pelo tribunal de Contas estadual.
A falta da prestação de contas, ou a prestação de contas defeituosa, no caso
dos convênios, ocasiona a não liberação de novos recursos decorrentes do ajuste,
bem como a proibição de novos ajustes a serem celebrados com o ente público
responsável pelo repasse, provocando a abertura de processo denominado
16 Manual de Gestão e Prestação de Contas

tomada de Contas Especial que é defi nido como “um processo devidamente
formalizado, dotado de rito próprio, que objetiva apurar os fatos, identifi car os
responsáveis e quantifi car o dano causado ao Erário, visando ao seu imediato
ressarcimento” (Portaria interministerial MPoG/MF/CGu 127/2008, art. 63).
Geralmente, a tomada de Contas Especial é feita pelos tribunais de contas ou
controladorias-gerais ou, ainda, pelo órgão concessor dos recursos, após esgotadas
todas as medidas administrativas internas que objetivam o atendimento
das regras conveniadas.
os detalhes específi cos para a prestação de contas dos convênios fi rmados
entre a SPdr e os municípios são apresentados a seguir.
A iMPortÂNCiA dA PrEStAção dE CoNtAS
A SPdr, no exercício de suas atividades, no que tange aos documentos que
comprovam a execução dos objetos conveniados com os municípios, com o
compromisso de dar maior transparência aos fatos, solicita uma série de documentos
no processo de prestação de contas.
os gestores dos convênios para transferência de recursos aos municípios devem,
ao fi nal da vigência, prestar contas ao órgão repassador, inclusive com as
peças, os documentos e as informações exigidas nas normas que norteiam tais
transferências voluntárias. A não apresentação da prestação de contas no prazo
regulamentar pode causar sérios transtornos à Administração Pública local e
resultar na instauração da tomada de Contas Especial, como já mencionado.
o procedimento é custoso e pode trazer consequências negativas para o convenente.
As contas irregulares de uma prefeitura, por exemplo, são enviadas
para apreciação do tribunal de Contas do Estado e o município fi ca impedido de
realizar convênios com o governo estadual.
desta forma, sugere-se atenção especial para evitar as falhas mais comuns
numa prestação de contas, como as que se seguem:
• não apresentação da prestação de contas no prazo regular;
• não recolhimento, em caso de obras, do Fundo de Garantia do Tempo de
Serviço (FGtS), e a matrícula no Cadastro Específi co do iNSS (CEi)/ instituto
Nacional de Seguro Social;
Convênios
SPDR
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• alteração do plano de trabalho sem consulta prévia;
• falta de aplicação dos recursos financeiros;
• descumprimento de cláusulas do convênio;
• não recolhimento dos saldos na conta do órgão ou das entidades repassadoras,
quando do encerramento do convênio;
• preenchimento incorreto de formulários.
Por isso, sugere-se aos técnicos responsáveis pela prestação de contas que,
antes de tudo, tenham às mãos o Manual de Orientação da Prestação de Contas,
bem como fiquem atentos às cláusulas do convênio, para, somente assim,
apresentá-la de forma correta e no prazo regular.
doCuMENtoS CoMProBAtórioS
PArA ForMALizAr A PrEStAção dE CoNtAS
o município, ao executar o objeto acordado entre as partes, por força da legislação
que rege os convênios, deve prestar contas ao órgão repassador dos recursos.
o processo constitui-se da apresentação, à concedente, dos documentos
comprobatórios da despesa no final da vigência do instrumento.
desta forma, recomenda-se entregar ao Er a prestação de contas dos recursos repassados
pelo Estado, dentro das regras atuais, por programas da uAM.
As parcelas do convênio serão liberadas em conformidade com o parágrafo 3º,
incisos i, ii e iii, do artigo 116, da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993, com
as respectivas alterações, e cláusula 6ª do convênio.
