SiS mediepolicy (pdf 107 kB, nytt fönster) - Statens Institutionsstyrelse

Mediepolicy
SiS kontakter med medier

Om SiS kontakter med medier
Strävan med SiS mediekontakter är att tillsammans med
övrig informationsverksamhet ge en korrekt och saklig bild
av SiS verksamhet.
Goda relationer till medierna bidrar till att vi kan föra ut
SiS budskap och informera om vår verksamhet.
Genom att ha en öppen attityd gentemot medierna
värnar SiS om klienternas rättssäkerhet och underlättar
granskningen av myndigheten som offentlig verksamhet.
I kontakter med medier ska självklart offentlighetsprincipen,
sekretesslagen och serviceskyldigheten i förvaltningslagen
respekteras.
3

SiS Mediepolicy
Öppenhet och god service
SiS medarbetare ska ha en öppen attityd gentemot medier. Förfrågningar
från journalister ska besvaras skyndsamt och korrekt. Personer
i chefsposition, exempelvis institutionschefer, har ett särskilt ansvar
att vara tillgängliga för medier, även utanför kontorstid. SiS ska
värna om öppenheten även om det uppstår besvärande situationer för
myndigheten.
Proaktivt mediearbete
SiS presstjänst ska tillsammans med GD och personal aktivt föra ut
nyheter och resultat från verksamheten. Ett proaktivt mediearbete
innebär större möjligheter att ge en rättvisande bild av SiS i medier
och sprida relevant kunskap. Genom att vara proaktiv kan myndigheten
också stävja och motverka kritik.
Rättighet men ej skyldighet att uttala sig
Alla anställda har rätt att uttala sig och uttrycka åsikter under förutsättning
att man beaktar den sekretess som omgärdar klienterna. Det
fi nns dock ingen skyldighet att uttala sig och alla anställda har möjlighet
att hänvisa förfrågningar från medier till närmaste chef eller
presstjänsten vid SiS HK.
Önskvärt att uttala sig inom sitt sak- och ansvarsområde
Varje medarbetare har ansvar att bedöma om han eller hon är lämpad
att uttala sig för SiS räkning i en viss situation. Om du är osäker, rådgör
gärna med närmaste chef eller presstjänsten vid SiS HK.
Vem uttalar sig om vad?
Observera att meddelarfriheten går före och inte påverkas av följande
ansvarsfördelning.
– Alla medarbetare uttalar sig lämpligen inom sitt ansvarsområde
4

eller utifrån sin specifi ka sakkunskap. Detta gäller för både HK-
och institutionspersonal.
– I policyfrågor som rör en enskild institution uttalar sig institutionschefen.
– I policyfrågor som rör SiS som organisation uttalar sig GD. Även
institutionschefen ska i vissa fall kunna svara på policyfrågor som
rör SiS som organisation.
Samordnings- och informationsansvar
När en enskild medarbetare haft kontakt med medier kan det fi nnas
fördelar med att SiS presstjänst informeras. Det gäller särskilt frågor
som kan väcka intresse i riksmedier. Som anställd vid en institution
rekommenderas att du även informerar institutionschefen och som
anställd på HK närmaste chef.
Presstjänsten ansvarar för pressaktiviteter
SiS presstjänst ansvarar för samtliga pressaktiviteter, som utskick av
pressmeddelanden och arrangerande av pressträffar. Om företrädare
för en institution vill bjuda in medier bör SiS presstjänst alltid informeras
i förväg. SiS mallar för pressmaterial ska användas.
Mediebevakning och återrapportering
Presstjänsten ansvarar för att bevaka och informera GD och medarbetare
om SiS exponering i medier. Återrapporteringen ska ske regelbundet.
Institutionschefen har ett ansvar att vidarebefordra presstjänstens
information till sina medarbetare.
Kontinuerlig medieutbildning
SiS presstjänst ansvarar för att medarbetare får kontinuerlig utbildning
i mediernas arbetssätt, medieträning samt, tillsammans med
juridikstaben, kunskaper i relevant lagstiftning.
5

