DS (pdf 5 050 kB, öppnar nytt fönster - Försäkringskassan

More documents

Recommendations

Info

FORTSÄTTNING FRÅN FÖREG. SIDA listerna inom verksamhetsstöd HR, eller till lönehandläggarna, som sitter i en annan del av samma kontorslandskap som Helpdesk på Fyrvallas entréplan. – Men vi har stor lönekompetens hos oss och löser det mesta själva. Lönehandläggare Mona Sandström bekräftar att Helpdesk tar hand om de fl esta lönefrågorna. Men det hindrar inte att hon och hennes kolleger dagligen ändå får fl era ärenden att besvara. – Det kan gälla uträkningar eller speciella ärenden där underlagen fi nns hos mig. Många meddelanden Annars börjar arbetsmånaden för lönehandläggarna direkt efter att den defi nitiva lönekörningen, det brukar bli den 15:e eller 16:e, gjorts. Inför varje körning kommer det in massor av papper och meddelanden som kan påverka lönen. Det kan gälla tjänstledighet, korrigering av Min tid, ersättning för egna utlägg, skattejämkning eller frivillig skatt. – Vi ska också registrera nyanställda, byten av kostnadsställen och omplaceringar innan lönen körs, säger Mona Sandström. – Det kan också ha inrättats en helt ny tjänst – då måste vi ändra i systemen. Efter att attesttiden för Min tid gått ut töms uppgifterna i Min tid över i lönesystemet och en preliminär körning görs. – Den resulterar i en fellista med korrigeringar och kontroller som vi får ta hand om. Ytterligare en preliminär körning görs ett par dagar före den slutliga. Även då blir det en fellista men den är betydligt kortare. Efter den slutliga körningen går internkontrollen igenom en viss procent av lönerna för att se att de är rätt uträknade. – Själva tar vi ut rapporter för folk som slutat så att de får slutlön. Det kan vi gör så fort den senaste lönen kommit. Vi rekvirerar också bidragen för anställda med lönebidrag och på nystartsjobb. Vi loggar in hos Arbetsförmedlingen och ordnar det. När lönen är helt klar ska alla papper arkiveras i personalakterna och Mona Sandström, löner. Anna Halvarsson, utbetalningar Om någon drabbas av fel med lönen blir det väldigt känsligt för individen. Därför gör vi allt vi kan för att det ska bli rätt. HANTERING AV 14 000 LÖNER nya akter upprättas för nyanställda. Även reseräkningar och underlag för läkarvård och friskvård ska arkiveras. – Det kommer in sådana underlag i stort sett varje dag, säger Mona Sandström. I februari varje år skickar lönehandläggarna ut semesterlistor till cheferna med uppgifter om outtagna dagar. När det gäller vikariat, omplacering, långtidssjukskrivning, studieledighet eller särskilt lönetillägg tar de ut rapporter ur systemet på slutdatum och har en dialog med cheferna. – Vi vill ju gärna att det blir rätt på lönen, konstaterar Mona Sandström. – När det blir fel, till exempel att någon hunnit få lön innan en tjänstledighet så att det blir för mycket, får vi ha en dialog med chef och medarbetare om återbetalning. Sista veckan innan den slutliga lönekörningen kan arbetet hopa sig, inte minst om det kommer in många ärenden med mycket att räkna på. – Men det brukar lösa sig. Vi är många som kan hjälpas åt. För om någon drabbas av fel med lönen blir det väldigt känsligt för individen. Därför gör vi allt vi kan för att det ska bli rätt från början. Handbok ger råd Mona Sandström betonar vikten av ordning och reda i lönehandläggningen. – Du måste ha en tydlig struktur så att du vet vad du ska göra och när. I det perspektivet kan man se den lönehandbok som hon och en kollega skrivit och som lönehandläggarna använder sedan april i år. I den kan man lära sig hur man gör till exempel vid en nyanställning. – Men framförallt sådant som man gör sällan, till exempel första gången man får en timanställd. Just nu håller Mona Sandström på att uppdatera handboken. Hon har 20 procent av sin arbetstid avsatt för det. Det bäst med jobbet tycker hon är att det är så omväxlande. ■ 20 lönehandläggare har hand om 13 013 löner inom Försäkringskassan. Dessutom 1 035 löner inom Pensionsmyndigheten. ■ På HR Helpdesk tar elva generalister i genomsnitt emot 260 ärenden per dag. ■ Under 2009 kom det 130 857 manuella utbetalningsunderlag. Det blir i snitt 503 per arbetsdag. ■ Under samma år kom det 171 337 elektroniska fakturor vilket blir i snitt 658 per dag. – När man suttit och knappat in uppgifter