18 Manual de Gestão e Prestação de Contas
§ 3º As parcelas do convênio serão liberadas em estrita conformidade com o
plano de aplicação aprovado, exceto nos casos a seguir, em que as mesmas
ficarão retidas até o saneamento das impropriedades ocorrentes.
i. quando não tiver havido comprovação da boa e regular aplicação da parcela
anteriormente recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive
mediante procedimento de fiscalização local, realizados periodicamente
pela entidade ou sistema de controle interno da Administração Pública;

ii. quando verifi cado desvio de fi nalidade na aplicação dos recursos, atrasos
não justifi cados no cumprimento das etapas ou fases programadas, práticas
atentatórias aos princípios fundamentais da Administração Pública nas contratações
e demais atos praticados na execução do convênio, ou inadimplemento
do executor com relação a outras cláusulas conveniais básicas;
iii. quando o executor deixar de adotar as medidas saneadoras apontadas pelo
partícipe repassador dos recursos ou por integrante do respectivo sistema de
controle interno. (LEi 8.666/93, art. 116, § 3º, incisos i, ii e iii)
A prefeitura deve prestar contas das parcelas repassadas pelo Estado no
prazo de 30 dias após os gastos, para fi ns de liberação de nova parcela e/ou
término do convênio.
A prestação de contas conterá os seguintes documentos comprobatórios:
1. Ofício
deve mencionar os documentos da prestação de contas enviados pelo prefeito
aos cuidados da dirigente da uAM.
Convênios
SPDR
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19

oFíCio Nº ...
Prezado(a) Senhor(a),
20 Manual de Gestão e Prestação de Contas
ModELo dE oFíCio
..., ... de ... de ...
Em obediência às instruções da Secretaria de Planejamento e desenvolvimento
regional/unidade de Articulação com Municípios, encaminhamos a Vossa Senhoria,
para apreciação, a Prestação de Contas da ...(número) parcela, proveniente
dos recursos repassados pelo Estado por meio do Convênio nº..., com-
posta dos seguintes documentos:
ofício
Planilha de acompanhamento contábil-financeiro
Nota de empenho global e os subempenhos e/ou notas de empenhos ordinários
Notas de liquidação e ordens de pagamentos
Notas fiscais
Guias de retenções (iNSS, imposto sobre Serviços -
iSS e imposto de renda retido na Fonte - irrF)
Extratos bancários da conta vinculada ao convênio
referente ao período de .../.../... a .../.../...
Extratos bancários das aplicações no mercado financeiro
referente ao período de .../.../... a .../.../...
Guia de Arrecadação Estadual (Gare)
Laudo técnico
Fotos da placa e do objeto do convênio
Cópia da licitação e da contratação
Caução
Aproveitamos a oportunidade para apresentar-lhe nossos protestos de estima
e consideração.
(assinatura)
Prefeito do Município de ...
À
uNidAdE dE ArtiCuLAção CoM MuNiCíPioS
CARIMBO DE
São PAuLo/SP
PROTOCOLO PELO ER
Obs.: Utilizar papel timbrado da prefeitura.

2. Extratos bancários da conta vinculada ao convênio
Apresentar os extratos bancários desde a data do crédito correspondente ao pagamento
feito pela Secretaria de Estado da Fazenda até a data da Prestação de Contas.
Obs. 1: Movimentar a conta bancária aberta para cada convênio.
Obs. 2: eventuais tarifas bancárias debitadas devem ser estornadas imediatamente.
3. Extratos das aplicações no mercado fi nanceiro
o extrato das aplicações feitas no decorrer do período contido na prestação de
contas será encaminhado conforme o tipo de aplicação.
4. Gare
§ 4º os saldos de convênio, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente
aplicados em caderneta de poupança de instituição fi nanceira ofi cial se a previsão
de seu uso for igual ou superior a um mês, ou em fundo de aplicação fi -
nanceira de curto prazo ou operação de mercado aberto lastreada em títulos da
dívida pública, quando a utilização dos mesmos verifi car-se em prazos menores
que um mês. (LEi 8.666/93, art. 116, § 4º)
Caso o convênio tenha saldo remanescente a ser devolvido, utilizar a Gare com
o código 890-4, fazendo constar da observação da guia de que se trata de devolução
de saldo remanescente do Convênio SPdr/uAM.
