Тема 1. Предмет и основные понятия Ð°Ñ€Ñ Ð¸Ð²Ð¾Ð²ÐµÐ´ÐµÐ½Ð¸Ñ ...

Книга поступлений документов - это учетный документ, с помощью которого
осуществляется первичный учет поступающих в архив документов. Здесь
указывается порядковый номер поступления, когда, от кого, на основании какого
документа поступили материалы, их наименование, годы, объем, состояние этих
материалов, какие номера фондов им присвоены или к каким уже имеющимся в
архиве фондам они присоединены. Все поступления документов в архив записываются
в хронологическом порядке.
Список фондов - учетный документ, представляющий собой перечень наименований
архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов дает представление
о фондовом составе архива. Каждый фонд имеет свой порядковый номер,
который не может быть присвоен другому фонду даже в случае передачи или
утраты фонда. В списке фондов указывается номер фонда, дата его первого поступления,
полное официальное название фондообразователя и сокращенное название
(если менялось - указывают все варианты в хронологической последовательности),
если фонд выбыл в другое учреждение, указывают куда и на основании
какого документа.
Лист фонда - это учетный документ, отражающий сведения о названии и
номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов
фонда и описей на дела и документы фонда. Он составляется при первом
поступлении документов после записи в книгу поступлений и в список фондов.
Это важнейшая форма учета архивных документов, так как дает суммированные
сведения о составе фонда и о происходящих с ним изменениях. Лист фонда состоит
из трех разделов: 1 - общая характеристика документов - название фонда и
крайние даты каждого названия, дата первого поступления, местонахождение
фонда (название государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки
фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примеча-
30