Essaer vt 2012\CL-Gruppsammansattning.pdf - Rolf Lövgren

Gruppsammansättning
inom PU-processen
KPP306 Produkt- och processutveckling
Christoffer Löfstrand
4/10/2012
Handledare: Rolf Lövgren

Ett delmoment I kursen KPP306 – Process- och Produktutveckling är att
fördjupa sig i ett ämne inom PU-processen, fördjupningen ska sammanfattas i
en individuell essä.
Eftersom ämnet studenterna fått i uppgift att fördjupa sig i är valfritt är detta
en ypperlig chans att fördjupa sig i ett område som studenten är intresserad av
eller anser sig ha nytta av i framtiden.
Jag har valt att skriva om gruppsammansättning, med en speciell vinkling mot
heterogena grupper och homogena grupper. Jag har valt ämnet för att jag
anser att grupparbeten i allmänhet är ett intressant område, och med en
djupare kunskap inom området kan grupparbeten förbättras drastiskt. Jag har
valt att vinkla mot heterogena grupper och homogena grupper för att jag har
medverkat i båda, och jag har mina tankar om respektive och med en
fördjupning kanske jag kan bekräfta mina erfarenheter.
1

Innehållsförteckning
Inledning.............................................................................................................................................3
Vad är en grupp? ................................................................................................................................4
Gruppsammansättning .......................................................................................................................5
Grupproller .........................................................................................................................................7
Utvecklingsfaser .................................................................................................................................8
Värderingar och drivkrafter .................................................................................................................9
Kommunikation ................................................................................................................................ 10
Avslutningsvis ................................................................................................................................... 11
Referenser ........................................................................................................................................ 12
Litteratur ...................................................................................................................................... 12
Elektroniska källor ......................................................................................................................... 12
Bilder ............................................................................................................................................ 12
2

Inledning
Många beskriver människan som flockdjur, vilket är en relativt bra sammanfattning över hur
mäniskor faktiskt fungerar i sitt agerande och tänkande. Vi drar oss generellt till människor
runt omkring oss som på något sätt är lika oss, det kan handla om intressen eller sättet att
tackla olika situationer. Detta beteende har sina fördelar och nackdelar både i allmänhet och
inom gruppsammansättning som den här essän kommer handla om.
Denna essä kommer som sagt att behandla ämnet gruppsammansättning samt en liten kort
introduktion om grupper i allmänhet. Den kommer att gå in djupare på hur man skapar en
kreativ projektgrupp utifrån ett heterogent samt homogent perspektiv, dessa två kommer
även att viktas mot varandra.
Så vad händer då om man sätter ihop en så kallad heterogen projektgrupp med individer
från olika områden, med olika bakgrund och med olika intressen och hur kommer den skilja
sig från en homogen projektgrupp?
3

Vad är en grupp?
För att kunna greppa vad essän kommer att handla om är det viktigt att förstå vad en grupp
är, vad målet med att arbeta i grupp är och hur stor vikt sammansättningen av gruppen har.
En grupp är en varierande mängd människor som strävar mot samma mål, detta kan handla
om en arbetsgrupp som arbetar med projekt eller ett fotbollslag med målet att vinna ligan
laget spelar i. Båda dessa har den gemensamma faktorn att ett flertal individer jobbar mot
samma mål, kanske med olika ambitioner och egna mål men ändå för att slutföra uppgiften
så bra som möjligt.
Denna essä kommer behandla olika arbetsgrupper eller som jag kommer kalla det
projektgrupper och fördelar och nackdelar med dessa. En arbetsgrupp eller projektgrupp
skapas genom att en så kallad beställare vill ha någonting utfört, därefter sätter en
projektledare tillsammans eller med godkännande från ledningen ihop en projektgrupp som
denne tror är kapabel att lösa den uppgift som står framför projektgruppen. Bilden nedan
illustrerar hur beställaren gör en order på ett problem som han/hon vill ha löst.
Beställningen går till projektledaren som får i uppgift att sätta samman en projektgrupp som
ska lösa problemet.
Beställaren Projektledaren Projektgruppen
Hur projektledaren sätter ihop gruppen är en viktig faktor i projektet som kommer att
påverka det slutliga resultatet på ett eller annat sätt.
Detta är bara starten av ett möjligen långt projekt, men eftersom denna essä inte är tänkt
att behandla själva projektet lämnar jag detta område och går vidare till det huvudsakliga
ämnet gruppsammansättning. Jag hoppas att denna intruduktion till projektgrupper och
projekt gav en klarare bild av det som komma skall.
4