5. Planilha de acompanhamento contábil-fi nanceiro
A prefeitura deve seguir rigorosamente o modelo de planilha da SPdr, disponível
no site (www. planejamento.sp.gov.br), para inserir as informações contábeis
e fi nanceiras (arquivo em Excel ou Word), acompanhada de cópia da documentação
que a compõe.
Convênios
SPDR
UAM e AEM
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22 Manual de Gestão e Prestação de Contas
ModELo dE ACoMPANhAMENto CoNtáBiL -FiNANCEiro
órgão concessor:
data de recebimento da parcela:
órgão beneficiário:
Prestação de contas referente a:
Valor da parcela:
Endereço:
objeto:
Convênio nº:
o signatário, na qualidade de representante da Prefeitura do Município de ..., vem
indicar, na forma abaixo detalhada, a documentação da aplicação dos recursos
recebidos em .../.../... (dia, mês e ano), da SPdr/uAM, na importância de r$ ...
(por extenso), recursos estes recebidos para ... (objeto do convênio).
(continua)

(CoLoCAr BrASão E NoME dA PrEFEiturA)
ModELo dE ACoMPANhAMENto CoNtáBiL -FiNANCEiro
(continuação)
Convênios
SPDR
UAM e AEM
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declaro, na qualidade de responsável pela Prefeitura do Município de ..., sob
as penas da lei, que a documentação acima relacionada comprova a exata
aplicação dos recursos recebidos para os fins indicados.
data: .../... /...
24 Manual de Gestão e Prestação de Contas
ModELo dE ACoMPANhAMENto CoNtáBiL -FiNANCEiro (continuação)
(CoLoCAr BrASão E NoME dA PrEFEiturA)
(assinatura) (assinatura)
nome e registro do gestor no Conselho
regional de Contabilidade (CrC)
nome do prefeito
Obs.: Utilizar papel timbrado da prefeitura.
o gestor deve anexar à planilha cópia de toda a documentação utilizada no seu
preenchimento, conforme a seguir relacionada:
– Empenho global ou ordinário: Nota de empenho por meio da qual a prefeitura
faz a reserva do valor da despesa referente ao convênio.
Obs.: É vedada a realização de despesa sem prévio empenho (Lei 4.320/64, art. 60).
– Nota de liquidação e ordem de pagamento: Nota de liquidação é o documento
que permite verificar a realização da despesa. ordem de pagamento é o
documento pelo qual se autoriza a efetivação de seu pagamento.
Obs.: Base legal: Lei 4.320/64, artigos 63 e 64.
– Notas fiscais: devem conter a observação de que se referem ao Convênio SPdr/
uAM Nº..., indicando a origem dos recursos.
Obs.: Nas notas fiscais, devem ser discriminados os itens e os valores dos materiais
e da mão de obra, e preenchidos obrigatoriamente todos os campos com clareza e
sem rasuras.
– Guias de retenções do INSS, ISS e IRRF: As guias devem conter autenticação
bancária ou comprovante do pagamento efetuado on-line.
Obs.: Os valores retidos devem ser discriminados na nota fiscal.
– Caução: Modalidade de garantia exigida na contratação de obras, serviços e
compras, que poderá ser em dinheiro ou em títulos da dívida pública.

Quando forem retidos valores a título de caução no pagamento das parcelas, a
documentação que comprova essa garantia deve ser apresentada junto com a
prestação de contas.
6. Laudo técnico de obras e serviços de engenharia
Emitido pelo responsável técnico da prefeitura pelo acompanhamento físico do
objeto conveniado, indica o estágio e atesta que está em consonância com o
projeto executivo proposto, bem como inclui os memoriais e as especifi cações
técnicas afi ns e também o cronograma físico-fi nanceiro.
