Č a s o p i s č e s k é h o p o j i š ť o v n i c t v í - Pojistný obzor

Legislativa a právo
Archivnictví a neautorizovaná
konverze dokumentů
MGR. JAN BŘEŇ
PRÁVNÍK
Poslední novela
zákona č. 499/2004 Sb.
vnesla do archivnictví
a neautorizované konverze
dokumentů s účinností
od 1. července 2009 rozsáhlé
a významné změny.
Související oblasti archivnictví a spisové služby
jsou upraveny zákonem č. 499/2004 Sb.,
o archivnictví a spisové službě a o změně některých
zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Poslední
novela tohoto zákona (zákon č. 190/2009 Sb.)
vnesla do obou zmiňovaných oblastí s účinností
od 1. července 2009 změny, které souvisejí
s procesem postupného zavádění principů
eGovernmentu do naší veřejné správy a justice.
To si vyžádalo mj. podrobnější úpravu institutu
spisové služby vykonávané v elektronické formě,
včetně záležitosti tzv. neautorizované konverze
dokumentů. Novela č. 190/2009 Sb. zároveň reagovala
na zkušenosti z dosavadní téměř čtyřleté
praktické aplikace zákona o archivnictví.
Zákon č. 499/2004 Sb. se vztahuje především
na subjekty veřejného práva (např. organizační
složky státu, územní samosprávné celky, ozbrojené
síly, bezpečností sbory atd.), avšak v určitém
rozsahu (zejména v oblasti archivnictví) dopadá
rovněž na některé subjekty soukromého práva
(např. pojišťovny), kterým ukládá několik povinností.
Cílem tohoto článku je upozornit zvláště
na ta ustanovení zákona č. 499/2004 Sb., která se
týkají soukromoprávních subjektů a jež byla novelou
č. 190/2009 Sb. tak či onak dotčena.
Archivnictví
Podle § 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. mají povinnost
uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií
za podmínek stanovených tímto zákonem
také tzv. soukromoprávní původci, kterými jsou:
• podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku
(např. obchodní společnosti a družstva), pokud
jde o dokumenty uvedené v příloze č. 1 k tomuto
zákonu (jde např. o zakladatelské dokumenty,
stanovy, jednací řády, výroční zprávy,
účetní závěrky, ukázky vlastních propagačních
materiálů, podnikatelské záměry, dokumentace
výrobků atd.),
• politické strany, politická hnutí, občanská
sdružení, odborové organizace, organizace
zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti,
profesní komory, nadace, nadační fondy
a obecně prospěšné společnosti.
Vzhledem k výše použitým termínům z oblasti
archivnictví je užitečné vysvětlit jejich obsah.
Původcem je každý, z jehož činnosti dokument
vznikl [§ 2 písm. c) zákona č. 499/2004 Sb. – zákon
rozlišuje mezi veřejnoprávními a soukromoprávními
původci], přičemž dokumentem se
rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo
jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové
či digitální, která byla vytvořena původcem
nebo byla původci doručena [§ 2 písm. c) zákona
č. 499/2004 Sb.]. Jedním z klíčových pojmů, který
zákon č. 499/2004 Sb. používá, je pojem archiválie.
Archiválií se rozumí takový dokument, který
byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu,
vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým,
hospodářským, právním, historickým, kulturním,
vědeckým nebo informačním významem vybrán
ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat
do evidence archiválií; archiváliemi jsou i pečetidla,
razítka a jiné hmotné předměty související s archivním
fondem či s archivní sbírkou, které byly
vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším
znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským,
právním, historickým, kulturním, vědeckým
nebo informačním významem vybrány a vzaty
do evidence [§ 2 písm. e) zákona č. 499/2004 Sb.].
Pro účely tohoto článku je ještě třeba vymezit, co
je tzv. výběr archiválií. Výběrem archiválií se rozumí
posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí
o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence
archiválií [§ 2 písm. f) zákona č. 499/2004 Sb.].
Archiválie ve skartačním řízení
Podle § 7 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb. výběr
archiválií ve skartačním řízení (tj. postupu, při kterém
se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační
lhůty a jež jsou nadále nepotřebné pro činnost
původce) provádí příslušný archiv mj. z dokumentů
soukromoprávního původce, má-li zřízen soukromý
archiv. Nemá-li soukromoprávní původce
zřízen soukromý archiv, výběr archiválií ve skartačním
řízení provádí příslušný archiv na základě
žádosti soukromoprávního původce (§ 7 odst. 2
zákona č. 499/2004 Sb.). Soukromými archivy
jsou – vedle veřejných archivů – ostatní archivy zřizované
fyzickými nebo právnickými osobami (viz
§ 42 odst. 3, § 56 a § 57 zákona č. 499/2004 Sb.).
Příslušným archivem se rozumí státní oblastní archiv
[§ 49 odst. 1 písm. b) a c) zákona č. 499/2004
Sb.], přičemž místní příslušnost státního oblastního
archivu se podle § 48 odst. 3 písm. c) řídí
sídlem původce, je-li původcem, vlastníkem nebo
držitelem archiválie právnická osoba.
Spisová služba
Podle § 2 písm. k) zákona č. 499/2004 Sb. se výkonem
spisové služby rozumí zajištění odborné
správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti
původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců,
zahrnující jejich řádný příjem, evidenci,
rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování,
odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním
řízení, a to včetně kontroly těchto činností.
Spisovou službu vykonávají podle § 63 odst. 1
pouze veřejnoprávní původci, s výjimkou notářů,
přičemž někteří veřejnoprávní původci ji vykonávají
v plném rozsahu (zákon je označuje jako tzv.
určené původce), zatímco některé obce (tj. obce
bez hlavního města Prahy a obce bez pověřeného
obecního úřadu a stavebního nebo matričního úřadu)
a některé organizační složky územních samosprávných
celků, vytvářejí-li dokumenty uvedené
v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu, nebo
právnické osoby zřízené nebo založené územními
samosprávnými celky, vytvářejí-li dokumenty uvedené
v přílohách č. 1 nebo 2 k tomuto zákonu,
10 Pojistný obzor 3/2009 Legislativa a právo