Instruktion för slutrapport

Instruktion för slutrapport
Informations- och kommunikationsinsats
Skriv en sammanhängande text under varje rubrik, utifrån den information som efterfrågas.
För den finansiella rapporteringen använd “Appendix financial template for progress and final
reports”.
1. Sammanfattning
Här ska ni skriva en kort sammanfattning om insatsen som en introduktion till slutrapporten.
2. Process för rapportering
SMR vill förstå hur ni arbetar med att följa upp insatser. Beskriv i det här avsnittet hur ni arbetat
med uppföljning och processen bakom rapporten. Hur har insamlandet av data gått till? Beskriv
hur olika aktörer har deltagit i uppföljningen och vilka som deltagit i arbetet med att skriva den
här rapporten.
Beskriv också hur ni arbetar med återrapportering till andra aktörer och eventuella
samarbetspartners i syd.
3. Insatsens budskap
I ert kommunikationsarbete har ni använt ett budskap. Berätta hur ni har använt budskapet i
insatsen och hur det har mottagits. Finns det anledning att omformulera det i framtiden för ett
större genomslag?
4. Måluppfyllelse
Berätta om i vilken grad ni har uppnått målen för insatsen. I den här delen ska det framgå vilka
och hur många personer som totalt har nåtts genom insatsen, och på vilket/vilka sätt de har
nåtts. Det är viktigt att tydliga kopplingar görs mellan de olika målnivåerna samt mellan mål och
indikatorer. Eventuella sidoeffekter ska också redovisas här.
Utvecklingsmål
Resonera kring förändringar i Sverige under insatsperioden och hur er insats har bidragit till detta.
Hur relaterar det till ert utvecklingsmål?
Det ska i detta avsnitt framgå hur ni bidragit till den svenska allmänheten har god kunskap om
situationen i utvecklingsländer, svenskt utvecklingssamarbete och dess resultat samt frågor som
rör utvecklingens drivkrafter i utvecklingsländer.
1/3

Insatsmål
Berätta om i vilken grad ni uppnått insatsmålen med den aktuella insatsen. Beskriv er
måluppfyllelse för respektive målgrupp med hjälp av era indikatorer och resonera kring resultatet.
Om ett eller flera insatsmål inte uppfylldes, vad berodde det på? Finns det oförutsedda eller
ickeplanerade goda och/eller dåliga resultat av insatsen? Uppge hur ni har verifierat resultaten.
Det är intressant för SMR att se vilka långsiktiga effekter insatser får. Har ni sett några effekter av
eventuella tidigare insatser inom samma sektor under den aktuella insatsperioden?
Resultatmatris
Som komplement till den text som ni skriver i denna rapport om utvecklingsmål, mål och
indikatorer ska den resultatmatris som ni gjorde i samband med ansökan bifogas. I matrisen ska
insatsens utvecklingsmål och insatsmål lämnas oförändrade (om de inte har förändrats och
godkänts under insatsens gång – då är det de nya målen som ska skrivas in). Den andra, tredje,
femte och sjätte kolumnen ska fyllas i. Den fjärde kolumnen ska lämnas oförändrad (om inte
förändringar har skett).
- I den andra kolumnen med rubriken ”prestationsindikatorer” ska ni fylla i resultat för
respektive indikator som ni angett i ansökan. Det kan exempelvis vara 50 ordnade
seminarier och 10 skolaktiviteter.
- I den tredje kolumnen med rubriken ”responsindikatorer” ska ni fylla resultat för
respektive responsindikator. Det kan exempelvis vara 20 nedladdningar av material, 50
läsare av en artikel, 30 deltagare på seminarier.
- I den femte kolumnen med rubriken ”verifikation” ska ni skriva vad ni har använt för
metod för att verifiera resultaten.
- I den sjätte och sista kolumnen med rubriken ”resultat” ska ni summera insatsens resultat
per mål. Här ska det framgå om ni uppnått målet och hur många personer som har
berörts av insatsen.
5. Aktiviteter och metoder
Reflektera kring de aktiviteter och metoder som ni använt i insatsen. Beskriv genomförda
aktiviteter och lista eventuellt material som ni har producerat. Beskriv hur aktiviteterna har
genomförts och hur de har lett till uppfyllelse av insatsmålen. Har alla aktiviteter genomförts
enligt planering? Om inte, varför? Fanns det planerade aktiviteter som inte genomfördes?
Genomförde ni några aktiviteter som ni inte hade med i den ursprungliga planen? I så fall, varför?
SMR vill även veta hur väl ert arbetssätt fungerat och om metoderna varit strategiska för att nå
insatsmålen. Var aktiviteterna och metoderna väl anpassade efter målgruppens kunskap och
behov? Finns det någon metod som har varit särskilt bra för att nå målgruppen? Har ni justerat
era metoder under insatsens gång?
6. Riskhantering
Berätta kortfattat om de risker ni identifierat i ansökan har påverkat insatsen och i hur ni i så fall
hanterat detta. Beskriv också eventuella oväntade faktorer som har påverkat insatsens
genomförande.
2/3

7. Hållbarhet
SMR eftersträvar att insatsers resultat ska vara hållbara. I ansökan resonerade ni kring
möjligheterna att resultaten blir hållbara i ett längre perspektiv. I det här avsnittet i slutrapporten
vill vi att ni reflektera kring om er bedömning har förändrats under insatsens gång och i så fall
hur. Beskriv också hur de olika aktörerna har utvecklats och stärkt sin kapacitet under insatsen.
8. Genomförande
Det är viktigt för SMR att veta hur medlemsorganisationerna arbetar med delaktighet och
lärande. Beskriv hur olika aktörer varit delaktiga i insatsens olika delar och hur samarbetet och
kommunikationen fungerat mellan aktörerna. Resonera kring vad som har fungerat bra och vad
som har fungerat mindre bra, samt vad detta beror på.
9. Budgetuppföljning
Redovisa det slutliga budgetutfallet för er insats. Jämför utfallet med den godkända budgeten,
förklara eventuella avvikelser från budgeten och ange om dessa har godkänts av SMR.
Om delar av insatsen finansierats med medel från någon annan än Sida/SMR så ska detta
redovisas här.
10. Kostnadseffektivitet
Resonera kring kostnadseffektivitet och de resultat ni uppnått. Avsnittet ska innehålla
resonemang kring kostnader kontra resultat (spridningseffekt och genomslagskraft) och om ni
har använt resurserna på ett bra sätt för att nå insatsmålet. Hade ett annat tillvägagångssätt kunnat
öka kostnadseffektiviteten?
11. Finansiell kontroll
Att ha finansiell kontroll handlar om att ha kontroll över hur pengarna används. Beskriv hur er
kontroll och uppföljning av pengarna har fungerat. Har ni under insatsperioden upptäckt saker i
er kontroll som kan förbättras? Eventuella misstankar om korruption eller andra bedrägerier samt
uppföljning och åtgärder gällande detta ska inkluderas i detta kapitel.
12. Lärande
Beskriv hur lärandet gått till under insatsens olika delar. Vad har ni lärt er och vilka slutsatser drar
ni av det? Beskriv både goda och dåliga erfarenheter, samt hur det ni lärt er påverka ert och
aktörernas arbetssätt i framtiden.
Bifoga eventuella utvärderingar.
3/3