T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı SAYI ...
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı SAYI ...
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı SAYI ...
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
T.C.<br />
<strong>SAĞLIK</strong> <strong>BAKANLIĞI</strong><br />
<strong>İdari</strong> <strong>ve</strong> <strong>Mali</strong> <strong>İşler</strong> <strong>Dairesi</strong> <strong>Başkanlığı</strong><br />
<strong>SAYI</strong> : B100İMİ0000011/<br />
KONU: Ayniyat İşlemlerinde<br />
Uyulması gereken esaslar<br />
Bilindiği gibi, Bakanlığımız merkez teşkilatı birimlerinin hizmet sunumunda kullanılmak üzere<br />
satın alma <strong>ve</strong>ya hibe yoluyla temin edilen her türlü demirbaş, kullanıma <strong>ve</strong> tüketime mahsus<br />
malzemelerin, 832 Sayılı Sayıştay Kanunu, 1050 Sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu <strong>ve</strong> Ayniyat<br />
Yönetmeliği kapsamında, ayniyat hesaplarına kaydetme, depolama, koruma, tahsis, sevk <strong>ve</strong> kontrol<br />
işlemleri Bakanlığımız <strong>İdari</strong> <strong>ve</strong> <strong>Mali</strong> <strong>İşler</strong> <strong>Dairesi</strong> <strong>Başkanlığı</strong> Merkez Ayniyat Saymanlığı tarafından<br />
yürütülmektedir.<br />
Ayniyat işlemlerinin mevzuat hükümlerine uygun olarak yürütülmesini temin maksadıyla<br />
yönerge çalışması yapılmış <strong>ve</strong> hazırlanan “Merkez Teşkilatı Ayniyat İşlemleri Uygulama<br />
Yönergesi” Makamın 31 ARALIK 2003 tarih <strong>ve</strong> 013476 sayılı Olurları ile yürürlüğe konulmuş <strong>ve</strong><br />
yönerge gereği, 09 OCAK 2004 tarih <strong>ve</strong> 000119 sayılı Olurları ile de merkez teşkilatı birimleri<br />
bünyesinde Ayniyat Mutemetlikleri teşkil olunmuştur.<br />
Ancak, geçen süreç içerisinde biriminiz bünyesinde yürütülen ayniyat çalışmalarının kontrol<br />
edilebilir olması, eşya <strong>ve</strong> malzemenin kayda alınması <strong>ve</strong>ya düşülmesi noktasında;<br />
- Demirbaş malzemelerin kullanıldığı mahallerde oda listelerinin yapılmadığı <strong>ve</strong>ya<br />
güncellenmediği,<br />
- Biriminizde ihtiyaç fazlası olan demirbaş malzemelerin başka birimlerde kullanılmak üzere<br />
devir, teslim işlemlerinin mevzuata uygun yapılmadığı,<br />
- Demirbaş malzemelerden ihtiyaç fazlası <strong>ve</strong>ya kullanılamayacak olanların mevzuat<br />
hükümlerine göre işleme tabi tutulmadan HEK’e ayrılmak üzere Ana Donatım <strong>ve</strong> İkmal Bölge<br />
Müdürlüğüne gönderildiği,
- Kullanıcılara mevzuata uygun teslim <strong>ve</strong> geri alım işlemlerinin yapılmadığı,<br />
- Hibe olarak gelen malzemelerin Ayniyat idari Hesabına alınmadan kullanıldığı,<br />
- Demirbaş malzemeler üzerinde bulunması gereken demirbaş numarasının düzenli bir şekilde<br />
işlenmediği,<br />
- Kullanıma <strong>ve</strong> tüketime mahsus malzemelerin dağıtımında eksik işlem yapıldığı,<br />
- Mal <strong>ve</strong> malzemelerin kayıt, depolama <strong>ve</strong> stok durumlarının kontrol edilmediği <strong>ve</strong> düzenli<br />
tutulmadığı,<br />
- Ayniyat mutemetlerinin görev değişikliği, tayin, istifa vb. nedenlerle ayrılması sonucu, yeni<br />
