ÐокÑменÑиÑование ÑпÑавленÑеÑкой деÑÑелÑноÑÑи
ÐокÑменÑиÑование ÑпÑавленÑеÑкой деÑÑелÑноÑÑи
ÐокÑменÑиÑование ÑпÑавленÑеÑкой деÑÑелÑноÑÑи
- TAGS
- lib.sfu-kras.ru
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Документирование<br />
управленческой деятельности<br />
Красноярск<br />
2011
Оглавление<br />
Модуль 1. Документ и системы документа<br />
Модуль 2. Управленческая документация. Требования к<br />
составлению и оформлению. Технология работы с<br />
документами<br />
Модуль 3. Кадровая документация. Требования к<br />
составлению и оформлению. Технология работы с<br />
документами<br />
Модуль 4. Организация работы с документами<br />
Документирование управленческой деятельности 2
Модуль 1. Документ и системы<br />
документа
История возникновения и развития<br />
управленческой документации<br />
Оглавление<br />
Уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания<br />
документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
4
Оглавление<br />
В этот период в основном документируются правовые отношения,<br />
создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания и тд.<br />
«Русская Правда»<br />
Купчая грамота<br />
Уставная грамота<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
5
Основные понятия<br />
Оглавление<br />
Понятием «документ» определяется информация, записанная любым<br />
способом на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее<br />
идентифицировать.<br />
Документирование – регламентированный процесс записи информации<br />
на различных носителях по установленным правилам.<br />
Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и<br />
хранения информации.<br />
Электронный документ – документ, в котором информация<br />
представлена в электронно-цифровой форме.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
6
Оглавление<br />
Основные функции документа:<br />
1. Информационная;<br />
2. Историческая;<br />
3. Коммуникативная;<br />
4. Культурная;<br />
5. Правовая;<br />
6. Социальная.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
7
Оглавление<br />
Комплекс документов, создаваемых на<br />
предприятии, определяется:<br />
– кругом вопросов, решаемых в процессе деятельности предприятия;<br />
– характером и объемом компетенции учреждения;<br />
– порядком разрешения вопросов (единоначалие или<br />
коллегиальность);<br />
– объемом и характером взаимосвязи с другими учреждениями.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
8
Оглавление<br />
Документирование управленческой деятельности охватывает все<br />
процессы, относящиеся к фиксации на различных носителях<br />
информации, необходимой для осуществления управленческих<br />
действий.<br />
Документирование осуществляется на естественном языке<br />
(рукописные, машинописные документы, в том числе<br />
телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на<br />
искусственных языках с использованием новых носителей<br />
(перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и<br />
др.)<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
9
Оглавление<br />
Единство правил документирования управленческих действий<br />
на всех уровнях управления обеспечивается применением:<br />
1.Государственной системы документационного обеспечения<br />
управлением (ГСДОУ);<br />
2.Унифицированных систем документации (УСД) – это<br />
комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым<br />
правилам и требованиям, содержащих информацию,<br />
необходимую для управления в определенной сфере<br />
деятельности.<br />
УСД предназначены для использования как с помощью<br />
средств вычислительной техники, так и при традиционных<br />
методах обработки информации.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
10
Оглавление<br />
Решения, постановления и приказы издают во всех<br />
случаях, когда необходимо принять нормативный или<br />
индивидуальный акт по основным вопросам компетенции<br />
организации.<br />
Распоряжения и указания издаются по оперативным<br />
вопросам и для организации исполнения постановлений,<br />
решений и приказов.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
11
Оглавление<br />
Внутреннее согласование проекта документа<br />
должно проводиться в следующей очередности:<br />
• с отраслевыми, функциональными, территориальными<br />
подразделениями, совещательными органами и при необходимости с<br />
общественными организациями;<br />
• с работниками, ответственными за разрешение функциональных<br />
вопросов (главными, старшими специалистами и др.);<br />
• с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);<br />
• с юридической службой;<br />
• со службой документационного обеспечения;<br />
• с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем<br />
руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в<br />
проекте документа.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
12
Оглавление<br />
Внешнее согласование в зависимости от содержания<br />
документа осуществляют в следующей очередности:<br />
• с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние<br />
выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие<br />
издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их<br />
непосредственные интересы;<br />
• с организациями и научно-производственными объединениями,<br />
занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение<br />
содержание документа;<br />
• с общественными организациями – при необходимости или в случаях,<br />
предусмотренных документами этих органов;<br />
• с органами, осуществляющими государственный надведомтвенный контроль<br />
(надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);<br />
• с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае,<br />
когда законодательством предусматривается возможность совершения<br />
управленческих действий только с разрешения этих органов.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
13
Оглавление<br />
Подписание документов<br />
• Управленческий документ подписывается руководителем<br />
организации или замещающим его должностным лицом.<br />
• Документы денежного, материального и кредитного характера,<br />