Krishantering
Inom SiS kan dramatiska händelser som väcker stort intresse i medierna
inträffa. Ofta blir trycket från medier stort. När en krissituation
uppstår ska GD och presschef omgående kontaktas. På institutionen
är det institutionschefen som ansvarar för att en sådan kontakt tas.
Samordning av mediekontakter
GD, presschef och berörd institutionschef ska gemensamt utse vem
eller vilka som ska svara för kontakter med medier. Detta för att möjliggöra
samordning av informationen utåt och minska risken för ryktesspridning
och missinformation.
Om trycket från medier är omfattande bör en presskonferens ordnas.
Detta för att möjliggöra en samlad information utåt, undvika att ett
stort antal personer blir nedringda och ger olika besked och/eller att
journalister på plats på olika sätt försöker ta sig in på institutionen/
HK.
Fortlöpande och korrekt information
Korrekt och saklig information ska fortlöpande delges medier. Det
ska vara tydligt när och var journalister kan inhämta ny information.
Ett bra sätt är att kontinuerligt lägga ut information på SiS gemensamma
eller institutionens webbplats.
Initiativ och ansvarstagande
I en krissituation ska ansvarig chef ta ansvar för det inträffade och
kunna svara på frågorna: Vad har hänt? Hur kunde det hända? Vilka
åtgärder vidtar vi för att det inte ska inträffa igen? Genom att myndigheten
själv går ut med all tillgänglig information kan man i mesta
möjliga mån behålla initiativet och undvika anklagelser om bagatellisering
eller mörkläggning.
6

Presstjänsten ansvarar för stöd
SiS presstjänst ansvarar för att ge stöd och service till såväl GD som
institutioner i händelse av kris. Om det är nödvändigt ska SiS presstjänst
bistå med stöd på plats vid institutionen, exempelvis när presskonferenser
arrangeras.
Kontinuerlig intern information
GD, presschef och berörd institutionschef har ett särskilt ansvar att
fortlöpande informera varandra i en krissituation. En person som
ansvarar för den interna informationen bör utses och samarbeta med
den som ansvarar för den externa informationen samt eventuellt även
med informationsansvariga vid andra berörda myndigheter.
Öppenhet och sekretess
– vad säger lagen?
Som myndighet styrs SiS av offentlighetsprincipen i tryckfrihetsförordningen.
För att kontakter med medier ska skötas på ett korrekt sätt
är det viktigt att du känner till följande begrepp:
Offentlighetsprincipen
Innebär att den offentliga verksamheten så långt som möjligt ska vara
öppen för allmänheten.
Allmän handling
Alla handlingar som inkommit till eller upprättats vid en myndighet
är allmänna. Begreppet allmän handling är inte bara pappersdokument
utan omfattar även e-post, cd- och dvd-skivor, band etc. Det avgörande
är om handlingen lagrar information, inte på vilket sätt det
sker.
7

Tryckfrihetsförordningen ger journalister och andra enskilda personer
rätt att ta del av de allmänna handlingar som är offentliga. Begäran
om att få ut en handling ska behandlas skyndsamt och utan att
personen behöver uppge sitt namn eller skäl för begäran.
Sekretesslagen ger kompletterande regler som anger vilka allmänna
handlingar som kan vara sekretessbelagda och som därmed inte får
lämnas ut. Inom SiS verksamhet handlar det främst om person- och
klientuppgifter. I vissa fall kan handlingar lämnas ut efter avidentifi
ering.
Om du vägrar att lämna ut en allmän handling har journalisten, liksom
alla medborgare, rätt att få ett skriftligt beslut från myndigheten
med uppgift om vart man kan vända sig för att överklaga beslutet.
Om du är osäker på vad som gäller – rådgör med juridikstaben vid
SiS HK.
Läs mer i SiS handbok för hantering av allmänna handlingar.
Meddelarfrihet, källskydd och efterforskningsförbud
Som anställd i en offentlig myndighet har du rätt att lämna vissa uppgifter
till medier. Journalister är skyldiga att skydda sina källor och
arbetsgivaren får inte efterforska varifrån uppgifterna kommer.
Rättigheter för klienter
Om en intagen vill uttala sig i medier eller ha kontakt med medier har
personalen inte rätt att förhindra detta.
Om man som behandlare bedömer att en mediekontakt kan skada
klienten bör man dock avråda från en sådan.
En klient kan välja att häva sekretessen, men det betyder inte att den
anställda har rätt att göra det. Om en klient ger dig tillåtelse att kom-
8