görevlendirilen Ayniyat Mutemedine devir teslim işlemlerinin yapılmadığı,<br />
tespit edilmiştir.<br />
Devlet malının en iyi şekilde amacına uygun kullanılması <strong>ve</strong> muhafaza edilmesi kanuni zorunluluk<br />
olduğu gibi aynı zamanda milli bir görevdir. Bu hizmetlerin yürütülmesindeki sorumluluk Ayniyat<br />
Talimatnamesi <strong>ve</strong> ilgili mevzuatlar gereği ayniyat saymanı uhdesinde olmakla birlikte ayniyat<br />
mutemedi <strong>ve</strong> dolayısıyla birim amirlerinin de hizmetin mevzuata uygun sevk <strong>ve</strong> idare edilebilmesi<br />
noktasında sorumlu oldukları muhakkaktır.<br />
Bilgilerinizi <strong>ve</strong> uygulamada görülen aksaklıkların giderilmesi ile işlemlerin mevzuatlar çerçe<strong>ve</strong>sinde<br />
yapılmasının temini bakımından, ayniyat işlemlerinde uyulması gerekli usul <strong>ve</strong> esaslar bir kez daha<br />
liste halinde gönderilmiş olup, uygulamada işlem eksikliğine mahal <strong>ve</strong>rilmeksizin ekli listede<br />
belirtilen usul <strong>ve</strong> esaslara uyulması hususunda gereğini önemle rica ederim.<br />
Dr. M. Ulvi SARAN<br />
Müsteşar Yardımcısı
EK :<br />
1. Ayniyat İşlemlerinde uyulması<br />
Gereken Esaslar (14 Sayfa)<br />
DAĞITIM :<br />
Merkez Teşkilatı Birimleri<br />
….MAR.2005 Şef F.GÜLLÜ<br />
….MAR.2005 Ayn.Say. N.DEMİRAL<br />
….MAR.2005 Dai.Bşk.Yrd. T.ŞAHİN<br />
….MAR.2005 Dai.Bşk.V. A.ÖZDEMİR<br />
AYNİYAT İŞLEMLERİNDE UYULMASI GEREKEN<br />
USUL VE ESASLAR<br />
Merkez teşkilatı hizmet sunumunda kullanılmak üzere temin edilen (satın alma, hibe) demirbaş ile
kullanıma <strong>ve</strong> tüketime mahsus malzemelerin mevzuatına uyumlu olarak elektronik ortamda kayıt<br />
altına alınması, kontrol <strong>ve</strong> takibi amacıyla Merkez Ayniyat Saymanlığında oluşturulan “Ayniyat<br />
Takip Programı”nın birimlerdeki işlemlerin güncel olarak takip, zimmet, oda kayıt <strong>ve</strong> ayniyat idare<br />
hesaplarının yapılabilmesi için “Terminal Modülü” hazırlanarak Ayniyat Mutemetlerinin<br />
kullanımına sunulmuştur.<br />
Ayniyat işlemlerinin birimlerde güncel olarak takip edilmesi için, Merkez Ayniyat Saymanına karşı<br />
sorumlu Ayniyat Mutemetlikleri oluşturulacak <strong>ve</strong> bu personelin ilgili mevzuat hükümlerine <strong>ve</strong><br />
Merkez Teşkilatı Ayniyat İşlemleri Uygulama Yönergesinde belirtilen görev, sorumluluk <strong>ve</strong> yetkisi<br />
kapsamında, Merkez Ayniyat Saymanlığı kayıtlarında yer alan kendi birimine ait demirbaş malzeme<br />
ile kullanıma <strong>ve</strong> tüketime mahsus malzemelerin giriş <strong>ve</strong> çıkış işlemlerini bilgisayar ortamında<br />
“Terminal Modülü”nde takip ederek, birimin kendisine ait ayniyat idari hesabını tanzim ederek her<br />
yıl sonu Merkez Ayniyat Saymanlığına gönderecek şekilde çalışma ortamının düzenlenmesi ile,<br />
1. Hizmet sunumunda kullanılmak üzere çeşitli yollarla temin edilen (satın alma, hibe (EK-1),<br />
devir) her türlü demirbaş, kullanıma <strong>ve</strong> tüketime mahsus malzemeler, kitap, dergi vb. basılıların<br />
mevzuat hükümlerine göre muayene <strong>ve</strong> kabul işlemleri yapılmak üzere Merkez Ayniyat<br />