служащие основанием для приема и выдачи денег, товарноматериальных<br />
и других ценностей, а также изменяющие кредитные<br />
и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают<br />
руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер).<br />
• Совместные документы нескольких организаций подписывают<br />
руководители всех организаций.<br />
• Документы, составленные комиссией, подписывают все члены<br />
комиссии.<br />
• Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются<br />
председателем и секретарем.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
14
Оглавление<br />
• Право подписи распорядительных документов в форме указаний<br />
или распоряжений может предоставляться заместителю<br />
руководителя, главному инженеру, руководителям структурных<br />
подразделений.<br />
• Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и<br />
др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их<br />
подготовку.<br />
• Протокол подписывают председательствующий на заседании<br />
коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания)<br />
и секретарь.<br />
• Доклады, докладные записки, справки и другие документы<br />
информационного, справочного или аналитического характера<br />
могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них<br />
вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции,<br />
установленных должностной инструкцией.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
15
Оглавление<br />
Документы-приложения<br />
Могут быть трех видов:<br />
1.утверждаемые или вводимые в действие<br />
соответствующим распорядительным документом<br />
(приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное<br />
значение);<br />
2.поясняющие или дополняющие содержание другого<br />
документа;<br />
3.направляемые с письмом в другие организации.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
16
Оглавление<br />
На приложениях к распорядительным документам и<br />
приложениях, дополняющих или поясняющих содержание<br />
другого документа, в правом верхнем углу печатают:<br />
Приложение<br />
к___________________<br />
(указывается документ)<br />
__________№________<br />
Дата<br />
Если приложений несколько, они нумеруются.<br />
17
Порядок и правила документирования<br />
управленческих действий обеспечивается<br />
следующими нормативными материалами:<br />
Оглавление<br />
• государственной системой документационного обеспечения<br />
управления (ГСДОУ), которая представляет собой<br />
совокупность правил и принципов, устанавливающих единые<br />
требования к документированию;<br />
• унифицированной системой документации (УСД),<br />
представляющая собой совокупность взаимоувязанных<br />
документов, созданных по единым правилам и характерны для<br />
определенной сферы деятельности;<br />
• отраслевым классификатором технико-экономической<br />
документации (ОКТЭД).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
18
Оглавление<br />
Унификация управленческих документов<br />
Унификация – приведение чего-либо к единой системе.<br />
Унификация документов – установление единого комплекса<br />
видов и разновидностей документов для аналогичных<br />
управленческих ситуаций и единых правил работы с<br />
документами.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
19
Оглавление<br />
Работа по унификации документов включает:<br />
• разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и<br />
ведомствами, ответственными за соответствующие системы<br />
документации;<br />
• внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и<br />
отраслевых УСД;<br />
• внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности<br />
информации и ее дальнейшего развития;<br />
• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм<br />
документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в<br />
УСД, а также их государственную регистрацию;<br />
• разработку отраслевых классификаторов техникоэкономической<br />
информации, отражающих специфику отрасли.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
20
Стандартизация управленческих<br />
документов<br />
Оглавление<br />
Стандартизация – процесс установления и применения<br />
стандартов, по которым определяется эталон или образец,<br />
принимаемый за исходный для сопоставления с ним других<br />
объектов.<br />
Стандартизация документов – это форма юридического<br />
закрепления проведенной унификации и уровня ее<br />
обязательности.<br />
Цель внедрения стандартов - достижение эффективности<br />
документирования управленческой деятельности.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
21
Оглавление<br />
Установленные категории стандартов<br />
– государственные стандарты (ГОСТ);<br />
– отраслевые стандарты (ОСТ);<br />
– республиканские стандарты (РСТ).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
22
Оглавление<br />
Виды документов<br />
Документы по общим и<br />
административным вопросам,<br />
т.е. по вопросам общего<br />
руководства предприятием<br />
(организацией) и его<br />
производственной<br />
деятельностью. Эти документы<br />
могут составлять работники<br />
всех подразделений<br />
предприятий.<br />
Документы по функциям<br />
управления. Такие документы<br />
составляют работники<br />
финансовых органов,<br />
бухгалтерии, отделов<br />
планирования, снабжения и<br />
сбыта, других функциональных<br />
подразделений.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
23
Классификация документов по<br />
наименованию:<br />
Оглавление<br />
• служебные письма,<br />
• приказы,<br />
• протоколы,<br />
• акты,<br />
• докладные записки,<br />
• договоры и т.д.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
24
Классификация документов по<br />
содержанию:<br />
Оглавление<br />
• по месту составления: внутренние (документы, составляемые<br />
работниками данного предприятия) и внешние (документы,<br />
поступающие из других предприятий, организаций и от частных<br />
лиц);<br />
• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и<br />
сложные (охватывающие несколько вопросов);<br />
• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа<br />
имеет свои особенности (например, докладные записки),<br />
трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть<br />
заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы<br />
однородных предприятий. Как правило, все типовые и<br />
трафаретные документы печатаются типографским способом или<br />
на множительных аппаратах;<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
25
Оглавление<br />
• по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в<br />
определенный срок, и несрочные, для которых срок<br />
исполнения не установлен;<br />
• по происхождению: служебные, затрагивающие интересы<br />
предприятия, организации, и личные, касающиеся<br />
конкретного лица и являющиеся именными;<br />
• по виду оформления: подлинные, копии, выписки,<br />
дубликаты;<br />
• по средствам фиксации: письменные, графические,<br />
фотокинодокументы и т.д.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
26
Оглавление<br />
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом<br />
оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.<br />
Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение<br />
подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в<br />
установленном порядке соответствующим должностным лицом.<br />
На копиях служебных документов, требующих особого<br />
удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись<br />
руководителя и печать.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
27
Оглавление<br />
Иногда для работы требуется не копия с подлинного<br />
документа, а выписка из того или иного его раздела.<br />
При оформлении выписки обязательно надо указать, из<br />
какого документа она сделана. Правильность<br />
составления выписки подтверждается подписями<br />
должностных лиц и печатью.<br />
Предприятиям и организациям предоставлено право в<br />
случае утери владельцем подлинного документа выдавать<br />
ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»),<br />
имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
28
Оглавление<br />
Правила оформления управленческих<br />
(организационно-распорядительных)<br />
документов<br />
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято<br />
называть реквизитами.<br />
Совокупность реквизитов документа отражает его форму.<br />
Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу<br />
называют типовым формуляром.<br />
Совокупность реквизитов, присущих всей системе и<br />
спроецированная в определенной последовательности по<br />
конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки,<br />
называется формуляром-образцом.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
29
Оглавление<br />
Состав реквизитов, требования к их оформлению и<br />
порядок расположения реквизитов на стандартном<br />
листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003<br />
«Унифицированные системы документации.<br />
Унифицированная система организационнораспорядительной<br />
документации. Требования к<br />
оформлению документов».<br />
ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
30
Оглавление<br />
Обязательные реквизиты<br />
• название организации;<br />
• дата документа,<br />
• регистрационный номер,<br />
• текст,<br />
• подпись.<br />
Обязательные реквизиты указываются в каждом<br />
документе и придают документу юридическую силу.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
31
Оглавление<br />
Обязательные реквизиты<br />
Вся управленческая документация подразделяется<br />
на шесть больших групп:<br />
1.Организационно-правовая<br />
2.Распорядительная<br />
3.Информационо-справочная<br />
4.Справочно-аналитическая<br />
5.Плановая<br />
6.Отчетная<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
32
Модуль 2. Управленческая<br />
документация. Требования к<br />
составлению и оформлению.<br />
Технология работы с<br />
документами
Оглавление<br />
Организационно-правовая документация:<br />
• устав организации;<br />
• положение об организации,<br />
• положения о структурном подразделении, коллегиальных<br />
и совещательных органах организации;<br />
• инструкции;<br />
• регламенты работы коллегиальных и совещательных<br />
органов аппарата управления или руководства;<br />
• штатное расписание;<br />
• правила;<br />
• памятки и др.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
34
Оглавление<br />
Оформление<br />
Оформляются на общем бланке формата А4 с нанесением<br />
следующих реквизитов:<br />
•название организации и/или подразделения (если документ<br />
утверждается руководителем подразделения);<br />
•наименование вида документа;<br />
•гриф утверждения;<br />
•дата (датой является дата его утверждения);<br />
•номер;<br />
•заголовок к тексту;<br />
•подпись.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
35
Оглавление<br />
Устав<br />
Устав- юридический акт, регулирующий деятельность<br />
организаций и граждан, их взаимоотношения с другими<br />
организациями и гражданами, права и обязанности в<br />
определенной сфере государственного управления,<br />
хозяйственной или иной деятельности.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
36
Оглавление<br />
УСТАВ<br />
Типовой<br />
Индивидуальный<br />
• для групп однотипных<br />
организаций – школ,<br />
госпредприятий и тд.<br />
• для определенных<br />
хозяйственных, кооперативных и<br />
других организаций. Эти уставы<br />
создаются путем конкретизации<br />
типовых предприятий и т.п.<br />
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся<br />
в части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
37
Положение<br />
Оглавление<br />
Положение – юридический акт, определяющий порядок образования,<br />
правовое положение, права, обязанности, функции, компетенцию и<br />
организацию работы:<br />
•системы органов государства (Общее положение о Министерствах);<br />
•одного органа (Положение о государственной транспортной<br />
инспекции);<br />
•структурного подразделения (Положение о бухгалтерии);<br />
•должностного лица;<br />
•в отдельную группу выделяются Положения, регулирующие<br />
совокупность организационных, трудовых и других отношений по<br />
конкретному вопросу (Положение о бухгалтерском учете и отчетности в<br />
России).<br />
