TOTM-PRS-01 Dokümanların Kontrolü Prosedürü.pdf

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜDOKÜMAN NO TOTM-PRS-01İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008REVİZYON TARİHİ 01.04.2013REVİZYON NO 04SAYFA NO 1/61. AMAÇ VE KAPSAMBu prosedürün amacı, Turgut Özal Tıp Merkezinde kurulu olan Yönetim Sistemlerininstandartlarında yer alan şartlarla ilgili tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını,revizyonu ve dağıtımı için gerekli kontrol sistemini oluşturmak.Yönetim Sistemleri bünyesinde kullanılan tüm dokümanlarla ilgili iş ve işlemleri kapsar.2. SORUMLULUKLAR VE TANIMLAR Başhekimlik Yönetim Sistemleri Kurulu Hastane Müdürlüğü Yönetim Sistemleri Temsilcisi Gıda Güvenliği Ekibi Yönetim Sistemleri Geliştirme Ekibi Dokümantasyon Ekibi Birim Kalite SorumlularıDoküman: Bir faaliyeti ve o faaliyetin gereklerini tanımlayan ya da belgeleyen yazılı ya da görselaraçtır. Bu anlamda prosedürler, talimatlar, formlar, standartlar, şartnameler birer dokümandır.Yönetim Sistemleri El Kitabı: Kurumda uygulanan Yönetim Sistemlerinin genel yapısının ifadeedildiği temel dokümandır.Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi El Kitabı: Kurum yemekhanesinde uygulanan Gıda GüvenliğiYönetim Sisteminin genel yapısının ifade edildiği temel dokümandır.Prosedürler: Bir faaliyetin, detaylara inilmeksizin hangi ana kurallar çerçevesinde yürütüleceğinigösteren, iş akış sürecini tanımlayan dokümanlardır.Planlar: Yapılacak olan faaliyetlerin hangi süreç dahilinde, kim, nasıl, ne zaman ve hedef vb.bilgileri içeren dokümanlardır.Talimatlar: Uygulamaya yönelik olarak, bir işin, bir deneyin, bir ölçmenin, bir kontrolün nasılyapılacağını, bir cihazın, bir makinenin nasıl kullanılacağını ve güvenlik önlemlerini tarif edendokümanlardır.HAZIRLAYANYönetim Sistemleri Geliştirme EkibiONAYLAYANYönetim Sistemleri Başkanı

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜDOKÜMAN NO TOTM-PRS-01İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008REVİZYON TARİHİ 01.04.2013REVİZYON NO 04SAYFA NO 2/6Görev Yetki ve Sorumluluklar: Kişinin mevcut sistemdeki görev yetki ve sorumluluklarını, işinadı, işin niteliği ve işin tanımlarını kapsayan dokümanlardır.Destek Doküman: İşin yapılması için metot vermeyen, iş ile ilgili sabit bilgileri içerendokümandır.Form: Yönetim Sistemleri kapsamındaki faaliyetlerin uygulanmasında, yürütülmesinde veonaylanmasında kullanılan dokümandır.Listeler: Yönetim Sistemleri kapsamındaki faaliyetlerin uygulanmasında, yürütülmesinde veonaylanmasında oluşturulan liste şeklindeki dokümanlardır.Teknik Doküman: Faaliyetlerin uygulanmasında ve yürütülmesinde kullanılan uyarı levhaları,kroki, harita, yönlendirme vb. dokümanları kapsar.Format: Hazırlanan dokümanın genel düzeni ve biçimidir.Dış Kaynaklı Doküman: Turgut Özal Tıp Merkezi dışında oluşturulan ve hizmetin heraşamasında kullanılan dokümanlardır.(Yasal mevzuatlar, standartlar vb.)Kontrollü Doküman: Turgut Özal Tıp Merkezi Dokümantasyon Ekibi tarafından hazırlanan;güncellenmesi ve dağıtımı bilgisayar ortamında yapılan değiştirilemeyen dokümanlardır.Kontrolsüz Doküman: Turgut Özal Tıp Merkezi Dokümantasyon Ekibi tarafından hazırlanan,güncelleştirilmesi, dağıtımı bilgisayar ortamında yapılan dokümanların ıslak imzasız ve elektronikortamdan çıktı alınarak kontrolsüz olarak çoğaltılmış kopyalarıdır.Yayınlama: Yönetim Sistemleri kapsamında oluşturulan dokümanların yerel ağ üzerindenbilgisayar ortamında dağıtımı (paylaşımı).Kısaltmalar:TOTM: Turgut Özal Tıp MerkeziHBYS: Hastane Bilgi Yönetim SistemiYES: Yönetim SistemleriİSG: İş Sağlığı ve GüvenliğiÇYS: Çevre Yönetim SistemiGGYS: Gıda Güvenliği Yönetim SistemiHAZIRLAYANYönetim Sistemleri Geliştirme EkibiONAYLAYANYönetim Sistemleri Başkanı