Gruppsammansättning
Sammansättningen av en grupp kommer att påverka gruppens samarbete på ett eller annat
sätt. Människor drar sig som tidigare beskrivits generellt till människor som de trivs med och
därmed förmodligen tycker bra om, när en individ trivs i sin tillvaro har denne ofta lättare att
samarbeta. Att ha alltför lika människor i en projektgrupp är dock inte alltid det bästa
alternativet.
Två typer av grupper som jag ska ta upp i min essä är som sagt ”Homogena grupper” samt
”Heterogena grupper” vilket jag tänkte göra nu.
Homogen grupp: En homogen grupp består av människor med relativt liknande personligheter, och
därmed liknande värderingar och mål. Gruppen har ofta lätt att komma överens och har därför en
naturligt bra kommunikation och stämmning. Detta är en av fördelarna med en homogen grupp,
nackdelar kan vara att projektet går mot en ”enögd” lösning vilket innebär att samtiliga i gruppen
har likvärdiga tankar och man missar andra aspekter.
Det är vanligt att man söker sig till homogena grupper, det kan handla om att studenterna
själva får bestämma vilken grupp de ska ingå i till att en projektledare känner sig mer
bekväm med personer som denne trivs med och tror på ett bättre resultat utifrån det.
Av egen erfarnhet från min tid som student på Mälardalens högskola har jag medverkat i
homogena grupper vilket som sagt skapats när studenterna själva får bestämma vilken grupp
man vill tillhöra. Studenterna föredrar ofta denna form av gruppsammansättning eftersom
det innebär att de själva kan välja vilken typ av grupp de vill tillhöra. Denna
gruppsammansättning slutar oftast med att grupperna blir liknande från föregående kurser
eftersom det har ”fungerat” tidigare, och det är ofta personer som man känner väl som ingår
i gruppen. Jag tror och har upplevt att detta är farligt, dels för att det är svårt att hålla sig
profesionell till uppgiften samt att jag har upplevt att man inte får se den andra sidan av
projekt när man hamnar i en grupp där det uppstår lite ”problem” eftersom olikheter finns.
Personligen föredrar jag inte att arbeta i projekt med studenter som jag känner väl privat,
vilket beror på min syn på arbete. Jag kan tycka att det blir lite väl mycket fokus på att hålla
kontakter, vilket medför att det är svårt att kritisera och förbättra.
Jag förnekar dock inte att det ibland är en fördel att arbeta i en homogen grupp, det kan till
exempel vara en fördel när det finns tydliga gränser för ett projekt och tidsplanen är knapp.
Det kan i detta fall vara bra att redan från början veta att arbetet kan starta utan problem
direkt när uppgiften utdelats och projektledaren inte behöver oroa sig för konflikter inom
gruppen.
5

Heterogen grupp: En heterogen grupp är näst intill motsatsen av en homogen grupp, den består av
många olika personligheter, med olika värderingar och mål. Det kan vara människor från olika länder
eller olika branscher eller kanske båda. Fördelarna med en heterogen grupp är att det finns många
infallsvinklar att kika på problemet och därmed ökar chansen för en bättre lösning som annars kanske
inte skulle existera. Nackdelar kan vara att gruppen har svårt att förstå och respektera varandras
områden och köra sitt eget race lite för mycket. Kommunikationen blir lidande om ingen ser till att
den fungerar.
Det är inte lika vanligt att människor söker sig till dessa typer av grupper utan snarare att de
blir placerade i en heterogen grupp på grund av sin kompetens inom ett område till
exempel. Lyckas man med att få en bra stämning med en heterogen grupp har man oftast en
stor chans att ta fram ett väldigt bra resultat, det är extra viktigt när det gäller banbrytande
produkter där det kan krävas skärningspunkter. Det finns en bok om skärningspunkter som
är väldigt intressant som heter Medicieffekten. Det påstås även att en heterogen grupp är
mer kreativ än vad den homogena gruppen är, mycket på grund av att de olika
personligheterna kommer i kontakt med varandra och inser att de som för dom är omöjligt
kanske är helt möjligt för någon av de andra gruppmedlemmarna.
Under min studietid vill jag påstå att jag har medverkat i ett par heterogena grupper, dessa
grupper har i vissa falla skapats av förutbestämda grupper men också att jag själv valt att
skapa en utmaning för mitt eget lärande. Detta tycker jag har varit en viktig del i min
personliga utveckling eftersom jag nu har en lite bredare kunskap om grupper där alla
kanske inte har så mycket gemensamt, och svårigheterna som det medför.
Jag anser att den heterogena gruppen är bättre när det kommer till eget lärande, jag baserar
det på att varje individ behöver ta mer ansvar när det gäller uppgifter som ska utföras. I en
homogen grupp hade samma person möjligtvis litat på att uppgiften skulle skötas inom
gruppen. Det är även lättare att ge och ta kritik när det inte är din privata vän som du ska
sitta och kritisera, även konstruktiv kritik kan vara jobbig att ge i de fallen enligt mig. Jag tror
även att det är mer vanligt att välja att inte ge kritik och istället ”hålla med” eftersom
tankarna är relativt lika med sina egna. Det är viktigt att komma ihåg att alla är människor
och därför tänka på hur man ger kritik, och försöka hålla den konstruktiv. Annars kan den
kritik som du ger leda till en onödig konflikt som egentligen är helt onödig.
Vilken typ av grupp som är optimal kan nog ingen svara på, det beror helt på vilken typ av
projekt det är och personerna som ska delta i projektgruppen. Studier bekräftar dock att en
heterogen grupp är mer kreativ och därför kan den anses som mer effektiv. Kollar man
däremot på effektivitet när det gäller tidsramar så kan kanske homogena grupper dra fördel.
6

