Innehållsförteckning

3.5.1 Nackdelar och risker
Det finns ett antal risker och nackdelar som brukar förknippas med workflow:
Sekventialisering. En stor del av workflowteknologin har en Tayloristisk ”löpande
bandmodell” inbyggd, som lätt kan leda till en överdriven sekventialisering av
processer. Detta är i många sammanhang mindre effektivt än flexibla gruppbaserade
system. I många fall kan också effektiviteten ökas genom att ge ökade befogenheter
och breddade arbetsuppgifter till en viss roll, som samtidigt ges alla nödvändiga
informationsresurser för att lösa uppgiften. Se t ex Rikspolisstyrelsen förändring av
passprocessen där flera enkla aktiviteter slogs ihop till en komplex aktivitet som
kunde hanteras av en handläggare. Processtiden minskade från sex veckor till åtta
minuter (Hällström, 1994). Sekventialisering tar dessutom bort helhetsperspektivet
för den enskilde användaren och minskar lätt motivation och ansvar för processen
som helhet.
Rigiditet. Workflow system leder lätt till rigida procedurer som kan upplevas som
en tvångströja för de inblandade användarna. Samtidigt är ofta syftet med workflow
just att standardisera procedurer, och rigiditeten är då en fördel. I hanteringen av
skadeärenden på försäkringsbolag och hanteringen av ärenden hos statliga
myndigheter är detta uppenbart.
Inflexibilitet. De flesta av dagens workflowsystem stödjer inte dynamisk förbättring
av processer och arbetsuppgifter. Rigiditet i kombination med begränsningar i
möjligheterna att dynamiskt förändra och förbättra processer är en dålig kombination
som kan leda till cementering av processer. Skall man stödja de existerande
processerna eller designa nu
Övervakningsmentalitet. Funktionaliteten för övervakning i workflowsystem kan
lätt missbrukas och kan uppfattas som ”förtryckande”.
Underskattning av komplexiteten hos de existerande processerna. Existerande
processer har ofta växt fram under en lång tid och det är lätt att överrationalisera hur
arbetet bedrivs eller kan bedrivas. Ofta har en mängd praktiska lösningar vuxit fram
och format en ”arbetspraxis” som inte alltid är synlig. Ofta innebär en sådan
arbetspraxis att arbetet under en lång tid har optimerats av de inblandade, men även
ineffektiva arbetssätt kan växa fram och formaliseras.
Mänskliga aspekter. Att introducera workflow innebär alltid att ingripa i
människors sätt att arbeta. För de som berörs av systemet finns många hotbilder
förknippade med workflow: vid effektivisering kan folk bli arbetslösa (syftet med
systemet kan ju vara att reducera arbetsstyrkan); workflowsystemet kan överta
delegering och strukturering av arbete som annars hanteras av mellanchefer,
yrkesroller kan förändras etc. Dessa effekter beror på vilken typ av processer som
automatiseras och hur man gör det. I många fall frigörs tid från rutinarbete till
intressantare arbete och kundkontakter. Man får inte glömma bort att bakom
25