Prefeitura do Município de: ...
Convênio SPdr/uAM nº ...
Licitação: tipo: ... Número: ...
objeto (obra): ...
ModELo dE LAudo tÉCNiCo
Laudo técnico
Atesto que as obras em epígrafe foram por mim vistoriadas, in loco, e que foram
realizadas em consonância com o projeto executivo, memoriais, especifi cações
técnicas e cronograma do convênio supracitado. Atesto ainda que as obras encontram-se
... % concluídas.
data: .../.../...
(assinatura)
nome e registro do responsável técnico no
Conselho regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia (Crea)
Obs.1: Os convênios com objetos de aquisição não necessitam de laudo técnico.
Obs.2: Caso ocorra mudança do responsável técnico do convênio, enviar a nova portaria
que o designe.
Obs. 3: Os laudos de medição referentes ao pagamento de notas fi scais não substituem
o laudo técnico.
Obs.4: Apresentar em papel timbrado da prefeitura.
Convênios
SPDR
UAM e AEM
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7. Fotografias
– Fotos referentes à obra de engenharia:
• da placa que identifica a localização da obra;
• da evolução da obra em cada etapa, de acordo com o cronograma físico-financeiro.
Compete ao município colocar e conservar uma placa de identificação da obra
de acordo com modelo e especificação fornecidos pela SPdr, no site www.
planejamento.sp.gov.br.
– Fotos referentes à aquisição de veículos e equipamentos:
• Foto do objeto adquirido contendo o selo indicativo do convênio com a SPDR,
26 Manual de Gestão e Prestação de Contas
disponível no site www.planejamento.sp.gov.br.
Obs.1: Nos convênios de aquisição de veículo, além da foto, anexar cópia autenticada
da documentação do veículo.
Obs.2: Os modelos e especificações de placa da obra e selo indicativo do convênio
apresentados pela SPDR estão disponíveis no site www.planejamento.sp.gov.br.
8. Cópia da licitação e da contratação
Quando da prestação de contas da primeira parcela, ou se houver nova licitação
e contratação, anexar:
– No caso de licitação nas modalidades convite, tomada de preços e concorrência:
• Edital e todos os anexos nele mencionados;
• Publicação do edital;
• Ata de abertura e julgamento da habilitação das empresas;
• Propostas comerciais de todas as empresas participantes;
• Atas de abertura e julgamento das propostas;
• Adjudicação;
• Homologação;
• Contrato; e
• Ordem de início dos serviços.
Obs.1: Não é necessário enviar o envelope 1 (habilitação).
Obs.2: Caso haja dispensa ou inexigibilidade de licitação, enviar cópia do processo.

– No caso de licitação na modalidade pregão:
• Edital de todos os anexos nele mencionados;
• Publicação do edital;
• Propostas comerciais de todas as empresas participantes;
• Ata de sessão de julgamento do pregão;
• Adjudicação;
• Homologação;
• Contrato;
• Ordem de início dos serviços;
Obs.: Não há necessidade do envelope 2 (habilitação).
– No caso de dispensa ou inexigibilidade de licitação:
• Anexar à prestação de contas o respectivo processo administrativo da sua dispensa
ou inexigibilidade (Lei 8.666/93, artigo 26 e parágrafo único), inclusive
com a publicação do ato no órgão ofi cial de divulgação.