Saymanlığına/Ayniyat Mutemetliğine teslim edilmesi sağlanacak, muayene <strong>ve</strong> kabul işlemleri<br />
tamamlanıp, ayniyat muhasebesine kayıt işlemleri yapılarak talep birimi Ayniyat Mutemedine teslim<br />
edildikten sonra, Birim Ayniyat Mutemetlerince son kullanıcılara çıkış pusulası/zimmet formu<br />
karşılığı <strong>ve</strong>rilerek dağıtımının yapılması,<br />
2. Ayniyat idari hesaplarına alınan malzemelerin Ayniyat Mutemetleri tarafından teslim<br />
alınarak, depolanması, ilgili birim amiri tarafından yapılan tahsislere göre son kullanıcılara, talep<br />
eden kişi <strong>ve</strong> bağlı şube müdürünün imzasının bulunduğu İstek Formu (Örnek-25) karşılığında<br />
(Örnek-26) form düzenlenerek Ayniyat Mutemetleri vasıtasıyla mevzuat hükümleri kapsamında<br />
zimmet kayıt işlemleri yapılarak dağıtımının yapılması,<br />
3. Demirbaş malzemelere demirbaş esas defteri sıra numarasının, görünen bir yerine<br />
çıkmayacak şekilde Ayniyat Programı Terminal Modülünde mevcut bulunan “Demirbaş Eşya<br />
Etiketi”nin yapıştırılmadan kullanıcılara dağıtımının yapılmaması,<br />
4. Demirbaş malzemelerin, Ayniyat Mutemedince (masa, koltuk, sandalye, klima, sehpa gibi<br />
oda içerisindeki sabit eşyalar hariç) kullanıcılara “Zimmet Formu” (EK-2) düzenlenerek <strong>ve</strong>rilmesi,<br />
5. Ayniyat Mutemetleri, Merkez Ayniyat Saymanlığı tarafından kendisine zimmet karşılığı<br />
<strong>ve</strong>rilen malzemelerin takibi <strong>ve</strong> kontrolü için, Ayniyat Takip Programı Terminal Modülünde yer alan<br />
bilgiler doğrultusunda Demirbaş Esas Defteri ile Kullanıma <strong>ve</strong> Tüketime Mahsus Malzemeler için<br />
karteks <strong>ve</strong>ya defter tutulması (Bilgisayar ortamında da olabilir),
6. Her yıl sonu kendisine gelen malzemelere ait, ayniyat idari hesabını (demirbaş eşya ile<br />
kullanıma <strong>ve</strong> tüketime mahsusu malzemeleri ayrı ayrı ÖRNEK-6, ÖRNEK-13, ÖRNEK-18) her yıl<br />
sonunda çıkararak takip eden yılın OCAK ayının 30’una kadar ayniyat saymanlığına gönderilmesi,<br />
7. Kendisine kullanılmak üzere demirbaş eşya <strong>ve</strong> malzeme teslim edilen personel, hizmetin<br />
görülmesinden sonra <strong>ve</strong>ya herhangi bir sebepten dolayı görevden ayrılması durumunda kullandığı<br />
eşyayı teslim etmeden <strong>ve</strong> Ayniyat Mutemedinden “İlişik Kesme Belgesi” (EK-3) almadan görevden<br />
ilişiğinin kesilmemesi (personel işlemlerinden sorumlu birim ilişik kesme belgesini almadan maaş<br />
nakil ilmühaberi tanzim etmeyecektir),<br />
8. Ayniyat Mutemetlerinin herhangi bir nedenle görevden ayrılmaları durumunda, yerine<br />
Makam Onayı ile Ayniyat Mutemedi görevlendirilecek <strong>ve</strong> Merkez Ayniyat Saymanlığına<br />
bildirilerek devir teslim işlemlerinin yapılması istenecektir. Devir teslim işlemi yapılmadan<br />
Ayniyat Mutemedinin görevinden ayrılmasına müsaade edilmeyecek,<br />
9. Kullanıcı, hizmet sunumunda kullanılmak üzere kendisine <strong>ve</strong>rilen malzemenin amacına<br />
uygun şekilde kullanılmasından sorumlu olup, hasara uğratması <strong>ve</strong> kaybetmesinden dolayı kanuni<br />
işlemlerin yapılması,<br />
10. Demirbaş ile kullanıma <strong>ve</strong> tüketime mahsus malzemelerin her mali yıl sonunda Ayniyat<br />
