Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

34 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR 2018-2020
Allt detta med ett starkt medborgarfokus för att förfina och anpassa resultatet för
dem som vi finns till för.
Det som beskrivs ovan är verksamhetsutveckling med stöd av IT. Beslut om att
Huddinge kommun ska utveckla verksamheten med stöd av IT – digitalisera -
finns angivit i flera styrande dokument. Kommunen har nyligen tagit fram och
beslutat om en gemensam process för verksamhetsutveckling med stöd av IT.
Processen syftar till att hitta de initiativ vilka ger störst nytta för organisationen
och intressenter. För att uppfylla det syftet manar processen till gemensam
prioritering av de initiativ som väcks och samordning av genomförande för ökad
effektivisering. Processen innebär att planering av initiativ följer gängse
planerings- och budgetprocess. Det ger att initiativen behöver väckas och
tydliggöras tidigt i planeringsprocessen. Redan i det svar på denna PM, som
nämnderna tar fram som underlag inför Mål och budget, bör större initiativ kring
verksamhetsutveckling med IT lyftas fram. Detta för att initiativen i nästa steg
kunna prioriteras gemensamt, integreras i nämndernas verksamhetsplanering och
samordnas vad gäller genomförande.
Informationshantering och teknik
För att kunna realisera strategin behöver kommunen skapa en miljö där
informationen kan kartläggas, återanvändas och flöda mellan många system.
Kommunen behöver ta tillvara på data som finns i de egna systemen för att
utveckla verksamheten. Det ger en framtidssäkrad, kostnadseffektiv IT-miljö med
återanvändbara komponenter. Kommunen behöver också höja
informationskvalitén så att informationen är återanvändbar. Vi behöver därför öka
samarbetet över verksamhetsgränser och undersöka förutsättningarna för bättre
integration med verksamhetssystem, ärendehanteringssystem,
dokumenthanteringssystem och så vidare. En av de största utmaningarna är att
koordinera alla utvecklingsinsatser så att hela organisationen drar åt samma håll.
Samverkan med andra
Ensam är inte stark. För att klara ambitionen i e-strategin och säkra fortsatt
kvalitetsutveckling söker Huddinge kommun samarbete med andra som vill
samma sak.
E-arkiv
Digitaliseringen behöver gå hela vägen, det vill säga en handlings hela livslängd.
Nu arbetar kommunen digitalt fram till arkivering då vi tar ut handlingen på
papper vilket inte är optimalt. Förutom att kommunen, genom ett e-arkiv, håller i
den röda tråden gällande digitalisering ger ett elektroniskt arkiv även vinster i
form av snabbare och bättre tillgänglighet till handlingar och dokument både för
medborgare och anställda, vilket i sin tur effektiviserar verksamheten.
Att införa ett e-arkiv för hela kommunen är ett flerårigt projekt. Under 2018
behöver fackförvaltningarna, med hjälp av kommunstyrelsens förvaltning, höja
sin kunskap runt vad ett e-arkiv är, vilka nya arbetssätt detta kommer att kräva
samt börja förbereda system och göra övriga förberedelser som t ex att skaffa en