en vecka är det ganska skönt att gå ut och ställa sig i arkivet och sortera in papper i akterna. Ett par våningar upp i Fyrvalla fi nns ekonomienheten. På sektionen för utbetalningar arbetar Anna Halvarsson med de manuella underlag som rör försäkrade men inte kan betalas ut via det centrala utbetalningssystemet. I TP-systemet och ärendehanteringsstödet ÄHS går det bara att knappa in utbetalningar gällande själva dagersättningarna. – Om man är sjuk kan man få arbetsresor, arbetshjälpmedel eller så kan det vara ett läkarutlåtande som Försäkringskassan begärt. Det kommer fl era hundra sådana underlag varje dag. Handläggarna ute i försäkringen gör i dessa ärenden ett manuellt utbetalningsunderlag, ibland bifogas fakturor och kvitton, och deras chef attesterar alla underlagen. – Sedan registrerar vi utbetalningen i Försäkringskassans ekonomisystem – Agresso – och betalar ut, säger Anna Halvarsson. – Ganska ofta är det fel på underlaget, någon siffra kan saknas eller så är det inte rätt underskrivet. Då måste vi komplettera genom att mejla eller ringa till handläggaren eller chefen. Efteråt granskas vissa av underlagen slumpvis. Att rätt person skrivit på, att pengar kommit iväg rätt dag och att kontot är rätt. Därefter arkiveras underlagen. – Ibland behöver vi gå och titta i dem. Det kan till exempel ha varit fel konto så att pengarna kommer tillbaka. Posten största kunden I Anna Halvarssons team sitter även de handläggare som betalar leverantörsfakturor åt Försäkringskassan. Det kan gälla hyror, telefon, el, lokalvård, kontorsmaterial, hyrbilar, representation m.m. Den största kunden är Posten. Dessa fakturor kommer inskannade och hanteras elektroniskt. På sektionen görs även utbetalningar via Girovision. Det handlar om expressutbetalningar, till exempel om en handläggare gjort något fel som fördröjt utbetalningen till en försäkrad. Sådana utbetalningar får endast ske i yttersta undantagsfall. – Vi märker att det blir fl er sådana när försäkringen är pressad, säger Anna Halvarsson. Inom sektionen görs också de ➜ 14 DAGENS SOCIALFÖRSÄKRING • NOVEMBER 2010
Mångsysslare med koll på allt Medarbetarna på Försäkringskassans kontorsservice � nns på en lång rad orter över landet. De är mångsysslare som ser till att allt fungerar smidigt ute i verksamheten. DS träffade två medarbetare i Uppsala. Eva-Lena Harrå och Per-Ola Höglander ser sig själva som spindlar i nätet på det lokala försäkringscentret (LFC) i Uppsala. De rör sig hemtamt i huset som även hyser en nationell försäkringspool och ett lokalkontor. – Vi är ute med våra tentakler överallt och fi xar och donar så att alla är nöjda, säger Eva-Lena Harrå, som har en lång bakgrund i försäkringen och även arbetat med ekonomiadministration, bland annat löner, några år före förstatligandet. – Om inte vi fanns så skulle det märkas direkt – ingen post, inget kaffe, konstaterar Per-Ola Höglander, som även han jobbat länge inom Försäkringskassan, också i försäkringen. Paket och biljetter När DS ber dem berätta vad de gör så blir listan väldigt lång. Posthanteringen är central och ofta en ingång till andra arbetsinsatser. – Man går aldrig tomhänt från en runda i huset, säger Eva-Lena Harrå. – Det blir lätt så att medarbetarna haffar en när man går runt, säger Per- Ola Höglander. – Men helst vill vi att det som ska göras anmäls i vår mejllåda. Annars är det varor som kommer, personal som ska iväg – med tåg, buss, DAGENS SOCIALFÖRSÄKRING • NOVEMBER 2010 bil eller cykel – och ska hämta biljetter. Busskort ska laddas och bildäck bytas. Det blir pappersstopp, toner ska bytas, service på kontorsmaskiner beställas, frukten fördelas, och sammanträdesrummen hållas i ordning. – Vi håller också kontakt med fastighetsskötaren, säger Per-Ola Höglander. – Men först kollar jag om det är något som jag själv kan rätta till. Han pekar på vikten av att överhuvudtaget odla bra kontakter med olika serviceleverantörers personal. De sköter också inpasseringskorten till kontoret och tar foton till behörighetskorten. – Det fi nns en del handläggare som arbetar på annan ort men bor här i Uppsala. Ibland vill de jobba här, kanske en kväll eller en lördag, och då får vi ordna med deras inpasssering, säger Per-Ola Höglander. Andra uppgifter är att kontrollera GPS- och överfallslarm, vilket görs en gång