Grupproller
En viktig aspekt att känna till när man sätter samman en grupp är att människor har olika
personlighet och därför tar olika mycket plats i en projektgrupp. Detta kan sammanfattas i
att personerna i en projektgrupp tar olika roller beroende på om de vill styra mycket eller
kanske vill vara lite mer tillbakadragna. Detta gäller både i homogena och heterogena
grupper, men har en större del i heterogena grupper där det oftare kan förekomma
människor som vill ta samma roll.
Meredith Belbin har sammanfattat detta genom att kategorisera dessa beteenden i olika
”team roller”. Hon nämner speciellt nio olika roller:
Plant: En person som anses vara kreativ och ta fram många lösningar till problem, kan ibland vara
lite väl mycket för sig själv och ha svårt att kommunicera med de andra i gruppen.
Coordinator: En person som är bra på att leda ett projekt, det kan vara allt från att ta beslut till att
deligera uppgifter till andra i projektgruppen, kan ibland anses lägga lite väl mycket ansvar på andra.
Monitor Evaluator: En person som ser många alternativa lösningar, har svårt att driva och ge
inspiration till andra i projektgruppen.
Implementer: En person som är bra att ta implementera de ideér gruppen tagit fram till verkligheten,
har svårt att ta till sig ny information.
Completer: Är en person som ser till att projektuppgifterna blir färdigställda i tid, har svårt att vara
lugn i stressade situationer.
Resource Investigator: En person som undersöker möjligheter och knyter upp resurser, har svårt att
avgöra vad som går och inte går att göra och tappar lätt intresset.
Shaper: En person som gillar utmaningar, jobba under press och utmana det som kan tyckas vara
omöjligt. Har svårt att hålla sig lugn och blir lätt otrevlig mot andra i projektgruppen.
Team Worker: En person som har lätt att samarbeta och ta instruktioner av andra, har svårt att ta
konflikter och blir trängd i kritiska situationer.
Specialist: Är en person som är fokuserad och självgående inom ett specifikt område där personen
anses vara ”bäst”, har svårt att tillföra något inom andra områden och ser ofta bara sitt område som
viktigt.
Alla dessa roller är självklart viktiga för att projektet ska bli lyckat och det är därför viktigt att
besitta så många av dessa roller som möjligt.
Det finns fler metoder och beskrivningar för ”team roller” men Belbins nio team roller är
anses vara en av de mest använda.
7

