TOTM-PRS-03 İç Tetkik Prosedürü.pdf
TOTM-PRS-03 İç Tetkik Prosedürü.pdf
TOTM-PRS-03 İç Tetkik Prosedürü.pdf
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>PRS</strong>-0<strong>03</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2009<br />
REVİZYON TARİHİ 01.04.2013<br />
REVİZYON NO <strong>03</strong><br />
SAYFA NO 1/4<br />
1. AMAÇ VE KAPSAM<br />
Bu prosedürün amacı, yıl içinde yapılacak Yönetim Sistemleri iç tetkiklerinde, öncelik ve önem<br />
durumuna göre izlenecek yolları ve iç tetkikin gerçekleştirilmesindeki görev, yetki ve sorumlulukları<br />
belirlemektir.<br />
Bu prosedür, <strong>TOTM</strong> organizasyonunda yer alan ve Yönetim Sistemleri kapsamındaki tüm bölüm ve<br />
süreçlerde uygulanacak iç tetkiklerini kapsar.<br />
2. GÖREV VE SORUMLULUKLAR<br />
İç <strong>Tetkik</strong> Grubu<br />
Hastanemizde yapılacak olan tetkiklerde, bölümlerin, tetkik konularının ve zamanlarının<br />
planlanması ve yerine getirilmesi<br />
<br />
<br />
edilmesi<br />
<strong>Tetkik</strong> raporunun hazırlanması<br />
Varsa tespit edilen uygunsuzluklar için yapılan düzeltici ve önleyici faaliyetlerin kontrol<br />
Yönetim Sistemleri Temsilcisi<br />
<strong>Tetkik</strong> plan ve raporlarının onaylanması ve değerlendirilmesi<br />
<br />
Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin kontrol edilmesi<br />
Bölümler<br />
<strong>Tetkik</strong> Grubunun verimli çalışması için gereken desteklerin sağlanması ve düzeltici<br />
faaliyetler kapsamına giren uygunsuzlukların kaynaklarının ortadan kaldırılması için gereken<br />
faaliyetlerin yapılmasından sorumludur.<br />
3. TANIMLAR<br />
3.1. İç <strong>Tetkik</strong>: Yönetim sistemlerinde, kaynak alınan standardın tüm gereklerini karşılayıp<br />
karşılanmadığının incelenmesi, uygulamaların mevcut dokümantasyona uygun olup olmadığının<br />
kontrolü, Yönetim Sistemlerinin<br />
gelişmelerinin incelenmesi ve belgelendirilmesidir.<br />
uygulamadaki sürekliliğinin ve temel ölçütlerde olumlu<br />
3.2. <strong>Tetkik</strong>çi: Yönetim Sistemleri iç tetkikinin tümünü ya da bir kısmını gerçekleştirebilecek,<br />
nitelikte ve Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından yetkilendirilmiş kişidir.<br />
3.3. Baş <strong>Tetkik</strong>çi: Yönetim Sistemleri iç tetkikinin tümünü yönetebilecek nitelikte ve Yönetim<br />
Sistemleri Temsilcisi tarafından yetkilendirilmiş kişidir. Gerekirse Yönetim Sistemleri Temsilcisi<br />
Baş <strong>Tetkik</strong>çi olabilir.<br />
HAZIRLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>PRS</strong>-0<strong>03</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2009<br />
REVİZYON TARİHİ 01.04.2013<br />
REVİZYON NO <strong>03</strong><br />
SAYFA NO 2/4<br />
3.4. Kılavuz: İç tetkik sırasında tetkikçilere eşlik eden, bulunan uygunsuzlukları teyit eden, şahitlik<br />
eden, anlama ve terminolojik problemleri gideren ve iç tetkikin temposu konusunda tetkikçilere<br />
yardımcı olan yeterli bilgi ve tecrübeye sahip, iç tetkik öncesi Baş <strong>Tetkik</strong>çinin talebiyle, denetlenen<br />
Bölüm Yöneticisi tarafından görevlendirilen kişidir.<br />