Положение об организации – юридический акт, на основании которого<br />
действуют государственные бюджетные организации.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
38
Оглавление<br />
Виды положений<br />
Положение о структурных<br />
подразделениях<br />
Положения о<br />
структурных<br />
подразделениях<br />
Положения о<br />
коллегиальных и<br />
совещательных<br />
органах как<br />
руководящих (Совет<br />
директоров) так и<br />
специализированных<br />
(Ученый совет)<br />
Положения о<br />
временных<br />
органах<br />
(совещаниях,<br />
комиссиях)<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
39
Оглавление<br />
Инструкция<br />
Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в<br />
целях установления правил, регулирующих организационные,<br />
научно-технические, технологические, финансовые и иные<br />
специальные стороны деятельности организаций, подразделений,<br />
должностных лиц и граждан.<br />
Должностная инструкция – документ, определяющий<br />
организационно-правовое положение работника в структуре<br />
организации, его функциональные обязанности, права,<br />
ответственность и взаимоотношения с другими работниками и<br />
подразделениями.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
40
Оглавление<br />
Регламент<br />
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок<br />
деятельности руководства организации, коллегиального или<br />
совещательного органа.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
41
Оглавление<br />
Штатное расписание<br />
Штатное расписание - правовой акт, определяющий<br />
структуру, численность и должностной состав работников<br />
организации с указанием должностных окладов (в<br />
государственных учреждениях – с указанием разряда по<br />
Единой тарифной сетке).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
42
Оглавление<br />
Распорядительная документация<br />
Основное назначение распорядительных документов –<br />
регулирование деятельности, позволяющее органу<br />
управления обеспечивать реализацию поставленных перед<br />
ними задач.<br />
К данной документации относятся: постановление,<br />
решение, приказ, указание, распоряжение.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
43
Оглавление<br />
Оформление<br />
Оформляются на общем бланке, формат А4, с нанесением<br />
следующих реквизитов:<br />
•герб или эмблема;<br />
•название организации;<br />
•наименование вида документа;<br />
•дата;<br />
•номер;<br />
•заголовок к тексту;<br />
•подпись;<br />
•отметка о согласовании.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
44
Оглавление<br />
Постановление<br />
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и<br />
некоторыми центральными органами федеральной<br />
исполнительной власти, действующими на основе<br />
коллегиальности, а также представительными и<br />
коллегиальными исполнительными органами субъектов<br />
Российской Федерации в целях разрешения наиболее<br />
важных и принципиальных задач, стоящих перед данными<br />
органами, и установлению стабильных норм, правил.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
45
Оглавление<br />
Решение<br />
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и<br />
совещательными органами организаций в целях<br />
разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.<br />
Решениями также называются совместные<br />
распорядительные документы, принимаемые двумя и<br />
более неоднородными органами (действующими на основе<br />
коллегиального и единоличного принятия решений).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
46
Оглавление<br />
Распоряжение<br />
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично<br />
Президентом Российской Федерации, а также единолично<br />
руководителем, главным образом, коллегиального органа<br />
управления в целях разрешения оперативных вопросов.<br />
Как правило, имеет ограниченный срок действия и<br />
касается узкого круга организаций и должностных лиц.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
47
Оглавление<br />
Указание<br />
Указание – правовой акт, издаваемый единолично<br />
руководителем организации или его заместителями<br />
преимущественно по вопросам информационнометодического<br />
характера, а также по вопросам,<br />
связанными с организацией выполнения приказов,<br />
инструкций и других актов данной или вышестоящей<br />
организации.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
48
Оглавление<br />
Приказ<br />
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем<br />
организации, действующим на основе единоличного<br />
принятия решений, в целях разрешения основных и<br />
оперативных задач, стоящих перед организацией.<br />
Приказы<br />
По организационным<br />
вопросам<br />
По основной<br />
деятельности<br />
По личному составу<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
49
Оглавление<br />
• Приказы по основной деятельности<br />
подписываются руководителем, а в<br />
его отсутствие – замом.<br />
• Приказы по административнохозяйственным<br />
вопросам – замом<br />
руководителя, курирующим эти<br />
вопросы, в соответствии с его<br />
компетенцией.<br />
• Подписывается первый экземпляр,<br />
отпечатанный на бланке.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
50
Оглавление<br />
Плановая и отчетная документация<br />
Плановая документация позволяет решить сложные<br />
проблемы, требующие согласованных действий ряда<br />
министерств, ведомств организаций, формулируют<br />
основные направления и общее содержание работ,<br />
выполнение которых рассчитано на достаточно длительный<br />
срок.<br />
К данной документации относятся: план, перспективный<br />
план, программа, график, схема, генеральная схема.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
51
Оглавление<br />
Уровни плановых документов<br />
• Федеральные плановые документы разрабатываются по<br />
решению Правительства Российской Федерации одним или<br />
несколькими министерствами или ведомствами.<br />
• Отраслевые - федеральным органом исполнительной власти.<br />
• Территориальные – администрациями краев, областей,<br />
районов, городов и других территориальных образований.<br />