mentera uppgifter om honom eller henne som i normala fall är sekretessbelagda,
får du uttala dig om du fi nner det lämpligt.
Intervjuer
Allmänna förfrågningar om intervjuobjekt
Journalisterna har ingen rätt att kräva att få en kontakt förmedlad eller
komma in på en institution. I den mån det inte inkräktar på behandlingen
rekommenderas dock öppenhet och att allmänna förfrågningar
vidarebefordras.
Behandlingsprincipen och värnandet om klienterna ska styra vid bedömningen
om det fi nns en person som kan tillfrågas om att medverka
i en intervju.
För personer under 18 år är huvudregeln att man bör inhämta vårdnadshavarens
synpunkter innan journalisten får ett medgivande om
intervjukontakt. Om den unge nått sådan mognad att han eller hon
själv förfogar över sekretessen behöver man inte ta kontakt med vårdnadshavare,
utan den unge får själv bestämma.
Förfrågan om en specifi k person
Om en journalist ringer får du inte bekräfta att en elev eller klient är
inskriven hos SiS.
Vid intervjutillfället
Klienten bör informeras om att han eller hon bara behöver svara på
det han eller hon själv vill och kan avbryta intervjun.
Anonymitet förordas
SiS förordar att klienterna är anonyma i medier. Detta säkerställs på
två sätt. Dels genom att uppmana journalister att använda fi ngerade
namn, dels genom att föreslå att eventuell fotografering sker på ett sådant
sätt att identitet inte röjs.
9

Inom ungdomsvården är det särskilt viktigt att skydda de intagnas
identitet, men även inom LVM-vården är det ofta lämpligt att föreslå
klienten att vara anonym. Som tidigare nämnts får personalen inte
förhindra klienten att träda fram med namn och bild om denne själv
väljer det.
Fotografering på institutionen
Innan en journalist kommer in på en avdelning för att fotografera eller
fi lma måste samtliga intagna informeras om tidpunkt för besöket.
Detta för att de som vill ska kunna gå undan. Besöket från medier får
inte organiseras på ett sådant sätt att det allvarligt begränsar övriga
klienters rörelsefrihet.
Längre reportage, reportageserier och dokumentärfi lmer
Om du blir kontaktad av en journalist som vill göra ett längre reportage,
en reportageserie eller en dokumentärfi lm bör du innan du tar
ställning ha ett möte med journalisten och diskutera syfte, uppläggning
och förutsättningar. SiS presstjänst kan bidra med stöd och råd
om så önskas.
Om du tackar ja rekommenderas att du träffar en överenskommelse
med journalisten där följande villkor ingår:
Klienterna ska vara anonyma. Undantag kan gälla en LVM-klient som
valt att träda fram. För ungdomar under 18 år bör ett godkännande
från vårdnadshavare fi nnas. De medverkande ska när som helst kunna
dra tillbaka sitt medgivande. De medverkande ska få läsa, lyssna
eller se på materialet innan det publiceras/sänds.
10

Statens institutionsstyrelse SiS
Box 16363, 103 26 Stockholm
Telefon 08-453 40 00
Telefax 08-453 40 50
Besöksadress: Drottninggatan 29
0066 / 2005 www.fwd.se