3.5. İç <strong>Tetkik</strong> Planı: Kuruluş içi Yönetim Sistemleri iç tetkik tarihlerinin hedeflenen yıl içinde<br />
belirlendiği ve sürekli güncel tutulduğu kontrollü bir dokümandır.<br />
Bir bölümde uygulanacak iç tetkike katılacak tetkikçilerin, Bölüm Sorumlularının tanımlandığı, iç<br />
tetkik aşamalarının, gün, zaman, konu, ilgili standart madde ve kişilerin belirlendiği plandır.<br />
3.6. İç tetkik Raporu: İç tetkik sonucunda Baş <strong>Tetkik</strong>çi tarafından hazırlanan, iç tetkik amacının,<br />
katılımın, uygulamanın, ilgili notların, iç tetkik bulgularının, uygunsuzlukların, önlemlerin ve<br />
terminlerin yer aldığı rapordur.<br />
3.7. Nitelik: Baş tetkikçi ve tetkikçinin iç tetkikçi eğitimi alması ve sertifikalanması.<br />
4. PROSEDÜR DETAYI<br />
4.1. İç <strong>Tetkik</strong>in Organize Edilmesi<br />
Kuruluş içi Yönetim Sistemleri iç tetkiklerinin planlanması ve uygulanması, Yönetim Sistemleri<br />
Temsilcisi tarafından yapılır. İç tetkik planı hazırlanır. İç tetkik planı, iç tetkik uygulanacak<br />
bölümlere resmi yazı ile bildirilir.<br />
İç tetkik planı, yılda en az bir kez yapılacak şekilde planlanır. Yönetim Sistemleri Temsilcisi gerek<br />
duyduğunda iç tetkik planını revize ederek ilave iç tetkikler planlayabilir veya iç tetkik tarihlerini<br />
değiştirebilir.<br />
İç tetkik planında iç tetkik tarihleri hafta detayında ve iç tetkiki yapacak Baş <strong>Tetkik</strong>çi belirlenerek<br />
plana kaydedilir.<br />
İç tetkikler planlandığı şekilde gerçekleşmediği durumda, gerçekleşen şekli iç tetkik Planı’na<br />
Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından kaydedilir.<br />
Yönetim Sistemleri Temsilcisi, iç tetkik planı çerçevesinde iç tetkik tarihinden en az iki hafta önce<br />
iç tetkiki uygulayacak Baş <strong>Tetkik</strong>çi ile beraber diğer tetkikçileri belirler.<br />
İç tetkik uygulanacak bölümde, incelenecek konuların belirlenmesinde Yönetim Sistemleri<br />
Standartları, süreç prosedürleri ve daha önceki iç tetkik bulguları esas alınır.<br />
HAZIRLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>PRS</strong>-0<strong>03</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2009<br />
REVİZYON TARİHİ 01.04.2013<br />
REVİZYON NO <strong>03</strong><br />
SAYFA NO 3/4<br />
4.2. İç tetkikin Uygulanması<br />
İç tetkik ekibi, İç tetkik uygulanacak bölümle ilgili gerekli gördüğü tüm Yönetim Sistemleri<br />
Dokümanlarını Yönetim Sistemleri Biriminden temin eder ve inceler.<br />
4.3. İç tetkik Aşamaları<br />
4.3.1. Açılış Toplantısı<br />
İç tetkik açılış toplantısı ile başlar. Açılış toplantısına Baş tetkikçi, tetkikçiler, tetkik edilen bölüm<br />
Yöneticisi gerekirse diğer sorumlular ve varsa kılavuz katılır. İç tetkikin amaç ve kapsamı,<br />
uygunsuzlukların nasıl raporlanacağı, varsa iç tetkik planındaki değişiklikler görüşülür.<br />
4.3.2. Veri Kontrolü<br />
İç tetkik planına uygun olarak tetkikçiler tarafından bölümler ziyaret edilir, dokümanlar incelenir,<br />
bulgular toplanır. Yapılan çalışmaların uygulama dokümanlarına uygunluğu ve tutulan kayıtların<br />