• Планирование деятельности отдельной организации<br />
осуществляется в форме плана, программы или графика.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
52
Оглавление<br />
Программа<br />
Программа – плановый документ, содержащий обоснование<br />
и основные направления развития той или иной отрасли<br />
управления или деятельности.<br />
Программы, как правило, имеют приложения, являющиеся<br />
справочным и аналитическим материалом. Они<br />
оформляются в виде графиков, таблиц, схем.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
53
Оглавление<br />
План<br />
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к<br />
выполнению мероприятий, их последовательность, объем (в<br />
той или иной форме), сроки, ответственность, исполнителей.<br />
Форма плана, как правило, табличная.<br />
Графами таблицы являются:<br />
•наименование (содержание) работы или мероприятия с<br />
указанием номера;<br />
•исполнитель;<br />
•срок исполнения;<br />
•примечание или отместка об исполнении.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
54
Оглавление<br />
Отчет<br />
Отчет – документ, содержащий сведения о результатах<br />
деятельности за определенный период времени, выполнении<br />
мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю<br />
структурного подразделения, организации или вышестоящего<br />
органа.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
55
Оглавление<br />
Справочно-информационная<br />
документация<br />
К данной группе относятся:<br />
•протокол;<br />
•докладная записка;<br />
•доклад;<br />
•объяснительная записка;<br />
•деловое письмо;<br />
•телеграмма;<br />
•телефонограмма;<br />
•телекс;<br />
•электронное сообщение;<br />
•предложение и т.д.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
56
Оглавление<br />
Протокол<br />
Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов,<br />
принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях,<br />
конференциях, деловых встречах.<br />
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно<br />
действующих и временных коллегиальных органов.<br />
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода<br />
заседаний.<br />
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре<br />
коллегиального органа или секретаре руководителя.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
57
Оглавление<br />
Виды протоколов<br />
Протоколы<br />
Полные Сокращенные Краткие<br />
Решение о том, какую форму протокола вести на<br />
заседании, принимает руководитель коллегиального органа<br />
или руководитель организации.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
58
Оглавление<br />
Доклад, докладная записка<br />
Доклад, докладная записка – документ, адресованный<br />
руководителю данной или вышестоящей организации,<br />
содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса<br />
с выводами и предложениями составителя.<br />
Обычно доклады посвящены сложным и крупным вопросам.<br />
Внутри организации, как правило, пользуются докладными<br />
записками.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
59
Оглавление<br />
Доклад, докладная записка<br />
Доклады, докладные записки<br />
Отчетные – связанные с<br />
выполнением заданий<br />
вышестоящих органов<br />
Инициативные –<br />
руководитель по своей<br />
инициативе предлагает<br />
решить вышестоящему<br />
руководству какие-то вопросы<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
60
Оглавление<br />
Объяснительная записка<br />
Объяснительная записка – документ, объясняющий<br />
причины какого-либо действия, факта, происшествия,<br />
составляемый работником организации и представляемый<br />
вышестоящему должностному лицу.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
61
Оглавление<br />
Виды объяснительных записок<br />
Объяснительная записка<br />
Сопровождает основной<br />
документ (план, отчет) и<br />
поясняет содержание его<br />
отдельных положений<br />
Пишется по поводу<br />
каких-либо<br />
происшествий,<br />
поступков, поведения<br />
отдельных работников<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
62
Оглавление<br />
Предложение<br />
Предложение – документ, представляющий собой<br />
разновидность докладной записки, содержащий перечень<br />
конкретных предложений по определенному вопросу.<br />
Составляются аналогично докладным запискам, но по<br />
заданию руководства.<br />
Текст не содержит аналитической части, а только вводную<br />
(обоснование) и заключительную (перечень предложений).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
63
Оглавление<br />
Телеграмма<br />
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название<br />
различных по содержанию документов, выделяемых в связи<br />
с особым способом передачи текста – по телеграфной мети<br />
общего пользования.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
64
Оглавление<br />
Категории и виды телеграмм:<br />
• «Президент Российской Федерации»;<br />
• «Высшая правительственная»;<br />
• «Правительственная»<br />
• «Срочная»;<br />
• «Заверенная»;<br />
• «С уведомлением» и др.<br />
В большинстве организаций применяются простая (со<br />
сроком прохождения до адресата до 6 часов) и срочная<br />
(до 3 часов) телеграммы.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
65
Оглавление<br />
Международная телеграмма – печатается русскими и<br />
латинскими буквами. Требования к ней те же, что и к обычной<br />
телеграмме. Текст ее подписывает руководитель организации.<br />
Телекс – обобщенное название различных по содержанию<br />
документов, выделяемых в связи с особым способом передачи –<br />
по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это<br />
телеграмма, посланная по телетайпу (телепринтеру) – аппарату,<br />
применяемому для непосредственной телеграфной связи.<br />
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном<br />
носителе копия документа, переданного по каналам<br />
факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).<br />
Факсограмма не может считаться отдельным видом документа.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
66
Оглавление<br />
Телефонограмма (с греч. «запись сообщения,<br />
