Innehållsförteckning

ändamål. Dokument och formulär är den naturliga enhet som arbete och processer
kretsar kring i dessa verksamheter. I alla organisationer finns också administrativa
pappersprocesser som hantering av reseräkningar, inköpsorder etc. Flaskhalsar i
dessa processer är ofta bristande effektivitet i pappershanteringen:
• Papper kommer bort, ligger på fel ställe etc.
• En stor del av arbetstiden går åt till att hitta rätt dokument.
• En stor del av ett ärendes behandlingstid går åt till att invänta dokument
från olika källor som behövs för att ärendet skall kunna gå vidare.
• Ärenden och viktiga papper tillbringar sin mesta tid i olika in- och
utkorgar.
Att automatisera dessa flöden innebär ofta att definiera en i förväg bestämd rutt för
ärenden och dokument. I offentliga förvaltningar och liknande organisationer är ju
ett ärendes väg reglerat genom relativt välbestämda regler. Fokus i effektiviseringen
ligger här på rationalisering av själva informationsflödet. Se t ex Statskontorets
rapport 1994:23 för exempel på effektiviseringsinitiativ av pappersflöden inom
svensk förvaltning.
I många verksamheter är arbetsflöden och processer betydligt komplexare. De är
snarare fokuserade på koordination, d v s de är mer fokuserade på fördelning av
arbetsuppgifter och arbetsinstruktioner, integration av delprocesser och
koordination mellan olika arbetsgrupper än på att sekventiellt förflytta dokument.
Flaskhalsar och effektivitetsbrister beror här oftare på koordinationsproblem som
uppstår mellan individer eller arbetsgrupper som arbetar självständigt.
Dokumentflöden kan vara en del av problemet men utgör inte dess kärna. Dessa
processer har ofta stora inslag av kommunikation mellan många aktörer. Exempel
på sådana processer är kundsupport, produktutveckling och programutveckling.
Dessa system fokuserar mer på verksamhetsprocesser än på rena informationsprocesser.
Istället för att enbart hantera ett formulär eller dokuments väg genom
organisationen, ligger fokus på hur arbetsuppgifter och instruktioner hanteras och
hur resurser kan utnyttjas optimalt.
19