i kvartalet, och att inventera möbler och maskiner, byta ut och skaffa nytt. Även arkivet har de hand om, både in- och utplockning samt gallring. – Egentligen ska vi bara göra årsskiftesrutinerna för arkivet men LFC Uppsala köper arkivtjänster av Kontorsservice, säger Eva-Lena Harrå. Rullande schema Köksuppgifterna tar också sin tid. Det handlar om att koka kaffe, köra igenom disken i den stora diskmaskinen och rengöra köksmaskiner. – Man kan säga att vi har ett rullande schema för arkiv, post och kök, säger Per-Ola Höglander. De är också säkerhets- och brandskyddsansvariga i huset. Eva-Lena Harrå arbetar en hel del Eva-Lena Harrå, kontorsservice Per-Ola Höglander,kontorsservice Man går aldrig tomhänt från en runda i huset. Det blir lätt att medarbetarna haffar en. med fakturor och inregistrering i ekonomisystemet Agresso. Det gör hon för hela sektion Öst 3 inom Kontorsservice. Hon är även miljöombud för sektionen och ansvarar för statens konst vid kontoren. Tillsammans med Per- Ola Höglander ska hon också bevaka och följa upp budgeten för hela Öst 3 och vara försökskaniner när man gör en budgetrapport via Excel. – Jag har också stöttat andra inom Öst 3-an i frågor kring lokaler, serviceavtal, lokalvård och inköp. Hon sköter också mobiltelefonerna – nya telefoner, abonnemang och tillbehör – för LFC. Även kvalitetskontrollen av lokalvården ligger på henne. – Det ligger i själva verket mycket jobb bakom en fungerande städning, konstaterar hon. Försöker vara steget före De fl esta inköp, som kontorsmaterial och kontorsmöbler, görs också av kontorsservice. Oftast tar de tag i arbetsuppgifterna direkt så att det inte blir gnissel i maskineriet. – Vi försöker vara före, säger Per- Ola Höglander. – När vi går runt i huset så ser vi om det står något i vägen som kan riskera brandskyddet, om en lampa är trasig eller om det står en tom kartong någonstans. Vi ser också till att alltid ha toner hemma. ✖ SERVICE PÅ 40 ORTER ■ Kontorsservice har tio sektioner och medarbetare stationerade på ett fyrtiotal orter. Uppsala ingår i sektion Öst 3 tillsammans med Sollentuna, Nacka, Täby, Sundbyberg, Västerås och Eskilstuna ➜ bemyndiganden som tillåter att de – Jag har nytta av att ha jobbat hetsidé som gäller för avdelningen ersättningar som det fattats beslut om inom försäkringen. Det gör att jag för- för verksamhetsstöd: Att frigöra tid ute på försäkringscentren kan föras står handläggarna bättre. Vi jobbar ju för Försäkringskassans kärnverksam- över till bankerna och plusgirot för i olika system och jag kan även deras. het. ✖ vidare befordran till de försäkrade. Men hon tycker samtidigt att sam- – Försäkringskassan betalar ut arbetet med försäkringen kunde stär- MER OM ENHETERNA cirka 1,5 miljarder kronor varje dag kas ytterligare. ■ DS har tidigare gjort nedslag på och varje krona går genom oss, säger – I dag är vi lite i var sin bubbla. En � era enheter inom Verksamhetsstöd: Anna Halvarsson. ökad förståelse skulle göra att vi fi ck Arkivet (nr 4/08), Säkerhet (nr 10/08), Innan hon kom till ekonomi våren 2006 hade hon arbetat 1,5 år inom försäkringen med sgi-utredningar och en kort period med aktivitetsstöd. in fl er rätta underlag och det skulle i slutändan spara tid ute i försäkringen. Det är ett resonemang som stämmer väl överens med den verksam- Skanning (nr 3/09) och Lokaler (nr 4/10). På sidan 22 i detta nummer görs ett nedslag på Kompetensforum. Och � er blir det säkert framöver. 15
Page 1 and 2: DAGENS SOCIALFÖRSÄKRING #8 novemb
Page 3 and 4: kundnytta|adoptionskostnadsbidrag|b
Page 5 and 6: Handbok ska ge enad syn på arbetss
Page 7 and 8: säkring människor skulle kunna k
Page 9 and 10: Ja till 20 veckors ledighet för ma
Page 11 and 12: Handläggare tar genvägar i arbete
Page 13: att re den 1 mars i år och ger st
Page 17 and 18: I Nederländerna betalar arbetsgiva
Page 19 and 20: itet. Arbetslösa, egenföretagare
Page 21 and 22: sundbyberg n på visit ”hemma”
Page 23 and 24: Många på Kompetensforum har pedag
Page 25 and 26: kassan förändrats. Nu är det reh
Page 27 and 28: Ett av de projekt som presenterades
Page 29 and 30: … jan larsson Jan Larsson på Soc
Page 31 and 32: or karlsson oanade följder av den

DS (pdf 5 050 kB, öppnar nytt fönster - Försäkringskassan

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?