переданного голосом») – передача информации по<br />
телефону в одном направлении реализуется в виде<br />
телефонограммы.<br />
Телефонограммы используются для оперативной передачи<br />
информационных сообщений служебного характера.<br />
Электронное сообщение – документ, переданный<br />
«электронной почтой» по системе связи между ЭВМ,<br />
получаемый в виде видеограммы на экране монитора<br />
(телетекста) или в виде бумажной копии, отпечатанной на<br />
принтере (машинограмма).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
67
Оглавление<br />
Служебное (деловое) письмо<br />
Служебное (деловое) письмо – обобщенное название<br />
большой группы управленческих документов, которые<br />
служат средством общения с организациями и частными<br />
лицами.<br />
Простые письма:<br />
1.Вступление<br />
2.Заключение<br />
Сложные письма:<br />
1.Вступление<br />
2.Основная часть<br />
3.Заключение<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
68
Оглавление<br />
Справочно-аналитическая документация<br />
К этим документам относятся:<br />
•акт;<br />
•справка;<br />
•сводка;<br />
•заключение;<br />
•отзыв;<br />
•список;<br />
•перечень.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
69
Оглавление<br />
АКТ<br />
Акт – документ, составленный, как правило, несколькими<br />
лицами, и подтверждающий установленный факт, события,<br />
действия.<br />
Акты составляются комиссиями как постоянно<br />
действующими, так и назначаемыми распорядительными<br />
документами (обычно приказами).<br />
В отдельных случаях акты могут составляться одним и<br />
несколькими должностными лицами.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
70
Оглавление<br />
Виды актов:<br />
• сдачи-приемки;<br />
• обследования;<br />
• дегустации;<br />
• приема объектов;<br />
• проведения испытаний;<br />
• списания;<br />
• инвентаризации;<br />
• аварий;<br />
• ревизии и т.д.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
71
Оглавление<br />
Справка, виды справок<br />
Справка – документ, содержащий описание или<br />
подтверждение тех или иных фактов или предложений.<br />
Справки<br />
С информацией о<br />
фактах, событиях<br />
служебного характера<br />
Выдаваемые<br />
заинтересованным<br />
гражданам и<br />
организациям,<br />
удостоверяющие какойлибо<br />
юридический факт<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
72
Сводка. Заключение.<br />
Оглавление<br />
Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по<br />
какому-либо одному вопросу.<br />
В сводке концентрируется информация из различных источнико<br />
по заранее установленным параметрам, связанных одной темой<br />
(сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.<br />
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы<br />
организации, комиссии или специалиста по какому-либо<br />
документу или вопросу.<br />
Заключения составляются ан проекты положений,<br />
постановлений, инструкций, на научные работы, проекты<br />
стандартов и т.д.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
73
Оглавление<br />
Отзыв – документ, содержащий мнение организации или<br />
специалистов по поводу какой-либо поступившей на<br />
рассмотрение работы.<br />
Перечень – документ, содержащий систематизированное<br />
перечисление предметов, лиц, объектов или работ,<br />
составленный в целях распространения на них<br />
определенных норм или требований.<br />
Список – документ, содержащий перечисление лиц,<br />
предметов, объектов в определенном порядке.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
74
Оглавление<br />
Структура делового письма<br />
Основной текст<br />
Информационная часть<br />
Служебная часть<br />
Информационная часть - это текст делового письма. Текст<br />
представляет собой центральный элемент структуры<br />
послания, то, ради чего оно и пишется, и благодаря чему<br />
составляет известную ценность для адресата.<br />
Служебная часть включает в себя вспомогательные<br />
элементы, которые предваряют и завершают информационную<br />
составляющую делового письма.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
75
Элементы структуры делового письма<br />
Оглавление<br />
– Приветствие – обязательный элемент частного делового письма.<br />
– Обращение к адресату. Специфической особенностью обращения<br />
является использование в конце пунктуационного восклицательного<br />
знака, который указывает на то, что факту обращения к данному лицу<br />
придается особое значение.<br />
– Лид-абзац - первый абзац делового письма, включающий, как<br />
правило, не более одного предложения. Функциональное значение<br />
лид-абзаца заключается в выражении адресату формальной<br />
благодарности, в пояснении мотивов и темы послания и в<br />
обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному<br />
тексту послания.<br />
– Текст делового письма<br />
– Заключительная формула вежливости<br />
– Подпись отправителя и постскриптум<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
76
Оглавление<br />
Общая классификация деловых писем<br />
Все деловые письма делят на три основных<br />
классификационных категории:<br />
а) официальные деловые письма;<br />
б) частные деловые письма;<br />
в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки<br />
(переписки, осуществляемой внутри организации).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
77
Оглавление<br />
Виды частных деловых писем:<br />
• письма-поздравления;<br />
• письма-приглашения;<br />
• письма-извинения;<br />
• письма для выражения сожаления и соболезнования;<br />
• благодарственные письма;<br />
• рекомендательные письма;<br />
• письма-открытки;<br />
• письма для выражения отказа от какого-либо предложения;<br />
• письма для обращения в различные инстанции в частном<br />
порядке;<br />
• письма-резюме.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
78
Модуль 3. Кадровая<br />
документация. Требования к<br />
составлению и оформлению.<br />
Технология работы с<br />
документами
Оглавление<br />
Функции отдела кадров<br />
Основная задача отдела кадров (ОК) – работа с сотрудниками.<br />
Дополнительно ОК формирует отчетные формы для бухгалтерии<br />
