TOTM-TLM-009 Ayniyat Hizmetleri ÃalıÅma Talimatı.pdf
TOTM-TLM-009 Ayniyat Hizmetleri ÃalıÅma Talimatı.pdf
TOTM-TLM-009 Ayniyat Hizmetleri ÃalıÅma Talimatı.pdf
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
AYNİYAT HİZMETLERİ<br />
ÇALIŞMA TALİMATI<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>TLM</strong>-<strong>009</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2<strong>009</strong><br />
REVİZYON TARİHİ 03.10.2011<br />
REVİZYON NO 02<br />
SAYFA NO 1/3<br />
1.AMAÇ VE KAPSAM:<br />
Hastanemizin ihtiyaçlarına binaen, satın alma, devir, hibe ve bağış yolu ile temin edilen her türlü<br />
demirbaş ve kullanıma-tüketime mahsus mal ve malzemelerin kayıt altına alınması ve depo<br />
hareketlerinde uygulanacak usûl ve esasları düzenlemektir. Satın alma, devir, hibe ve bağış yolu ile<br />
temin edilen her türlü demirbaş ve malzemenin kayıt işlemlerini ve bu işlemleri yürüten personeli<br />
kapsar.<br />
2.GÖREV VE SORUMLULUK:<br />
Bu talimatın uygulanmasından baştabiplik ve hastane müdürlüğü, taşınır kayıt kontrol yetkilileri<br />
sorumludur.<br />
3.TALİMATIN DETAYI:<br />
Devlet mallarının, muhafazası, ihracı, başka kurumlara nakil, kayıttan düşme ve imhası Taşınır Mal<br />
Yönetmeliği hükümlerine göre yapılır.<br />
Demirbaş Malzeme: <strong>Hizmetleri</strong>n yürütülmesi amacıyla belli bir zamana bağlı kalmaksızın devamlı ve<br />
uzun süre kullanılan ve kullanıldığı sürece özelliklerini muhafaza eden malzeme<br />
Sarf Malzemesi: Kullanıldığında tamamen tüketilebilen, şeklini değiştiren, niteliğini kaybeden veya<br />
diğer bir malzemenin bünyesine dahil edilerek kullanılan malzeme<br />
Kontrollü Sarf Malzeme: Kullanıldığında tamamen tükenmeyen, bir çok kez kullanılabilen, sabit<br />
kıymetler kayıtlarına alınmasında yarar görülmeyen küçük aletler, takım ve teçhizatlar<br />
Stok Malzeme: Kurum hizmetlerinin aksamadan yürütülmesi için ambarlarda stok olarak<br />
bulundurulması gerekli olan malzeme<br />
Azami Stok Seviyesi: Depolarda bulundurulması gerekli malzemenin azami miktarı<br />
Asgari Stok Seviyesi: Malzemenin yeniden sipariş edilip, gelinceye kadar geçecek sürede ambarda<br />
bulundurulması zorunlu olan asgari miktarı<br />
Depo Hareketleri: Kurum deposuna gelen malzemenin muayenesi, tesellümü, ambara alınması, kaydı,<br />
muhafazası, dağıtımı, teslimi ve kayıttan çıkarılması gibi işlemler<br />
Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi: Harcama yetkilisi adına taşınırları teslim alan, koruyan, kullanım<br />
yerlerine teslim eden, kanunî esas ve usûllere göre kayıtları tutan ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri<br />
düzenleyen ve bu hususlarda hesap verme sorumluluğu çerçevesinde harcama yetkilisine karşı sorumlu<br />
olan görevliler.<br />
3.1.Muayene ve Tesellüm İşlemleri:<br />
3.1.1.Satın alma veya bakanlık tarafından irsal yolu ile kuruma gelen her türlü malın muayene ve<br />
tesellümü, Muayene ve Kabul İşlemleri Talimatı’na göre yapılır.<br />
3.1.2.Günlük olarak alınan et, ekmek, sebze, süt, yoğurt gibi maddelerin muayene ve tesellümünde iki<br />
nüsha düzenlenecek girdi pusulalarının birer nüshası idare memurluğunca saklanır. Ay sonlarında veya<br />
tespit edilen muayyen süre sonunda girdi pusulalarının toplamına göre muayene ve tesellüm belgesi<br />
düzenlenerek komisyonca imzalanır.<br />
3.1.3.Toptan veya perakende gelen odun, kömür, fuel-oil, mazot ve benzeri yakacak maddeleri,<br />
otomatik kantar tartı kartelasını havi olanlar kartela miktarına göre, bunun dışındakiler tartılarak,<br />
hastane müdürü, teknik personel ve taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinden oluşan komisyonca muayene<br />
