Тема 1. Предмет и основные понятия Ð°Ñ€Ñ Ð¸Ð²Ð¾Ð²ÐµÐ´ÐµÐ½Ð¸Ñ ...

Описи в государственных архивах составляются в двух экземплярах - один
неприкосновенный, второй предназначен для использования сотрудниками архива
и исследователями (редко составляются три экземпляра: один неприкосновенный,
второй для сотрудников, третий для исследователей).
Состав описи включает следующие элементы:
1. заглавный титульный лист, на нем указывается: - название архива, - название
фонда, - номер фонда, - номер данной описи (их может быть несколько на один
фонд), - название описи (если оно есть), - крайние даты материалов, внесенных
в опись, - количество листов в описи;
2. список сокращенных слов;
3. оглавление;
4. предисловие (с историей фондообразователя);
5. собственно опись, то есть перечень единиц хранения;
6. итоговая запись завершает оформление собственно описи и дает сведения о количестве
дел в описи и номерах дел, внесенных в опись, о наличии дел с литерной
нумерацией и о пропущенных номерах дел. Она содержит также дату,
должность и фамилию составителя описи. ;
7. вспомогательные указатели - это перечни предметов (ключевых слов), которые
встречаются в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными.
Они составляются, чтобы легче и быстрее ориентироваться в содержании сведений
о лицах, географических пунктах, предметах. Указатели чаще всего бывают
именные (с фамилиями, псевдонимами и так далее), географическими,
предметными;
8. переводная таблица шифров: если состав материалов фонда претерпевал изменения
и перешифровывался, то старая нумерация единиц хранения заменялась
новой, опись пересоставлялась. В этом случае к описям составляются специ-
38