Jag tror att jag skulle placera mig som en blanding mellan plant och shaper efter denna
sammanfattning av team-roller. Jag tycker mig vara relativt kreativ och ha många ideér och
kan känna att jag kryper in under mitt skal lite för mycket då och då. Jag gillar även
utmaningar och har inte så stora svårigheter att jobba under press.
Jag tror att de andra i gruppen har en ganska stor inverkan på de flesta när det gäller roller,
med det menar jag att personer som är lite mer tillbakadragna kanske väljer att inte ta den
roll som de egentligen tycker att de är kababla till för att undvika en konflikt med en
”starkare” gruppmedlem. Jag har en tendens att falla inom det spåret att jag tar det som blir
över och anpassar mig utefter vad de andra är bra på snarare än att kolla på min egen
kompetens i första hand.
Det jag kan tycka är lite synd i de grupper som jag har medverkat i är att olika arbetsätt inte
riktigt uppmuntras, någon slags mentalitet att man ska sitta i skolan finns. Detta tror jag
hämmar arbetet till den grad att vissa personer inte är effektiva när de sitter med en uppgift
i 7 timmar i sträck utan behöver göra annat medans de tänker för att uppnå ett bättre
resultat.
Utvecklingsfaser
Projektgrupper förändras under projektets gång, detta gäller alla projekt och därmed även
alla projektgrupper. För att kunna sätta ihop en fungerande projektgrupp är denna
utveckling en viktig aspekt.
En modell som beskriver denna utveckling kallas FIRO-modellen. Den består av tre olika
faser, med en kort vilofas i övergången till nästa fas.
Tillhörafasen: Första gången gruppen träffas och tar del av projektuppgiften.Tydlig struktur för att
undvika missförstånd är nyckeln tillhörafasen för att alla i projektgruppen ska känna sig delaktiga. Ett
signaliment för tillhörafasen är att deltagarna är tillbakadragna och försiktiga i sina uttalanden.
Rollsökningsfasen: Gruppen har nu kommit förbi den första fasen och personer som hållt en relativt
låg profil kan komma att söka en maktkamp för att göra sig hörd och få sin vilja igenom. Det är
vanligt att konflikter uppstår i rollsökningsfasen, speciellt om flera personer försöker ta samma
ledande roll.
Samhörighetsfasen: I samhörighetsfasen är alla konflikter som uppkommit i rollsökningsfasen
uträdda, alla i gruppen accepterar varandra och den roll dom har fått i projektet. Detta gör att
blickarna vänds mot hur projektet ska slutföras så bra som möjligt.
Det är omöjligt att förhindra att en grupp utvecklas under projektets gång, och det är inget
man bör försöka sig på heller. Det är som sagt en viktig faktor för att projektet ska gå vidare.
Jag anser att det är viktigt att försöka gå igenom denna process så smärtfritt som möjligt
utan att acceptera för mycket, med det menar jag att man kanske inte bör vara överkänslig
om man måste anpassa sig lite till vad de andra i gruppen tycker.
8

Värderingar och drivkrafter
När gruppsammansättningen är klar är det viktigt för framförallt projektledaren att veta vilka
värderingar gruppmedlemarna har och vad det är som driver dem att jobba hårdare. En
värdering kan vara till exempel hur varje medlem ser på projektet medans en drivkraft är
anledningen varje medlem tycker att projektet är viktigt. I denna del av processen är det
viktigt att vara tydlig för att undvika allt för spridda värderingar, det är bra att sätta ner foten
och visa vad det är som ska göras. Det optimala är att försöka utnyttja för att projektet ska
bli effektivt.
När värderingar och drivkrafter är kända är det viktigt att alla i projektgruppen respekterar
samtliga värderingar och drivkrafter, detta kommer leda till att alla i gruppen blir
respekterade som människor.
Lyckas man med detta kommer motivationen vara mycket högre i gruppen och motivation
gör att individerna i gruppen arbetar hårdare för ett bättre resultat.
9