• Deve ser adotada a modalidade de licitação pertinente à execução total do
objeto, acompanhada dos documentos comprobatórios de que a autorização
da despesa foi feita para o custo fi nal da obra, serviço ou aquisição projetado.
rECoMENdAçÕES GErAiS
o convênio caracteriza-se como uma forma mais tradicional de cooperação de
interesses convergentes e se dá, efetivamente, pelo repasse de recursos fi nanceiros
destinados a subsidiar ações públicas desenvolvidas em conjunto. Para que
o município tenha êxito na parceria com o Estado, é necessário seguir fi elmente
as cláusulas e condições celebradas entre as partes, observando as recomendações
descritas a seguir, evitando-se, assim, eventuais dissabores na prestação de
contas, impossibilitando-o de contratar novos convênios, quais sejam:
• depositar e movimentar os recursos repassados exclusivamente por conta
vinculada ao convênio;
• Não deixar os recursos parados na conta corrente, mas aplicá-los, revertendo
os rendimentos auferidos para o objeto do convênio;
Obs.: Obriga-se a prefeitura, no caso de não utilização dos recursos para o
fi m conveniado, ou aplicação indevida destes, a devolvê-los, acrescidos da
remuneração devida pela aplicação em caderneta de poupança.
Convênios
SPDR
UAM e AEM
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• É proibida a retirada de recursos da conta para qualquer outro fim que não
seja o da realização do objeto a que se refere o convênio, seja qual for o
argumento e o período de retirada, sob pena de rescisão do convênio e
devolução dos recursos recebidos, devidamente atualizados;
• Efetuar despesas em conformidade com a relação de materiais e serviços
apresentados no memorial descritivo e no cronograma físico-financeiro;
• Não realizar nenhum pagamento antes da liberação de recursos do Estado;
• Caso haja alguma fatura de reajuste, pagá-la com os rendimentos das aplicações
dos recursos no mercado financeiro;
Obs.: Se o valor do reajuste exceder o rendimento apurado, pagar seu
complemento com recursos próprios, não deduzível da contrapartida inicial
constante do convênio.
• Manter um arquivo contendo a documentação contábil das despesas pagas
com os recursos do convênio, inclusive da contrapartida;
• Sempre que solicitado pela SPDR/UAM, prestar os esclarecimentos e/
ou apresentar os documentos necessários relacionados ao convênio;
• A prestação de contas deve ocorrer:
– No prazo máximo de até 30 dias após os gastos, para fins de liberação de
nova parcela e/ ou de término do convênio;
– Até 31 de janeiro do exercício seguinte ao recebimento dos recursos (tribunal
de Contas do Estado de São Paulo, instruções 01/2008), ainda que parcial;
• Por ocasião de aditamento de prazo ou de qualquer outra alteração que
venha a ocorrer nos termos de convênio.
Obs.: Caso o objeto do convênio seja concluído antes da liberação de nova
parcela, automaticamente, serão canceladas as subsequentes.
• Caso o projeto conveniado não possa ser cumprido dentro da vigência,
solicitar a prorrogação do prazo com antecedência mínima de 30 dias,
justificando os motivos;
• Cumprir rigorosamente o termo de convênio.
Observações gerais
• Ao preparar a prestação de contas, ter em mãos:
– cópia do convênio;
– planilha orçamentária;
– cronograma físico-financeiro.
28 Manual de Gestão e Prestação de Contas

• “O convênio não tem efeito retroativo, não podendo os recursos serem utili-
zados, com efeitos indenizatórios, conforme expressamente vedado pelo artigo
58 da Lei Estadual 6.544, de 20 de novembro de 1989, aplicável aos convênios
por força do disposto em seu artigo 89, e respectivas alterações.”
• “Os recursos oriundos da aplicação do numerário estadual devem ser computados
a crédito do convênio, mas integrados à participação estadual e
não à municipal.” (LEi FEdErAL 8.666, de 21 de junho de 1993, atualizada
pela Lei 8.883, de 8 de junho de 1994, art. 116, parágrafos 4º, 5º e 6º e Lei
9.032, de 28 de setembro de 1995)
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ChAVES, renato Santos. Auditoria e controladoria no setor público: fortalecimento
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relativas às transferências de recursos da união mediante convênios e contratos
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Convênios
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Prestação de Contas
CONVÊNIOS UAM e AEM
SECRETARIA DE PLANEJAMENTO
E DESENVOLVIMENTO REGIONAL