Arkivreglemente Regionförbundet Örebro län
Arkivreglemente Regionförbundet Örebro län
Arkivreglemente Regionförbundet Örebro län
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Regionförbundet</strong> <strong>Örebro</strong> <strong>län</strong><br />
<strong>Arkivreglemente</strong> antagen 2006-10-12
<strong>Arkivreglemente</strong> för <strong>Regionförbundet</strong> <strong>Örebro</strong> <strong>län</strong><br />
Innehållsförteckning<br />
<strong>Arkivreglemente</strong> för <strong>Regionförbundet</strong> <strong>Örebro</strong> <strong>län</strong> ........................................................................ 1<br />
Tillämpningsområde ....................................................................................................................... 1<br />
Arkivmyndighet ............................................................................................................................... 1<br />
Arkivansvarig, arkivredogörare...................................................................................................... 1<br />
Arkivbeskrivning och arkivförteckning ......................................................................................... 1<br />
Dokumenthanteringsplaner............................................................................................................ 1<br />
Rensning.......................................................................................................................................... 2<br />
Gallring............................................................................................................................................ 2<br />
Beständighet.................................................................................................................................... 2<br />
Förvaring......................................................................................................................................... 2<br />
Utlåning........................................................................................................................................... 3<br />
Överlämnande av arkiv................................................................................................................... 3<br />
Ikraftträdande ................................................................................................................................. 3<br />
<strong>Arkivreglemente</strong><br />
Antagen av förbundsfullmäktige 2006-10-12
<strong>Arkivreglemente</strong> för <strong>Regionförbundet</strong> <strong>Örebro</strong> <strong>län</strong><br />
<strong>Regionförbundet</strong> <strong>Örebro</strong> Läns arkivreglemente med tillämpningsföreskrifter är ett lokalt<br />
regelverk för tillämpningen av Arkivlagen (AL). Förbundets myndigheters arkiv är en del av<br />
det regionala kulturarvet. De ska bevaras, hållas ordnade och vårdade så att de tillgodoser:<br />
• Rätten att ta del av allmänna handlingar<br />
• Behovet av information för rättskipning och förvaltning<br />
• Forskningens behov<br />
Tillämpningsområde (§§ 1 -2 Arkivlagen)<br />
§ 1<br />
Detta reglemente skall tillämpas på<br />
<strong>Regionförbundet</strong> <strong>Örebro</strong> Läns myndigheter.<br />
Varje myndighet ansvarar för vården av sitt<br />
arkiv enligt lag.<br />
Med myndigheter menas Förbundsfullmäktige<br />
och dess revisorer, förbundsstyrelsen med<br />
underställda enheter.<br />
Arkivmyndighet (§ 14 Arkivlagen)<br />
§ 2<br />
Förbundsstyrelsen är arkivmyndighet och har<br />
ansvar för tillsyn över <strong>Regionförbundet</strong>s<br />
arkivvård vari ingår inspektion av dess arkiv.<br />
Arkivmyndigheten har rätt att överta<br />
arkivmaterial som står under dess tillsyn.<br />
Övertagande kan ske både efter<br />
överenskommelse och på grund av ensidigt<br />
beslut från arkivmyndigheten.<br />
Arkivansvarig, arkivredogörare<br />
§ 3<br />
Under förbundsstyrelsen finns inom<br />
regionkansliet en funktion som arkivansvarig<br />
samt vid de underställda enheterna<br />
arkivredogörare.<br />
<strong>Arkivreglemente</strong><br />
Antagen av förbundsfullmäktige 2006-10-12<br />
1<br />
Arkivbeskrivning och arkivförteckning<br />
§ 4<br />
Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv dels i<br />
en arkivbeskrivning, dels i en<br />
arkivförteckning.<br />
1.Arkivbeskrivning ska visa myndighetens<br />
arbetsuppgifter och organisation,<br />
förändringar häri som är av betydelse ur<br />
arkivsynpunkt samt arkivvårdens<br />
organisation, principer för bevarande och<br />
gallringsbeslut.<br />
2.Arkivförteckningen är en systematiskt<br />
uppställd redovisning av arkivets innehåll.<br />
Arkivförteckningen ska utformas så att<br />
den kan användas som sökmedel i arkivet<br />
och som instrument för kontroll av<br />
arkivet.<br />
3.Arkivbeskrivningar och<br />
arkivförteckningar bör gås igenom<br />
fortlöpande, dock minst en gång om året,<br />
och redovisas vid behov.<br />
Dokumenthanteringsplaner<br />
§ 5<br />
Varje myndighet ska upprätta en<br />
dokumenthanteringsplan som redovisar<br />
myndighetens handlingar, hur dessa hanteras<br />
och regler för bevarande och gallring.<br />
Planen ska gås igenom fortlöpande, minst en<br />
gång om året, och revideras vid behov.