ve tesellüm edilir. Her defası için tutanak ve kantar fişi düzenlenir ve imza edilir. Malın tamamı veya<br />
taksit miktarı tamamlandığında kantar fişleri toplamına göre komisyonca Muayene Komisyon Raporu<br />
imzalanır ve buna göre Taşınır İşlem Fişi düzenlenir. Girdi pusulalarının diğer nüshası Taşınır İşlem<br />
Fişine bağlanır.<br />
3.2.Depolama İşlemleri:<br />
Muayene ve kabulü yapılmış olan mal, ilgisine göre taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından Taşınır<br />
HAZIRLAYAN<br />
Birim Kalite Sorumlusu<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
AYNİYAT HİZMETLERİ<br />
ÇALIŞMA TALİMATI<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>TLM</strong>-<strong>009</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2<strong>009</strong><br />
REVİZYON TARİHİ 03.10.2011<br />
REVİZYON NO 02<br />
SAYFA NO 2/3<br />
İşlem Fişi düzenlenerek depo kayıtlarına alınır ve muhafaza edilir. Hastanemizde dört taşınır kayıt<br />
kontrol yetkilisi bulunmaktadır. İlaç, laboratuar malzemeleri ve tıbbî sarf malzemeleri ilaç ve tıbbî sarf<br />
depolarına, gıda, temizlik, kırtasiye, mefruşat gibi malzemeler tüketim malzemeleri depolarına,<br />
demirbaş malzemeler ise demirbaş depolarına alınır.<br />
3.2.1.Düzenlenen Taşınır İşlem Fişi’nin bir nüshası, ithalat evrakı olarak taşınır kayıt ve kontrol<br />
yetkililerince saklanır.<br />
3.2.2.Depolara giren her türlü malzeme, yiyecek, giyecek ve ilaç düzenli bir şekilde tasnif edilerek<br />
yerleştirilir; haşarattan, sıcaktan, soğuktan ve nemden korunarak, yangına karşı her türlü tedbir alınır.<br />
3.3.Stok Kontrolü İle İlgili İşlemleri:<br />
3.3.1.Depolara tüm giriş ve çıkış işlemleri HBYS programı ve Taşınır İşlem Fişi ile yapılır. Depo stoku<br />
HBYS programında her an görülebilir. Ancak, kayıtlar ile gerçek stok durumunun karşılaştırılması ve<br />
kayıtlarda tezat oluşmaması için her yılsonunda baştabibin tayin edeceği ve içlerinde taşınır kayıt<br />
kontrol yetkilisinin bulunacağı üç kişilik bir komisyon kurularak depo sayımları yapılır. Bu sayımda<br />
mevcutların resmî kayıtlara göre fazlası, eksiği saptanır.<br />
3.3.2.Bozulan, çürüyen, kırılan ve dökülenler nedenleri ile beraber bir tutanakla belirtilerek, noksanlar<br />
baştabipliğe bildirilir.<br />
3.3.3.Kullanılmayacak hale gelen eşya, malzeme, ilaç ve erzak hakkında, usûlüne göre kayıt silme<br />
işlemi uygulanır.<br />
3.4.Depo Hareketleri:<br />
3.4.1.Hastalarla, personelin iaşesi için gerekli tüketim maddeleri, Günlük Tüketim Maddeler Tabelası<br />
ve Taşınır İşlem Fişi ile HBYS kullanılarak depodan çıkarılır.<br />
3.4.2.Günlük Tüketim Maddeler Tabelası ve Taşınır İşlem Fişi, kopyalı iki nüsha olarak düzenlenir.<br />
Kopyalı nüshası tarihli ve numaralı çıkış belgesi olarak kullanılır.<br />
3.4.3.Düzenlenen evrak, sorumlular ile ita amirinin imzasından sonra, erzakın çıkarılması için hastane<br />
müdürüne verilir. Erzak depodan, nöbetçi tabip (veya memur), diyetisyen ve başhemşire huzurunda her<br />
gün saat 14.00 de çıkarılarak aşçıbaşına teslim edilir ve müştereken imza altına alınır.<br />
3.4.4.Günlük Tüketim Maddeler Tabelası’nın her iki nüshasında, kullanılmayan haneler düzenleyen<br />
tarafından kırmızı mürekkepli kalemle kapatılır.<br />
3.4.5.Depoya giren ve depodan çıkan maddeler, HBYS programına günü gününe kaydedilir.<br />
3.4.6.Klinik sorumlu hemşireleri tarafından haftalık süreler için ihtiyaç olarak bildirilen temizlik<br />
maddeleri, başhemşire tarafından uygunluk kontrolü yapılarak, Taşınır İstek Belgesi’ne kaydedilir ve<br />
tek nüsha olarak düzenlenen bu belge, hastane müdürlüğüne teslim edilir. Onaylanan ihtiyaç talebi ile<br />
