Ladda ned publikation (PDF) - Riksrevisionen
Ladda ned publikation (PDF) - Riksrevisionen
Ladda ned publikation (PDF) - Riksrevisionen
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Myndigheternas anpassning till nya förutsättningar<br />
samtliga myndigheter har skaffat system för att hantera<br />
elektroniska fakturor. Vi har dock kunnat konstatera att<br />
flera viktiga problem kvarstår att lösa innan elektronisk<br />
fakturahantering kan sägas vara införd i statsförvaltningen.<br />
Problemen avser bland annat brister i den interna<br />
kontrollen avseende till exempel behörighetshantering<br />
och fördelningen av ansvar för attest och godkännande<br />
av ekonomiska transaktioner. Vi kan också konstatera<br />
att utbytet med privata aktörer än så länge är mycket<br />
begränsat.<br />
Enligt vår bedömning medför införandet av elektronisk<br />
fakturahantering i staten förutsättningar för en<br />
förbättrad intern kontroll och effektivitet i hanteringen<br />
av fakturor. I det inledande skede som myndigheterna<br />
fortfarande befinner sig i är det dock viktigt att de fortsätter<br />
att analysera hur införandet påverkar behovet av<br />
förändringar i den interna kontrollstrukturen och hur<br />
denna kontroll ska kunna upprätthållas på ett säkert<br />
och kostnadseffektivt sätt. Det faktum att reformen<br />
nu har införts innebär emellertid inte att de effektiviseringar<br />
som den ger förutsättningar för har uppnåtts.<br />
Vi menar därför också att regeringen noggrant måste<br />
följa utvecklingen de närmaste åren och vidta de åtgärder<br />
som krävs för att reformens fulla potential ska<br />
kunna uppnås.<br />
Internkontrollen har inte säkerställts<br />
Införandet av elektronisk fakturahantering innebär<br />
förändringar i arbetsrutiner och ansvarsfördelning vid<br />
hanteringen av ekonomiska transaktioner. Myndigheterna<br />
har därför i varierande omfattning infört<br />
kompletterande kontroller i olika faser av fakturabehandlingen.<br />
Vår granskning visar dock att myndigheterna<br />
i flera fall inte har varit tillräckligt aktiva i<br />
arbetet med att säkerställa en god intern kontroll.<br />
Problem som har förekommit i samband med<br />
skanning av fakturor är att belopp har feltolkats, att<br />
kreditfakturor har lästs in som debetfakturor eller att<br />
väsentlig fakturainformation har förlorats. Vidare har<br />
flera myndigheter saknat tillräcklig kontroll över tilldelade<br />
behörigheter för att hantera transaktioner i<br />
systemet. Det gäller till exempel handläggare som getts<br />
möjlighet att ensamma hantera ekonomiska transaktioner<br />
utan någon form av andrapersonskontroll eller<br />
kunnat utföra uppgifter som de normalt inte borde ha<br />
befogenhet till.<br />
Begränsat elektroniskt fakturautbyte med privata<br />
aktörer<br />
En annan sak som vi kunnat konstatera är att många<br />
myndigheter så här långt har ett mycket begränsat<br />
elektroniskt fakturautbyte med privata motparter. Troliga<br />
orsaker skulle kunna vara dels att privata företag inte<br />
använder samma tekniska standard som staten, dels<br />
att informationskvaliteten i företagens fakturor kan<br />
vara för låg. Dessa problem skapar onödigt merarbete<br />
för myndigheterna och minskar därmed möjligheterna<br />
att uppnå de effektiviseringar som denna reform ger<br />
förutsättningar för.<br />
En statsförvaltning i förändring<br />
Varje år startar eller upphör ett antal myndigheter.<br />
Uppskattningsvis handlar det om cirka 25–30 myndigheter<br />
per år, vilket utgör omkring 10 procent av det<br />
totala antalet myndigheter i Sverige. Organiseringen<br />
av statsförvaltningen är ett viktigt förvaltningspolitiskt<br />
styrinstrument, och en naturlig följd av detta är att<br />
statsförvaltningen kontinuerligt förändras. Förändringar<br />
i politiska prioriteringar såväl som behov av effektiviseringar<br />
av den statliga förvaltningen är viktiga skäl<br />
till att regeringen väljer att förändra myndighetsstrukturen.<br />
Det är viktigt att statsförvaltningen kontinuerligt förändras<br />
och anpassas till samhällsutvecklingen. Det är dock<br />
betydelsefullt för förtroendet för statsförvaltningen att<br />
förändringarna sker på ett sådant sätt att de bidrar till<br />
målet om en effektiv, rättssäker och demokratisk förvaltning.<br />
Just avvecklingen av myndigheter har visat sig<br />
orsaka svårigheter. I vår granskning av myndigheternas<br />
årsredovisningar har vi ägnat särskild uppmärksamhet<br />
åt problem förknippade med avveckling av myndigheter.<br />
I samband med granskningen av 2008 års årsredovisningar<br />
rapporterade vi iakttagelser i revisionsrapport<br />
eller avgav revisionsberättelse med invändning till fyra<br />
myndigheter som är föremål för omställning. I våra<br />
granskningar har vi uppmärksammat ett antal problem<br />
som hänger samman med regeringens arbete med att<br />
förändra statsförvaltningens organisering.<br />
Vi riksrevisorer har tidigare framfört att bildandet<br />
av nya myndigheter bör prövas med omsorg. När nya<br />
verksamheter inrättas bör olika organisatoriska lösningar<br />
prövas. Utifrån de iakttagelser som vi gjort av<br />
30
Change language