Kommunikationsplan Etapp 1 Friman, M. - Karlstads universitet

KOMMUNIKATIONSPLAN
för SAMOT (Service and market oriented transport research group) vid Karlstads
universitet för perioden 1 mars 2006 – 1 mars 2008

INLEDNING
I verksamhetsplanen för SAMOT vid Karlstads universitet som sträcker sig över perioden
2006-2008 fastslås att en satsning på information och kommunikation är av stor strategisk
betydelse.
Målsättningen, enligt verksamhetsplanen är ” Our goal is to involve partners in such a way
that they take part in and have impact on the development of knowledge within the sector.
One sub-goal is to disseminate information about current projects and research results
(among other things, through newsletters and a web page) to decision makers in the
transport sector and to augment existing relations between the partners and the university”.
Vidare står att läsa i SAMOTs verksamhetsplan:
”Transport services has become a strategically prioritized sector at Karlstad University, in
undergraduate programs as well as in research and graduate studies, constituting a central
component of the university’s identity.”
God intern och extern information är således av vital betydelse för hur olika frågor och
beslut bearbetas, förankras och implementeras såväl inom universitetet som hos våra
partners. Målsättningen är att åstadkomma tydliga, ändamålsenliga informationskanaler
som ger delaktighet och insyn, men också som minskar risken att verksamheten dränks i ett
ostrukturerat informationsflöde.
För att kunna göra en strukturerad satsning på en informations- och
kommunikationsverksamhet behövs en tydligt formulerad strategi med handlingsplan. Två
huvudsakliga syften ligger till grund för upprättandet av en kommunikationsplan för
SAMOT:
Att göra SAMOTs informations- och kommunikationsverksamhet transparent
Att fungera som vägledande arbetsredskap för SAMOTs föreståndare och ledningsgrupp
i dess verksamhet och prioriteringar
Handlingsplanen definierar målsättningar för intern och extern kommunikation och
informationsspridning samt åtgärder för att uppnå målsättningarna. Målsättningarna har
formulerats utifrån SAMOTs verksamhetsplan.
Vissa kommunikationsinsatser är löpande, medan andra är av tillfällig karaktär.
Kommunikationsinsatserna är inte listade i någon särskild prioritetsordning.
Handlingsplanen kommer att uppdateras. En utvärdering av gällande kommunikationsplan
kommer att ligga till grund för nästa kommunikationsplan avseende Etapp 2.
Mål och vision
Kommunikationsplanen ingår i det övergripande målet för Vinn Excellence satsningen, det
vill säga att dels förstärka vår position i det internationella vetenskapssamhället, dels
etablera och fördjupa samarbete med lokalt och nationellt näringsliv. Det övergripande
målet för Vinn Excellence satsningarna är att öka svenskt näringslivs konkurrenskraft. För
att kunna bedriva en framgångsrik intern såväl som extern informations- och

kommunikationsverksamhet måste vi börja med att definiera en vision för SAMOT. Inte
förrän SAMOTs aktörer är väl medvetna om och känner sig delaktiga i en gemensam vision
kommer alla att sträva åt samma håll och kommunicera samma budskap. Det handlar om
att skapa en gemensam identitet och profil med utgångspunkt från visionen som talar om
vem man vill vara.
INTERN KOMMUNIKATION
Målsättningar
Att skapa strukturer för en fungerande intern informationsspridning för att öka
tryggheten och förhindra ryktesspridning
Att synliggöra föreståndare och övrig SAMOT ledning och öka deras tillgänglighet
Att stärka identitetn med SAMOT och öka vi-känslan
Att lyfta fram och informera om aktuella och viktiga frågor av relevans för SAMOT
Att förbättra förberedelse, förankring och implementering av beslut
Att förbättra intern koordinering för att undvika dubbelarbete
Kommunikationsinsatser
Etablera kanaler för att nå SAMOT –verksamma
Åtgärd
o Kartlägga i vilken utsträckning vi når SAMOT verksamma
o Utred förutsättningarna för att nå samtliga SAMOT verksamma
o Skapa struktur för att kommunicera med alla verksamma på samma vilkor
Etablera kanaler för information till och från föreståndare och SAMOT ledning
Åtgärd
E-postlistor
Åtgärd
o Elektroniskt nyhetsbrev från föreståndaren: ”Föreståndaren har Ordet”
o Ge feed-back på SAMOTbesök
o Kartläggning av befintliga e-postlistor
o Inventering av behov
o Skapande av nya/uppdatering av befintliga listor
o Skapa system för uppdatering
o Aktiv information om e-postlistor
Formaliserad mötesstruktur
Åtgärd
o Kartläggning av befintliga mötesordningar
o Inventering av behov
o Formulera en formell mötesordning