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜDOKÜMAN NO TOTM-PRS-01İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008REVİZYON TARİHİ 01.04.2013REVİZYON NO 04SAYFA NO 3/63. PROSEDÜRÜN DETAYI3.1. Dokümanların Hazırlanması3.1.1. Turgut Özal Tıp Merkezi’nde doküman yapısı ile ilgili bilgiler Yönetim Sistemleri ElKitabının ve Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi El Kitabının 4.2. Dokümantasyon Şartlarıbölümünde açıklanmıştır. Tüm dokümanlar, sistematik olarak hazırlama, onay, dağıtım verevizyon işlemlerine tâbi tutulurlar.3.1.2. Yönetim Sistemleri çerçevesinde kullanılan kontrollü dokümanların ön yüzünün üstkısmında İnönü Üniversitesi Turgut Özal Tıp Merkezi’nin logosu, dokümanın adı, kod numarası,ilk yayın tarihi, revizyon tarihi, revizyon numarası, sayfa numarası gibi dokümanı tanımlayıcıbilgiler bulunmaktadır. Dokümanın ön yüzünün alt kısmında ise hazırlayan ve onaylayan gibikontrolüne yönelik bilgiler bulunmaktadır. Atıfta bulunulan doküman isimleri kalın ve italikyazılmıştır.3.1.3. Hastane Bilgi Yönetim Sitemi (HBYS) aracılığı ile çıktı verilen dokümanlarda,şartnamelerde, teknik dokümanlarda, dış kaynaklı dokümanlarda (yasal mevzuatlar), standartlar vekullanım kılavuzlarında söz konusu bilgiler bulunmaz. Formlar, Listeler ve DestekDokümanlarında hazırlayan ve onaylayan kısımları bulunmayabilir.3.1.4. Tüm dokümanlar, çalışanların ve Birim Kalite Sorumlularının katkılarıyla,Dokümantasyon Ekibi tarafından hazırlanır.3.1.5. Hazırlanan dokümanlar, Turgut Özal Tıp Merkezi’nin ismini temsil eden harfler (TOTM)ve devamında dokümanın türünü temsil eden harfler kodlanır. Turgut Özal Tıp Merkezi dokümankod sistemi aşağıda gösterilmiştir. YEK - Yönetim Sistemleri El Kitabı GGEK – Gıda Güvenliği El Kitabı PRS - Prosedürler TLM - Talimatlar CHT - Cihaz Talimatları GYS - Görev Yetki ve Sorumluluklar FRM - FormlarHAZIRLAYANYönetim Sistemleri Geliştirme EkibiONAYLAYANYönetim Sistemleri Başkanı

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜDOKÜMAN NO TOTM-PRS-01İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008REVİZYON TARİHİ 01.04.2013REVİZYON NO 04SAYFA NO 4/6 LST - Listeler OFR - Onam formları PSS - Prosesler DSD - Destek Dokümanlar OSM - Organizasyon Şemaları DKD - Dış Kaynaklı Doküman PLN - Planlar PLT- Politikalar GBF- Güvenlik Bilgi formu(MSDS) İAŞ- İş Akış Şemaları ÜTK- Ürün Tanıtım Kartları ŞRT- ŞartnamelerDokümanı temsil eden kodlar arasına tire işareti (-) konur ve 01 den başlayarak verilen ardışıkrakamlar, doküman numarasını belirler. Dokümanların kodlanması dokümantasyon ekibitarafından yapılır.Örnek: TOTM-PRS-01 (01 numaralı prosedür), TOTM-TLM-012 (012 numaralı talimat)3.2. Dokümanların Yayınlanması3.2.1. Hazırlanan doküman taslağı, Doküman Yayınlama ve İptal Talep Formu ile birlikteYönetim Sistemleri Birimine ulaştırılır. Dokümantasyon Ekibi tarafından değerlendirilen talep,Yönetim Sistemleri tarafından yeterlilik açısından kontrol edilir ve onay aşamasından sonrayayınlanır.3.2.2. Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından yayınlanması kabul edilen dokümanlar, GüncelDoküman Takip Listesine kayıt edildikten sonra yayınlanır.3.2.3. Dokümanın yayınlanması ve dağıtımı Yönetim Sistemleri Birimi tarafından bilgisayarortamında gerçekleştirilir. Dokümanın yayınlandığına dair duyuru HBYS veya hastane internetsitesi aracılığı ile duyurularak kullanıcıların haberdar edilmesi sağlanır böylece yayınlama vedağıtım işlemi tamamlanır. Tüm dokümanlar yayın tarihi itibari ile yürürlüğe girer.HAZIRLAYANYönetim Sistemleri Geliştirme EkibiONAYLAYANYönetim Sistemleri Başkanı