и внешних организаций.<br />
Руководство<br />
Пенсионный<br />
фонд<br />
Отдел кадров<br />
Бухгалтерия<br />
Органы<br />
статистики<br />
Основные исходящие документы ОК<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
80
Оглавление<br />
Руководство<br />
(приказы,<br />
распоряжения)<br />
Отдел кадров<br />
Сотрудники<br />
(заявления, б/листы,<br />
трудовые книжки)<br />
Нормативные документы: ТК РФ,<br />
коллективные договоры, законы,<br />
классификаторы<br />
Основные входящие документы ОК<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
81
Оглавление<br />
Обязательные документы кадровой<br />
службы<br />
Документы по личному составу – это документы,<br />
создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих<br />
обязанностей по документированию работы с персоналом.<br />
Специалист кадровой службы совместно с руководством<br />
определяет, какие виды документов, которые регламентируют<br />
трудовые отношения в данной организации в соответствии с<br />
законами, необходимы. Эти документы носят название<br />
Локальные нормативные акты.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
82
Оглавление<br />
Штатное расписание разрабатывается для предприятий на<br />
основании использования комплекса нормативных документов:<br />
нормативы численности, нормативы обслуживания, норма<br />
численности.<br />
Должностная инструкция – определяет организационноправовое<br />
положение работника в структуре организации, его<br />
функциональные обязанности, права, ответственность и<br />
взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
83
Оглавление<br />
Трудовой контракт<br />
Разработка трудового контракта осуществляется в<br />
соответствии с разделом III ТК РФ.<br />
Трудовой контракт может заключаться:<br />
•на неопределенный срок (если не оговаривается срок<br />
действия);<br />
•на определенный срок не более 5 лет (срочный);<br />
•также для упрощения отношений с работником можно<br />
заключить договор подряда, но юридически это очень<br />
трудоемкая работа.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
84
Оглавление<br />
Приказы (распоряжения) по личному<br />
составу<br />
Фиксируют сведения о кадрах: прием на работу,<br />
увольнение, поощрения и т.д.<br />
Являются основанием для внесения соответствующих<br />
записей в другие документы (трудовые книжки,<br />
финансовые документы и т. д).<br />
Номер приказа имеет буквенно-цифровое обозначение,<br />
например, № 56-к.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
85
Приказ применяется для оформления и учета работников,<br />
принимаемых на работу по трудовому договору. Форма №Т-1<br />
заполняется на одного работника, а форма №Т-1а - на группу<br />
работников.<br />
Оглавление<br />
Приказ (распоряжение) о приеме работника на<br />
работу<br />
При оформлении приказа указываются наименование структурного<br />
подразделения, должность (специальность, профессия), срок<br />
испытания, если работнику устанавливается испытательный срок, а<br />
также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по<br />
совместительству, в порядке перевода из другой организации, для<br />
замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной<br />
работы и др.).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
86
Приказ применяется для оформления и учета работников,<br />
принимаемых на работу по трудовому договору. Форма №Т-1<br />
заполняется на одного работника, а форма №Т-1а - на группу<br />
работников.<br />
Оглавление<br />
Приказ (распоряжение) о приеме работника на<br />
работу<br />
При оформлении приказа указываются наименование структурного<br />
подразделения, должность (специальность, профессия), срок<br />
испытания, если работнику устанавливается испытательный срок, а<br />
также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по<br />
совместительству, в порядке перевода из другой организации, для<br />
замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной<br />
работы и др.).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
87
Оглавление<br />
Приказ (распоряжение) о прекращении<br />
(расторжении) трудового договора с работником<br />
(увольнении)<br />
Заявление (при увольнении по инициативе работника)<br />
за 2 недели до увольнения<br />
Запись в<br />
трудовой<br />
книжке<br />
Приказ об увольнении<br />
Запись в<br />
личном деле<br />
Запись в<br />
личной<br />
карточке<br />
Закрытие<br />
лицевого счета<br />
по заработной<br />
плате<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
88
Оглавление<br />
Трудовая книжка<br />
В Трудовую книжку вносятся<br />
сведения о:<br />
- работнике;<br />
- выполняемой работе;<br />
- переводе на другую постоянную<br />
работу;<br />
- награждениях;<br />
- увольнении.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
89
Оглавление<br />
Личная карточка и личное дело<br />
Заполняется на работников всех категорий, принятых на<br />
работу на основании приказа (распоряжения).<br />
Является основным обязательным учетным документом,<br />
относится к системе первичной учетной документации по<br />
учету труда и его оплаты.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
90
Разделы личной карточки<br />
Оглавление<br />
• Название организации<br />
• Табельный номер присваивается работнику и не меняется до<br />
увольнения.<br />
• В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии<br />
работника.<br />
• Фамилия<br />
• Дата рождения пишется полностью, например, 15 мая 1980 года.<br />
• Место рождения<br />
• Гражданство<br />
• Образование<br />
• Состояние в браке<br />
• Стаж<br />
• Профессия и др.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
91
Оглавление<br />
Личное дело<br />
Это совокупность документов, содержащих<br />
сведения о работнике и его трудовом стаже.<br />
Ведется в 1 экземпляре.<br />
Оформляется после издания приказа (распоряжения) о<br />
приме на работу.<br />
Каждое личное дело формируют в отдельную папку.<br />
Личное дело учитывают в Журнале учета личных дел<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
92
Модуль 4. Организация работы с<br />
документами
Оглавление<br />
