SADAP E-DERGİ SAYI 1 HAZİRAN 2020

Bloomberg Businessweek dergisinde 30 Haziran
1975 tarihinde yayınlanan The Office
of The Future (Geleceğin Ofisi) adlı makalede
ofislerde kağıtsız ofis anlayışının yaygınlaşacağı
belirtilmesi ile kağıtsız ofis kavramı
ortaya atılmıştır 1 . Bu makalenin temel fikri
işletmelerin kağıtlarda bulundurdukları verilerin
ve bu verilerin işlemesinin bilgisayarlar
üzerinden yapılacağı olup, bunun yanında
makalede kağıtsız ofis fikrinin ofis maliyetlerini
kontrol altına alınacağı fikri de benimsenmiştir.
Amerika Birleşik Devletleri’nde içinde
Paperless Office (Kağıtsız Ofis) ifadesi geçen
sekiz marka tescili yapılmıştır 2 . Ancak bunlardan
sadece bir tanesinin tescili aktif haldedir 3 .
Ek olarak ofislerimizde dosyalar içerisinde yer alan evrakların nerede olduğunu
bulmak da zaman almaktadır. Oysa kağıtsız ofis çözümlerinde ofislerimizde
hem kağıt kullanım oranını son derece düşürmüş olacağız, hem dosyalarımızı
rahat bir şekilde yedekleyebileceğiz, hem de istediğimiz zaman istediğimiz
yerden dosyalarımıza erişebileceğiz. Bunun yanında kağıtsız ofislerde
dosyalarımız her daim güncel kalacaktır. Bu açıklamalardan sonra kağıtsız
ofislerin nasıl çalıştığı ve yapısı hususunda bilgi vermemiz gerekmektedir.
Kağıtsız ofislerin çalışma mantığı temelde üç aşamadan oluşmaktadır : Birinci
aşamada kağıtsız ofiste yer alacak evrak ofise ulaşır. İkinci aşamada evrak
tarayıcı veya telefonlarda kullanılan bir tarayıcı uygulaması ile ofisteki bilgisayara
kaydedilir. Üçüncü aşamada ofisteki bilgisayarda yer alan evrak ofiste
kullanılan kağıtsız ofis uygulamasındaki ilgili müvekkil veya dava klasörüne
kaydedilir. Kaydettiğimiz verilere internetin bulunduğu her yerden erişebilmekteyiz.
Burada anlattığımız üç aşama pratikte 1-2 dakika sürmektedir.
Ofislerimizde dava dosyalarımızı tasnif edebilmek
için birçok kağıt yığını, dosyalar, raflar,
dolaplar kullanmaktayız. Bu durum hem dosyalarımıza
istediğimiz zaman ulaşamamamıza
neden olmakta, hem de dosyalarımıza bir
zarar gelmesi halinde nasıl hareket edebileceğimizi
belirsiz hale getirmektedir. Ayrıca
ofislerimizde kağıtlara yazdırdığımız veriler
üzerinde güncelleme de yapamamaktayız.
1 “Bloomberg Newsweek”, The Office of the Future,
30 Haziran 1975, s.48-70 (Arşivlenmiş), https://cdn.pendata.com/wp-content/uploads/
2016/07/j3h0k9a4f7mqk1 (E.T. 12.05.2020).
2 United States Patent and Trademark Office,
http://tmsearch.uspto.gov/ (E.T. 12.05.2020).
3 The Paperless Office, http://tmsearch.uspto.
gov/bin/showfield?f=doc&state=4805:jv6da8.4.4
(E.T. 12.05.2020)
24 | SADAP E-DERGİ
Kağıtsız ofisi düşük bütçeli olarak kurmak istediğimizde herhangi bir bulut
uygulamasından 4 (Yandex Disk, Google Drive, Mega, Dropbox vd.)
birini tercih ettikten sonra ilgili bulut uygulamasındaki hesabımıza ofisimizde
yer alan dava dosyalarına ait klasörler oluşturmalıyız. Sonrasında
tarayıcı veya telefonlarımızda yer alan tarayıcı uygulamalarından 5 birini
kullanarak dosyalarımızın evraklarını bulut hesabımıza aktarabiliriz. Bu sayede
internet erişimimizin olduğu her yerden dosyalarımıza ulaşabiliriz.
Hatta kendimize bilgi bankası dahi oluşturabiliriz. Bulut uygulamalarının
bazıları online doküman hazırlamayı ve düzenlemeyi desteklediğinden
dosyalarımızı online olarak düzenleme imkanına da kavuşacağız. Hatta ofisimizde
çalışan diğer kişiler için erişip erişemeyeceği klasörleri, bu klasörlerden
dosyaları silme yasağı gibi çeşitli sınırlandırmalar da getirebiliriz.
4 Burada yer alan uygulamaların tamamının ücretsiz paketleri bulunmaktadır. Yandex
Disk 10 GB, Google Drive 15 GB, Mega 15+35 GB, Dropbox 2 GB depolama alanını
ücretsiz olarak sunmaktadır.
5 TinyScanner, CamScanner, Adobe Scan, Office Lens, Genius Scan ve diğer uygulamalar
bu kapsamda örnek gösterilebilir.