Yönetmeliğinin 11 nci maddesi hükümlerine göre Merkez Ayniyat Saymanlığınca oluşturulan<br />
komisyon marifetiyle yapılması için gerekli hazırlıkların yapılması ile sayım komisyonunda görev<br />
alan personelin öncelikle sayım işlemine ağırlık <strong>ve</strong>rmesi,<br />
11. Birimlerin çalışma, hizmet odaları, salonları <strong>ve</strong> bölümlerinde hizmete sunulmuş bulunan<br />
demirbaş eşya <strong>ve</strong> malzemenin cinsini, miktarını, niteliğini, demirbaş numarasını, fiyatını belirtir<br />
“ODA DEMİRBAŞ LİSTESİ” (EK-4) düzenlenecek, bu liste ayniyat saymanı, ayniyat mutemedi,<br />
oda yetkilisi <strong>ve</strong> idare amiri tarafından imzalanarak ilgili odaya asılacak, bu liste odadan eşya<br />
çıktığında <strong>ve</strong>ya yeni eşya geldiğinde güncelleştirilecektir. Odada kullanılan malzemelerin korunması<br />
oda personelinin sorumluluğunda olduğu kullanıcılara bildirilmesi,<br />
12. Demirbaş eşyaların oda değişiminde, başka birimlere devrinde, kullanılmaz durumda<br />
olanların HEK’e ayrılmasında Ayniyat Mutemetleri sorumlu olup, kullanıcı kişiler tarafından bu tür<br />
malzemeler (EK-5) formla Ayniyat Mutemedine teslim ederek işlemlerin yapılması,<br />
13. Birimlerde ihtiyaç fazlası olan malzemelerin başka birimlerde kullanılabilmesini sağlamak<br />
amacıyla merkez teşkilatı birimlerine zimmet formu ile, taşra teşkilatına ise Makam Onayı alınarak<br />
Ayniyat Tesellüm Makbuzu karşılığı devir işlemi yapılarak kendi zimmetlerinden düşülmek üzere
Merkez Ayniyat Saymanlığına evrakı iletilecek, kullanılamaz durumda olan malzemeler için de<br />
(EK-6/1, EK-6/2, EK-7, EK-8) belgeler hazırlanarak malzemeler <strong>İdari</strong> <strong>ve</strong> <strong>Mali</strong> <strong>İşler</strong> <strong>Dairesi</strong><br />
<strong>Başkanlığı</strong> Ana Donatım <strong>ve</strong> İkmal Bölge Müdürlüğüne teslim edilerek teslim alındı yazısı ile<br />
birlikte Ek-6, 7, 8 evraklar Merkez Ayniyat Saymanlığına iletilerek zimmet kayıtlarından<br />
düşülmesinin sağlanması,<br />
14. Demirbaş malzemenin bakım <strong>ve</strong> onarım masraflarının Ayniyat Yönetmeliği hükmüne göre<br />
ilgili malzemeye kaydının yapılabilmesi için bakım onarım talebinde mutlaka demirbaş ile varsa seri<br />
numarasının belirtilmesi (EK-9),<br />
15. Bakım <strong>ve</strong> onarımı yapılacak malzemelerin, hizmet satın alınan firmanın <strong>İdari</strong> <strong>ve</strong> <strong>Mali</strong> <strong>İşler</strong><br />
<strong>Dairesi</strong> <strong>Başkanlığı</strong> teknik elemanları koordinesinde yaptırılması sağlanacaktır. Malzeme yerinde<br />
yapılamayıp Bakanlık dışına (firmanın servisinde) çıkarılarak yapılacaksa (Ek-10) form<br />
düzenlenerek malzemeye ait bilgilerle muhteviyatı belirtilerek Ayniyat Saymanlığının<br />
koordinasyonunda gönderilmesi sağlanacak,<br />
16. Basılı (broşür, afiş, dergi, kitap vb.) malzemelerin ayniyat idari hesabına alınabilmesi <strong>ve</strong><br />
hesabın kapatılması için, dağıtım planının çıkarılması <strong>ve</strong> bu plan kapsamında gönderilen<br />
kurumlardan Ayniyat Tesellüm Makbuzunun istenmesi (EK-11),<br />
gerekmektedir.<br />
EKLER (GÖRMEK İÇİN TIKLAYINIZ)
Change language