Организационное построение службы<br />
делопроизводства<br />
Существует три формы организации делопроизводства:<br />
•Централизованная (все операции по обработке документов<br />
сосредоточиваются в едином для всего учреждения центре –<br />
канцелярии);<br />
•Децентрализованная (предполагает рассредоточение<br />
делопроизводственных операций между структурными<br />
подразделениями учреждения);<br />
•Смешанная (операции выполняют централизованно (прием,<br />
регистрация, контроль, размножение документов) и<br />
децентрализовано (справочно-информационное обслуживание,<br />
хранение документов, формирование дел).<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
94
Оглавление<br />
Организация документооборота<br />
Документооборот – это движение документов в организации с<br />
момента их получения или создания до завершения исполнения<br />
или отправки.<br />
1.Документооборот в учреждении осуществляется в виде<br />
потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки<br />
информации.<br />
2.При проектировании и рационализации документооборота<br />
руководствуются положениями, выработанными практикой<br />
делопроизводства и совершенствования организации<br />
управленческого труда.<br />
3.Схемы движения всех документов в организации<br />
разрабатываются руководителем службы делопроизводства.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
95
Документы, отправляемые организацией, проходят<br />
несколько этапов:<br />
•составление проекта документа,<br />
•его изготовление,<br />
•согласование,<br />
•визирование (в необходимых случаях),<br />
•подписание (утверждение),<br />
•регистрацию,<br />
•отправку.<br />
Оглавление<br />
Подготовка и регистрация отправляемых<br />
документов<br />
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй –<br />
с визами согласования остается в деле организации.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
96
Оглавление<br />
Учет объема документооборота<br />
Объем документооборота – это количество документов,<br />
поступивших в организацию и созданных ею за определенный<br />
период, обычно за год.<br />
При определении объема документооборота учитывают все<br />
документы, независимо от их содержания, авторства, объема,<br />
копийности, факта регистрации, числа инстанций их<br />
рассмотрения и пр.<br />
Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают<br />
раздельно.<br />
Копии документов, изготовленные средствами оперативного<br />
размножения, также учитываются отдельно.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
97
Оглавление<br />
Контроль за исполнением документов<br />
Контроль за исполнением документов и принятых<br />
решений – неотъемлемая функция управления,<br />
необходимый элемент организации управленческой<br />
деятельности и важная составная часть<br />
делопроизводственного процесса.<br />
Цель контроля – содействие своевременному и<br />
правильному исполнению решений, заданий и поручений<br />
руководства, обеспечение получения информации,<br />
необходимой для оценки деятельности подразделений и<br />
исполнителей.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
98
Оглавление<br />
Номенклатура дел<br />
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный<br />
перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их<br />
хранения в установленном порядке.<br />
Основные положения по составлению номенклатуры дел<br />
изложены в Единой государственной системе<br />
делопроизводства (ЕГСД).<br />
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой.<br />
•Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного<br />
учреждения или структурного подразделения.<br />
•Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы<br />
определенной категории учреждений с однотипным характером<br />
деятельности и составом документации.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
99
Формирование дел<br />
Оглавление<br />
Формирование дел – это отнесение документов к<br />
определенному делу и систематизация документов внутри него.<br />
Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к<br />
одному вопросу или участку деятельности и помещенных в<br />
отдельную обложку.<br />
Формирование дел должно отвечать следующим основным<br />
требованиям:<br />
•оперативность обработки и поиска документов;<br />
•надежность документационного обслуживания;<br />
•сохранность документов.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
100
Оглавление<br />
Подготовка документов к последующему<br />
хранению и использованию<br />
Завершающим этапом процесса делопроизводства является<br />
подготовка исполненных документов к хранению и<br />
использованию.<br />
Основная цель упорядочения и хранения исполненных<br />
документов – создание условий для их использования в<br />
справочной работе учреждений и пополнение<br />
Государственного архивного фонда РФ.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
101
Оглавление<br />
Подготовка исполненных документов к<br />
хранению и использованию включает:<br />
• экспертизу (оценку) научной и практической ценности<br />
документов;<br />
• оформление дел;<br />
• описание документов постоянного и долговременного<br />
хранения;<br />
• обеспечение их сохранности;<br />
• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный<br />
архив.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
102
Оглавление<br />
Оформление дела – это комплекс работ по его переучету,<br />
нумерации листов, составлению заверительной надписи,<br />
внутренней описи документов.<br />
Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве<br />
и завершается в процессе подготовки его к передаче в<br />
ведомственный архив.<br />
В зависимости от сроков хранения производится полное или<br />
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат<br />
дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения.<br />
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат<br />
частичному оформлению, их допускается хранить в<br />
скоросшивателях, без нумерации листов, а также без<br />
составления заверительной надписи.<br />
Документирование управленческой деятельности<br />
103