EXTERN KOMMUNIKATION
Målsättningar
Att tydliggöra profileringen av SAMOT
Att höja kunskapen om SAMOT och dess verksamhet hos olika aktörer i det omgivande
samhället samt allmänheten
Att förbättra förutsättningarna för finansiering och forskningsutveckling
Att förbättra förutsättningarna för rekrytering av forskarstudenter
Kommunikationsinsatser
Skapande och underhåll av nätverk
Åtgärd
o Identifiera nyckelpersoner och bygga upp ett brett kontaktnät
o Identifiera befintliga relevanta nätverk
Presentationsmaterial
Åtgärd
o Kartlägga och lista befintliga broschyrer
o Inventera behovet
Utveckling av mediakontakter
Åtgärd
o Skapa kontaktkatalog
o Upprätta presskontakter
o Fundera över mediaingången på hemsidan
o Klargöra rollfördelningen gentemot Kau:s centralförvaltnings
informationsenhet
Övergripande strategi
Vetenskapssamhället, Karlstads universitet, partners och branschmedia är de primära
målgrupperna för SAMOT under Etapp 1 som med rätt bearbetning är bäst skickade att
sprida/utveckla forskningsresultat som framkommit inom SAMOT. Förmedling av
forskningsframsteg samt informationsutbyte mellan såväl akademiska miljöer som mellan
forskare och praktiker sker i huvudsak genom vetenskaplig publicering, seminarier,
konferenser, nyhetsbrev och hemsida. Dessa aktiviteter vänder sig i varierande omfattning
även till näringslivet samtidigt som informationsutbyte med näringslivet även sker inom
ramen för studenters uppsatsarbeten och projektarbeten samt gästföreläsningar och
liknande.
Basaktiviteter
På CTFs hemsida (www.ctf.kau.se) beskrivs programmet i sin helhet med ingående
projekt, medverkande forskare och forskarstuderande. Här ges också länkar till de

publikationer som efterhand publiceras från projekten. Hemsidan innehåller även uppgifter
som gör det möjligt för intresserade forskare och näringslivsföreträdare att direkt kontakta
de personer som är verksamma inom programmet. Hemsidan utvecklas och uppdateras
kontinuerligt.
Till profilsatsningen har vi knutit en seminarieserie. Vid dessa seminarier presenteras
projektplaner, planeringsrapporter för doktorsavhandlingar, resultat från olika delstudier
eller kunskapsöversikter. Seminarierna är även öppna för forskare samt representanter för
näringsliv och offentlig förvaltning, vilka inte medverkar i profilen men som kan ha
intresse av seminarierna och berika dem.
Konferenser som dels avrapporterar profilens arbete och sätter olika forskningsresultat i ett
vidare sammanhang, dels medverkan i andra nationella och internationella konferenser.
Konferensen som avrapporterar profilens arbete ska i första hand vara en arena för
kunskaps- och erfarenhetsutbyte med näringslivet.
Regelbunden information i CTFs nyhetsbrev Aktuell tjänsteforskning kommer att
komplettera det som tidigare nämnts om hemsidan. Informationen vänder sig till forskare
och praktiker inom service management och ska både informera inåt till de som är
verksamma inom profilen och i det externa nätverket. Upplagan är 800 ex.
Samarbeten i form av uppsatser, projektarbeten etc. Ytterligare en form av
kunskapsspridning och -utbyte sker i form av främst C- och D-studenters projektarbeten
tillsammans med partnerföretagen. Vi räknar med omkring X uppsatser under året.
3. Målgrupp
Tabell 1: Informationsaktiviteter och huvudsaklig målgrupp.
Aktivitet Universitets- och Medverkande företag Företag/förvaltMedia/bransch- högskolevärlden
ningar/allmänhetmedia Papers/artiklar/avhandlingar X
Seminarieserie X X (X)
Konferens X X X X
Nyhetsbrev X X X X
Hemsida X X X X
Kandidat- och magisteruppsatser X X (X)
Populärvetenskapliga skrifter X X X
Pressrelise X
4. Budskap
Forskningsresultat, casestudier och succes stories inom SAMOT är bakgrunden till det
budskap vi vill vidarebefordra. SAMOTs erbjudande till de olika målgrupperna kan delas
upp i olika delar. Till företag, förvaltningar och allmänhet vänder vi oss på bred front
genom våra konferenser, nyhetsbrev och hemsidan. Syftet är att intresserade snabbt och
enkelt ska få översiktlig information om och kontakt med den forskning som bedrivs inom
profilsatsningens olika delprojekt. Den bredare informationssatsningen vänder sig självklart
även till de medverkande företagen. Företagens projektledare bjuds in personligen till olika
aktiviteter, med ett klart syfte att det ska underlätta kontakter och samverkan mellan olika
medverkande företag. Även om företagen medverkar i ett projekt så finns det gott om
skärningspunkter mellan olika projekt och seminarierna är ett naturligt sätt att länka
samman dessa. Vidare är tanken att studenternas projektarbeten i företagen ska resultera i
snabbare belysningar av aktuella (del)problem än vad som är fallet i forskningsprocessen.
När det gäller universitets- och högskolevärlden så ser vi hemsida, konferenser, seminarier
etc bland annat som ett sätt att inbjuda andra forskningsmiljöer till framtida samarbeten.