istenen malzemeler, Günlük Tüketim Maddeler Tabelası’nın ilgili bölümlerdeki özel sütunlara<br />
işlenmek suretiyle, Taşınır İşlem Fişi ile depodan çıkarılır. İmza mukabilinde de başhemşire tarafından<br />
istekte bulunan kliniklere dağıtılır.<br />
3.4.7.Demirbaş malzeme deposundan çıkış işlemleri Taşınır Zimmet Fişi ile düzenlenerek<br />
gerçekleştirilir.<br />
3.4.8.Yukarıdaki hususlar dışında depolardan mal veya malzeme talebi olduğunda ilgili birim<br />
sorumlusu tarafından Taşınır İstek Belgesi düzenlenerek ilgili taşınır işlem kontrol yetkilisine teslim<br />
edilir. Bu yetkili de talebe istinaden Taşınır İşlem Fişi düzenler ve usûlüne uygun olarak çıkış işlemini<br />
gerçekleştirir.<br />
3.4.9.Tüm bu işlemler HBYS programına yetkililerce gününde işlenir.<br />
3.5.Diğer Kurumlardan Gelen Mallar İle İlgili İşlemler:<br />
3.5.1.Satın alınan veya başka kurumlardan gelerek teslim alınan mallar için iki nüsha halinde Taşınır<br />
İşlem Fişi düzenlenir. Birinci nüshaları, satın alınan mallardan tahakkuk evrakına bağlanır. Başka<br />
HAZIRLAYAN<br />
Birim Kalite Sorumlusu<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
AYNİYAT HİZMETLERİ<br />
ÇALIŞMA TALİMATI<br />
DOKÜMAN NO <strong>TOTM</strong>-<strong>TLM</strong>-<strong>009</strong><br />
İLK YAYIN TARİHİ 01.01.2<strong>009</strong><br />
REVİZYON TARİHİ 03.10.2011<br />
REVİZYON NO 02<br />
SAYFA NO 3/3<br />
kurumlardan gelen mallar için ise malı gönderen kuruma gönderilir. İkinci nüshaları ilgili taşınır kayıt<br />
kontrol yetkilisi tarafından dosyada saklanır.<br />
3.5.2.Her gün depodan çıkan demirbaş ve müstehlik eşya ile erzak miktarı HBYS programına işlenir.<br />
3.5.3.Servis ve bürolarda bulunan eşya, birer liste ile tespit edilerek bulunduğu odanın duvarına asılır.<br />
Bu listelere göre eşyanın kontrolü yapılır.<br />
3.6. Kayıttan Düşme ve İmha İle İlgili İşlemler:<br />
3.6.1.Demirbaş eşyadan kullanılma ve sair nedenlerle eskiyen, bozulan ve çürüyenlerin kayıttan<br />
düşülmesi için klinik ve laboratuarlarda hazırlanan tutanaklara göre, her yıl bakanlık tarafından<br />
belirlenen miktarın altında olanlardan, ita amirince kabul edilenlerin demirbaş defterinden düşümleri<br />
yapılır. Her yıl bakanlık tarafından belirlenen miktarın üzerinde olanlarda ise, Sağlık Bakanlığı’nca<br />
tasdikinden sonra demirbaş defterinden düşümleri yapılır.<br />
3.6.2.Müstehlik (kullanılan) eşya ve malzemeden kullanılmaz hale gelenler, düzenlenen tutanaklarla ita<br />
amirince tasdik edilerek kayıttan düşürülür. Düşümleri yapılan demirbaş eşyadan satılmasına lüzum<br />
görülenler, o yerin malmüdürlüğüne yazılarak oraca satışı yapılır. Kuruma resmî yazı gelince eşya<br />
alıcıya teslim edilir.<br />
3.6.3.Sağlık Bakanlığı’nın izni ve emirleri ile başka kurumlara verilen malzemenin karşılığında alınan<br />
Taşınır İşlem Fişi’ne göre, kayıttan düşme işlemleri yapılır. Bu fişlerin de birer nüshası Sayıştay<br />
dosyasına konur.<br />
4.REFERANS DÖKÜMANLAR:<br />
4.1. Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik<br />
4.2. Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği<br />
4.3. Danışmanlık Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği<br />
4.4. 18.01.2007 tarih ve 26407 Sayılı Taşınır Mal Yönetmeliği<br />
4.5. Sağlık Bakanlığı <strong>Ayniyat</strong> İşlemleri Uygulama Yönergesi<br />
4.6. Taşınır İstek Belgesi<br />
4.7. Muayene Ve Tesellüm Belgesi<br />
4.8. Taşınır Zimmet Fişi<br />
4.9. Taşınır İşlem Fişi<br />
4.10. Günlük Tüketim Maddeler Tabelası<br />
HAZIRLAYAN<br />
Birim Kalite Sorumlusu<br />
ONAYLAYAN<br />
Yönetim Sistemleri Başkanı
Change language