Kommunikation
Kommunikation går ut på att sprida och ta emot information, detta genom till exempel en
disskussion där två eller flera öppna parter deltar och kommer fram till något.
Kommunikation är en av de viktigaste delarna i ett projekt och därmed också i
projektgruppen. Det kan både göra att gruppen går ur projektet med framgång eller i värsta
fall misslyckande.
Det finns olika typer av kommunikation, två av dessa är inre och yttre kommunikation,
Yttre kommunikation: Är när man använder kommunikation för att få en fördel utåt på marknaden,
man kan till exempel kommunicera med sina intressenter för att få en uppskattning om vad det är
som behöver göras och vad det är som faktiskt önskas.
Inre kommunikation: Är kommunikationen som sker inom gruppen i form av rapportering, möten,
avstämning och konflikter om det uppkommer några. Det finns mycket som ingår i kategorin
kommunikation och den inre kommunikationen är väldigt viktig för att individerna i gruppen ska
fungera som en grupp.
Eftersom essän handlar om gruppsammansättningar och inte om hur man säljer projekt så är
det ganska självklart att det är den inre kommunikationen som ska ligga i centrum. När det
gäller kommunikation bör det dock inte spela någon roll om gruppen är homogen eller
heterogen, med det menar jag att kommunikation är något som ska fungera i vilket fall. Alla
grupper bör till expempel ha möten av något slag, det behöver inte betyda att alla grupper
hanterar sina möten på samma sätt. Vissa grupper kanske inte träffas ansikte mot ansikte
utan använder sig utav de tekniska hjälpmedel som finns att använda.
Utan att gå in för djupt på detta oerhört stora område så är det väldigt viktigt att alla vet vad
det är som sker i projektet hela tiden. Det är viktigt att samtliga personer i gruppen har
vetskap om vart och när ett möte är planerat, detta för att alla ska ha en rättvis chans att
delta aktivt under projektet.
Det kan tyckas självklart att alla i projektet är tilldelade den information som de behöver för
att delta, men av egen erfarnhet kan jag säga att så inte alltid är fallet. Det kan bero på flera
olika saker, att personen som inte blivit tilldelad informationen helt enkelt inte har lyssnat
eller att gruppen helt enkelt glömt bort att informera personen.
Jag fastnade på ett citat av Bob Nelson som sammanfattar hur viktigt kommunikation
faktiskt är.
”Communicate, communicate, and then communicate some more”
10

Avslutningsvis
En av anledningarna till att jag valde att skriva om gruppsammansättningar och
projektgrupper I allmänhet är att jag hittade en C-uppsats i psykologi som handlade om
kreativitet som ett resultat av gruppprocesser. Jag reflekterade inte förns efter jag hade läst
den att det va en student på Mälardalens högskola som hade skrivit den. Den behandlade i
vilket fall just homogena och heterogena grupper eller team som det står i texten.
Uppsattsen börjar med att ge fakta rörande individuell samt gruppers kreativitet där fördelar
med kreativitet nämns samt hurvida kreativiteten är större i grupper eller individuellt.
Inledningen går vidare med att nämna faktorer som bidrar till kreativitet i arbetslivet där
gruppens sammansättning kommer upp på tal. Här bekräftas lite om det jag skrivit med att
en varierad grupp har större möjligheter att vara kreativa. Slutligen behandlar inledningen
fakta rörande konflikter där det kommer fram att konflikter kan ha ett positivt utfall på bland
annat kreativitet, detta är ofta fallet med små konflikter som förekommer under
diskussioner. Det påpekas även att konflikter kan ha en negativ effekt på projekt.
Efter inledningen av uppsatsen, har ett antal intervjuer utförts på personer som deltar inom
både homogena och heterogena grupper ute i arbetslivet. Detta följs upp med resultat utav
intervjuerna där svaren delvis bekräftar mina slutsatser, men det uppkommer även en del ny
information som jag väljer att inte gå in närmare på.
En jämförelse av resultaten och en diskussion avslutar uppsattsen där resultaten av bland
annat intevjuerna ställs mot varandra och jämförs. En jämförelse mot fakta finns även med i
slutet.
Jag har haft svårt att bekräfta källorna i uppsatsen men eftersom jag anser att det är en
seriös avhandling som innehåller mycket konkret fakta i form av intervjuer så väljer jag att
lita på det som står.
Detta var en inspirationskälla för mig när jag skrev essän och jag anser att den var mycket väl
formulerad och intressant. Resultaten speglar delvis min bild av ämnet och mina därmed vill
jag påstå att jag har tagit lärdom av texten och därmed ämnet jag skriver om i min essä.
Jag kan även delvis ge svar på den frågeställning jag ställde i början av essän. Där svaret blir
att en heterogen grupp ofta genererar i en mer kreativ grupp till skillnad från en homogen
där kreativitet inte är lika högt värderat. Det man måste tänka på när det gäller heterogena
grupper är att få kommonikationen att stämma. Jag tror att de olika yrkesgrupperna i en
heterogen grupp kan leda till att gruppen hittar skärningspunkter som jag beskrev tidigare,
vilket jag anser är mycket intressant.
11

Referenser
Litteratur
Bo Tonnquist (2008) Projektledning, Bonnier Utbildning, Stockholm
Elektroniska källor
http://hig.diva-portal.org/smash/get/diva2:120808/FULLTEXT01, ”Kreativitet som ett resulstat av
gruppprocesser”
Bilder
http://kebnekaisegruppen.se/wp-content/uploads/2011/01/nc_evolution_080103_ms.jpg
http://iloapp.watchoutconsulting.eu/blog/www?ShowFile&image=1262521217.jpg
12