Avhandlingar, artiklar och papers är traditionella media för avrapportering till det
vetenskapliga samhället.

5. Planerade aktiviteter 2006
Mars
2005-03-03
Högre seminariet, CTF, Karlstads universitet
13.15-14.30
Anders Fundin, Chalmers tekniska högskola, Göteborg
Tema:
15.00-16.30
Martin Löfgren och Lars Witell, Centrum för tjänsteforskning.
Tema: "20 years of using Kano´s theory of attractive quality"
April
2005-04-07
Högre seminariet, CTF, Karlstads universitet
13.15-14.30
Margareta Friman, Centrum för tjänsteforskning
Tema:
15.00-16.30
Anders Gustafsson, Bodil Sandén och Lars Witell, Centrum för tjänsteforskning.
Tema:
Maj
2005-05-12
Högre seminariet, CTF, Karlstads universitet
13.15-14.30
Alexander Styhre, Chalmers tekniska högkola, Göteborg
Tema:
15.00-16.30
Patrik Larsson och Birgitta Eriksson, Centrum för tjänsteforskning och Arbetsvetenskap,
Karlstads universitet.
Tema: "Push och pulleffekters betydelse för småföretagares arbetstillfreddställelse.
Juni
2005-06-02—2005-06-04
Fourth SERVSIG Research Conference, Singapore
Juli
Augusti
2005-08-xx
NFF Nordic Conference on Business Studies, Aarhus, Danmark
2005-08-15-17
ISD 2005 Fourteenth International Conference on Information Systems Development.
Karlstads universitet.
September
2005-09-22—2005-09-23

The 3 rd Conference on Performance Measurement and Management Control: Improving
Organisations and society. Nice, France
2005-09-xx
KK-profilens workshop
2005-09-xx
KK-profilens referensgruppsmöte
Oktober
November
December
Övriga inplanerade aktiviteter under året.
Övriga seminarier
Partnerkollegiet
Intern workshop under våren om begreppet användardriven tjänsteutveckling.
Konferenspresentationer
Ett flertal presentationer på nationella och internationella konferenser kommer att äga rum
under året.
Licentiatsuppsats
Lilian Nilsson
Uppsatser
Även fortsättningsvis kommer kandidat- och magisteruppsatser att utgöra en stor del av
samarbetet med företagen i forskningsprofilen.
6. Förankring
Information och inbjudningar till de olika aktiviteterna sker på olika sätt. När det gäller
gruppen företag, förvaltningar och allmänhet så används i huvudsak hemsida och
nyhetsbrev. I de fall det finns ett nyhetsvärde i den planerade aktiviteten så skickas
inbjudan till lokal-, riks-, och/eller fackpress. En sådan pressrelease sker med stöd av
universitetets informationsavdelning. Informationen till de medverkande företagen går via
projektledare till företagets kontaktperson. Syftet är att inbjudan ska bygga på en personlig
relation och vid behov även omfatta hjälp med en bedömning av hur och vem aktiviteten
är av intresse för inom det medverkande företaget. Internt i forskargruppen bygger
deltagande i seminarier och liknande på en stark tradition. Man förväntas helt enkelt delta i
de seminarier som anordnas.
Informationsplanen utvärderas årligen och vid behov görs förändringar för att tillgodose
olika intressenters behov av information på bästa sätt.