Rensning<br />
§ 6<br />
Arbetsmaterial och andra handlingar som inte<br />
ska tillhöra arkivet, ska rensas eller på annat<br />
sätt avskiljas från arkivhandlingarna.<br />
Rensning genomförs senast i samband med<br />
arkivläggningen.<br />
Myndigheten ska arkivlägga sådana<br />
minnesanteckningar som avses i 2 kap 9 §<br />
tryckfrihetsförordningen till den del de tillfört<br />
ärendet sakuppgift.<br />
Gallring<br />
§ 7<br />
Varje myndighet beslutar i samråd med<br />
arkivmyndigheten, om gallring av handlingar i<br />
sitt arkiv, såvida annat inte är särskilt<br />
föreskrivet. Beträffande arkiv som har<br />
överlämnats till arkivmyndigheten beslutar<br />
denna om gallring efter samråd med<br />
överlämnande myndighet.<br />
Arkivmyndigheten får besluta att handlingar<br />
av rutinmässig beskaffenhet med innehåll av<br />
ringa eller tillfällig betydelse, vilkas art ska<br />
specificeras i beslutet, får gallras hos<br />
myndigheten.<br />
Arkivmyndigheten får besluta om gallring av<br />
handlingar som uppkommer i myndighetsövergripande<br />
verksamhet.<br />
Kommentar:<br />
Allmänna handlingar får inte förstöras eller<br />
utplånas såvida det inte sker med stöd av<br />
gallringsbeslut eller enligt lag eller<br />
förordning.<br />
<strong>Arkivreglemente</strong><br />
Antagen av förbundsfullmäktige 2006-10-12<br />
2<br />
Gallring innebär att handlingar förstörs eller<br />
att uppgifter som ingår i upptagning utplånas.<br />
Då byte av databärare eller datamedium<br />
innebär att information går förlorad, t ex<br />
genom förlust av bearbetnings- eller<br />
sökmöjligheter, jämställs detta med gallring.<br />
Följande slag av handlingar ska inte<br />
gallras:<br />
• handlingar som kan behövas för<br />
allmänhetens insyn i myndighetens<br />
verksamhet<br />
• handlingar som kan behövas för<br />
<strong>Regionförbundet</strong> eller för framtida<br />
utredningar<br />
• handlingar som kan ha rättslig<br />
betydelse<br />
• handlingar som är av värde för<br />
framtida forskning.<br />
Beständighet<br />
§ 8<br />
Handlingar som ska bevaras ska framställas<br />
med material och metoder som garanterar<br />
informationens beständighet.<br />
Används elektroniska databärare ska åtgärder<br />
vidtas så att informationen bevaras för<br />
framtiden, i den mån det inte rör sig om<br />
information som kan gallras ut.<br />
Förvaring<br />
§ 9<br />
Arkivhandlingar ska förvaras betryggande<br />
under hela bevarandetiden.<br />
Förbundsarkivet skall vårda hos sig förvarat<br />
arkivbestånd samt främja arkivets<br />
tillgänglighet och dess användning i kulturell<br />
verksamhet och forskning.
Arkivlokal ska vara skyddad mot fukt och<br />
vatten samt mot brand inom och utom lokalen.<br />
Lokalen ska vidare ge skydd mot stöld och<br />
olaga intrång.<br />
Kommentar:<br />
Om myndigheten saknar arkivlokal eller under<br />
viss tid måste förvara handlingar utanför<br />
arkivlokal ska handlingarna placeras i skåp<br />
som ger motsvarande skydd.<br />
För förvaring av ADB-medier gäller särskilda<br />
krav.<br />
Allmänna råd om arkivlokaler har utfärdats<br />
av Riksarkivet.<br />
Skyddsrum bör inte användas som arkivlokal.<br />
Utlåning<br />
§ 10<br />
Arkivhandlingar får endast lånas ut för<br />
tjänsteändamål till annan myndighet och för<br />
vetenskapligt ändamål till institution som<br />
beviljats inlåningsrätt av Riksarkivet.<br />
Utlåning av arkivhandlingar ska gå till på<br />
sådant sätt att risk inte föreligger att<br />
handlingarna skadas eller förkommer.<br />
Utlåning till enskild (privatperson) är inte<br />
tillåtet.<br />
Lån får endast ske mot kvitto. De skall<br />
bevakas och återkrävas efter lånetidens<br />
utgång.<br />
Förutsättning för utlåning är att utlämnande<br />
kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och<br />
sekretesslagens bestämmelser.<br />
För tjänsteändamål kan arkivhandling utlånas<br />
till annan myndighet.<br />
<strong>Arkivreglemente</strong><br />
Antagen av förbundsfullmäktige 2006-10-12<br />
3<br />
Överlämnande av arkiv<br />
§ 11<br />
Då arkivhandlingar inte <strong>län</strong>gre behövs för den<br />
löpande verksamheten hos en myndighet kan<br />
de efter överenskommelse överlämnas till<br />
arkivmyndigheten för fortsatt vård.<br />
Om en verksamhet har upphört eller förts över<br />
till annan myndighet, ska myndighetens arkiv<br />
överlämnas till arkivmyndigheten inom tre<br />
månader, såvida inte förbunsdfullmäktige<br />
beslutat något annat.<br />
För annat överlämnande av arkivhandlingar<br />
krävs stöd av lag eller särskilt beslut av<br />
regionfullmäktige.<br />
Vid överlämnande av arkivhandlingar<br />
upprättas ett bevis.<br />
Ikraftträdande<br />
§ 12<br />
Detta reglemente gäller retroaktivt från<br />
2006 01 01.
<strong>Arkivreglemente</strong><br />
REGIONFÖRBUNDET ÖREBRO LÄN<br />
701 83 ÖREBRO Besök: NetCity, Forskarv 1<br />
Tel 019-602 63 00 Fax: 019-18 98 29<br />
regionorebro@regionorebro.se
Change language