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜDOKÜMAN NO TOTM-PRS-01İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008REVİZYON TARİHİ 01.04.2013REVİZYON NO 04SAYFA NO 5/63.2.4. Bilgisayardan çıktıları alınan, kayıt edilen, fotokopi ile çoğaltılan dokümanlar, kontrollüdoküman filigranı bulunmayan dokümanlar ve ıslak imzalı olmayan dokümanlar kontrolsüz kopyaniteliğindedir.3.2.5. Bütün dokümanlar, Güncel Doküman Takip Listesine kaydedilerek, Yönetim SistemleriBirimi tarafından bilgisayar ortamında Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir.3.3. Dokümanların Revizyonu (Değişiklik-Yenileme)3.3.1. Kanuni değişiklikler, dış tetkikler, iç tetkikler, Yönetim Sistemleri Kurulu kararı, YönetimGözden Geçirme Toplantıları, Düzeltici/Önleyici Faaliyetler, uygulama değişiklikleri veya çalışantalebi ile dokümanlarda revizyon yapılabilir.3.3.2. Her türlü revizyon talebi; talep edenin kimliği ve talebin nedeni ile ilgili dokümanın koduve numarası Doküman Revizyon Talep Formunda belirtilmek suretiyle, Yönetim SistemleriBirimine sunulur. Dokümanın mevcut ve revize edilmiş hali de bu forma eklenir.3.3.3. Revizyon onayı, bu prosedürün 3.2. Maddesi kapsamında yapılır.3.3.4. Bütün dokümanların ilk yayınında revizyon no 0 (sıfır) olarak verilir. Revizyon yapılandokümanın revizyon no kısmına her revizyondan sonra 01 - 02… şeklinde ardışık revizyon sıranumaraları verilir. Revizyon tarihi kısmına ise revizyon yapılan dokümanın yayınlandığı tarihyazılır.3.3.5. Yönetim Sistemleri El Kitabı hariç tüm dokümanların dokuzuncu revizyon işlemindensonra ilgili dokümanın revizyon numarası tekrar 01 den başlar.3.3.6. Yapılan revizyonlar güncellenerek, Güncel Doküman Takip Listesine kaydedilir.3.3.7. Revizyonu ve yayınlanması onaylanmış doküman bu prosedürün 3.2. Maddesi kapsamındayayınlanır.3.3.8. Revizyon işlemi yapılmış doküman yayından kaldırılarak bilgisayar ortamında oluşturulan“İPTAL” klasöründe Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir.3.3.9. Revize edilen dokümanların takibi, eski nüshalarının kullanılmaması ve yenilerininkullanılması ile ilgili tüm sorumluluk dokümanın kullanıcısına ve ilgili birim kalite sorumlusunaaittir.3.3.10. Tüm dokümanlar Yönetimin Gözden Geçirme toplantısından önce kullanım açısından,güncellikleri kontrol edilir.HAZIRLAYANYönetim Sistemleri Geliştirme EkibiONAYLAYANYönetim Sistemleri Başkanı

DOKÜMAN KONTROL PROSEDÜRÜDOKÜMAN NO TOTM-PRS-01İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2008REVİZYON TARİHİ 01.04.2013REVİZYON NO 04SAYFA NO 6/63.3.11. Dokümanların formatı, kodlanması ve yayınlaması ile ilgili revizyonlar Yönetim SistemleriKurulu kararı ile revizyon talep formu düzenlenmeden dokümantasyon ekibi tarafından yapılır.3.3.12. Sistem içerisinde ki dış kaynaklı dokümanlar için Dış Kaynaklı Doküman Listesioluşturulmuştur. Dış kaynaklı dokümanların güncelliğinin takibi Yasal ve Diğer Şartların TakibiProsedürüne göre yapılır.3.4. Dokümanların Yürürlükten Kaldırılması, İptaliYönetim Sistemleri içerisinde ihtiyaç duyulmayan, gereksiz olan dokümanların yürürlüktentamamen kaldırılmasından Dokümantasyon Ekibi ve Yönetim Sistemleri Temsilcisi sorumludur.Dokümanların iptali için, ilgili birim tarafından Doküman Yayınlama ve İptal Talep Formunagerekli açıklama yazılarak Yönetim Sistemleri Birimine ulaştırılır. Dokümantasyon Ekibitarafından değerlendirilen talep, Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından geçerlilik açısındankontrol edilir ve onay aşamasından sonra doküman yürürlükten kaldırılır ve iptal edilir. İlgilidokümanın iptal edildiği ve basılı dokümanların geçersiz olduğuna dair HBYS aracılığı ile duyuruyapılır. Bilgisayar ortamında dağıtımı yapılmış ise yayından kaldırılır. Basılı olan dokümanlarınimha edilmesi ilgili kullanıcısı ve birim sorumlusunun sorumluluğundadır. Yayından kaldırılandoküman silinmez, Yönetim Sistemleri Birimi tarafından yine bilgisayar ortamında oluşturulan“İPTAL” klasöründe Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilir.4. İLGİLİ DOKÜMANLAR Yönetim Sistemleri El Kitabı Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi El Kitabı Kayıtların Kontrolü Prosedürü Yasal ve Diğer Şartların Takibi Prosedürü Doküman Yayınlama ve İptal Talep Formu Güncel Doküman Takip Listesi Doküman Revizyon Talep Formu Dış Kaynaklı Doküman ListesiHAZIRLAYANYönetim Sistemleri Geliştirme EkibiONAYLAYANYönetim Sistemleri Başkanı