etkinliği gözlenir.<br />
4.3.3. Ara Toplantı<br />
Baş tetkikçi ve tetkikçilerin katıldığı ara toplantıda iç tetkikin, iç tetkik planına uygun olarak devam<br />
edip etmediği tespit edilir ve tetkikçiler arasında bilgi alış verişi sağlanır.<br />
4.3.4. Bulguların Değerlendirilmesi<br />
İç tetkik ekibi tarafından, bölümle ilgili yönetim sistemleri dokümanlarının ve uygulamaların<br />
incelenmesi sonucunda iç tetkik esnasındaki olumlu veya olumsuz bulgular değerlendirilerek<br />
uygunsuzluklar saptanır.<br />
Bulunan uygunsuzluklarda Bölüm Yöneticisi ile <strong>Tetkik</strong>çi veya Baş <strong>Tetkik</strong>çi mutabakat<br />
sağlayamadığı durumlarda Yönetim Sistemleri Temsilcisi davet edilerek mutabakat sağlanır.<br />
4.3.5. İç tetkik Raporunun Hazırlanması<br />
Uygunsuzluklar ve toplanan bulgular, ara toplantılarda görüşüldükten sonra iç tetkikin<br />
tamamlanmasıyla raporlama aşamasına gelinir. İç <strong>Tetkik</strong> Değerlendirme Formu, Baş <strong>Tetkik</strong>çi<br />
tarafından diğer tetkikçiler ile de fikir alışverişinde bulunularak yazılır.<br />
4.3.6. Kapanış Toplantısı<br />
Hazırlanan İç <strong>Tetkik</strong> Değerlendirme Formu ile birlikte iç tetkikin son aşaması olan kapanış<br />
toplantısına girilir. Kapanış toplantısına, denetlenen bölüm yöneticisi, Baş <strong>Tetkik</strong>çi ve <strong>Tetkik</strong>çiler,<br />
Yönetim Sistemleri Temsilcisi (gerekirse) Kılavuz (varsa), denetlenen Bölüm Alt Sorumluları<br />
HAZIRLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>PRS</strong>-0<strong>03</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2009<br />
REVİZYON TARİHİ 01.04.2013<br />
REVİZYON NO <strong>03</strong><br />
SAYFA NO 4/4<br />
(gerekirse) katılır. İç tetkikte, saptanmış olan olumlu gözlemler anlatılır. Yazılan İç <strong>Tetkik</strong><br />
Değerlendirme Formu, kapanış toplantısında Baş <strong>Tetkik</strong>çi tarafından okunur ve iç tetkikin fiili<br />
aşaması sona erer.<br />
Hazırlanan İç <strong>Tetkik</strong> Değerlendirme Formu tüm tetkikçiler tarafından imzalanır. İç <strong>Tetkik</strong><br />
Değerlendirme Formunun orijinali Yönetim Sistemleri Biriminde saklanmak üzere, bir kopyası ilgili<br />
bölüme Yönetim Sistemleri Birimi tarafından gönderilir. İç tetkikte sorulan sorular ve bölümden<br />
alınan cevapların kaydedildiği İç <strong>Tetkik</strong> Soru Listesi, Yönetim Sistemleri Birimine iletilir.<br />
İç tetkikte bulunan uygunsuzluk ve olumsuz gözlemler için Baş <strong>Tetkik</strong>çi tarafından Düzeltici ve<br />
Önleyici Faaliyet/Düzeltme Prosedürüne göre işlemler başlatılır.<br />
4.5. Kayıtların Saklanması<br />
Bu prosedür kapsamında yer alan kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre saklanır.<br />
5. İLGİLİ DOKÜMANLAR<br />
Düzeltici Önleyici Faaliyetler/Düzeltme Prosedürü<br />
Kayıtların Kontrolu Prosedürü<br />
İç <strong>Tetkik</strong> Planı<br />
İç <strong>Tetkik</strong> Soru Listesi<br />
İç <strong>Tetkik</strong> Değerlendirme Formu<br />
HAZIRLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
Change language